企業行政管理工作的信息化建設

袁子茗　邱加加

在企業的正常運作中，行政管理工作非常關鍵，是保證企業整體管理有序開展的基礎，對于企業實現穩定可持續發展具有重要的促進作用。企業行政管理工作主要具有計劃、組織、協調和控制的功能。在新時代背景下，對企業行政管理工作有了新的要求。為了更好地發揮行政管理工作的作用，提升行政管理工作的質量和效率，就必須加強企業行政管理工作中的信息化構建。基于此，本文詳細闡述了信息化建設對于企業行政管理工作的作用和價值，同時根據當前我國企業行政管理工作進行信息化建設的實際情況，指出當前存在的問題，并提出相應的建議，希望對我國企業行政管理工作信息化建設提供參考。

行政管理工作信息化建設可以有效促進企業整體管理水平的提升，同時有助于促進企業行政管理工作實現自動化，從而提高企業行政管理的效率和效益。在這種情況下，企業如何有效加強信息化建設，提升自身行政管理水平，成為企業領導者不得不思考的問題。

一、企業行政管理信息化建設的作用

（一）有利于促進企業整體管理水平的提升

隨著互聯網信息技術的不斷發展，企業行政管理工作的信息化建設逐漸受到了更多的關注。在這種情況下，企業整體管理水平的提升也就有了更多的可能。首先，信息技術應用到企業管理中，在很大程度上降低了企業行政管理工作的復雜性，并通過信息技術的應用提升了企業行政管理工作人員對企業運行狀況進行分析和處理的能力。同時，通過對企業行政管理工作的信息化建設，可以大大降低行政管理工作中出現失誤帶來的風險，從而為企業整體運營水平的提升打下了堅實的基礎。其次，信息化建設可以幫助企業在日常的行政管理工作中及時、有效地獲取相關數據信息，從而提高企業決策方案制定的準確性。同時，通過信息技術手段對數據信息進行收集和整理，就可以在很大程度上降低因行政管理人員信息不足而導致的決策失誤。最后，信息化建設還能夠在一定程度上促使行政管理工作人員優化工作模式，在提升信息化管理水平的同時，進一步促進企業整體管理水平的提升。

（二）有利于提高企業的工作效率和效益

隨著計算機技術的不斷發展，企業行政管理工作也逐漸朝著信息化方向發展。現代化管理模式不僅能提高企業的整體效率，還能改善管理人員與員工之間的溝通交流。在傳統的企業行政管理中，由于信息傳遞存在滯后性，導致員工之間的交流不夠及時，各部門之間缺少溝通，不僅浪費了人力、物力、財力，還造成企業工作效率低下。在行政管理工作中加強信息化建設就可以有效解決這一問題。通過網絡技術的運用，將企業的每一個工作環節都進行了連接和優化，每個員工可以及時將信息傳遞給相關部門和領導，同時，行政管理人員可以根據相關部門提供的信息制定相應的計劃和方案，從而使公司領導能夠更好地進行決策。因此，在行政管理工作中利用信息化技術可以有效地提高企業的工作效率，所以，信息化建設對于促進企業經濟效益的提升有著重要的價值。

（三）有利于促進企業行政管理工作實現自動化

現代企業的發展離不開科學的管理。在信息技術飛速發展的今天，企業想要實現可持續發展，就必須借助現代化的管理方式提高自身的競爭力。傳統模式下，企業行政管理工作人員需要依靠人工處理的方式對各項工作進行記錄和存檔，不僅要花費大量的時間處理信息資料，同時也會受到時間和空間等多方面因素的限制；通過信息化建設，可以幫助企業行政管理工作運用現代信息技術和科學技術手段將人力資源、財務、業務等多方面內容整合為一個完整的信息系統，工作人員利用這個信息系統，進一步實現了企業行政管理工作的優化。

二、企業行政管理工作的信息化建設存在的問題

（一）信息數據化程度較低

企業行政管理工作的信息化建設需要對企業管理和行政管理有充分的認識和了解，特別是企業組織結構和工作流程等方面，要按照信息化建設的具體要求實現對企業整體運營進行管理。目前，有的企業在經營管理中利用信息的數據化程度不高，信息的即時傳輸不到位。一些企業在推動行政管理工作的信息化建設的時候，信息數據化所涵蓋的行政管理工作范圍較小，并沒有通過電子信息的方式將經營活動的具體內容進行歸納和保存，只是單一地將文字資料進行信息化處理，而行政管理工作產生的其他信息、數據仍然依靠人工進行收集、整理和保存，導致企業行政管理工作的信息數據化程度較低，尤其是在實時傳輸上做得不夠，尚未發揮其提升行政管理工作效能的作用。

（二）不能有效滿足企業行政管理工作實際需求

企業行政管理工作信息化建設的目的是進一步提升行政管理工作的效率和質量，減少工作過程中的失誤。因此，企業行政管理信息化建設無論是在設計流程還是具體內容都應當切實滿足行政管理工作的實際需求，體現企業行政管理工作開展信息化建設的實用性。但是，從企業行政管理工作開展信息化建設的實際成果來看，仍然存在一些問題。特別是在行政管理流程的設計和完善等方面，未能與企業行政管理工作的實際情況相結合，忽略了與企業行政管理工作的發展需求相契合，導致企業的信息化程度較低，對行政管理工作的引導和促進作用不明顯，甚至還對正常的行政管理工作造成了一定程度的約束和限制。確切來講，主要存在以下問題：首先，企業行政管理工作的信息化設計流程與具體工作環節的實際情況不符，導致企業行政管理工作的開展需要花費更多的時間、費用。其次，企業行政管理信息化建設忽略了創新和發展，特別是在企業發展壯大之后，信息化建設仍然是按照原有的方案進行建設，導致其不能滿足當前企業行政管理工作的實際需求。

（三） 信息化建設執行不到位， 缺少相應的激勵機制

企業行政管理工作有序開展，是推動企業正常運營和發展的基礎，為進一步提升企業行政管理工作的信息化建設質量和效果，必須在信息化建設的過程中，加強對具體工作的執行和落實進行有效的監督管理。只有保證信息化建設落實到行政管理工作中的每個環節，才能充分發揮信息化建設在現代企業發展過程中的價值。然而，從當前我國企業行政管理工作信息化建設的實際情況來看，一些企業忽略了對建設過程的監督和管理，許多具體的信息化建設內容并沒有及時有效地落實到行政管理工作的具體流程中去，導致企業信息化建設在行政管理工作中的成效較低。另一方面，在企業行政管理工作信息化建設的過程中，缺乏有效的激勵機制，導致企業的部分員工缺乏參與行政管理工作信息化建設的積極性，往往都是在企業領導的要求下被動參與，導致企業行政管理工作信息化建設的質量未能達到理想的效果。

三、企業行政管理工作信息化建設的有效途徑

（一）加大對信息化建設的投入， 有效提高信息數據化水平

為進一步提升企業的信息化水平，推動企業行政管理工作信息化發展，需要企業領導對此給予充分的重視和支持，特別是給予行政管理工作信息化建設所必需的人才支持和資金保證。首先，企業需要提供充足的信息化建設專項資金，用于公司內部網絡的升級和信息化智能辦公軟件的開發和購買，幫助企業實現對先進信息技術的充分利用，進一步開拓信息數據的利用范圍，保證信息化建設的效果。同時，通過購買、開發相關信息化智能軟件的方式，有效提升企業的信息化和數據化水平，實現企業信息數據的實時傳遞和有效共享。其次，企業需要加強信息化人才的培養和引進，可以邀請在信息化建設領域有重要建樹和豐富經驗的專家到企業開展培訓，向企業員工講解行政管理工作信息化建設的關鍵技術和應當注意的具體事項，處理員工在信息化建設過程中遇到的問題。

（二）深入研究企業行政管理流程，提升信息化建設的實用性和適用性

為進一步促進企業信息化水平不斷發展，保證企業行政管理的各項工作能夠高效率、高質量進行，在信息化建設的過程中需要進一步了解行政管理工作的實施流程和具體內容，這也是實現信息化建設的重要前提。只有掌握了行政管理工作各項流程在信息化建設方面的真實情況，根據各項流程的不同要求進行不同實施方案的制定，才能充分保證信息化建設的實用性和適用性。首先，企業領導可以選擇在行政管理工作中有豐富經驗的工作人員參與到信息化建設中去，對行政管理工作的具體流程和內容進行統一的規范和設定，為信息化建設奠定基礎，在降本增效的原則下，保證企業信息化建設能夠滿足行政管理工作的實際需求。此外，為有效加強信息化建設的適用性，應當保證信息化建設的具體方案和內容能夠依據企業當前發展階段的實際情況進行調整和創新，特別是隨著企業規模的不斷發展，面對日益龐大的信息數據，應當開發信息化水平更高的辦公軟件，減少行政管理工作失誤造成的經營風險。

（三）有效落實信息化建設， 建立相應的獎懲機制

企業行政管理工作信息化建設的重點，是對執行過程進行有效的監督和管理，只有保證信息化建設的具體內容嵌入到行政管理工作的每個環節，才能充分體現信息化建設的功能，從而提升行政管理工作的效率和質量。首先，企業在進行行政管理工作信息化建設方案的制定過程中，要將重點放在信息化建設的執行層面上，將信息化建設的進展和實施效果落實到每一個責任人。定期對信息化建設工作進行監督和管理，審核信息化建設方案的執行結果。其次，企業應當根據自身的實際情況，建立健全相應的獎懲機制，積極引導和鼓勵企業員工參與到信息化建設中去。一方面，對于在信息化建設和執行過程中取得成績的優秀員工，企業應當給予必要的表揚和物質獎勵，激發員工參與信息化建設的積極性和主動性。另一方面，企業還可以將行政管理工作在信息化建設過程中的執行情況作為對員工考核的重要內容，對信息化建設執行工作落實不到位的責任人進行適度的懲罰，讓員工充分認識到行政管理工作信息化建設的重要作用，進而積極主動地將信息化建設的具體內容落實到具體工作中去，有效提升企業行政管理工作的信息化水平。

結語：

加強企業信息化建設是提升企業信息化管理水平的必然要求，也是實現企業可持續發展的重要途徑。從企業行政管理工作來看，加強信息化建設可以有效促進企業整體管理水平提升，同時又能夠進一步提升企業行政管理工作的質量和效率。然而，從當前一些企業行政管理工作信息化建設的實際情況來看，仍然存在一系列的問題，導致部分企業的行政管理工作信息化水平與一流企業相比還存在較大的差距。因此，企業應當加大對信息化建設的投入，有效提高信息化程度。同時，在信息化建設過程中應當重點結合企業行政管理工作的具體流程，并采取多種手段有效激發企業員工參與信息化建設的積極性。

（作者單位：共青科技職業學院）