國有企業涉密檔案精細化管理探索

李娜 國家石油天然氣管網集團有限公司西氣東輸分公司

一、涉密檔案管理現狀

國有企業作為中國特色社會主義經濟發展的“頂梁柱”，是維護國家經濟社會穩定和國家安全的重要保障。近年來，國有企業接觸的涉密文件資料逐年上升，這些涉密文件資料從產生到銷毀，每一個環節都容不得半點疏忽。為進一步深入了解國有企業涉密檔案管理的整體情況，筆者以涉密檔案全生命周期管理為主線，結合本單位涉密檔案管理實際，與幾家經營性質不同的企業調研交流，交流內容分為4 個方面20余項內容：一是頂層設計建設方面，包括涉密檔案管理要求、涉密檔案專項管理制度、涉密檔案管理指導手冊、涉密檔案專項突發事件應急預案等建設情況。二是物理環境配置方面，包括涉密檔案存放場所、涉密檔案閱文室等建設情況。三是人員管理方面，包括涉密檔案管理工作人員配置、人員日常管理等情況。四是涉密檔案日常管理方面，包括分級分類管理、密級查核頻次情況、密級變更、涉密檔案利用、檢查考核等情況。

通過交流，筆者了解到大部分企業涉密檔案管理現狀，總的來說，各企業涉密檔案總體管理還是較為合規的，在管理制度、物理環境、人員配備方面均能按照檔案管理要求規范管理，一定程度上有效保障了涉密檔案的安全，發揮了涉密檔案相應的利用價值。但是，通過更深入的觀察和分析，筆者發現企業涉密檔案在精細化管理上還存在較多不足，比如：涉密檔案管理人員按照檔案管理要求管理還是按照保密管理要求管理、涉密檔案存放保密室保管還是存放檔案室保管、涉密檔案密級變更或解密是由檔案管理部門負責還是由保密管理部門負責等問題。多數企業都未對這些情況進行全面精細的分析，形成模塊化、流程化的實用指南，導致在涉密檔案實際管理中存在著“掛空擋”及泄密“黑洞”等風險隱患。

二、當前涉密檔案精細化管理存在的主要問題

（一）頂層設計內容還不夠詳盡、精細

一是缺少詳細的涉密檔案利用指導標準及流程，在日常管理中無法準確界定“涉密檔案在利用時應偏向于保密管理還是檔案管理”。二是缺少涉密檔案區分式管理標準，致使在實際工作中不同類型、不同密級的涉密檔案管理要求和方式如出一轍。三是缺少涉密檔案泄密應急預案，在利用過程中突發泄密情況時無法進行應急響應。

（二）物理環境及保密設備布設不完備

因涉密檔案數量不多、管理經費有限等原因，大部分企業通常都在檔案室配備一個單獨的柜子存放涉密檔案，有的甚至將涉密檔案與非涉密檔案存放于一個柜子中，非常容易造成誤將涉密檔案當作非涉密檔案利用。同時，雖然檔案室符合非涉密檔案管理物理環境的要求，但通常在布設檔案室時未將保密管理物理環境要求考慮在內。有些企業檔案室在保密管理物理環境“三鐵一器”、物理隔離等軟硬件配置上不夠完備；有些企業因涉密資料較少便直接將涉密資料存放在保密室，雖然保密管理物理環境符合要求，但不符合檔案管理“八防”要求，非常容易造成檔案資料損壞、丟失。

（三）涉密檔案管理人員不專業

目前，大部分企業都存在涉密檔案管理人員非專職（大部分企業涉密檔案管理人員由非涉密檔案管理人員兼職）、不專業（專業的保密管理人員對檔案管理不專業，專業的檔案管理人員對保密管理不專業）2 個共性問題。涉密檔案管理人員如果缺乏保密管理專業知識和泄密風險防范高度警覺意識，在涉密檔案管理過程中極有可能將涉密檔案與非涉密檔案混淆，從而出現涉密信息知悉范圍擴大，造成泄密風險隱患。

三、以“工匠精神”雕琢新時代涉密檔案管理新思路

隨著經濟的發展和競爭日益激烈，影響企業發展的因素越來越復雜，積累的深層次矛盾問題越來越多。首先，要從源頭上化解積弊，在重點領域取得突破。企業需不斷強化精細化管理模式，并將精細化充分融入規范化、標準化，形成具體的工作方法。其次，在執行過程中要根據實際情況對上述精細化工作方法進行不斷調整、完善。最后，要將完善后的精細化工作方法再次融入工作中每一個環節，最終實現給企業創造更多管理成效及生產經營成績的目標。

四、以“精準化思維”助推涉密檔案“精細化管理”

將頂層設計與底層邏輯進行融合，從事物的本質出發，尋找解決問題的思路，形成“從上而下思考”“由下而上執行”相結合的頂層設計。同理，將該思路運用到涉密檔案管理工作中，建立一套體系化、標準化的涉密檔案專項管理制度，并通過分級分類分層對涉密檔案管理進行流程性、環節性細化。

首先，以“五步界定法”對涉密檔案主體進行細化，實現載體專項管控。

一是界定涉密檔案載體類型。通常信息呈現的方式是多樣的，經過匯總歸納，承載涉密檔案的載體主要有紙介質、磁介質、光盤介質等[1]。

二是界定不同介質的涉密檔案涉密類型。如：涉商業秘密紙介質檔案/涉國家秘密紙介質檔案、涉商業秘密磁介質檔案/涉國家秘密磁介質檔案、涉商業秘密光檔案/涉國家秘密光檔案等等。

三是界定不同介質、不同涉密類型的涉密檔案密級。如：普通商密級紙介質檔案/核心商密級紙介質檔案/秘密級紙介質檔案/機密級紙介質檔案/絕密級紙介質檔案等。

四是界定不同介質、不同涉密類型、不同密級的涉密檔案信息類型。如：經營信息類普通商密級紙介質檔案、生產信息類核心商密級磁介質檔案、人事信息類秘密級光檔案。

五是將細化后的涉密檔案信息結合各自的利用需求，預測利用過程中可能出現的丟失、損壞等不利因素，并對這些不利因素進行分析，最終形成系統化、精細化、精準化、操作性強且安全度較高的專項管控措施。以紙介質為例，如圖1 所示。

圖1 紙介質涉密檔案精細化管控示意圖

其次，以“功能分解法”對涉密檔案利用管理進行細化，實現載體動態管控。

檔案最大的價值就是得以合理、規范、高效、安全利用，但是涉密檔案利用不能只考慮其“利用”的作用，更要考慮其如何安全“利用”，這也就是“保”與“放”的問題。同時，檔案利用有多種方式，如：內部借閱、對外提供等，如果僅僅采用一種籠統的管理方式管理涉密檔案利用工作，可能會造成涉密檔案在利用過程時發生損壞、丟失及泄密等情況。為確保涉密檔案利用的安全，企業可采用“功能分解法”分析各種利用方式中可能存在的管理漏洞及泄密風險隱患，制定有針對性的解決措施，形成涉密檔案不同利用方式的專項管理模式，最后融入涉密檔案全過程管理中，從而實現“統一中不缺專項、分解而又不分立”的涉密檔案管理頂層設計。如：紙介質涉密檔案內部查閱時有可能會發生拆卷、抽頁、涂改等情況，為此需要對不同載體、不同利用方式的涉密檔案制定專項管理措施[2]。如圖2 所示。

圖2 不同類型、不同利用方式涉密檔案專項管理措施示意圖

最后，以“風險預測法”細化影響涉密檔案日常管理的主客觀因素的管控措施，實現全過程管控。

一是強化涉密檔案物理環境的建設。企業應高度重視涉密檔案物理環境的布設，將檔案管理物理環境“八防”要求與保密管理物理環境“三鐵一器”等要求進行融合。同時，布設涉密檔案專用借閱室，配置專業的物理隔離保密復印機、保密掃描儀及保密打印機等設備，從而確保物理環境的安全可控，實現涉密檔案管理過程中基建管控零風險目標。

二是強化涉密檔案管理人員隊伍建設。企業應進一步加強涉密檔案管理人員隊伍建設，協調人事、保密、檔案等部門共同研究涉密檔案管理人員選用標準、工作職責、定員數量等。同時，可通過內外部專業培訓學習、跨企業業務交流、崗位技能練兵等方式不斷創造培養鍛煉涉密檔案管理人員的機會，培養一支同時具備檔案管理與保密管理等專業知識和管理水平，會“干”會“管”會“專”的尖兵隊伍，從而實現涉密檔案管理過程中人員管控零風險目標。

三是強化涉密檔案信息化建設。大數據環境下，企業不能停留在用傳統手段開展涉密管理的思維中，否則不僅耗時耗力，管理的效果也不明顯。這些傳統的“手工存檔”“手工查檔”“人工監管”管理方法無法高效服務于企業科技化、信息化、數據化管理的需求，企業應盡快走出“涉密文件”或“涉密檔案”只能“紙質化”“人工化”管理的誤區。當前，大多數企業已經建立保密專用網絡、保密專用設備進行涉密信息的收發、傳遞。同理，在這些涉密信息轉化成檔案后也可以通過保密專用的網絡、保密專用設備進行檔案管理，企業可以加大對這些保密資源的引入力度，不斷拓展涉密檔案信息化，如：深入研究開發涉密檔案保密電腦條目、關鍵字等項目檢索功能、涉密檔案保密網絡后臺防控、攔截功能等，從而實現涉密檔案信息化管理過程中技術管控零風險目標。

五、結語

在大數據飛速發展的時代，涉密檔案的安全保管和高效利用是每個企業、每位涉密檔案管理工作者的職責和使命。國有企業應始終堅持貫徹習近平總書記關于總體國家安全觀的重要講話精神，認清錯綜復雜的國內外保密安全形勢，積極完善和發展“人防、物防、技防”能力，強力筑牢保密安全防線，不斷創新管理方法，提升涉密檔案專業化、科學化、精細化管理水平，不斷續寫新時代涉密檔案管理事業新華章，為國家安全和企業高質量發展提供有力檔案支撐。