中職學校辦公室工作精細化管理模式的研究

莫璨

長沙財經學校

引言

學校教育與其他企業相似，提升管理效果是學校辦學的一大關鍵目的。特別是對于中等職業院校而言，減少行政管理成本代表著節省了更多時間精力投入到教育教學工作過程中，只有維持成本領先，才可以構成科學的競爭力。在社會發展競爭愈發殘酷的現今，效能早已經成為了中等職業學校綜合實力的核心競爭因素，在中職學校辦公室管理工作環節中，務必將精細化管理模式導入并進行實踐，才可以在提升辦公成效的同時充分減少管理成本。而所謂“精細化”，其中內涵就是以精益求精的態度與細致有序的方式來把控工作環節中的各個部分與流程。精細化管理就是“精、準、細、嚴、實”，依靠細化指標，應用程序化、標準化、參數化與信息化的方式，促使組織管理各個單元落實精細化、高效、協同與持續運轉。在辦公室管理工作環節中落實精細化管理模式，能夠提高工作的精細化水平，推動工作成效的提高，轉變拖沓懶散的工作氣氛。

一、中職學校辦公室工作精細化管理的必要性

行政工作肩負著學校綜合協調與辦事責任，更多的是對學校決議的貫徹，對行政職工來說，強有力的執行能力是落實好各類工作的關鍵保證。特別是對行政管理干部來說，打鐵還需自身硬，自身具備突出的執行力才可以帶動部門職工積極性，促使職工主動高效的貫徹學校的相應工作。而在具體工作中高效貫徹力“一高一低”的沖突非常顯著，簡單而言就是大家對工作的積極主動性較為突出，可在具體工作貫徹落實的環節中卻較為低下，反差巨大，這也導致中職學校行政工作形成了管理粗放的問題。所以，引入精細化管理成為了高效行政工作的必然抉擇。依靠精細化管理來優化中職學校行政工作模式，推動中職學校行政工作水準提高有至關重要的價值與作用，而中職學校辦公室工作之所以要開展精細化管理，是由辦公室工作的下述特征所決定的：

（一）工作的繁瑣性質決定了精細化管理的必要性

辦公室工作綜合性突出，通常毫無規律可循，大多數工作不存在計劃性，更多的是突發或者是臨時性的。在這一狀況下，假如辦公室管理工作人員或者辦公室工作人員不開展精細化管理，就會容易丟三落四，使得千頭萬緒的事務工作亂作一團。只有增強了精細化管理，才能針對性開展工作，急緩有序，將辦公室工作安排得井井有條[1]。

（二）工作的參謀性決定了精細化管理的必要性

中職學校決議層在開展決議前，有海量基礎性工作是要求辦公室工作人員去實現的，在一定程度上，辦公室管理工作人員還有著參謀的價值。因此辦公室工作人員所進行的預備性工作，或者是給出的參謀意見，務必全面系統的同時要精準無偏差，如此才有助于領導進行科學的決議。要實現參謀意見全面而又精準無偏差，就務必從精細化角度著手。一方面要求辦公室工作人員具備豐富的知識儲備，另一方面要求辦公室工作人員日常工作環節中要實現細心，關注到中職學校內部狀況的發展起伏，以及國家政府機關相應政策與法律規章的轉變，掌握信息的搜集、整理與歸納，為領導帶來決議的參考。辦公室工作人員應當將事情想在前面，將工作做在前面，否則就會由于基礎工作沒有做扎實而影響到決議層的決議難度性[2]。

（三）工作的服務性決定了精細化管理的必要性

中職學校辦公室工作歸根到底就是服務，為決議層提供幫助，為學校各個部門提供服務，給整個學校的職工帶來幫助。給決議層服務就是給決議者帶來良好的決議參考，落實好各類基礎性的工作，并且落實好上傳下達，將領導者從繁瑣的事務性工作中解放出來。在學校辦公室的橫向服務重點為交流與協調工作。辦公室在中職學校應當是與各個部門溝通最頻繁的部門，一方面是由于上傳下達的要求；另一方面，當一類工作囊括了諸多部門一同實現時，辦公室就必須在中間充當聯絡與協調的角色。同時，在實現領導行政命令監督過程中，辦公室也肩負著檢驗反饋的責任與義務[3]。

依據上述，提升中職學校辦公室工作的服務效果，是辦公室工作的核心所在。而要想提升服務成效，只能夠從細節著手，想師生所想，想領導所想，將每件小事都做好。只有領導認可、師生認同才是中職學校辦公室工作最大的價值與目標。

二、中職學校辦公室工作精細化管理模式的策略

（一）樹立精細化管理理念

精細化管理是一種理念與方式，要想辦公室工作高效，就必須優先轉變思想觀念。從以往的經驗管理改變成程序化、合理化、精細化的管理，真正意義上高效的貫徹管理工作，不僅僅只是停留在外表。應當在繁瑣的工作過程中實現嚴謹細致化，參考精細化管理所需，對目標開展細分，對任務開展量化，增強使命，使得全部的流程能夠高效地銜接在一起，推動工作的穩定進行，形成細節決定成敗的思想。應當從小事做起，側重細節，對于可能給全局造成影響的小細節均要關注，規避抱著僥幸情緒，應當由相應工作人員承擔。依據上述，應當在辦公室內構建精細化管理的輿論氣氛，使得全體工作人員均可以形成精細化理念，規范、仔細、精準地實現自身的工作任務，從小事做起，將小事做細做實，提高辦公室的服務水準。第一，辦公室工作人員應當形成責任意識。辦公室工作較為繁瑣，辦公室工作人員必須關注每一件事件。責任是個人的精神狀況、人品素養與思想境界，是成就事業的關鍵素養，假如一個人不具備責任心與事業心，就會發生受縛。因此，辦公室工作人員應當形成較好的責任意識，將每一件工作均看成大事，形成求真務實的工作氣氛。第二，要關注掌握具體狀況、辦實事、創業績，及時、高效地落實好每一件事情。辦公室工作人員要深入了解到自身工作的關鍵性與特殊性質，仔細負責地落實好自身的工作，嚴苛地落實應盡的職責。第三，要求辦公室工作人員始終維持良好的精神狀況，維持干勁，經得住考驗，還應當形成主人翁思想，關注以我為主，盡可能實現任務，積極地思索與提出看法，積極在工作上做出成績，應當將精力與心思均放在抓工作與搞教育層面[4]。

（二）構建精細化管理體系

精細化管理模式具備一些突出的優點，囊括清晰的目標、健全的制度、明確的職位與責任的科學貫徹，側重對目標開展細分、拆分與貫徹。剛性制度的貫徹，可以對職工的行為開展規范，增強責任的貫徹，從而構成良好的貫徹成效。因此，辦公室管理就務必要構建精細化管理體系，給工作的落實帶來參考，全面管理與約束全部的工作內容，深入了解職位的責任狀況，精細化工作環節[5]。

制度管理是精細化管理模式應用的前提，要求全體工作人員一同遵從既定的流程開展工作，給工作行為帶來參考與基準。要推動精細化管理模式的貫徹，就必須建立完整的管理規章，全部以辦公室主導的工作均必須建立規章制度。如，學校宣傳、公文管理、會務管理、黨務及人事組織等等，規章制度的內容要具有突出的可操作性，囊括各類業務，嚴禁存在遺漏的狀況，規避工作沒有規章制度可以遵從。編制的制度并不是永恒不變的，而是要不斷優化與完善，相應規章制度必須整理成冊，發放給學校內的學生與老師，使得師生能夠深入掌握相應的規章體系。

辦公室工作假如沒有清晰的崗位職責規章制度，就會使得管理的穩定性受到影響，還會發生互相推諉職責等狀況，不利于工作成效的提高。這就必須結合工作任務，科學地編制崗位責任制度，將整個管理目的開展拆分，合理地開展劃分，結合職位編制責任與指標，對辦公室工作責任職位體系開展優化與健全。對管理指標，應當細致地拆分到各個工作職位中，構成工作規章，編制實際的職位操作守則。

基于成熟的職位責任與規范的規章制度前提下，還應當建立清晰、合理的工作環節。辦公室工作應當結合職能拆分設計精細化的工作環節，必須實現結構科學與層次清晰，給查詢帶來幫助與支持，使工作環節成為管理工作人員與職位操作工作人員的指南。在設計的環節中，要保證全部流程的科學銜接，落實信息分享，不但要互相推動，還應當相互限制，提高辦公室各類工作的成效，降低工作過程中發生的失誤[6]。

（三）完善精細化管理過程

在辦公室管理工作環節中，工作人員不可規避地會形成因細致環節與海量重復性的管理工作內容而感覺到厭倦、乏味，這就要求學校注重增強內部環節管控的強度，并且運用鼓勵制度，借此盡可能地帶動工作人員的工作熱情。在辦公室管理工作過程中要實現全環節管理與監督，構成精細化管理的各類工作，借此提升管理工作水準。首先，要積極地落實好相應的工作方案。要全面貫徹部門會議規章，對要開展的工作進行任務細分，編制辦公室工作人員相應的每周工作的目標方案，將責任落實到每一個人的身上，明晰任務的工作要求與時間節點，給相關工作人員的工作落實提供參考，給評價工作人員工作的實現狀況打下扎實的根基。其次，要落實好工作過程中管理協調與監督[7]。部門會議上不單單是對任務進行規劃，并且務必對初期工作的貫徹成效進行反饋，假如是發生問題就務必即刻處理與解決問題。工作過程中務必要落實好進度檢驗，幫助找出問題，確保工作開展的成效。最后，應當構建合理高效的評估制度，開展全面考核評價，對制度予以完善。在考核評估環節中應當導入對他們的任務實現狀況、表現與態度以及評估工作人員的整體狀況，將成果、任用與鼓勵充分融合在一起，借此提高工作人員的工作主動性，進而提高和加強工作成效8]。

（四）注重日常辦公流程管理

崗位責任不清楚，工作就會混亂。辦公室的工作原來就是很實際的事務性工作，是最不應亂了步調的。辦公室工作范疇內的職位，重點分為辦公室主任、黨務專責、人事專責、勞資專責、宣傳專責、會務專責、文明創建專責、文件收發管理專責、資料管理工作人員等，辦公室職位多樣，若沒有明確的職責責任，容易引起一些工作的交叉重疊，導致職位工作存在空白，只有明晰了每一個職位的責任，才可以使得辦公室工作面面俱到，實現既不重疊也無空白[9]。且辦公室工作也是必須緊密合作的，辦公室工作人員除了必須實現本職位工作之外，還必須具備互相幫助、一同協作的思想。并且，還應當增強交流，交流囊括縱向交流與橫向交流，分為與上級的交流與下級的交流。另外，學校辦公室工作人員之間也應當互相交流[10]。

結語

近些年，中職教育蓬勃發展，給我國教育行業的發展注入了全新的動力。中職學校辦公室工作作為學校教育發展的關鍵組成部分，行政工作人員務必側重國家對職業教育的目標所需，分析管理過程中暴露的問題，從學校教育具體著手，應用精細化模式健全管理，提升成效，推動學校綜合發展，為中職學校的長期發展帶來一些參考與借鑒。