論加強企業檔案管理的有效策略

于曉輝

摘 要：檔案是企業寶貴的信息資源，檔案豐富的內容、持久的效用、分門別類的收集形式和多樣化的保管方式，為企業發展生產提供了難能可貴的原始經驗借鑒和不可多得的珍貴第一手資料。加強檔案管理，使之規范化、高效化、科學化、現代化，是企業穩健運營和高效管理的必要條件，也是企業在市場經濟環境中應對競爭的客觀需要，更是企業謀求永續發展、久久為功的必然要求。文章將滿足企業發展經濟需要作為立足點，在此前提下，簡要分析了企業加強檔案管理的重要意義，重點討論了加強管理的有關策略。

關鍵詞：檔案管理；意義；策略；企業發展需要

在現代市場經濟環境中，對信息資源的充分、有效利用，對企業經濟的健康、穩定、有序、持久發展，能產生重大影響。檔案作為企業信息資源的寶庫，在企業發展中所發揮的作用具有不可替代性。唯如是，重視檔案管理工作，保證對檔案的管理質量，在企業管理工作中應以常態化的方式存在，不容忽視，更不容小覷。

一、加強企業檔案管理的重要意義

檔案是重要的信息查閱和信息檢索工具。為信息使用者提供真實、可靠的原始資料信息，是檔案的基本職能，這也同時賦予了檔案管理鮮明的服務性特征。在人類社會發展進程中，檔案浩若江海，燦若星漢，如實記錄著人類文明的發展史，企業檔案便是其中一個璀璨的明珠。所謂“企業檔案”，指的是，“和企業發展活動相關的所有文字以及任何媒體形式的資料，如科技檔案、文書檔案、財務檔案、工程項目檔案以及設備檔案等等”。很多時候，人們在考察和衡量一個企業的管理水平和發展潛質時，都會將這個企業是否對有價值的資料進行了及時的整理歸檔、是否具有科高效的檔案管理能力，作為一個重要的參考尺度。檔案作為寶貴的信息資源寶庫，作為重要的信息資源留存載體，以對信息資源收集的全面和保管的持久見長。對檔案信息資源進行科學、高效運用，是企業做好各項管理工作的基礎。比如，在行政管理方面，由于有成功的建章立制案例在先，可以作為鏡鑒，因而為企業保證各項規章制度制定的合理性提供了必要的參考依據；在經營管理方面，檔案真實記錄下來了企業的各種業務往來情況，為企業防范運營風險提供了不可缺少是信息支持；在文化建設方面，檔案如實記載了企業的成長歷程，再現著企業的奮斗精神，為彰顯企業社會形象發揮了重要作用；在權益保護方面，檔案所留存的珍貴的第一手資料，是企業捍衛自身利益對簿公堂時最有利的佐證；在職工教育方面，檔案能夠提供典型的素材和詳實的教材，以其不容爭辯的事實記載，教育、引導、召喚職工，為企業發展貢獻力量。

總之，檔案是最原始的資料，是對歷史的如實記錄，在社會歷史發展進程中，檔案是人們對事物發展規律進行把握的關鍵所在，檔案的歷史再現性，是其他形式資料信息載體所不具備的，對企業的利用價值，是檔案能夠滿足企業發展需求的重要表現所在。

二、加強企業檔案管理的有效策略

檔案是信啟。保證檔案利用價值得到最充分的發揮，是檔案管理工作的基本職能，也是檔案管理人員必須盡到的責任。企業在其發展過程中，對過去生產運營開展情況的回顧、對當下生產運營開展情況的調查以及對未來生產運營開展情況的把握，都離不開對檔案的價值利用和價值借鑒。由此可見，檔案構成了企業經營發展鏈條上至為重要的一環，對檔案價值利用每缺失一分，也往往意味著企業在其生產運營發展中將要遭受的風險就會增加一分，所以，不論是從滿足發展需要考慮，還是從滿足減少風險考慮，企業加強檔案管理工作都是十分必要的。

第一，健全檔案管理的組織體系。一是企業領導要對檔案管理工作給予高度的重視，班子成員中至少要有一人負責檔案管理的具體事宜，重點工作要親自去抓，重要問題要親自處理，重要事項要親自監督，日常工作要親力親為，防止高高在上，防止做甩手掌柜，為職工樹立榜樣；二是企業要把檔案管理工作納入到統一的發展規劃和部署之中，把檔案管理與企業發展進行充分結合，明確檔案管理的近期任務和遠期目標，保證檔案管理與企業發展的同步前進；三是企業要加強對檔案管理人員的教育工作，要經常組織有關工作人員學習檔案管理知識、管理技術以及國家的政策法規，要保證檔案管理工作的有法可依，有據可循。

第二，提高檔案管理的信息化水平。當今社會發展已經進入到了全面的信息化時代，信息通信技術、計算機應用技術、移動互聯網技術等獲得了廣泛的應用，這一切都為企業提高檔案管理工作的信息化水平創造了有利條件。一是要求檔案管理工作人員要與時俱進，從傳統檔案管理模式中走出來，代之以新的檔案管理理念，加大對現代信息技術的學習、應用和掌握力度，利用現代化的信息技術為檔案管理工作賦能；二是加強與生產需要的深度融合，利用現代信息技術對生產運營數據信息進行實時更新、實時存儲和實時查閱；三是加大對檔案資源的開發力度，將諸如文書檔案、科技檔案、音像檔案等都以數字化的形式錄入到檔案管理信息系統中，擴大檔案管理的網上存貯、分類、檢索、查閱等功能，促進檔案管理與生產需要的協同優化。

第三，強化檔案管理的服務職能。服務是檔案管理工作的本職，只有把服務放在首要位置上，檔案管理滿足企業發展需要的價值性才能得到有力地體現。一是建立檔案資料信息管理標準化流程，嚴格規范資料信息管理工作，明確檔案資料信息查閱、使用等的范圍和要求，確保檔案資料信息查閱、使用后歸檔的及時、完整；二是豐富檔案服務內容，健全檔案管理的總目錄、分目錄、卷內目錄、全引目錄、字號索引目錄、底圖目錄以及機讀目錄等多種檢索工具，為檔案資料信息使用者提供周到的服務；三是規范現場查詢、電話咨詢、網上查詢、函件查詢等查詢方式，為保障查詢工作的便捷創造有利條件。

第四，高度重視檔案管理的安全性。檔案管理涉及到了企業生產運營活動的方方面面，與企業保持生產運營活動的高效、穩定、健康的有著直接而密切的關聯，而且，檔案管理還是企業確立戰略發展目標的重要信息依據，檔案管理工作如果出現泄密，那么給企業造成的危害則將是非常巨大的，所以，保障檔案管理工作的安全性，防止檔案管理出現泄密，是一件極為重要的事情，必須予以高的重視。一是在檔案收集歸檔方面，要確保對有保存價值的文件材料收集齊全、完整、真實、準確，并及時歸檔；二是在檔案移交方面，應將具有長遠保存價值的檔案及時向上一級主管部門申請移交；三是在檔案調卷歸卷方面，要規范檔案借閱登記、利用效果登記、歸卷登記和檔案及其相關人員的出入庫登記；四是在檔案核查方面，要每年對室藏檔案進行一次清點核查，保證登記臺帳與檔案實體的一致性；五是在檔案保護方面，對諸如破損、褪色、老化等檔案，要按檔案保護技術要求進行及時的修復或復制；六是在檔案存放方面，對于載體材質不同的檔案要分類存放，對于特殊材質載體檔案要根據特性要求另行存放；七是在珍貴檔案方面，應以復制件代替原件共使用者使用；八是在特殊檔案方面，要設立特藏室進行專門管理。

三、結語

當今社會是各種信息呈“井噴式發展”的時代，新的技術不斷涌現，新的業務層出不窮，這些必然會對企業檔案管理工作提出新的要求和挑戰，因此，作為檔案管理工作人員，在履行好管理職責、發揮好檔案服務職能的同時，還必須要對檔案管理進行創新發展，以保持與時代步伐的同步前進。

參考文獻：

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