基于內控視角下的高職院校合同管理問題研究

李霞

摘要：隨著我國經濟的快速發展和教育體制的不斷完善，高職教育得到了越來越多的關注和重視，高職院校合同管理的規范化、制度化、科學化將成為高職教育管理的重要內容和方向。高職院校合同管理的主要目的是保障校方和教職員工的權益，規范雙方的行為，減少或避免學校在合同執行過程中的糾紛，促進高職院校事業的持續健康發展。本文結合我國目前高職院校合同管理普遍存在的問題，在規范內部控制建設，加強對合同的監管，以及合同管理制度方面給出意見和建議，以保障高職院校的健康可持續發展。

關鍵詞：內部控制；合同管理；高職院校

一、引言

我國市場經濟飛速發展，高職院校無論是辦學方式與規模、人才培養模式等方面都日漸復雜，隨之而來的合同數量和種類也越來越多，牽涉面很廣，合同金額也越來越大，潛在的風險日益加大，所以規范高職院校合同的管理越發重要。財政部早在2012年就印發《行政事業單位內部控制規范（試行）》（財會〔2012〕21號），其中對合同管理進行了細致的規范。高職校合同管理是高職校內部控制的重要組成部分，高職院校應重視合同管理工作，加強對合同的監管，規范學校運營，以此來保障學生權益和提高財務管理水平，為學校的健康穩定發展提供保障。

二、高職院校加強合同管理的重要意義

合同管理是指組織或公司在簽署、執行和終止合同期間管理合同的過程。它包括對合同的創建、執行和監督，以確保所有合同都符合法律要求、風險最小化，并實現合同的最大效益。合同管理主要包括合同的招投標、談判、簽訂、執行、驗收，合同模板的提供，以及合同的歸檔等全過程。內控系統的目的是確保學校工作的合法性、合理性和有效性，以保障學校的長期可持續發展。而規范的合同管理能夠明確合同雙方的權利與義務，減少或避免學校在合同執行過程中的糾紛，有效保障學校利益。所以說合同管理是學校運營的關鍵組成部分，也是學校內控體系的重要組成部分。

首先，加強合同管理可以幫助學校提高內控效率。高校簽訂的合同眾多，涉及到的內容也很復雜，合同管理研究可以幫助學校通過建立合同管理制度，規范合同管理流程，確保各個環節有序、嚴謹。通過探索合同管理的最佳實踐，從而節省時間和人力成本；還可以通過探索合同信息化管理的方式和方法，加強合同信息化建設，從而提高合同管理的效率和準確性，降低學校管理成本。

其次，合同管理研究可以幫助提高學校的經濟效益。通過規范合同管理制度，幫助學校建立供應商評估和選擇機制，從而優化采購流程，提高采購效率，同時減少采購成本。通過對合同的規范管理和執行，可以避免因合同違約或漏洞導致的額外費用和損失，幫助學校合理規劃資源配置，避免資源浪費和重復投入，從而確保學校、教師、學生等各方權益得到保障。合同管理還可以幫助高校與合作伙伴建立互信和良好的合作關系，增強合作伙伴對高校的信任和合作意愿。

第三，合同管理可以防止法律糾紛、規避風險。高校與合作伙伴簽訂合同是為了達成共同的目標，合同管理可以確保雙方理解和遵守合同條款，防止合同糾紛和法律訴訟的發生。高校與合作伙伴簽訂的合同涉及到高校的聲譽和利益，如招生、科研、校企合作等，合同管理可以從法律層面確保高校利益和聲譽不受到侵害。

三、高職院校合同管理存在的問題

（一）缺乏行之有效的合同管理制度

合同管理是一個全合同管理，從合同的洽談擬定，到合同的審批、簽定、執行、完結歸檔，需要一個有據可依的流程化指導和監控。沒有一個行之有效的合同管理制度，缺乏統一的流程和標準，沒有規范的審批程序，可能導致合同的簽訂過程存在漏洞、合同條款不清晰、不完整、未經過法律審查等問題，權責不明確。從而出現管理盲區和管理漏洞，導致學校的合同管理混亂，增加商業風險。

（二）缺乏完善的合同管理信息系統

由于缺乏合同管理信息系統，高校合同檔案管理混亂，存放不規范、資料不全面，合同執行信息不能及時有效查詢，學校就無法及時了解合同履行可能存在的風險情況，難以有效進行風險管控和防范。數據不準確，難以保證合同管理的效率。同時也導致數據統計分析功能缺失，缺乏對合同數據進行統計分析的功能，難以評估合同管理的效果。同時由于缺乏合同管理系統，一旦遇到問題，學校可能需要耗費大量的人力物力去處理，導致工作效率很低。

（三）缺乏合同管理的專業人才

專業的合同管理人員對合同從擬定到簽章到執行，一方面能夠提供設計合理的合同范本，另一方面專業的合同管理人員都能具備足夠的風險意識和處理能力。在合同履行過程中能夠及時發現合同中存在的風險隱患，并及時采取相應的措施進行風險防范。但是現在很多學校并不具備專業專職的合同管理人員。

1.合同管理不規范

合同管理人員在合同管理的過程中，可能會出現合同文件管理不規范的情況，例如不按照規定進行合同備案、登記和歸檔，或者合同文本沒有按照規范的格式、標準進行編寫和管理。

2.合同條款不嚴謹

合同管理人員在編寫合同條款時，可能會出現條款不夠嚴謹的情況，例如存在一些模糊、含糊的用語，或者某些條款的內容不夠明確、具體，從而給后續的合同履行帶來一定的風險。

3.對合同履行風險的監控不到位

在合同履行的過程中，可能會出現一些違約、失信的情況，例如不能按照合同約定的時間、質量、數量等要求進行履行，或者未能履行約定的保密、保證等義務，合同管理人員不能及時監控、反饋相關問題，沒有及時發現合同中存在的風險隱患，或者沒有采取相應的措施進行風險防范和控制，錯失解決問題的良機，從而導致后續的風險事故發生。

4.合同糾紛處理不當

合同管理人員在合同糾紛處理的過程中，不具備足夠的法律知識和風險意識，可能會出現處理不當的情況，或者處理不公、不合理，從而導致合同糾紛無法得到妥善解決，甚至出現訴訟等法律糾紛。

（四）缺乏明確的合同審核流程

合同審核的流程包括從合同的提交到初審、審核人員的組成，到終審，一直到合同的簽訂，具體流程可能因各個單位情況差異而有所不同，但是合同審核的基本流程可以幫助確保合同審核的有效性和準確性。目前很多學校合同審核流程具有一定的模糊性，導致合同的審核從審核人員不具備獨立性、審核記錄不完備、審核結果不及時，有可能會遺漏某些必要的步驟，從而導致合同錯誤或遺漏關鍵條款，從而影響學校的正常運營和業務發展。

（五）缺乏合同執行跟蹤機制

缺乏合同跟蹤機制可能會導致組織在執行合同方面出現問題。合同跟蹤機制是指組織內部采取的一系列措施，以確保合同得到有效的執行和監督。合同執行跟蹤機制不完善，合同簽訂完畢，沒有專人對合同的執行情況進行跟蹤，對合同履約的關鍵指標，比如時間進度、質量要求、完工日期等不能做到實時把控。一旦出現問題，很有可能錯過解決問題的最佳時機，導致一些不利的后果。合同跟蹤機制沒有納入績效考核體系，不能對合同執行情況進行監督和評估，也會導致合同管理效率低下。

四、高職院校提升合同管理水平的建議

要想提高高職院校合同管理工作的水平，需要通過建立完善的合同管理制度、強化合同管理人員專業素養、提高合同管理信息系統的效率等措施來解決。

（一）強化合同管理制度建設

高職院校需要認識合同管理的重要性，建立健全合同管理制度，提高合同管理的水平和效率，規范合同簽訂和執行過程，其中包括合同簽訂、執行和監督等方面的流程和規定，以及重大合同審核制度。

第一，制定合同管理制度的目標和原則。制度建設需要明確合同管理的目標和原則，例如合同管理的公平性、合法性、規范性等。第二，建立合同管理制度的組織結構和工作流程。確定合同管理的組織結構和工作流程，明確各級管理人員和工作人員的職責和權限。第三，制定合同管理制度的具體規定。對合同管理中的具體事項進行規定，如合同簽訂的程序、合同條款的規范、履行義務的要求、違約責任的處理等。第四，加強合同管理制度的宣傳和培訓。加強合同管理制度的宣傳和培訓，使全體員工了解和遵守合同管理制度。第五，建立合同管理制度的監督和評估機制。建立合同管理制度的監督和評估機制，及時發現和糾正制度中的不足和問題。

在這個制度系統中，需要明確各類合同的簽訂的責任部門、歸口管理部門和協作部門，根據合同金額所屬等級而確認的審批權限，在合同簽訂過程中涉及到的相關部門和責任人的職責等等，需要有明確的規定和細則。制度建設不是一蹴而就的，需要有一個不斷完善的過程，才能提高合同管理的效率和質量；同時建議設立專業的法規部門和專業法律顧問對合同的法律條款進行把控。通過以上步驟，建立健全合同管理制度，提高高職院校合同管理的規范化程度，確保合同管理的公平性和合法性，促進高職院校的穩定發展。

（二）提高合同管理的信息化水平

信息化可以提高合同管理的效率，減少人工操作的時間和成本，使合同管理更加快速和精準。提升高職院校合同管理的信息化水平，還可以實現合同管理與其他業務的無縫連接。

第一，建立合同管理信息化體系。高職院校可以建立合同管理信息化體系，包括合同管理軟件、管理流程、數據存儲、安全措施等，以實現合同信息化、流程化、規范化。第二，加強管理流程的優化。高職院校可以通過合同管理流程的優化，減少人工干預和管理環節，提高合同管理的效率和準確性。同時增加流程監管和追溯，強化合同管理的規范性和安全性。第三，提高信息技術應用水平。高職院校可以提高師生的信息技術應用水平，包括辦公軟件的使用、數據分析和處理技能的提升等，以便更好地應用信息技術來管理合同。第四，建立合作機制。高職院校可以與相關企業、機構建立合作機制，共享信息技術和管理經驗，促進高職院校合同管理信息化水平的提升。當然，學校還需要注意網絡安全等方面的措施，以應對潛在的信息安全風險。

（三）設立專職的合同管理部門或人員

高職院校應該開展合同管理人員的專業培訓和教育，以提高他們的素質。合同管理部門需要提供標準的合同模板，明確合同的具體條款、條件和要求，以確保相關簽約員工對合同條款有正確的理解。同時，合同管理部門協助簽約人員設定衡量合同履約的關鍵指標，如時間表、質量要求、交付日期等，實施一套有效的監督和控制機制，以確保合同履約過程中的問題得到及時解決。再者，合同管理人員需要定期更新履約指標的完成情況，并對偏差進行跟蹤和分析，向有關人員報告合同履約的進展情況，確保相關責任人都能夠及時了解履約情況。如果出現問題，及時匯報以便采取措施，解決糾紛，避免延誤給學校帶來其他不利影響。合同管理人員要對合同進行動態監管，保持階段性針對性檢查，注意合同的履約情況，保持溝通，排除隱患，如有重大風險隱患，及時向上層領導匯報并進行高層集體決策研究對策，排除風險。

（四）完善合同跟蹤和監督機制

高職院校應該建立有效的合同管理監督機制，通過實施合同執行跟蹤機制，可以有效地監督和管理合同履約過程，確保各方按照合同約定的條件和要求履行義務，避免履約風險和爭議。

第一，確定合同跟蹤和監督責任人。建立合同跟蹤和監督責任人的制度，明確每個責任人的職責和權限，確保每份合同都有相應的責任人進行跟蹤和監督。第二，建立合同跟蹤和監督流程。制定明確的合同跟蹤和監督流程，包括合同的存檔、查閱、更新、審核等環節，確保合同管理的全過程可控、可監督。第三，在信息系統建設中設立合同跟蹤和監督模塊，建立合同跟蹤和監督的信息系統，通過信息化手段實現合同管理的全流程可視化和可追溯化，方便對合同執行情況的監督和跟蹤。第四，定期開展合同執行情況的檢查。定期對合同執行情況進行檢查，發現問題及時糾正，確保合同的執行符合相關法律法規和合同約定。第五，引入績效考核機制。將合同執行情況作為重要的考核指標，引入相應的績效考核機制，鼓勵責任人積極跟蹤和監督合同的執行情況，確保合同的有效執行。

五、結束語

總的來說，中國高職院校合同管理已經取得了顯著的進展，但仍有待進一步完善。學校應該繼續加強合同管理制度建設，并不斷提高合同管理水平。如果企業沒有科學的合同管理機制，那么合同簽訂后，學校就可能承擔一些風險，甚至導致一些嚴重的后果，致使學校遭受不必要的風險和損失。高校合同管理的重要性體現在維護法律合規、保護高校利益和聲譽、提高管理效率、改善合作伙伴關系等方面。高校建立完善的合同管理機制，加強合同管理和監督，強化合同全生命周期管理工作，真正做到未雨綢繆，防患于未然。

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