淺析雷電防護(hù)行政許可檔案管理工作

李 霞

（錫林郭勒盟氣象局 內(nèi)蒙古 錫林浩特 026000）

2016 年氣象部門(mén)開(kāi)始承擔(dān)易燃易爆等場(chǎng)所建設(shè)的工程防雷安全監(jiān)管，因此，必須嚴(yán)格保證執(zhí)行氣象行政許可工作的規(guī)范化。氣象行政許可檔案是氣象部門(mén)依法實(shí)施氣象行政許可事項(xiàng)申請(qǐng)、受理、審查、決定、送達(dá)的過(guò)程中所形成的具有保存價(jià)值的卷宗記錄，是按照下發(fā)文件材料形成的規(guī)則，要求卷內(nèi)文件材料之間要有機(jī)關(guān)聯(lián)，是為了便于檔案的保管和利用價(jià)值的收集、整理所形成的檔案，即為佐證材料。

1 加強(qiáng)氣象行政許可檔案管理的新方法

1.1 氣象行政許可檔案規(guī)范化。氣象部門(mén)對(duì)于易燃易爆等場(chǎng)所建設(shè)工程申請(qǐng)材料的收取，錫盟氣象局行政許可人員嚴(yán)格對(duì)提交申請(qǐng)材料的原件進(jìn)行審核，要求填寫(xiě)的單位名稱(chēng)與單位公章必須一致，對(duì)每一份申請(qǐng)材料核對(duì)審查，提交的復(fù)印件材料必須加蓋單位公章(如資質(zhì)章和出圖章等)，窗口登記辦理時(shí)由申請(qǐng)人和辦理人員簽名確認(rèn)，確保辦件程序的合法性，保障申請(qǐng)人單位的合法權(quán)益和對(duì)審辦人員的保護(hù)作用。

1.2 科學(xué)立卷后案卷裝訂方法。案卷裝訂順序：第一步，制作卷宗封面，內(nèi)容包括卷宗名、文書(shū)編號(hào)、項(xiàng)目名稱(chēng)、設(shè)定依據(jù)、法定實(shí)施機(jī)關(guān)、申請(qǐng)人名稱(chēng)、受理時(shí)間、決定時(shí)間、決定書(shū)文號(hào)、歸檔日期；制作封底備考，內(nèi)容包括件數(shù)、頁(yè)數(shù)、卷內(nèi)有關(guān)情況說(shuō)明、立卷人、檢查人、立卷和檢查日期、檢查記載、備注等。第二步，歸檔文件目錄內(nèi)容，設(shè)置許可事項(xiàng)基本信息：許可名、企業(yè)信息、辦理類(lèi)型、經(jīng)辦人。卷冊(cè)目錄：序號(hào)、材料名稱(chēng)、頁(yè)次。入卷材料要去掉筆跡和書(shū)釘?shù)群圹E，修復(fù)破損的圖紙并折疊成豎向A4 尺寸，橫向紙張的頂端對(duì)齊，進(jìn)行案卷裝訂。第三步，封皮裝訂所用的牛皮紙張均為8 開(kāi)大無(wú)酸紙，折疊成標(biāo)準(zhǔn)封脊類(lèi)型，A4 大小，案卷裝訂時(shí)須對(duì)齊底端及右端，采用三點(diǎn)一線打孔裝訂，裝訂檔案要求用標(biāo)準(zhǔn)卷裝蠟棉線。

1.3 施工設(shè)計(jì)圖紙的制作規(guī)范化。為了使圖紙檔案更加規(guī)范化、專(zhuān)業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化，圖紙采用住建檔案裝訂入卷折疊方法，將關(guān)于電氣方面的圖紙附在案卷最后，一起裝訂成冊(cè)，以方便入盒存檔和日后查閱。

1.4 規(guī)范案卷裝盒和專(zhuān)人管理。保證符合單位檔案規(guī)范化，可以永久保存，檔案盒采用牛皮硬紙，盒脊貼條用無(wú)酸紙，內(nèi)容包括檔案號(hào)、案卷名稱(chēng)；檔案盒封面案卷的基本信息包括檔案號(hào)、案卷名稱(chēng)、編制單位、編制日期、保管期限。制作完成后的案卷，按照案卷自然產(chǎn)生先后順序入盒，同時(shí)編定檔號(hào)排列。每一年度編制當(dāng)年行政許可檔案目錄清單，同時(shí)將每一盒卷檢查登記完畢后，由立卷人、檢查人、移交人、接收人簽名確認(rèn)，分類(lèi)編號(hào)入柜存放，進(jìn)行妥善保管和提供日后查閱使用。

2 規(guī)范氣象行政許可檔案工作的措施

2.1 提高審核辦理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平。要求窗口工作人員學(xué)習(xí)許可檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，豐富工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出適合現(xiàn)氣象局優(yōu)化工程的工作模式，不斷改善檔案管理方法，為提高氣象行政許可檔案質(zhì)量提供前提條件，同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)行政許可審核辦理人員的相關(guān)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，為制作高質(zhì)量的防雷行政許可檔案提供法律上的支持。

2.2 嚴(yán)格管理促進(jìn)行政許可檔案管理工作的提升。錫盟氣象局在行政許可檔案工作整改的初始階段，工作開(kāi)展壓力巨大。錫盟氣象局行政許可窗口工作人員，通過(guò)不斷摸索、實(shí)踐操作、學(xué)習(xí)新制定制度和新標(biāo)準(zhǔn)等環(huán)節(jié)，逐步建立起了具有錫盟特色的氣象行政許可檔案管理工作模式，促進(jìn)了氣象行政許可工作沿著科學(xué)化、規(guī)范化方向發(fā)展。2018 年開(kāi)展全區(qū)案卷評(píng)查工作，錫盟氣象局被評(píng)為全區(qū)優(yōu)秀案卷，行政許可案卷工作效率快速提升。

2.3 實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合。將來(lái)紙質(zhì)檔案將由電子檔案取代，目前已提供電子施工設(shè)計(jì)圖紙，可以刻錄到光盤(pán)存檔。而電子檔案具有占用空間小、便于保存、電腦里不易丟失、隨時(shí)查閱比紙質(zhì)檔案更便利的優(yōu)點(diǎn)，錫盟氣象局也應(yīng)盡早開(kāi)展行政許可電子檔案建設(shè)工作，以實(shí)現(xiàn)檔案工作的多元化。