人事檔案糾紛與我國企事業單位人事檔案管理

李秋霞

一、前言

對于企業員工而言，人事檔案是其職業生涯的證明，是企業任用人才的主要依據。無論是對用人單位，還是對職工自身，人事檔案都非常的重要，是雙方締結勞動關系的基礎資料。故此，企事業單位需要重視人事檔案的管理。但是，由于受到各方面因素的影響，導致人事檔案糾紛事件頻發發生，這給勞動者的職業發展有著重要的影響，也不利于用人單位的人力資源管理。因此，對于人事檔案糾紛的類型進行探究，并對我國企事業單位的人事檔案管理進行分析具有重要的現實意義。

二、人事檔案糾紛的主要類型

（一）扣檔

所謂扣檔，指的是對于辭職或者離職等員工，企業以其不繳納違約金，或者是以其他原因為由，對員工的檔案進行扣留，使得員工的自由流動受到了影響。現如今，在我國許多企事業單位中，“扣檔”是它們用來防止人才流失而用的重要手段。該方法的影響較為惡劣，使得人力資源的市場配置受到了較大的阻礙。對于這一問題，我國就已經有法律規定，當員工與用人單位解除了勞動合同之后，原用人單位需要在規定期限內將員工的個人檔案進行轉交，將其轉交至新用人單位。在此期間，用人單位不能夠對員工的個人檔案進行私自扣留。如果企業作出了“扣檔”的行為，繼而導致勞動者受到了較大的損失，那么用人單位需要承擔一定的賠償責任。

（二）棄檔以及死檔

所謂“棄檔”，指的是勞動者對自己的檔案進行拋棄的一種行為。現如今，有許多的勞動者的工作變換較為頻繁，所以他們的檔案也在不斷地變動，但是因為他們沒有及時辦理檔案管理的變動手續，所以一旦超過了截止期限，那么他們的檔案就會不知所終。此外，有一些勞動者的檔案寄放在人才市場，但是因為沒有定時進行繳費，所以他們的檔案就會變成“死檔”。這幾種現象在大學畢業生群體中尤為突出。

（三）假檔

假檔，指的是勞動者根據自己的需求來隨意的篡改信息，導致人事檔案與自己的實際情況嚴重偏離。人事檔案需要對員工的工作生涯進行真實的反應，因為它是企業任用人才的主要依據。故此，檔案信息的真實性是其質量的重要保證。如果檔案的真實性得不到保證，那么就會給當事人造成較大的負面影響，而且對企業的人才管理有著較大的影響。

三、提高企事業單位人事檔案管理水平的主要策略

（一）加大檔案信息化改革力度

現如今，我國社會上的“棄檔”現象以及“死檔”現象較為普遍，這就影響了我國人力資源市場的優化配置。因此，在今后的發展過程中，檔案管理單位需要作出相應的改變，要加大對檔案的信息化改革力度，要改變以往查閱效率慢的“卷宗”模式，在企業內部建立人事檔案管理信息數據庫，將檔案資源通過數字化的形態存儲起來，并將這些資源信息發布到相應的互聯網信息平臺之中，以實現人力資源的有效流通，使得社會各單位部門對非保密形態的檔案進行共享。這樣一來，就能夠促使信息的利用效率得到提升，就能夠防止“扣檔”亂象以及“失檔”現象的發生，繼而給勞動者帶來不利的影響，并且能夠為企事業單位提供高效的服務。

（二）對人事檔案收費制度進行改革

現如今，我國存在著“以檔養檔”的情況，由于人事檔案寄存服務的價格與成本之間有著較大的利益空隙，而人才流動中心隸屬于政府部門，其屬于非營利的機構，并且人事檔案的所有權應該是屬于國家的，因為這是國家處于管理需要而建立的。然而，在檔案管理中，當事人對自己的檔案卻不能夠隨便查閱。故此，對于人事檔案的管理費用，如果僅僅讓當事人來承擔，那么明顯有失公平。

（三）加強對檔案的審查

在人事檔案信息收集中，企事業單位需要打破階級制，無論是領導干部，還是普通的職工，都需要做到一視同仁。除此之外，檔案管理部門要發揮自己的監督職能，對于檔案的信息，要進行嚴格的審查，以保證檔案的真實性。此外，勞動者的職業生涯并不是一成不變的，所以會不同程度上存在著工作變更的情況。故此，檔案管理部門需要加強對檔案的動態管理，要及時增加新內容。而要想完成這一工作任務，就需要用人單位進行配合，要將員工的“現在時”進行記錄。如此一來，在今后的勞動關系締結中，就能夠使人事檔案更具參照性。

四、結語

綜上，在我國的人事檔案管理中，還存在著較多的問題，繼而導致人事檔案糾紛的現象發生，如存在著扣檔、棄檔以及假檔等情況。這不僅會嚴重損害當事人的利益，而且還會對用人單位的人才任用有所影響。因此，檔案管理部門應當加大檔案信息化改革力度；需要對人事檔案收費制度進行改革，改變由勞動者單獨支付管理費用的這一情況，并且要加強對檔案的審查，以確保檔案的真實可靠。（作者單位為昆明經濟技術開發區人才服務中心）