醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的合理途徑分析

劉一村

（南陽市中心醫(yī)院，河南南陽 473000）

0.引言

檔案管理工作對于醫(yī)院而言十分重要，在民生主義的發(fā)展下，我國醫(yī)療事業(yè)逐漸成熟，醫(yī)院所存儲的檔案資料數(shù)量呈現(xiàn)明顯的上升趨勢。傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式表現(xiàn)出“心有余而力不足”的無力感，一方面，紙質(zhì)文檔保存和查閱相對困難，且受環(huán)境因素影響較大，另一方面，無法滿足基本的供求，杠桿管理水平不佳。針對此類問題，務(wù)必科學(xué)借助信息技術(shù)緩解管理壓力，保證管理有效性。

1.醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)優(yōu)勢

1.1 實現(xiàn)檔案信息共享

就目前來看，大部分醫(yī)院已經(jīng)建立起完善的辦公自動化系統(tǒng)，從數(shù)據(jù)和醫(yī)療資料方面來看，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)初見成效，其規(guī)模也在不斷完善，同時摒棄以往的局限性，從資源獲取、醫(yī)療服務(wù)水平等方面實現(xiàn)快速發(fā)展，促進(jìn)臨床服務(wù)質(zhì)量，為社會民生提供基本保障。建設(shè)目標(biāo)主要為跨科室、跨時間實現(xiàn)檔案信息共享。在醫(yī)院實施救死扶傷計劃時，需要具備一定的數(shù)據(jù)信息技術(shù)，確保數(shù)據(jù)嚴(yán)謹(jǐn)性避免影響決策的科學(xué)性，檔案管理信息化建設(shè)的共享模式剛好能夠滿足這一條件，從臨床、后勤以及病人信息等多方面進(jìn)行統(tǒng)一收納并存儲于云系統(tǒng)中，實現(xiàn)科學(xué)轉(zhuǎn)換與應(yīng)用。除此之外，針對醫(yī)院檔案管理的信息共享不僅僅在于某一醫(yī)院內(nèi)部的病患信息共享外，還能實現(xiàn)同類型醫(yī)院、跨區(qū)域醫(yī)院的共享，主要包括醫(yī)療設(shè)備共享、病人病歷信息共享等，從而提升救治效率，拓寬應(yīng)用范圍。

1.2 強化醫(yī)院經(jīng)營效率

在數(shù)字化時代，信息技術(shù)已經(jīng)無處不在，將其應(yīng)用到檔案管理工作中，不僅能夠提升管理效率，也是順應(yīng)時代發(fā)展的必要條件。由于傳統(tǒng)檔案管理載體主要為紙質(zhì)文檔，無論翻閱查找還是信息變更與歸檔，都存在一定復(fù)雜性缺陷。同時還要采取防火、防水以及防蟲蟻啃噬等方面的措施，不利于實現(xiàn)不同部門之間的實時共享，只能耗費大量的時間進(jìn)行翻閱和調(diào)檔，信息利用率不足。而信息技術(shù)的應(yīng)用能夠突破以往限制條件，降低人力成本和時間成本，將信息進(jìn)行收集共享，同時可利用計算機技術(shù)對一些存在問題的內(nèi)容或數(shù)據(jù)進(jìn)行糾正和預(yù)警，從而避免信息失誤，為相關(guān)決策的科學(xué)性提供有力保障。各科室之間能夠?qū)崿F(xiàn)共享數(shù)據(jù)，盡管病人所在的醫(yī)院存在跨區(qū)域性，也能及時調(diào)出存檔，根據(jù)其就診經(jīng)歷資料進(jìn)行病癥的預(yù)判，有效提升辦公效率。

1.3 提升杠桿管理水平

醫(yī)院的杠桿管理水平主要針對供求關(guān)系需求，需要其經(jīng)營性質(zhì)方面為出發(fā)點展開討論，可將其視為一種特殊性的服務(wù)場所，其本職任務(wù)從微觀上來看屬于救治患者，從宏觀上來看則為讓患者感到就醫(yī)方便，肩負(fù)著營造和諧社會、踐行民生目標(biāo)以及維護群體生命安全的責(zé)任。因此，想要提升醫(yī)院檔案的杠桿管理水平，可以利用信息技術(shù)實現(xiàn)供需平衡。相比于以往就醫(yī)模式，患者需要在醫(yī)院未開門時開始排隊，并經(jīng)過漫長的繳費、掛號流程，才能正式面診看病，所浪費的時間更長，甚至存在一整天都排不上的情況，其本質(zhì)問題在于供給與需求之間的不平衡，不僅導(dǎo)致醫(yī)生看病效率低，還讓患者的就診體驗感下降[1]。而信息技術(shù)的應(yīng)用能夠?qū)崿F(xiàn)線上掛號和繳費，合理安排時間，利用線上醫(yī)院和自助服務(wù)機實現(xiàn)快速、精準(zhǔn)的訪問，其系統(tǒng)十分完善且內(nèi)容齊全，患者能夠在系統(tǒng)的指導(dǎo)下實現(xiàn)自助。而且，在信息技術(shù)的支持下，患者在問診、就醫(yī)過程中不用再攜帶大量病例和以往就診資料，醫(yī)生能夠直接應(yīng)用云計算技術(shù)了解患者以往的病情經(jīng)歷，從而縮短患者就診時間，提升其體驗感。因此，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)能夠提升醫(yī)院杠桿管理水平，更好地歸納資源，實現(xiàn)供需平衡。

2.醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的問題

2.1 制度規(guī)范不健全

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)雖然能夠有效提升運作效率，但也會有不法分子利用其漏洞趁機引發(fā)一些事端，影響醫(yī)院運作效率和利益。針對這些問題，可以從檔案制度的層次出發(fā)，由于醫(yī)院在檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)方面并未及時修補漏洞，導(dǎo)致體系存在問題。例如：病患醫(yī)護數(shù)據(jù)缺失、存在黃牛倒賣情況、數(shù)據(jù)失真等，將錯誤的信息錄入到系統(tǒng)中，必然會影響檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)范性，甚至對社會造成較大影響。一方面，檔案管理信息化建設(shè)漏洞會進(jìn)一步增加管理負(fù)擔(dān)，甚至造成一定的經(jīng)濟損失；另一方面，還存在一些違法分子引發(fā)爭端。近年來，一些醫(yī)院由于檔案管理信息化建設(shè)漏洞導(dǎo)致“騙保”情況加劇，社會風(fēng)險增加。現(xiàn)階段，檔案信息化管理中信息共享目標(biāo)的實現(xiàn)與當(dāng)前現(xiàn)狀仍存在一定距離，例如，不同業(yè)務(wù)檔案之間共享性弱、不同醫(yī)療機構(gòu)或不同科室內(nèi)業(yè)務(wù)管理人員各自為政，尚未建立綜合檔案室等。

2.2 信息應(yīng)用意識弱

檔案管理工作信息化建設(shè)的根本目的在于，為醫(yī)院的發(fā)展提供有力支持，提升臨床服務(wù)質(zhì)量。但從當(dāng)前情況來看，檔案管理工作隊伍結(jié)構(gòu)普遍以兼職為主，缺乏一定專業(yè)性，其工作僅限于核對數(shù)據(jù)，而非辦公自動化或信息技術(shù)等，人員良莠不齊。造成這種情況的主要原因在于，信息應(yīng)用意識薄弱，無法提供高效率、高專業(yè)服務(wù)。由于意識問題，使得檔案管理部門在整個醫(yī)院結(jié)構(gòu)中處于被動地位，僅僅以其他科室的需求為主要內(nèi)驅(qū)力，導(dǎo)致檔案資料的應(yīng)用價值被遺漏，業(yè)務(wù)檔案管理缺乏系統(tǒng)性，協(xié)作溝通不及時造成檔案提交的滯后。此外，部分新時期背景下的檔案管理者更加注重信息化建設(shè)而忽視以往紙質(zhì)檔案的存儲，相關(guān)技術(shù)應(yīng)用不到位，極易出現(xiàn)受潮、蟲蟻啃噬情況。

2.3 系統(tǒng)兼容性較差

系統(tǒng)兼容性在醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)方面至關(guān)重要，主要在于軟硬件系統(tǒng)之間工作的協(xié)調(diào)性，其中硬件部分主要包括顯卡、主板以及CPU，軟件則為辦公自動化系統(tǒng)。近年來，醫(yī)院檔案的錄入主要以信息化為主，在信息化資源配置方面，醫(yī)院管理者更加傾向于軟件方面的升級換代，而忽視硬件在其中所發(fā)揮的存儲和安全維護作用，大部分軟件在編程版本程序較低的硬件中運行，導(dǎo)致難以實現(xiàn)兼容。傳統(tǒng)檔案的局限性，使得新時期檔案管理工作更加傾向于信息化系統(tǒng)管理模式，其中占比較大的除了病患信息外當(dāng)屬醫(yī)療器械類信息，是檔案資料較多的項目之一。在進(jìn)行資料性質(zhì)分類時，這類信息所占用的內(nèi)存很大，存在容量不夠的情況。一般來說醫(yī)院的住院病歷需要保存30 年之久，就診病歷需要保存15 年之久，加之?dāng)?shù)據(jù)的更新浮動計算，每年大約會產(chǎn)生100TB 的檔案，內(nèi)存嚴(yán)重不足[2]。

2.4 配套技術(shù)不完善

除了以上所展示的系統(tǒng)軟硬件問題外，相關(guān)安全配套技術(shù)也是當(dāng)前醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵問題之一。由于大部分管理人員更加注重直觀的檔案管理工作，而非系統(tǒng)安全，在進(jìn)行不同醫(yī)院之間的信息交流過程中，會存在信息泄露的問題，不法分子或黑客從中獲取信息權(quán)限，篡改數(shù)據(jù)或刪除數(shù)據(jù)等，檔案安全存在隱患。

3.醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)途徑探討

3.1 更新檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

為保證醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)范性和安全性，需要構(gòu)建完善的管理體系和管理標(biāo)準(zhǔn)，從制度的角度解決醫(yī)院檔案管理工作的邊緣化問題，形成“大檔案”管理體系。從機構(gòu)形成角度來看，需要明確不同科室的所屬范圍，如綜合科室歸口需要歸納到黨政綜合辦公室，并設(shè)置專職管理人員。從醫(yī)院檔案管理看，其內(nèi)部資源相對較多，并分屬在不同的科室，而管理人員需要明確不同科室所屬部分，例如：人事檔案歸類到人事部門；病案檔案歸類到病案科室；臨床、物流管理以及檢驗系統(tǒng)均歸類到信息工程部門，避免政策多出、信息交叉等情況。此外，還需及時彌補信息化漏洞，完成具體任務(wù)。

3.2 強化提升信息管理意識

醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)工作中，信息化系統(tǒng)只是一種行動載體，相關(guān)管理者才是計劃的執(zhí)行人，保證系統(tǒng)運行的安全性和規(guī)范性。因此，在進(jìn)行醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)方面，需要從人員管理意識的角度出發(fā)，提升個人素養(yǎng)水平和操作能力，進(jìn)行定期培訓(xùn)[3]。例如：針對檔案管理信息化專業(yè)，需要定期進(jìn)行技術(shù)交流與內(nèi)部學(xué)習(xí)，如辦公軟件深操作、瀏覽記錄查詢等，保證每位管理者對檔案方面信息具備一定靈敏度。由于檔案管理工作重復(fù)性和復(fù)雜性較強，因此，大部分人會覺得此項工作過于枯燥，操作相對不認(rèn)真，需要進(jìn)一步加強高新技術(shù)的投入，為其打造舒適環(huán)境，更好地服務(wù)于檔案管理崗位。現(xiàn)階段，在信息系統(tǒng)中錄入紙質(zhì)檔案也是當(dāng)前檔案管理工作的重要部分之一，需要保證其真實性，一旦出現(xiàn)問題必然會引起相關(guān)檔案失效或可信度降低。因此，醫(yī)院在對工作人員培訓(xùn)或建立崗位規(guī)范時，可以采用“一看、二查、三對照”的方式，具體為：第一次仔細(xì)查看目標(biāo)錄入信息，做好基礎(chǔ)性了解工作；第二次主要檢查錄入信息類型、格式以及歸檔范圍等是否正確，第三，則是將目標(biāo)錄入信息與實際錄入的信息進(jìn)行對照，保證不存在失誤即可。另外，需要積極探索新的檔案管理模式，制訂符合長期發(fā)展的人才培養(yǎng)計劃。

3.3 優(yōu)化升級檔案管理系統(tǒng)

針對系統(tǒng)的升級主要解決軟硬件不兼容和內(nèi)存問題，因此需要醫(yī)院相關(guān)人員選擇專業(yè)的乙方機構(gòu)，詢問如何提升系統(tǒng)兼容性，實現(xiàn)內(nèi)存擴充與升級轉(zhuǎn)型，保證其工作效率，同時能夠自主應(yīng)對一些故障問題所導(dǎo)致的信息丟失、病毒入侵等，做好醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的升級與維護[4]。醫(yī)院檔案管理所涉及的內(nèi)容相對較多，其中不乏一些隱私性較強的內(nèi)容，一旦出現(xiàn)問題必然造成嚴(yán)重?fù)p失。因此，需要購置更加專業(yè)的軟件，有效解決檔案管理信息化建設(shè)問題。針對醫(yī)院檔案系統(tǒng)的升級，需要建立持續(xù)性的云交流，遵循較高的保密原則。在構(gòu)建過程中可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源庫與檔案之間的互通，需要具備共享性和關(guān)聯(lián)性，實現(xiàn)OA 辦公與電子檔案系統(tǒng)、技術(shù)文件、虛擬化自動技術(shù)、云計算、監(jiān)控與備份科學(xué)對接。具體可以采用分布式云計算技術(shù)方面實現(xiàn)平臺搭建，以IT、大數(shù)據(jù)、云計算配合相關(guān)軟件和硬件，實現(xiàn)軟件資源與硬件技術(shù)的統(tǒng)一構(gòu)建三層Web技術(shù)框架，分別為瀏覽器（Web）、Web 和業(yè)務(wù)服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。在進(jìn)行軟件持續(xù)性更新的同時還應(yīng)當(dāng)注重硬件系統(tǒng)與軟件和醫(yī)院數(shù)據(jù)量之間的適配，做到有的放矢。

3.4 加強技術(shù)配套設(shè)施投入

檔案管理信息化建設(shè)是提升醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量的渠道之一，所涉及的內(nèi)容很多，且部分信息關(guān)乎病人自身和醫(yī)院的隱私，盡管信息化建設(shè)帶來一定便利，但作為一把“雙刃劍”，一些安全問題也逐漸暴露出來。針對這類問題需要進(jìn)一步加強技術(shù)配套投入，例如，在進(jìn)行檔案管理工作時，相關(guān)管理人員需要做好日常病毒掃描工作，一旦發(fā)現(xiàn)異常，如遭遇黑客入侵，則要立刻關(guān)閉信息數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限，并查詢數(shù)據(jù)庫內(nèi)信息是否存在異常[5]。完成以上操作后需要立即報警，并在后續(xù)工作中進(jìn)一步加強數(shù)據(jù)庫管理，及時修復(fù)漏洞升級系統(tǒng)，加固防盜系統(tǒng)以免信息丟失。此外，工作人員還需做好二次加密，保證維護信息安全，嚴(yán)格按照《信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)安全等級保護基本要求》二級要求實施密保工作，完善安全制度，從主機、數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)和物理環(huán)境等方面提升檔案服務(wù)的多元化，助力醫(yī)院檔案管理工作轉(zhuǎn)型。

在醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)過程中，相關(guān)技術(shù)應(yīng)當(dāng)不斷與時俱進(jìn)，進(jìn)行實時更新，從患者管理方面來看，需要加強對病患檔案的管理，進(jìn)一步加強醫(yī)院與醫(yī)院之間的信息共享和交流平臺的建設(shè)，有效降低管理壓力。除了病患檔案外，還需對醫(yī)院的醫(yī)療體系進(jìn)行系統(tǒng)化規(guī)劃，為后續(xù)人才選拔和醫(yī)患問診提供補充性資料。針對醫(yī)患方面，可以進(jìn)一步落實人臉識別技術(shù)，一些不會應(yīng)用自助式設(shè)備的群體可以直接通過面部識別進(jìn)入到病患數(shù)據(jù)庫中，并找到對應(yīng)病患的信息，降低前期準(zhǔn)備和中間過程的煩瑣性，提升醫(yī)療事業(yè)運行效率。

4.結(jié)語

醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)從實際落實角度來看仍存在一定技術(shù)性管理問題，需要做到與時俱進(jìn)，順應(yīng)當(dāng)前社會對醫(yī)院的發(fā)展需求，優(yōu)先更新管理標(biāo)準(zhǔn)，從人員意識和能力兩個角度進(jìn)行強化，升級信息化系統(tǒng)，改善內(nèi)存不足、系統(tǒng)兼容性等問題，同時加強技術(shù)配套設(shè)施，以上為提升醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量的詳細(xì)策略，為相關(guān)業(yè)務(wù)提供有利的判斷依據(jù)。