新時代推進行政審批檔案工作探微

許海燕

隨著行政審批制度改革的不斷深入，檔案管理的規范化、數字化、智能化成為檢驗行政審批服務水平的重要指標，行政審批檔案管理的規范與否，直接影響到行政審批服務的質效高低。不斷優化行政審批檔案的收集、管理、利用流程，對于進一步提升行政審批檔案管理工作效率，推進行政審批工作高質量發展具有重要意義。本文以溧陽市行政審批局為例，探索新時代提高行政審批檔案管理工作水平的路徑。

一、 加強行政審批檔案管理工作的迫切性

（一）行政審批檔案生成速度快、數量大。行政審批檔案是行政機關依法建立的對行政許可、行政確認等事項批準的原始記錄。行政審批事項多，生成的檔案數量較大。本輪機構改革以來，溧陽市行政審批局承接了11個部門52個行政審批事項，同步接受了各類行政審批檔案10萬余份。隨著行政審批流程的日益規范化、系統化，各行政審批服務事項產生的審批檔案逐年增加，年移交數量不斷加大。溧陽市行政審批局現存審批檔案分為4種，總量達30萬份，時間跨度超過20年。

（二）行政審批檔案利用率高。行政審批檔案與公眾權利密切相關，企業、群眾查詢利用需求大。行政審批檔案在服務執法、監督、檢查等方面發揮著重要作用。據統計，僅2022年上半年，溧陽市公安、法院等執法部門的調檔量占76%，每天申請調閱檔案的人數達30多人次。尤其是在涉及財產糾紛、法院判決、行政處罰等方面，檔案的證據作用更明顯。

二、 行政審批檔案管理工作探索與實踐

溧陽市行政審批局組建于2020年，由于職能的強化，每年歸檔數量呈上升趨勢。溧陽市行政審批局高度重視行政審批檔案管理工作，按照市委《2022年全市檔案工作要點》《溧陽市推進“十四五”檔案事業高質量發展的實施意見》要求，緊緊圍繞檔案規范化、科學化管理，推進檔案工作高質量發展。

（一）完善體制機制，強化責任意識。遵循“誰審批、誰負責”的要求，形成主要領導親自抓、分管領導一手抓、指定專人具體管理的工作機制。溧陽市行政審批局行政審批檔案管理實行“四級管理制度”，局主要領導對檔案的管理負主要責任，重要行政審批檔案的借閱及收錄須由局主要領導簽字確認；分管領導協助做好檔案管理，主要負責檔案的審核和科室協調；各審批業務科室負責行政審批檔案的基礎整理和統計、移交等工作；檔案管理科具體負責檔案收集、整理、歸檔、查詢等工作。

（二）突出業務建設，提升隊伍素質。加強學習《中華人民共和國檔案法》、市場監管總局登記注冊局下發的《關于進一步做好企業登記檔案資料查詢工作的通知》等檔案法律法規及政策文件，熟悉和掌握檔案管理業務知識，努力提高檔案業務能力。2022年以來，開展檔案管理人員專題培訓兩次，檔案管理相關人員教育培訓實現百分百覆蓋。

（三）強化規范管理，注重服務質效。建立嚴格的檔案管理制度，規范行政審批檔案工作內容、流程。制定了《溧陽市行政審批局行政審批檔案管理辦法》，明確檔案保管、查閱、移交、銷毀等各項工作要求。針對市場準入個體檔案仍分散在各為民服務中心的現狀，建立檔案管理工作群，加強與各為民服務中心窗口的聯系與溝通，齊心協力處理檔案查詢疑難問題。2022年以來，市行政審批局共制定檔案管理規章制度兩部，并根據工作情況適時完善相關制度。

（四）筑牢安全防線，確保檔案安全。實行檔案管理全流程責任制，手續辦理及查閱有關事宜全部同步納入存檔范圍，對可能成為法律證據的文件進行重點保存，累計對4萬份重點檔案做到“單獨標記存放”。進一步強化庫房管理，精準做到事事有記錄、人人守規矩。增設安保設備及消防設施，加裝安全消防智能化管理設備，匹配監控系統提供全天候安保服務。配齊專業的檔案裝具，定時更新與檢修維護，嚴格執行“八防”措施，多措并舉確保檔案安全。

三、 行政審批檔案管理工作存在問題及原因分析

（一）檔案隊伍建設有待加強。溧陽市行政審批局除檔案管理科工作人員外，各審批業務科室負責檔案管理的工作人員多以兼職為主，專業素質良莠不齊，檔案管理的思路和模式陳舊，過于突出行政審批檔案的存證屬性，對檔案資源的開發利用未能給予足夠重視。檔案管理人員的信息處理技術能力也明顯存在不足，一定程度上影響了檔案管理工作的有效推進。

（二）檔案信息化建設滯后。由于投入成本高、審批系統數據共享存在壁壘等原因，溧陽市行政審批局目前只對企業登記檔案進行了信息化處理，其余行政審批檔案仍舊采用傳統管理模式。這不僅影響了檔案管理尤其是查詢利用的工作效率，也增加了一定的風險——一些年代久遠的紙質行政審批檔案極易出現字跡模糊、破損等問題。

（三）檔案管理工作難度不斷加大。隨著行政審批辦理服務事項的增多和細化，檔案門類不斷增加，而常規性收集方法效率較低，直接影響到檔案收集齊全。檔案載體的多元化對檔案工作人員也提出了更高要求，但從實際情況看，大多數檔案人員并不具備一專多能的素質。

四、 行政審批檔案管理工作水平的提升路徑思考

在“放管服”改革背景下，按照行政審批檔案管理的規律、特點和需求，選擇科學合理的管理方法，規范行政審批檔案的管理環節、管理內容、管理程序，增強行政審批檔案的服務功能，是檔案管理工作面臨的一項新挑戰。

（一）提升檔案管理規范化水平。要加強對具體性工作的標準制定，為推進檔案信息化建設提供更多支撐，進而全面提升行政審批檔案工作水平；要優化行政審批檔案管理流程，進一步梳理行政審批檔案的種類、內容，采取更為科學合理的方式對行政審批檔案進行管理；要規范開展線上線下檔案的綜合管理，按照各類檔案業務標準嚴格分揀、歸類；要結合行政審批工作特性，不斷拓展服務載體，并加強監督指導，確保載體收集的準確性；要引用最新編碼規則，有序標號編碼，同步導入信息化管理系統，做到一一對應、精準無誤。

（二）加快推進檔案信息化建設。新修訂《檔案法》明確提出，要加強檔案信息化建設。行政審批局要發揮大數據管理部門的職能優勢，在檔案管理電子化進程中提供有力的技術支撐，全程參與數字化檔案館（室）建設，做到全流程跟蹤服務。同時，積極擴展電子檔案的歸檔與服務范圍，搭建檔案信息管理和查詢平臺，實現企業和個體工商戶登記檔案自助查詢，提高檔案查詢利用信息化水平，更好地滿足社會利用需求。探索以全流程信息化管理推動實現檔案業務管理自動化，提升收集、整理、歸檔效率，使檔案工作人員從繁雜的日常事務中解脫出來，更為深入地推進檔案信息開發利用工作，充分發揮行政審批檔案工作的資政襄政作用。

（三）堅持監督指導常態化。嚴格執行檔案管理工作各項規章制度，按標準化流程做好各類行政審批檔案的收集整理工作，確保歸檔材料完整、準確。檔案管理科室要加強對各部門的檔案業務指導，定期對歸檔情況進行檢查，推動行政審批檔案管理科學規范、有力有序。

（四）深入推進檔案服務延伸。牢固樹立為民服務意識，進一步加強檔案統籌管理，著力構建檔案立體服務網絡，切實提升檔案服務效能。與行政服務平臺建設相結合，探索市、鎮、村三級聯動檔案管理模式，共建共享檔案資源，將檔案服務向基層延伸，提高服務精準度和便捷度。積極開展行政審批檔案信息資源調查工作，明確共享項目，根據基層部門檔案資源數字化程度的實際情況，制定共享計劃，切實將檔案服務民生落到實處，增強人民群眾的幸福感和獲得感。

（五）切實重視檔案隊伍建設。要完善人才隊伍培養機制，按照行政審批制度改革的目標要求，定期開展業務培訓，強化行政審批檔案工作人員對行政審批基礎知識、管理流程的認知，實現檔案業務與行政審批業務的有機結合，努力提升檔案人員的業務能力和綜合素質。要重視完善激勵機制，增強檔案工作人員的主觀能動性和創新能力，提升執行力，努力營造干事創業的良好氛圍。