婦幼保健機構檔案管理現狀及對策研究

艾紹鵬

摘 要：婦幼保健機構是重要的醫療衛生組織，隨著社會上對于婦幼保健的關注度逐漸提升，婦幼保健機構的工作量日益增加，產生大量的檔案信息。而新時期信息技術的應用，使得婦幼保健機構很多工作實現信息化管理，這給檔案管理帶來一定沖擊。基于此，本次就分析婦幼保健機構進行檔案管理的現狀，探究存在的具體問題，最后基于基層婦幼保健機構面對的發展形勢，提出針對這些問題的解決對策。

關鍵詞：婦幼保健機構;檔案管理;問題;對策

1 引言

婦幼保健機構主要是為婦女和兒童提供保健服務的機構，相對于其他綜合醫院來講，接待的患者比較有限，范圍較窄。但因為新時期人們都很重視婦幼保健工作的開展，更重視女性和兒童的健康水平，因此婦幼保健機構的業務量逐漸增加，每天都產生大量的檔案信息。在信息化時代，因為檔案工作模式出現很大的改變，因此如何對檔案信息進行管理成為一項難題，對于基層婦幼保健機構來說也是如此。

婦幼保健機構的檔案資料的價值主要體現在對這些檔案信息的利用和開發上。而婦幼保健機構開展的檔案管理工作主要是對日常工作中出現的圖像、文件、表格、其他資料等進行整理和歸納，形成檔案，最終儲存起來進行管理。這些檔案資料對于婦幼保健工作的開展有很重要的指導意義，對于提升新時期婦女和幼兒的健康水平也有很大的借鑒價值。因此基層婦幼保健機構要重視檔案管理工作的開展，注意分析工作中出現的問題，及時進行解決，以提升檔案管理水平。

2 基層婦幼保健機構檔案管理的現狀問題

1）缺乏重視。基層婦幼保健機構在運營過程中，更重視醫療衛生服務和婦幼保健服務的業務工作開展，忽視了對與檔案信息的管理工作，不重視檔案管理，導致檔案管理水平一直得不到提升，依然沿用傳統的檔案管理模式，跟不上新時期信息化管理系統的發展。機構對于檔案管理的資金投入不多，相應的基礎設施建設不完善，人才配備也不是很充足。而新時期信息技術的廣泛應用，大大改變了檔案工作方式，需要與之適應的檔案管理制度，才能實現理論與實踐的配套發展。還有就是，很多工作人員建立的檔案資料不夠全面，存在一些信息缺失問題，影響檔案的歸檔和利用，而且這些資料不全的情況還可能引發管理爭議，帶來醫患糾紛。

2）管理制度不完善。基層婦幼保健機構開展的檔案管理工作相對于業務工作來說還處于起步狀態，相應的檔案管理制度尚不完善，規范化水平不高。一些基層婦幼保健機構都沒有自己單獨的檔案管理部門，都是由各個科室進行檔案管理，不利于資料的查詢和檢索。機構負責管理的檔案多是文件資料，比如患者的病歷報告，還有一些科技和音像、影像學資料等。其中病歷報告一般放置在病案室，其他檔案，比如體檢的影像學資料等，都是放在各自的科室。機構制定的檔案管理制度和管理程序不能適用，或者說不完善，使得檔案管理的標準化、規范性存在很大不足。

3）管理機制落后。基層婦幼保健機構實行的檔案管理工作機制比較落后，不適應新時代下信息化的發展。因為經濟發展和資金實力等因素的限制，部分機構的檔案室設施建設比較陳舊，沒有及時更換最新的設備;檔案管理技術落后，對于信息技術的應用不足;紙質檔案還沒有全部改成電子檔案，容易出現丟失、損毀等問題，安全性不高;檔案數據庫不能及時更新，無法與其他機構或上級單位實現信息共享;網絡安全防護工作不到位，檔案信息存在很大的安全風險。

4）專業人員缺乏。基層婦幼保健機構沒有配備專業的檔案管理人員，或者素質不高，難以勝任基層婦幼保健機構的檔案管理工作。基層婦幼保健機構檔案管理工作對于檔案管理人員的素質要求較高，需要人員既有豐富的檔案管理理論知識和技能，還要對業務工作內容有所了解，同時能熟練操作計算機設備和軟件進行檔案處理，需要人員的綜合素質水平較高。但目前來說，基層婦幼保健機構的檔案管理人員數量不足，素質上也存在普遍不高的問題，很多人員是兼職的，對于檔案管理知識并不了解，也沒有進行崗前培訓，因此難以勝任基層婦幼保健機構的檔案管理工作;或者業務能力比較單一，復合型人才較少，影響機構檔案管理工作的開展。

3 基層婦幼保健機構檔案管理的創新改革對策

1）提高重視程度。新形勢下，基層婦幼保健機構需要重視檔案管理工作的開展提高對檔案管理工作的認識，充分挖掘檔案資源的價值，為業務工作開展提供合法依據。基層婦幼保健機構需要增加對檔案管理的資金投入，引進現代化的管理技術和手段，購置先進的電子設備進行管理，提升基礎設施建設水平。結合機構的業務工作實際，打造專門的數據處理平臺、檔案數據庫等，提高對檔案資料的儲存和管理能力。機構領導人要起到表率作用，帶頭宣傳檔案管理工作的重要性，加強對工作人員的相關教育，并定期檢查單位內部檔案工作的開展成效，以督促和鼓勵檔案管理人員更積極的工作。

2）完善檔案管理制度。基層婦幼保健機構要重視檔案管理的規范化發展，使用統一有效的制度規范檔案管理工作。結合機構檔案資料的特殊性和大數據技術的應用，制定符合要求的檔案信息化管理制度，規范信息化管理的實施;完善信息化管理監督制度，明確各自的崗位職責和權限，保證按照制度進行工作。機構要充分認識到信息化手段對于檔案管理的重要性，提高信息化管理意識，能夠積極學習信息化手段，實現信息化管理;提升責任意識，從思想上入手，樹立檔案管理信息化理念，加大對信息化建設的投入力度，營造信息化建設氛圍。制定統一的信息化管理標準，配置先進的信息化設備，引進先進的技術、方法、軟件，能夠使用信息技術實現檔案信息資源的開發與利用;打造檔案信息共享平臺，實現檔案信息的開放和共享，從而推動對檔案資源的開發與利用工作進展。

3）培養檔案管理人才。基層婦幼保健機構開展檔案管理工作還要重視人才的培養，為信息化工作開展配備高素質的綜合性人才。機構要提高對檔案管理人才的引進門檻，要求必須掌握先進的檔案管理只是，并有一定的信息技術基礎。安排進行專業的崗前培訓，針對機構檔案管理工作內容進行培訓，提高對崗位工作的適應性。增加對檔案管理人員的福利待遇，吸引高水平人才的加入;定期組織專項培訓，關注機構業務工作開展和信息化檔案管理的結合，以及人員信息化水平的提升，強化人員的檔案理論知識、信息技術的掌握能力以及對單位業務工作的了解程度等;強化績效考核，在每次培訓結束后進行嚴格的考核，將考核結果與績效考核掛鉤;機構要不定期對檔案管理人員的工作內容、成效進行定期考核，設定嚴格的考核標準，并落實科學的激勵制度，對表現良好的人員進行激勵，對表現較差的人員進行懲罰，以此提升他們的積極性，并提升責任意識;通過考核結果的分析，發現工作中存在的不足，進行優化和改進，從而提升機構檔案管理水平。

4）創新檔案管理機制。基層婦幼保健機構要推行檔案信息化管理模式的應用，借助大數據技術，實現檔案信息收集和整理、研發和利用的信息化和數字化建設。機構要積極落實檔案信息化管理系統的建設，借助大數據技術、云計算技術等先進技術和軟件，對檔案資源的潛在價值進行挖掘。同時借助信息技術拓寬檔案信息資源的應用途徑，創新應用模式，為基層婦幼保健機構的業務工作開展提供合法依據和科學指導。同時要注意檔案資源的安全防護，尤其是對患者信息的保密工作要嚴格落實，避免泄密。

4 結語

新時期，基層婦幼保健機構實施檔案管理面臨新的挑戰，機構必須要緊隨時代發展的步伐，對檔案管理工作進行創新，提升工作水平和效率，為婦幼保健工作開展奠定基礎。

參考文獻

[1]趙銳.婦幼保健機構檔案管理現狀及對策探討[J].辦公室業務，2019，（05）：57.