企業集團數字檔案館（室）建設實踐難點及對策研究

孔旸

摘要：企業集團數字檔案館（室）區別于一般意義的企業數字檔案館（室），其將建設范圍進一步擴展至企業集團所屬大多數單位。該文通過梳理企業集團數字檔案館（室）的主要特征，分析了在建設實踐中存在的難點問題，從項目立項、新老系統銜接、傳統載體檔案數字化、各級歸檔業務系統集成、全流程電子文件收集、建立組織保障機制等方面分別提出對策，以期為企業集團建設數字檔案館（室）提供參考。

關鍵詞：集團型數字檔案館（室） 電子文件 歸檔業務系統

隨著信息化技術及無紙化辦公的廣泛應用，各企業原生電子文件數量急劇增長，以紙質檔案為主要歸檔載體、以手動移交為主要移交方式的傳統檔案管理方式面臨著新的挑戰。如何將原生電子文件完整、準確、實時收集并歸檔，成為檔案部門面臨的普遍問題。在此背景下，企業數字檔案館（室）應運而生。2004年，我國第一個企業數字檔案館——江蘇省電力公司數字檔案館通過驗收，國家電網以此為基礎開始建設覆蓋所有供電局和電力公司的數字檔案館網絡。此后，企業集團數字檔案館建設在航空工業等領域得到了迅速發展。2017年，國家檔案局制定《企業數字檔案館（室）建設指南》（以下簡稱《指南》），對企業建設數字檔案館（室）的標準要求做出了明確規定。2021年12月，國家檔案局印發《關于開展企業集團數字檔案館（室）建設試點工作的通知》，提出“企業集團數字檔案館（室）”概念，將建設范圍從獨立的某一層級的數字檔案館（室）擴展至覆蓋集團主要業務、貫通各級所屬單位的企業集團層面。由于建設范圍廣、層級多、情況復雜，建設難度有了質的提高。本文以集團型數字檔案館（室）在建設實踐中遇到的普遍性問題為著眼點，有針對性地提出解決方案，以期為企業集團建設數字檔案館（室）提供參考和借鑒。

一、企業集團數字檔案館（室）主要特征分析

集團型數字檔案館（室）旨在利用信息化手段、借助數字檔案館（室）系統平臺，重塑全集團電子檔案工作流程和機制，實現檔案工作數字化轉型和高質量發展。其特征主要體現在以下幾個方面。

1.從建設目標看，集團型數字檔案館（室）著眼于以集團總部為龍頭，帶動所屬各單位實現檔案管理信息化、自動化、智能化，其定位是全局性的、戰略性的，而非局限于集團總部或某個單一的所屬單位層面。

2.從資源建設看，集團型數字檔案館（室）側重于全集團范圍內數字檔案資源的建設及互聯互通，解決各級單位業務系統產生的電子文件在線歸檔問題，注重提高歸檔文件的完整性和歸檔效率。

3.從管理機制看，集團型數字檔案館（室）本質上是對全集團檔案工作業務流程和管理機制的重塑與再造，強調電子文件全流程管理的自動化、信息化、智能化，并對各業務流程輔以配套的制度規范，確保數字檔案館（室）管理和運行的科學性與規范性。

4.從整體效益看，集團型數字檔案館（室）能夠為企業帶來經濟效益、管理效益和社會效益，是順應檔案工作數字化轉型所要經歷的必然階段。

二、企業集團數字檔案館（室）建設實踐中的難點分析

（一）因資金需求大導致的立項難問題

一般對企業而言，追求經濟效益是首要目標。由于檔案的利用價值很難用經濟指標直接衡量，因此檔案工作一般不會被企業作為主營業務來抓，在進行資源分配時往往被放在次要位置。然而，數字檔案館（室）建設無論是軟件開發、硬件購置，還是數字檔案資源建設，均需要投入大量的資金。據粗略統計，建設企業集團數字檔案館（室）所需資金少則幾百萬元，多則上千萬元，因此立項難就成為該項工作面臨的首要難題。

（二）歷史數據遷移問題

專門針對企業建設數字檔案館（室）的規范性文件應追溯于2017年國家檔案局發布的《指南》，但是大多數企業集團檔案信息化工作起步較早，此前已建立了具備基礎管理功能的檔案管理系統，因此會涉及將原系統中的歷史數據遷移至新系統的問題。具體來講，這主要表現為：企業集團數字檔案館（室）除了存在新老系統的合作廠商、版本不同的情況，還存在企業集團內部不同所屬單位的系統版本或合作廠商不同的情況，由此導致新建系統與原系統是否兼容的問題出現，進而產生歷史數據能否完整、準確、安全遷移的問題。

（三）傳統載體檔案數字化問題

國家檔案局《關于開展企業集團數字檔案館（室）建設試點工作的通知》規定：企業集團總部按照《指南》建成數字檔案館（室），其中館（室）藏傳統載體檔案數字化率達到90%，并于2025年6月底前通過國家檔案局組織的驗收，且覆蓋的所屬單位數量比例根據企業規模有所不同，但最低覆蓋率不能少于30%。此外，《指南》對傳統載體檔案數字化率做出了明確要求，規定“存量檔案數字化率宜達到70%以上”。綜合以上兩份文件，企業集團要想建成數字檔案館（室），總部和所屬單位傳統載體檔案數字化率要分別達到90%、70%，且覆蓋的所屬單位數量不能少于30%。

由于企業集團規模較大，涉及所屬單位數量多，存量檔案數量龐大，數字化任務非常繁重。如果原先的工作基礎薄弱，要想按照試點工作要求如期完成數字檔案館（室）建設難度很大。

（四）與各級歸檔業務系統（上游系統）的集成問題

《指南》規定，“數字檔案館（室）建設期間應完成辦公自動化系統形成的電子文件歸檔并實現至少一個核心業務系統電子文件歸檔”。在實踐中，此項工作的難點主要體現在以下兩個方面。

一是歸檔業務系統建設情況多樣化問題。如果總部及所屬單位的業務系統在建設時未實現統一標準、統一廠商、統一架構，需要對不同業務系統的歸檔模塊和接口進行重新設計開發，會給系統對接工作帶來很大的挑戰。

二是歸檔業務系統升級變化帶來的問題。上游業務系統升級改造一直是業務電子文件歸檔和電子檔案管理的難點。當上游業務系統升級改造時，作為下游的數字檔案館（室）系統也要及時進行相應的升級改造，否則原先對接好的數據接口無法繼續適用，將影響電子文件在線接收、檢測和歸檔工作。

（五）歸檔業務系統全流程電子文件收集問題

實現業務系統全流程電子文件在線產生和辦理是數字檔案館（室）建設的理想目標，但是在實踐中，很多業務電子文件并沒有實現全流程在線生成，比如合同管理系統最終環節產生的合同文本由雙方單位線下簽署。諸如此類的情況，如何結合業務文件產生的實際情況實現全流程在線歸檔是各單位面臨的普遍難題。

（六）保障體系不到位問題

根據《指南》要求，數字檔案館（室）建設保障體系包括安全保密體系、經費與人才保障體系。首先，在安全保密體系方面，企業集團數字檔案館（室）由于覆蓋面廣、層級多，在檔案信息資源利用范圍、數據訪問權限、信息發布審核等方面，比單一層面的企業數字檔案館（室）更為復雜；其次，在經費方面，集團型數字檔案館（室）建設經費包括傳統檔案數字化、軟硬件購置、接口開發、測試、運維等方面，各項費用能否得到保障是各單位面臨的普遍問題；最后，在人才保障方面，企業集團數字檔案館（室）的建設和應用對于各級檔案人員的綜合能力提出了更高的要求。

除上述三方面外，工作機制的健全和完善也是保障體系的重要組成部分，如果沒有信息化部門、業務部門的配合，僅依靠檔案部門的力量無法完成此項工作。

三、企業集團數字檔案館（室）建設的對策建議

（一）闡明立項必要性，爭取決策層的支持

近幾年受疫情等因素影響，各企業普遍面臨降本增效等問題。在這種形勢下，一家企業能夠拿出大量的資金建設數字檔案館（室）實屬不易。對此，檔案部門要有清醒的認知，對立項困難有心理預期，主動向決策層闡明數字檔案館（室）能夠為企業帶來的各方面效益。

一是經濟效益，說明數字檔案館（室）是實現檔案工作提質增效和高質量發展的重要舉措。比如用數據說明數字檔案館（室）能夠節省的檔案數字化工作成本、紙張耗材，以及將來實現電子檔案單套制歸檔后，減少對實體庫房的存儲需求，從而為企業節省大量的管理成本。

二是管理效益，說明數字檔案館（室）建設是適應無紙化辦公的必然要求，用電子工作流代替紙質工作流，能夠提高企業的運營效率；數字檔案館（室）搭建的信息資源共享平臺，能夠提高歸檔效率和檔案利用效率，為企業發展提供快捷、精準的知識服務。

三是社會效益，說明數字檔案館（室）建設是落實新修訂《檔案法》《“十四五”全國檔案事業發展規劃》和習近平總書記關于檔案工作“三個走向”論述的集中展現，是企業積極履行社會責任的具體體現。

檔案部門如能將上述意義向公司決策層匯報清楚，對于推動項目立項是非常有利的。

（二）做好新老系統銜接，確保檔案數據完整、可用

針對歷史數據遷移問題，分兩種情況：一種情況是原系統的廠商配合數據遷移，則此項工作在技術上容易實現，只是工作量和時間的問題。另一種情況是原系統的廠商不配合，需要采取以下措施：一是項目實施前開展充分的市場調研，請有意愿建設數字檔案館（室）的廠商對老系統歷史數據遷移工作進行充分評估，以確定哪些廠商具備獨立開展遷移工作的能力；二是利用之前的備份介質將歷史數據導入新系統，再通過和原系統進行比對來檢驗數據的完整性、可用性；三是將數據遷移配合工作所涉及的經費一并考慮到項目中，保障遷移工作的順利開展。

（三）把握原則，有條不紊開展檔案數字化工作

針對檔案數字化基礎薄弱、任務量大的問題，可結合《指南》要求，按照檔案的價值性、實用性原則，分階段開展檔案數字化工作。首先，制訂檔案數字化工作計劃，將《指南》中規定必須開展數字化的各類檔案優先開展數字化工作。其次，區分檔案利用率及珍貴程度，優先開展利用率高及珍貴檔案的數字化工作。最后，按照《指南》規定的數字化比率倒推工期、分階段開展工作，確保達到指標要求。

（四）選取試點，建立聯動機制，逐步推進與不同業務系統的集成

針對歸檔業務系統建設情況多樣化的問題，首先，對各級單位的業務系統進行摸排，選取與總部使用的系統版本一樣的所屬單位作為試點，以降低項目推進難度。其次，對于所選取的歸檔業務系統，在做歸檔接口建設時，充分考慮不同時期信息系統的特點，采用不同的歸檔接口方案，制定不同業務的電子文件元數據規范。最后，對于同一類業務系統建立檔案數據交換標準接口，確保系統具備可擴展性、可重用性、可維護性和可管理性。

針對業務系統升級改造帶來的不確定性問題，一是建立系統對接工作聯動機制，當數字檔案館（室）系統接收數據出現問題時，能夠及時反饋給檔案工作人員，以便及時查明產生的問題原因；二是明確檔案工作人員作為信息化工作組成員，負責參與各業務系統的設計開發工作，對業務系統的變化做到預測預知及預先介入，為后端檔案數據的質量管控做好前端控制。

（五）做好前端設計，通過流程控制確保電子文件收集齊全

一是針對全流程個別節點的電子文件是線下產生的情況，可采取電子文件收集為主、手工上傳為輔的方式。例如對于合同管理系統在線產生的文件如合同審批單，可在線收集；對于線下產生的合同由承辦部門掃描成PDF文件上傳至合同管理系統，隨同合同審批單等過程文件一并流轉至數字檔案館（室）系統歸檔。

二是針對電子文件產生時間跨度大、形成單位多、管理過程復雜的情況，由項目管理部門與檔案部門聯合制定“項目電子文件歸檔范圍清單”并放入項目管理系統中，隨同系統中的流程表單自動流轉至數字檔案館（室）系統歸檔。當每個項目啟動時，由項目管理部門相關負責人在項目管理系統中發起歸檔范圍清單啟動流程。當項目進行到某個階段時，系統自動觸發歸檔提醒功能，提醒每個環節的辦理人員上傳相應的歸檔資料。系統同時將歸檔資料與歸檔范圍清單進行比對，形成歸檔情況表，按照歸檔時限自動向辦理人員發出催歸通知，確保全流程電子文件收集的完整性。

（六）統籌規劃，建立安全可靠的保密體系、結構合理的人才隊伍、協調運轉的工作機制

企業集團數字檔案館（室）建設需要在前期規劃階段做好統籌工作，在安全保密體系、人才隊伍、工作機制等方面建立保障機制。

一是在前期規劃階段，由檔案部門組織信息化部門、業務部門對項目建議書、可行性研究報告、建設方案等進行論證評審、對標自評，找到本單位存在的差距，為項目實施做好規劃設計。

二是在安全保密體系建設方面，從管理層面，對于數字檔案館（室）涉及的各級單位進行角色分類及設置數據訪問權限，確定文件接收、整理、歸檔、利用等工作流程，制定信息發布審核、電子檔案長期保存備份策略等規章制度；從技術層面，需符合安全保護等級測評的有關要求，配備滿足電子檔案長期保存要求的設備設施，采取技術手段確保檔案數據安全。

三是在人才隊伍建設方面，一方面要對檔案工作人員開展信息化專業培訓及數字檔案館（室）系統實操培訓；另一方面要通過與信息化部門、系統運維廠家聯合組建項目組的方式補充相關人員，豐富人才結構。

四是在健全工作機制方面，成立由集團總部和各所屬單位檔案部門、信息化部門、歸檔業務部門等領導和業務骨干組成的項目組，將項目組劃分為不同的工作小組，從系統建設、基礎設施建設、制度規范建設、數字檔案資源建設等方面分別開展工作，為數字檔案館（室）建設提供組織保障。

企業集團數字檔案館（室）是對傳統檔案管理方式的全面革新，其本質是對集團內部各級檔案工作業務流程與管理機制的重塑和再造，是促進檔案工作提質增效、實現創新發展的重要舉措。檔案部門應把握歷史機遇，攻堅克難、勇于創新，積極主動探索和推動企業集團數字檔案館（室）建設。

參考文獻：

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作者單位：北京市地鐵運營有限公司