醫院科研檔案管理現狀及改革分析

鄭富豪

摘 要：科研檔案是完整、準確記錄科研工作的重要資源，在醫院檔案管理體系中占據著十分重要的位置。新形勢下，進一步完善科研檔案管理體系，推動科研檔案管理工作朝著信息化、規范化、科學化、全面化的方向發展，事關醫院后期科研工作。本文旨在解決現階段科研檔案管理工作中存在的制度問題、人才隊伍建設問題、編研問題以及數字化建設問題，并應用文獻分析法進行研究，經過研究可以發現，未來時期，醫院需要進一步完善科研檔案管理機制，強化人才隊伍建設，重視科研檔案編研，加快數字化建設。希望通過此研究，能夠為廣大檔案工作者提供工作思路，推動醫院科研檔案管理改革，進一步為醫院科研活動提供更有力支撐。

關鍵詞：科研檔案；改革；醫院；管理；現實意義

基金項目：1.2022年福建省科技廳對外合作項目基金資助（基金編號：2022I0027）

2.2022年福建省財政廳課題資助（閩財指〔2022〕840號）

隨著現代醫療科技和時代的發展，信息資源的參考價值、憑證價值日漸凸顯。科研檔案作為醫院科研工作的核心組成部分，需要采用規范化的方式進行管理。從理論層面探討醫院科研檔案管理改革工作十分必要。

1 醫院科研檔案管理的現實意義

1.1 有利于促進醫院科研工作，節約醫院科研成本

科技強國戰略背景下，加快科技創新是推動高質量發展的需要。醫院科研工作事關健康領域的科研事業，廣大科研工作者只有肩負起歷史責任，不斷向科學技術廣度和深度進軍，才能滿足我國未來的醫療需求[1]。對科研檔案進行全流程、高效化管理，可以為醫療科研人員展開科研工作提供大量有價值的文獻資源和檔案信息資源支撐。一方面，科研檔案是對醫療科研活動的重要總結，是科研活動經驗的重要體現。從實踐來看，重視科研檔案管理，能夠極大程度上提升檔案信息資源的利用率，對醫院科研事業具有積極的促進作用。另一方面，對醫院科研檔案進行集中系統管理，做好檔案編研等相關工作，能夠進一步挖掘有價值的科研資料，減少不必要的研究流程，進而全面節約醫院科研成本。

1.2 有利于推動醫院科研檔案管理工作現代化發展

過去一段時間內，部分醫院對科研檔案的重視程度不高，科研檔案管理工作中存在資料不齊全、資料丟失等問題，影響了后期的檔案利用工作。作為科技創新、科技研究活動過程的真實記錄，科研檔案是國家寶貴的科研信息資源和知識資產。只有充分重視科研檔案管理，解決科研檔案管理工作中常見的問題，才能更好地減輕檔案工作者的工作強度，提升工作質量[2]。除此之外，醫院科研檔案管理工作模式也需要進一步革新，才能幫助醫院轉型發展。

2 醫院科研檔案管理的現狀

2.1 管理模式的多元性

現階段，我國各個地區醫院對科研檔案管理的模式存在一定差異，呈現出多元化的特點。一是部門立卷式。即醫院科研部門對科研資料進行收集、整理和組卷后，再移交至檔案管理部門審核、保管和利用。二是專人專管式，即科研檔案從收集、整理、保管、利用的全流程管理均由指定的專人負責，旨在保障科研機密，落實管理責任和保密責任，減少管理漏洞[3]。三是外包服務式。通過公開招投標的方式將科研檔案的管理工作交由第三方。

2.2 管理方式的系統性

現階段，大多數醫院主要采取“雙套式”的管理模式，即紙質實體檔案保管與電子目錄數據相結合的管理模式。該種模式能夠延長檔案保管期限，并便于檔案檢索和檔案查閱，節約管理成本[4]。除此之外，管理方式的系統性還體現在許多醫院注重科研工作的連續性，通常對科研項目立項后進行檔案專管，確保檔案成套化管理。

2.3 管理內容的復雜性

醫院科研檔案涉及面大、內容眾多，且不同醫療科研項目存在差異。這就決定了醫院檔案工作者需要面對復雜的管理內容。實踐中，部分專業性較強的科研檔案資料在立卷歸檔和審核過程中需要科研工作者參與其中，進而確保檔案資料的完整性、連續性。除此之外，近年來各個醫院愈發重視科研工作，使得科研檔案的數量不斷增加，進一步導致檔案工作者的工作強度和工作壓力增加。[5]

3 醫院科研檔案管理中常見的問題

3.1 尚未建立科學完善的科研檔案管理制度體系

科研檔案收集歸檔工作涉及的事務多、部門多，流程煩瑣。過去一段時間內，大多數醫院已建成相應的科研檔案管理制度。然而，還有一些醫院存在科研檔案管理制度未實時跟進的問題。一是文件材料歸檔范圍和保管期限未根據實際業務范圍及時擴充和確定，導致歸檔文件材料不齊全、不完整，出現應歸未歸、漏歸少歸現象。二是個別管理機制過于寬泛、籠統，存在主觀猜測、理解偏差和推脫責任的風險，不能應用到具體管理環節，無法滿足精細化、精準化的客觀要求，實際操作性低。三是收集整理缺乏系統性和規范性，導致歸檔格式不規范、項目缺失、內容混亂等問題發生。四是檔案移交機制未建立，導致文件去處成謎，不僅嚴重影響了科研檔案資料的完整性，也給后續科研工作造成阻礙。五是科研檔案格式不規范，不同檔案工作者立卷歸檔的格式不統一。六是尚未結合檔案數字化建設的基本要求來出臺相關的規章制度，難以為科研檔案數字化建設助力。

3.2 檔案工作者綜合素質有待提高

一是對科研工作職能認識不清，沒有結合科研工作本身的特點對科研檔案進行管理，導致科研檔案的收集整理工作不及時、不完整。二是醫院培訓機制有待完善，部分醫院存在“重理論培訓，輕實踐應用”的問題。三是培訓內容單一。部分醫院忽視從數字化信息技術應用的角度對科研檔案進行管理。

3.3 檔案編研成果類型欠多樣化

實踐中，部分醫院存在“重檔案管理，輕檔案開發利用”的現象，難以產出檔案編研成果精品。一是檔案編研工作的內容長期不變，存在主題陳舊、內容單一等問題。二是部分檔案編研人員缺乏共享意識，在開展編研工作過程中，只是立足于現有館藏資料，單純強調新資料的報送，難以豐富檔案編研工作的選材、選題。

3.4 科研檔案數字化建設滯后

部分醫院科研檔案的載體仍然為傳統紙張，不僅占用大量的檔案室空間，而且查閱、檢索的效率不足。之所以出現這種現象，主要是檔案數字化建設滯后。一是檔案集中掃描工作滯后，沒有及時對紙質類檔案進行掃描處理。二是檔案數據庫建設滯后，尚未應用科研檔案管理系統，無法對線上終端的電子文件進行科學化管理。

4 醫院科研檔案管理的改革路徑

4.1 健全科研檔案管理制度體系，注重科研檔案規范化管理

4.1.1要注重科研檔案的收集與整理。醫院要結合本醫院的實際情況，出臺《科研檔案工作規范》等制度，明確科研檔案的建立、保管、使用和銷毀原則，統一檔案建立格式，按整理好的檔案種類要求完善相關檔案內容，確定檔案歸檔標準，保證及時更新檔案信息。從醫院科研檔案工作實踐來看，可以從制度層面完善加以完善。例如從制度層面細化科研檔案材料的建檔工作，以科研項目、科研類型為單位對檔案予以立卷，避免檔案管理無序化，真正從源頭控制科研檔案管理質量。

4.1.2注重科研檔案資料的完整性。例如，對于檔案材料有所缺失的、不符合科研檔案整理規范以及審核要求的，應當堅持不予以歸檔，并要求科研人員或者其他人員及時補充移交。再比如，建立科研檔案移交制度，明確科研檔案審核要求，構建“入庫審核+日常審核+專項審核”的常態化機制，從嚴規范審核。同時，要從制度層面壓實科研檔案管理責任，堅持“誰管理誰把關”的原則，避免科研檔案在移交、流動過程中出現丟失等問題。

4.2 注重科研檔案的完整性，確保科研檔案能夠在科研工作中發揮作用

一方面，進一步細化科研檔案材料收集的范圍，明確各項科研材料收集節點、收集內容，確保科研檔案材料收集常態化。通常而言，科研檔案歸檔范圍包括但不限于項目指南、可行性研究報告、研究計劃、組織實施工作方案、結題驗收及績效評價資料，等等。醫院可以采取定期收集與重點收集相結合的基本方法，收集完善各項資料。另一方面，從制度上確定科研檔案的存儲和歸檔地點，明確檔案的安全保管和使用人，并建立完善的檔案保管和使用規則，明確科研檔案立卷歸檔的時限，加強對檔案的安全監督。

4.3 注重科研檔案的格式，確保格式規范，便于后期查檔、用檔案

首先，根據《中華人民共和國檔案法》《科學技術檔案工作條例》《科學技術研究檔案管理規定》制定科研檔案的分類體系，劃分各類科研檔案，并做出歸檔副案序號。其次，根據不同類別的檔案存放到合適的儲藏介質中，如紙質檔案放在柜子里，封裝好保護；電子檔案放在U盤或服務器上，確保數據安全。最后，從制度上明確立卷歸檔的基本格式、基本流程，真正做到材料收集有序、立卷歸檔規范，既實現應歸盡歸，又確保立卷歸檔的質量。

4.4 要注重數字類科研檔案的管理

醫院可以結合當前科研檔案數字化轉型的基本需求，出臺《電子類科研檔案管理規范》等制度，為紙質檔案掃描、電子檔案歸檔提供制度依據。一方面，明確需要“雙套式”管理的范圍。另一方面，建議醫院參考現階段國家檔案局及相關部門出臺的《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《黨政機關電子公文歸檔規范》等規范性文件，在結合本醫院實際情況的基礎上對制度予以完善。例如，照片類、錄音錄像類科研檔案資料的基本格式，應當在制度中予以明確；電子類科研檔案的查閱查詢流程、系統權限也應當予以明確。

4.5 大力實施“人才強檔”戰略，打造復合型人才隊伍

新時期，醫院要進一步對科研檔案管理人員進行系統且全面的針對性培訓，大力實施“人才強檔”戰略，依托人才解決科研檔案管理中存在的諸多問題。一是要拓寬檔案人才來源渠道，充實科研檔案工作隊伍。醫院可以通過外部招聘和內部培養的途徑，吸收和培養檔案專業技術人才。二是要完善培訓體系，采用素質培訓和技能培訓相結合的方式，打造科學化的培訓體系。醫院可以通過跟崗學習、外派交流、輪訓等途徑，使檔案工作者快速適應當前崗位，及時掌握檔案前沿知識和技能。三是要注重從科研檔案數字化建設的角度入手，加強與檔案館、圖書館等專業性部門的合作，舉辦“科研檔案數字化建設”論壇和講座，深化檔案工作者對大數據技術、云計算技術、檔案數據庫的認識，切實提高科研檔案管理水平，不斷提高科研檔案信息資源的利用率。四是要打通人才晉升渠道，完善人才評價體系。要進一步對管理能力強、責任意識強的檔案管理人員的職稱進行科學評定，建立內部考核機制，將科研檔案管理質效納入績效目標考核內容，督促激勵工作人員提高責任感、使命感和管理水平。

4.6 打造科研檔案編研成果體系，全面發揮科研檔案價值

科研檔案編研工作在醫院檔案管理體系中起到基礎性、全局性、系統性的作用，事關后期科研檔案的開發利用。為此，必須要重視科研檔案編研工作，深挖科研檔案的價值。一是要圍繞當前或者未來某一階段科研項目的重心開展檔案編研。有針對性地對相關科研信息資料進行收集，真正做到以檔案編研為抓手、以檔案開發利用為目標。二是要聚焦單位重大科研活動，提前謀劃好編研工作。例如，檔案編研工作人員可以圍繞重要科研活動，提前制定檔案編研工作計劃，收集單位開展的相關科研活動資料，為學術研究提供強有力的信息支持。三是要注重信息資源共享，推動檔案編研工作“走出去”。醫院可以深化與其他醫院、高校、衛生行政主管部門以及其他醫療領域企事業單位的合作，在征得同意的基礎上，查閱并復制其他單位的科研檔案資料，選取其中與本醫院科研項目相關的資料進行編研，形成系統化的編研成果，真正豐富編研內容。

4.7 深化數字化信息技術應用，打造科研檔案數據庫

大數據時代，醫院要進一步推動科研檔案與數字化信息技術深度融合，實現檔案工作轉型升級。一是要推動紙質檔案數字化掃描與錄入工作，實現“一檔雙查”，構建“雙套式”的檔案管理機制，有效避免紙質檔案易破損、難保存的問題。醫院可以自行購置高清微縮相機、數字化掃描設備對紙質檔案進行集中掃描處理，形成PDF等相關文件，便于在科研檔案管理系統中進行管理。二是要建立科研檔案數據庫，打通科研檔案管理系統與科研信息化系統的數據傳輸壁壘，實現數據關聯、數據共享，便于及時對最新的科研資料進行“一站式”歸檔、更新和集中整理，實現科研信息實時錄入。醫院也可以開發相應的軟件，自動將相關信息錄入軟件后生成相應的科研檔案資料。

5 結束語

科研檔案工作的最終目的不是對檔案資源進行保存，而是實現信息資源的高效化利用。從這個角度來看，創新科研檔案工作模式，發揮檔案價值就顯得尤為必要。具體而言，一是要健全科研檔案管理制度體系，注重科研檔案規范化管理；二是要大力實施“人才強檔”戰略，打造復合型人才隊伍；三是要打造科研檔案編研成果體系，全面發揮科研檔案價值；四是要深化數字化信息技術應用，打造科研檔案數據庫。相信在檔案工作者的不斷努力和創新下，醫院科研檔案管理工作及科研工作都會邁上嶄新的臺階。

參考文獻

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[2]張琳.基于新修訂的《科學技術研究檔案管理規定》背景下的現代醫院科研檔案管理構想[J].機電兵船檔案，2022（06）：39-41.

[3]姜瑞博.《醫院檔案管理與實務》出版：規范化科研檔案管理在醫院科研管理的作用[J].介入放射學雜志，2022，31（11）：1138.

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（作者單位：福建省立醫院科研處）