《檔案著錄規則》（DA/T18-2022）的基本內容、實踐價值及相關問題的思考

摘要：本文在較為系統地介紹2022版《檔案著錄規則》的修訂背景和主要內容基礎上，進一步說明了《檔案著錄規則》的實踐價值與作用，并對《檔案著錄規則》中尚存在的需要改進之處，提出了修改建議。

關鍵詞：檔案著錄 著錄規則 多級著錄 術語規范 著錄內容

Abstract：On the basis of systematically introduc？ ing the background and main contents of the revision of the 2022 edition of the Rules for Archival Descrip？ tion，this paper further explains the practical value and function of the Rules for Archival Description，and puts forward some suggestions for the revision of the existing deficiencies in the Rules for Archival Descrip？ tion.

Keywords：Archival Description；Rules for Archi？ val Description；Multilevel description；Terminology specification；Description content

2022年4月7日，國家檔案局發布了修訂后的《檔案著錄規則》（DA/T18-2022），替代了《檔案著錄規則》（DA/ T18-1999），并于2022年7月1日起實施。新版《檔案著錄規則》（以下簡稱“《規則》”）的發布是我國檔案著錄工作實踐中的一件大事?！兑巹t》的發布和實施，標志著我國檔案資源管理實踐又向“走向依法管理、走向開放、走向現代化”的方向邁出了堅實的一步。《規則》對我國健全檔案著錄標準體系，推動檔案資源管理信息化目標的實現，具有良好的實踐推廣價值。本文將在介紹《規則》主要內容的基礎上，進一步說明其實踐價值，并對一些相關問題的解決提出建議。

一、《規則》的修訂背景和主要內容

（一）《規則》的修訂背景

我國描述和揭示檔案內容信息的規范化著錄實踐，始于20世紀80年代。當時，我國各地廣泛開展了“編史修志”等工作，迫切需要檔案館（室）提供及時、有效的檢索服務，傳統的案卷目錄（俗稱“一本賬”）已經很難滿足需要。為此，國家檔案局組織有關專家制定了國家推薦標準《檔案著錄規則》（GB/T 3792.5—1985）?？陀^地講，1985版的《檔案著錄規則》標準的發布與實施，在一定程度上，促進了我國檔案著錄工作的開展和檔案著錄意識的提高，也為解決當時環境下（手工管理）的檔案檢索難等問題，起到了積極的實踐指導作用。

從1985年至1999年，在經歷了14年的檔案著錄實踐后，國家檔案局對1985版的《檔案著錄規則》做了第一次補充修訂，發布并實施了《檔案著錄規則》（DA/T 18-1999）。同1985版相比，1999版的《檔案著錄規則》調整了部分著錄項目及其著錄細則，但基本架構和主要內容并沒有實質性的變化，也沒有對標國際檔案理事會于1994年頒布的《國際標準——檔案著錄規則（總則）》（以下簡稱ISAD（G）），未能提出以全宗和類別為對象的著錄規則與要求。正因為如此，1999版的《檔案著錄規則》對通過檔案著錄來體現和維護全宗內檔案文件之間的來源聯系的重要意義，幫助用戶合理認識和分析檔案價值的作用，依然存在理論認識上的差距。檔案學界在1999版的《檔案著錄規則》發布后，通過比較研究和對檔案著錄實踐經驗的反思，發表了多篇建議性文章，如張正強教授的《論國際標準——檔案著錄規則主要著錄規則特點及啟示》、王大青的《中國檔案著錄標準與國際檔案著錄標準比較研究》、錢毅和馬林青的《基于三態視角的檔案描述標準特征及其演進脈絡分析》，等等。這些學術研究成果都對新版《規則》的修訂工作起到了理論引領作用。在實踐層面，隨著計算機技術和網絡技術在檔案管理中的廣泛應用，檔案館（室）等檔案管理機構也對檔案著錄現代化及檔案內容信息的交換等，提出了新要求。為此，國家檔案局于2015年5月啟動了對1999版《檔案著錄規則》的復審工作。經復審，專家們一致認為檔案管理形勢已經發生了重要的改變，有必要對該標準進行修訂。之后，國家檔案局檔案科學技術研究所提出了對1999版《檔案著錄規則》進行修訂的計劃。2019年6月，全國檔案工作標準化技術委員會第二十七次年會在京召開。此次會議對2019年申請立項的《檔案著錄規則》等標準進行了認真審議，并將其列入了制修訂計劃的標準項目，由國家檔案局檔案科學技術研究所承擔。2022年4月7日，國家檔案局正式發布了修訂后的《規則》。

（二）《規則》的主要內容

規則的內容架構由前言、正文與5個資料性附錄構成。

1.前言部分的內容

《規則》的前言部分主要說明了修訂后的標準內容的主要變化情況。其中包括：

（1）更改。《規則》將著錄大項，更改為“標識、背景、內容與結構、查閱與利用控制、相關檔案材料、附注、著錄控制”等7個大項；更改了規范性引用文件的內容；更改了“著錄”“著錄項目”“條目”；更改了著錄項目的名稱，將“提要”改為“范圍和提要”；更改了相關著錄項目的著錄細則。

（2）增加?！兑巹t》增加了4個專業術語和定義（“著錄單元”“多級著錄”“著錄層級”“著錄主體”），2個新章（“多級著錄模型”“著錄項目清單”），18個著錄項目（“著錄層級”“組織機構沿革/人物生平”“檔案保管沿革”“人名”“計算機文件大小”“計算機文件格式”“生成方式”“整理情況”“銷毀情況”“公開屬性”“開放標識”“語言或文字”“存儲位置”“原件存放位置”“復制件存放位置”“相關著錄單元”“著錄者”“著錄時間”），5個資料性附錄（“文件級著錄項目”“案卷級著錄項目”“類別級著錄項目”“全宗級著錄項目”“著錄條目示例”）。

（3）刪除?！兑巹t》刪除了“著錄格式”“著錄目錄”術語及其定義，刪除了“電子文檔號”著錄項目，刪除了“著錄用標識符”“著錄條目格式”“著錄用文字”和“著錄信息源”等4章及其內容。

2.正文部分的內容

《規則》的正文部分由14章構成。各章的主要內容如下：

第1章：范圍。明確了該標準的主要規定事項和適用范圍?！兑巹t》的主要規定事項包括：確立了檔案多級著錄模型和原則，明確了檔案著錄項目及其約束性、著錄層級及著錄主體，規定了各著錄項目的著錄要求。《規則》的適用范圍包括：檔案館、檔案室對各類檔案的著錄。

第2章：規范性引用文件。《規則》明確了該標準的規范性引用文件，包括3個國家推薦標準和1個檔案行業推薦標準。與1999版相比，《規則》新增了《語種名稱代碼》（GB/T4880）、《中國語種代碼》（GB/T4881）、《檔案分類標引規則》（DA/T13）等3個引用文件，刪除了《文獻著錄總則》（GB/T3792.1-1983）、《國家機關公文格式》（GB/T9704-1988）、《文獻敘詞標引規則》（GB/T3860-1995）、《檔案工作基本術語》（DA/T1-1992）等4個引用文件。應當注意的是：在實際工作中，應及時關注新出臺的標準以及相關標準的修訂情況，并對《規則》中的相關引用條款做及時調整。

第3章：術語和定義?！兑巹t》明確了7個專業術語及其定義。術語定義的變化可參考表1。

第4章：總體原則和要求。這一章是對檔案著錄應遵循的基本行為規則和要求的說明。其中包括：（1）層級性：根據檔案整理結果，從文件級到全宗級分級著錄檔案信息，以反映部分與整體的層次結構—4級著錄的結構要求。（2）相稱性：僅記錄著錄單元所在層級的相關信息。例如，當著錄單元為全宗時，不提供案卷的詳細內容信息；當著錄單元為文件時，僅著錄文件信息；當著錄單元的責任者是某個單位的分支機構或下屬機構時，不提供該單位的組織機構沿革信息。這說明了4級著錄中各個層級的著錄信息采集要求。（3）關聯性：標識著錄條目的著錄層級，將其與上一級著錄單元相連接，以明確著錄單元在著錄層級結構中的位置，揭示各層級之間的有機聯系。可采用相應著錄層級的檔號或其他方式進行連接。（4）動態性：動態調整著錄信息的要求。著錄項目的內容發生變化時，應重新著錄。根據實際需要，保留原著錄內容或重新賦值。例如，著錄單元的開放審核意見發生變化時，開放標識項重新賦值；著錄單元的密級發生變更時，密級項在保留原著錄內容的基礎上，補充變更情況。

第5章：多級著錄模型。給出了多級著錄的一般模型，但未詳盡所有可能的著錄層級。類別級一般著錄一級類別（檔案門類）。參見圖1。

從檔案多級著錄一般模型可以看出，《規則》所列舉的著錄層級可分為以下6種情形，即：

（1）全宗級——類別級（檔案門類）——案卷級——文件級。

（2）全宗級——類別級（檔案門類）——案卷級。

（3）全宗級——類別級（檔案門類）——文件級。

（4）全宗級——案卷級——文件級。

（5）全宗級——案卷級。

（6）全宗級——文件級。

應當注意的是：不同的著錄級別的選擇，應以一個立檔單位的全宗內檔案分類整理情況為依據。凡是編制了檔案分類方案，終端類內的檔案文件如果已經立卷或以案卷為基本保管單元的，可選擇（1）（2）（3）；沒有分類方案的、形成檔案數量很少的單位，可選擇（4）（5）（6）；全宗內檔案不分類、不立卷的，可選擇（6）。

第6章：著錄項目清單。該清單將檔案著錄項目分為標識、背景、內容與結構、查閱與利用控制、相關檔案材料、附注、著錄控制等7個大項與35個小項。它規定了著錄項目及其約束性，指出了其適用的著錄層級和著錄主體。各著錄層級的完整著錄項目分別參見附錄A、附錄B、附錄C和附錄D。該清單明確了檔案著錄的大項和小項的數量，規定了檔案著錄項目及其約束性（包括“必著”“有則必著”“選著”等3種約束條件），指出了各著錄項目適用的著錄層級和著錄主體，提供了各著錄層級樣例。

第7章：標識項著錄細則

《規則》規定的標識項共有6個項目，包括檔案館代碼、著錄層級、檔號、題名、文件編號、日期等?！兑巹t》主要明確了各著錄項目的含義、相關描述通則與方法，并配置了示例。具體內容包括：（1）檔案館代碼，是指國家檔案主管部門為每個檔案館賦予的唯一代碼。檔案館代碼應照實著錄。（2）著錄層級，是指記錄著錄單元的著錄層級。如，文件級、案卷級、類別級、全宗級，等等。（3）檔號，是以字符形式賦予檔案的一組唯一代碼，用于反映、固定和識別檔案排列順序。（4）題名，是表達檔案中心內容、形式特征的名稱，可以是文件題名、案卷題名、類別題名、全宗題名。文件題名一般指正題名，也可能同時存在并列題名、副題名和說明題名文字。（5）文件編號，是指文件制發過程中由制發機關、團體或個人賦予文件的順序號。文件編號包括發文字號、科研試驗報告流水號、標準規范類文件的統編號、圖號等。（6）日期，是指著錄單元（文件或案卷）的形成日期或起止日期。文件級著錄單元，應著錄其形成日期；案卷級以上（含案卷級）著錄單元，應著錄其起止日期。

第8章：背景項著錄細則

《規則》規定了責任者、組織機構沿革/人物生平、檔案保管沿革等3個背景項的著錄細則。其中包括：（1）責任者，是對檔案內容進行創造或負有責任的組織機構或個人。（2）組織機構沿革/人物生平，是簡要記錄全宗級著錄單元責任者的歷史沿革或生平傳記。（3）檔案保管沿革，是指接收、接受捐獻、購買、代存等收集檔案的過程。內容包括：歷次保管權轉移的情況及時間，對于保管歷史不清晰的著錄單元，也應據實記錄；全宗級著錄單元應詳細著錄檔案保管史，其他著錄層級的著錄單元可根據實際情況選擇著錄。

第9章：內容與結構項著錄細則

《規則》規定了12個“內容與結構項”的著錄細則。其中包括：（1）范圍和提要。在相應的著錄層級上，簡要概括并記錄著錄單元的范圍和內容，例如時間范圍、地點范圍、主要內容和重要數據（包括技術參數）等。（2）人名。記錄著錄單元中具有檢索意義的人物姓名，必要時可同時著錄人物的身份證號碼、職務、出生地、工作簡歷等信息。（3）稿本。稿本是指檔案文件的文稿、文本和版本，應照實際情況著錄。（4）文種。文種是指文件種類的名稱，應照實際情況著錄。（5）附件。文件正文后的附加材料。（6）載體形態。著錄單元的載體類型、數量和單位以及規格。（7）計算機文件大小。電子文件、電子檔案和傳統載體檔案數字化成果的字節數。如，0.14MB（說明：文件級） 20MB（說明：案卷級）。（8）計算機文件格式。電子文件在計算機等電子設備中組織和存儲的編碼方式。記錄文件格式的名稱，必要時著錄格式版本和格式描述。（9）生成方式。生成方式包括原生、數字化、編輯。應依據以下規則著錄：著錄單元為電子檔案時，生成方式著錄為“原生”；著錄單元為數字化轉換形成的數字副本時，生成方式著錄為“數字化”；著錄單元為在尊重客觀事實基礎上經剪輯或非線性編輯形成的電子檔案時，生成方式著錄為“編輯”。（10）整理情況。著錄單元的內部結構、排序及分類體系等信息。類別級以上的著錄單元，簡要說明其整理情況。（11）保管期限。檔案劃定的留存年限。2006年以前的檔案，保管期限一般分為永久、長期和短期三種；2006年以后的檔案，保管期限分為永久和定期。應著錄原定的保管期限，保管期限有更改的，應著錄新的保管期限。（12）銷毀情況。鑒定后對失去保存價值的著錄單元進行毀滅性處置的說明，應著錄銷毀時間和銷毀方式。

第10章：查閱與利用控制項著錄細則

《規則》規定了8個查閱與控制項的著錄細則。其中包括：（1）密級。文件保密程度的等級。應著錄文件形成時所確定的密級和保密期限，可同時著錄保密期限、屆滿年月。已升密、降密、解密的文件應著錄變更情況，例如新的密級、保密年限和解密日期等。（2）公開屬性。著錄單元的公開審核意見。公開屬性應照實著錄。不予公開的著錄單元，宜在附注中注明理由。（3）開放標識。著錄單元的開放審核意見。開放標識應照實著錄。受控的著錄單元，宜在附注中注明受控依據。（4）語言或文字。是著錄單元中使用的語種名稱。應按照GB/T4880、GB/ T4881中語種的漢語名稱著錄。（5）主題詞或關鍵詞。前者是指在標引和檢索中用以表達檔案主題內容的規范化的詞或詞組，后者是指在標引和檢索中取自題名或正文用以表達檔案主題并具有檢索意義的非規范化的詞或詞組。（6）分類號。對檔案進行主題分析，并依照檔案的內容和特點分門別類后形成的類目標記符號，應按照《中國檔案分類法》和GB/T15418的規定著錄。（7）縮微號。檔案館（室）賦予檔案縮微制品的編號，應照實著錄。（8）存儲位置。檔案的物理或邏輯存址。傳統載體檔案，著錄其在庫房中的存放位置。電子檔案，著錄其脫機載體類型、編號和存址。

第11章：相關檔案材料項著錄細則?！兑巹t》規定了2個相關檔案材料項的著錄細則。其中包括：（1）原件存放位置。當著錄單元是復制件或包含復制件時，著錄其在本機構或別處是否存在原件以及原件的存放位置；如確認原件不復存在，應加以說明。（2）復制件存放位置。當著錄單元在本機構或別處有相應的復制件時，著錄其存放位置。（3）相關著錄單元。指保存在本機構或別處的具有來源聯系或其他關聯的著錄單元。記錄相關著錄單元題名、檔號等相關信息，并說明具體的關系。

第12章：附注項著錄細則。附注是其他著錄項目中無法展現但需解釋和補充的信息。各著錄項目中需注明的信息應按照各著錄項目的順序著錄，著錄項目以外需解釋和補充的信息列在其后。每一條附注都應分段著錄?！兑巹t》規定了7個附注項的著錄細則。其中包括：（1）題名附注，用以注明同一文件的不同題名或其他稱謂。（2）日期附注，用以注明考證前的原日期和考證依據。當著錄的日期為非形成日期時，應注明為何種日期。（3）責任者附注，用以注明考證前的原責任者、考證依據。（4）稿本附注，用以著錄單元有不同稿本者應予注明。（5）附件附注，用以注明有獨立檢索意義的附件的文件編號、責任者、日期等。（6）載體形態附注，用以記錄載體發生的重要變化，如破損、殘缺、變質、字跡褪變和無法播放等情況。（7）其他需要注明的事項。

此外，《規則》還規定了著錄項目以外需要注明事項的著錄細則，其中包括：著錄單元另有其他載體形式者、著錄單元經考證為贗品者、著錄單元有重要批示的及其他相關附注事項，應予注明。

第13章：著錄控制項著錄細則?！兑巹t》規定了2個著錄控制項的著錄細則。其中包括：（1）著錄者，是指完成檔案著錄工作的責任人員，用以記錄著錄者姓名及其工作單位名稱。（2）著錄日期，是指完成著錄條目的日期。著錄條目有更新時，應同時著錄更新日期。

第14章：著錄示例?！兑巹t》通過附錄E“著錄條目示例”給出了從表E.1-表E.30，共30個示例。其中，表E.1-表E.20，給出了文件級的著錄條目示例；表E.21-表E.25，給出了案卷級的著錄條目示例；表E.26-表E.28，給出了類別級的著錄條目示例；表E.29-表E.30，給出了全宗級的著錄條目示例。這些著錄條目表示例，具體呈現了不同著錄級別條目中具有典型和代表性的條目，明確了著錄不同條目中的著錄項目、著錄內容的具體樣式。

二、《規則》的實踐價值與作用

檔案工作標準的生命在于應用，檔案工作標準的價值實現在于實施。任何停留在紙面上的標準都難以體現出其對實踐的指導和規范作用?！兑巹t》的實踐價值與作用主要表現在以下兩個方面：

一方面，《規則》是規范和指導我國檔案著錄主體開展檔案著錄實踐的重要依據。檔案著錄的基本功能之一就是有效揭示檔案內容信息，為各類合法用戶提供可以滿足其需要的檔案信息線索，引導其順利地找到可以滿足其工作、生產、生活、研究需要的檔案信息資源。各級各類檔案保管機構依據規則開展檔案著錄并形成著錄條目，是編制各種檔案檢索工具和進行檔案數據庫建設的必要前提條件，同時也是開發檔案管理軟件、建立檔案數據共享中心的重要基礎性條件。

另一方面，《規則》是規范和指導我國檔案著錄主體自覺地捕獲、整理、分析和組織檔案文件產生的背景、結構、記錄系統等過程信息及這些過程的結果信息的重要依據。在檔案保存和利用的歷史長河中，隨著人們逐漸遠離其創建的原始環境，著錄在各個社會組織內獲取和交流有關文件創建的背景、來源及其管理的信息，就顯得越來越重要。這是因為，一旦脫離了這種信息，人們便很難準確理解和把握檔案記錄的內容信息。因此，隨著時間的推移，這種著錄信息對保存、延續和驗證檔案內容真實性等方面的價值和意義，就會變得越來越重要。這也是檔案著錄與一般文獻著錄最為突出的區別所在。一般的文獻著錄的重點往往是較為單一的，即揭示文獻的主要內容和形式特征；而檔案著錄的重點則常常是雙重的，既要注意揭示檔案的內容和形式等方面的信息特征，又要注意揭示有助于用戶長遠理解檔案存在意義和價值的背景、來源及其管理等方面的信息。

三、《規則》存在的問題及其改進建議

雖然新版《規則》以現代檔案學著錄理論為指導，以我國檔案著錄實踐的經驗和教訓為基礎，對標國際檔案著錄規則，以“科學性、適用性、統一性、可操作性”為目標，保持與先前版本的連續性，注重與現有行業標準和國家標準之間的協調一致性，取得非常顯著的進步，但是其中依然還存在一些需要進一步完善和解決的問題。歸納起來，這些問題包括：

（一）術語和定義方面的問題及解決建議

《規則》對“著錄”的術語定義為：“為檢索和管理檔案資源，對檔案內容、結構、背景或管理活動進行分析、選擇、組織和記錄的過程?！睆亩x的內容看，顯而易見是對“檔案著錄”的定義，而非一般意義上的“著錄”的定義。建議將“著錄”修改為“檔案著錄”會更好地體現概念之間的種屬關系?！兑巹t》將“檔案著錄”的目的界定為“為檢索和管理檔案資源”，雖然能十分準確地表達“檔案著錄”的根本目的，不如遵從國際慣例，將其修改為“發現和管理檔案資源”。因為“檢索”的意涵是指“描述和查找”，依然屬于“管理”范疇；而“發現”則不同，它是站在用戶角度提出的一個概念。檔案著錄的目的之一就是幫助廣大檔案用戶更有效、更便捷地發現能夠滿足其需要的檔案信息線索，并為用戶提供準確的信息線索，以促進其對檔案信息的識別和理解。著錄檔案資源的過程，可以包括分析、組織和記錄檔案文件或其集合的特征元素的明確信息，例如產生背景、結構、管理活動信息與內容和形式特征信息。因此，分析、選擇、組織和記錄檔案的背景、結構、管理活動、內容和形式特征等“正式元素”的信息，并不存在所謂“或”的關系。為此，建議將《規則》中的“著錄”術語及其定義修改為：為發現和管理檔案資源，促進檔案用戶和檔案機構對檔案資源的識別、理解和管理，對檔案的產生背景、結構、管理活動信息及其內容和形式特征信息，進行分析、選擇、組織和記錄的過程。

《規則》對“著錄單元”的術語定義是“作為基本著錄單位的一份文件或一個文件集合”。該術語的英文譯名為“unit of description”，建議翻譯為“descriptive unit”，其術語定義應為：作為一個實體并形成單一著錄基礎的任何物理形式的檔案文件或檔案文件的集合。著錄單元可以是全宗、類別、案卷或文件，這些對象都可以稱為“實體”，并成為多級著錄的單一著錄基礎。

《規則》對“多級著錄”的術語定義是“從文件、案卷、類別到全宗分層級實施著錄的方法”。這一術語定義只是界定了“多級著錄”的“多級”是什么，并沒有揭示出各個層級著錄之間的相互關系，更沒有通過定義來說明其中應遵循的基本規則及其目的。所謂“多級著錄”是由整體及其部分的獨立及相互關聯的著錄組成的，反映了所著錄單元的層級結構。多級著錄從一般到具體，每個級別僅包含與該級別相關的信息。其著錄基本規則是：從屬“部件”的著錄不會重復其“父部件”著錄中的信息，但將“部件”鏈接到其“父部件”所必需的信息除外。

如果將全宗作為一個整體進行著錄，應在一個著錄單元中進行。如需對全宗內的各個類別、案卷、文件等進行著錄，可單獨形成著錄單元。如此獲得的所有著錄單元的總和，可通過層次結構中的鏈接，呈現全宗及其組成部分的全部著錄成果。這種著錄技術稱為“多級著錄”。因此，我們可以把“多級著錄”術語定義為：對同一全宗及其各層級結構部分的所有著錄條目，通過層級結構中的鏈接予以呈現的一種著錄技術。

（二）個別著錄項目細則說明的準確性問題及解決建議

《規則》對“9.9生成方式”的細則說明是：“生成方式是指電子檔案比特流首次形成的方式。生成方式包括原生、數字化、編輯。應依據以下規則著錄：著錄單元為電子檔案時，生成方式著錄為‘原生；著錄單元為數字化轉換形成的數字副本時，生成方式著錄為‘數字化；著錄單元為在尊重客觀事實基礎上經剪輯或非線性編輯形成的電子檔案時，生成方式著錄為‘編輯?！痹撝涰椖考殑t中提到的“電子檔案”概念的內涵與《中華人民共和國檔案法》的第三十五條“各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發展規劃，保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用”之規定中的“電子檔案”概念存在明顯沖突。其成因是將西方國家的所謂“大文件觀”所倡導的“電子文件”概念與“電子檔案”概念相互混淆造成的。在西方的語境中，傳統檔案的數字化副本及在尊重客觀事實基礎上經剪輯或非線性編輯形成的記錄，均成為“電子文件”。而根據我國《檔案法》的規定，這兩類所謂的“電子文件”，應屬于“檔案數字資源”，而非“電子檔案”。因此，建議對“生成方式”的著錄細則進行修正，將其中的“電子檔案”改為“檔案數字資源”。電子檔案、傳統檔案的數字化成果及在尊重客觀事實基礎上經剪輯或非線性編輯形成的電子記錄，都是檔案數字資源概念的種概念。在實踐中，也不能主觀地認為“歸檔保存的電子文件就是電子檔案”。這是因為，按照西方的電子文件管理理論，“電子文件”的來源主要有兩種，一種是原生地電子文件，另一種是對傳統檔案進行數字化加工后獲得的副本。

《規則》的“9.11保管期限”的著錄細則規定“保管期限是對檔案劃定的留存年限。2006年以前的檔案，保管期限一般分為永久、長期和短期三種；2006年以后的檔案，保管期限分為永久和定期。應著錄原定的保管期限，保管期限有更改的，應著錄新的保管期限?！边@條規定也存在需要修正之處。原因在于：著錄“保管期限”不僅僅只是為了將已經劃定的檔案保管期限進行簡單的呈現，其目的是為日后開展期滿檔案價值鑒定提供線索。為此，建議在“保管期限”的著錄項目細則中增加附注說明事項，如“自某年某月始”，例如：“長期，自1980年1月始”；“短期，自2002年9月始”。

（三）前言部分存在的問題及相關建議

《規則》的前言部分，目前只是說明了該標準的起草依據與1999版《規則》的不同與變化、版權與歸口聲明、主要起草人和歷次版本發布情況，但未說明與其他相關標準之間的相互作用、協調統一關系。因此，建議在下一版修訂時增加這方面的內容。其中應注意說明以下幾種關系：

第一，《規則》與其他相關著錄規范之間的關系。如，與GB/T 50323、GB/T 3792.1、DA/T 8、DA/T 17.1、DA/T 20.1、DA/T 23、DA/T 30、DA/T 51等檔案著錄規范之間的關系說明。

第二，《規則》與電子檔案元數據標準之間的關系。如，與DA/T 46、DA/T 54、DA/T 63和GB/T 20163等元數據標準之間的關系說明。

第三，《規則》與各種國際性和區域性標準之間的關系說明等。

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作者單位：中國人民大學信息資源管理學院