新時期流動人才檔案管理問題及對策探析

摘 要：由于我國人才流動越來越頻繁，人才的流動大大推動了社會的進步和發展，但是，也給傳統的檔案管理工作帶來新的問題與挑戰，流動人才檔案管理問題層出不窮，而且呈不斷發展的趨勢。流動人才檔案管理的問題，給干部人事制度改革帶來新的問題，如果不能認真研究，妥善解決，將會制約人才資源的挖掘和充分利用，阻礙生產力發展。作為檔案管理者，需要認真面對新時期流動人才檔案管理存在的問題并積極研究解決，適應新時期社會發展的需要。因此，針對流動人才檔案管理的現狀進行綜合分析，制定一系列對策來解決檔案管理常見問題，從而改善流動人才檔案的管理現狀，有利于提高檔案管理的服務質量，實現人才開發。

關鍵詞：新時期；流動人才；檔案管理；存在問題；解決對策

在市場經濟環境下，傳統的人事檔案管理制度遇到了一定的阻礙，人才流動給人事檔案管理也帶來了新的挑戰。首先，我國傳統的人事檔案管理秩序被打亂了；其次，人事檔案管理主體發生變化，出現魚龍混雜的情況；最后，人事檔案管理的內容和材料發生變化，不夠規范。在人才流動下的人事檔案管理主要遵循著整體化管理、社會化管理、法治化管理的原則。國家檔案管理部門要針對人才流動問題進行規范，完善流動人才檔案管理辦法。我國自改革開放以來，人才流動最大的表現就是大量人才從鄉村聚集到城市，人才的流動頻率明顯提高。在市場經濟環境中，人才流動帶來的檔案管理問題需要引起高度重視。為了促進我國人才戰略順利進行，就要針對人才檔案管理中存在問題進行研究。

一、流動人才檔案管理的特點

加強流動人員以及流動人才檔案管理是新時期背景下社會發展的必然要求。分析流動人才的檔案管理包括以下幾個特點：一是社會性。流動人才檔案工作就是為流動人員提供服務的公益性部門，提供服務也是社會公共服務，從此可以看出流動人才檔案管理工作具有社會化的特點；二是廣泛性。流動人才的不穩定性，導致其單位變化頻繁、經歷復雜，涉及區域較多，這就要求在檔案管理中做好詳細的信息收集、保管和鑒定。因此，流動人才檔案管理工作具有廣泛性的特點。

二、人才流動給檔案管理工作帶來的問題

目前，我國檔案管理制度來源于20世紀中期的計劃經濟體制，也是新中國成立依據計劃經濟、干部人事管理等實際情況制定的管理手段。改革開放以來，在市場經濟的推動下，城鄉經濟體制被打破，隨著教育、市場、城市化等因素的疊加，人才流動讓很多人員從單位人變成了自由人，人事檔案對于自由人員的管理價值明顯降低。

1.人事檔案管理制度被打亂

從《檔案法》規定來說，人事檔案作為國家檔案的一部分，在法律角度方面具有強制性、權威性、客觀性的特點，檔案是在特定的人事環境中產生，通過對人才身份、學習履歷、工作情況、德才表現等調查形成的資料。隨著社會發展，我國人事檔案依然延續傳統的檔隨人走、非法定事由和法定人員不得調取、查閱個人人事檔案等管理要求。近幾年來，由于人才流動問題，產生了很多棄檔、檔案造假等問題，檔案管理制度被打亂。

2.人事檔案管理主體發生變化

從人才利用方式來說，行政編、事業編、人事代理、勞務派遣、自由從業是人才流動的常見類型，多樣化人才利用方式造成我國人事檔案管理出現了魚龍混雜的情況。不同人才在流動中由于檔案管理的主體為國家、用人單位、人才服務或勞務派遣機構等，缺乏一個完善、集中的檔案管理模式。國家檔案局在頒發的文件中提出，具有人事管理權限的主體為黨委組織部門、政府人事部門和所屬人才服務中心等，不過，實際情況是受到檔案體制改革落后、執法檢查不嚴等問題影響，我國人事檔案管理較為復雜和混亂，整體的管理格局無法得到保障。

3.人事檔案內容、材料丟失問題較多

人才跨區域流動、跨行業流動和跨職業流動都給人事檔案管理的規范性造成影響。比如，某人才可能先后在民營企業、國有企業、事業單位、行政機關工作過，那么，檔案資料的格式就不夠統一、內容不全、重要檔案會出現丟失。甚至一些人才的檔案管理出現漏洞，檔案就會出現造假、材料錯裝、資料漏裝等問題。

4.人事檔案管理內容不規范問題需要關注的要點

（1）人事檔案資料。人事資料要審核其是否完整，觀察檔案內容是否客觀且真實，干部信息是否真實、準確；（2）工作履約信息。工作經歷材料是否完整且規范；（3）檔案資料規范性。檔案中是否有錯裝、混裝的情況。（4）三齡兩歷一身份。對人才的出生時間、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經歷、職位職稱、干部身份等信息進行專項審核。

三、人才流動下的檔案管理原則

根據相關機構的統計，我國70后、80后和90后人才從一個單位就業到離職的平均時間分別為4年、3.5年、19個月。95后則是7個月甚至更短就會換工作，人事檔案也隨著人才流動而出現人檔分離、死檔等問題，有些檔案管理機構的棄檔率在30%以上，因此，在人才流動下的檔案管理工作要秉承以下幾點原則：

1.整體性治理的原則

在人才流動的背景下，人事檔案管理機制呈現碎片化、分散化的特點，因此，必須采取整體化治理的手段，在現有人事檔案管理體制的基礎上，通過統一組織形態、以結果為導向的組織目的等手段解決管理體制分散問題。通過整合管理手段，提高檔案收集、管理、保管、服務、移交等服務質量。整體性治理也提倡采用互聯網、信息技術等，通過構建信息共享機制來提高人事檔案管理水平。

2.社會化管理原則

人事檔案社會化管理就是在市場人、自由人、人才流動假設的基礎上，為了提高人事檔案管理水平、避免人事檔案管理不規范、不及時等問題，依賴于社會化機構等制定管理對策。近幾年來，我國很多單位都已經采用社會化原則對人事檔案的部分業務進行創新管理。比如，公立醫院的人事檔案管理與當地人才市場檔案服務部門、政府檔案業務管理部門等合作。在市場經濟體制下，人事檔案部分內容可以通過第三方外包、產學研協同等手段通過專業服務改善人事檔案管理中存在的問題（見表1）。

3.法治化原則

檔案管理專業作為公共管理的一部分，具有公共產品與公共服務的管理性質，人事檔案管理需要納入依法行政的范疇中。從整體角度分析，在人才流動下的檔案管理創新，其本質就是分析如何依法實施人事檔案管理手段，保證人事檔案能夠更好地適用于經濟和社會事業的發展，只有加強法治化建設才能從本質上解決檔案管理人員責任意識淡薄等問題。

四、流動人才檔案管理存在的問題

1.檔案材料的丟失、損壞問題

按照《檔案法》要求針對不按規定歸檔、不按期移交檔案等問題給予嚴厲處罰。檔案管理的社會問題也促使高校、企業單位甚至政府部門采用柔性化的用人機制，最快時間內為推動單位發展引入高精尖人才，為流動人才調檔工作開啟綠色通道，簡單來說就是允許人才在原單位不用辦理離職手續，也不需要調轉人事關系，轉變了傳統的人事檔案管理流程，重新進行個人檔案和構建人事關系，但是，這就導致原單位出現了有檔無人，現單位有人無檔的情況。根據《檔案法》的要求，對于檔案人員疏忽造成檔案丟失、損壞的問題要給予一定的處罰，人事檔案對人才來說非常重要，與流動人才的深造、晉升、人事調動等都有密切的關系，流動人才的人事檔案一旦出現損壞和丟失，就會給其工作發展造成極大的阻礙。

2.檔案信息的造假問題

在《檔案法》中對偽造、篡改檔案等行為要給予處罰。由于一些單位的檔案管理流程不夠規范，特別是人事檔案重建中檔案造假情況比較突出。比如，單位常見的“三齡兩歷”問題，人才的年齡越填越小，參加工作和入黨時間越來越早，學歷越來越高。近幾年來，學歷造假、冒名頂替、簡歷造假等問題，體現出檔案信息造假問題的嚴重性。檔案造假不僅會影響人員與崗位之間的匹配，也影響單位在社會中的形象。

3.檔案管理不夠完善的問題

在人事檔案管理中，保管低端勞動力、高端技能人才檔案的勞動市場與人才市場出現交叉的情況，人事代理機構只能完成靜態的檔案管理，無法開展系統管理。從人事檔案的信息化建設進程來分析，對人才生活、履行公職、誠信守法等方面的資料收集不完善，從而很難形成對人才進行有效評估的資料。人事檔案與信用檔案聯系不緊密，人事檔案無法給考核部門提供客觀的依據，在選拔優秀人才時也就無法奠定良好的基礎。

五、流動人才檔案管理的對策

1.人才流動背景下檔案的社會化管理

在傳統的人事檔案管理階段，人事檔案管理機構需要嚴格做好檔案信息的保密。隨著社會經濟發展，人員社會屬性也出現了變化，人才與單位解除勞務合同就回歸社會。人事檔案的管理要具有社會化屬性，改變傳統檔案管理的封閉式管理模式，從而實現信息共享，更好地適應社會發展，也符合人才流動背景下對檔案管理改革提出的要求。第一，構建社會化人事檔案管理機構。社會化人事檔案管理機構，為社會組織、單位、個人提供人事代理服務，實現對人事檔案和信息的整合，從而開展人事檔案的社會化管理。社會化人事檔案管理機構需要對社會外界進行開放，合法組織、單位和個人都可以通過社會化人事檔案管理機構進行檔案的查詢和應用。在社會主義市場經濟環境下，構建社會化人事檔案管理機構更加適用于人才流動的現狀，通過該機構為檔案管理提供專業且規范的服務，解決用人單位的困難。同時，通過人事檔案管理機構也能解決就業人員人事檔案無人管理的問題。第二，構建全國性人事檔案信息網絡平臺。通過先進計算機技術、儲存技術、網絡技術構建人事檔案信息網絡平臺，實現對檔案的社會化管理，完成檔案資源的共享。不同的人事檔案管理機構通過網站的形式與社會連接起來，通過平臺構建實現對人才資源的一體化管理，提高人事檔案管理水平。社會群體通過這一平臺能夠進行檔案資料查詢，解決人才流動下人事檔案利用困難的問題。

2.人才流動背景下完善檔案管理服務

人事檔案構建的意義是為了保證人享受法律、法規賦予的社會權利，并不是用于限制人才流動、限制人才就業的手段。因此，傳統的人事管理服務要順應時代變化進行改善，從人才發展角度提高人事檔案服務質量。第一，構建人事檔案管理服務理念。傳統的人事檔案管理服務理念不符合市場經濟發展需求，人才若是出現流動，那么，保管人事檔案就失去了意義。因此，要秉承“以人為本”的理念，促進人事檔案管理服務理念的創新，保證人事檔案更好地服務于人事管理，為人才價值的體現提供更好的服務。第二，規范人事檔案管理服務。人事檔案中記錄人才的經歷、學歷、政治面貌、道德品質等，也是人才流動的重要憑證。通過人事檔案，流動人才的權益也得到了保障，有更好的發展空間。通過立法來構建流動人才人事檔案管理服務模式，促進服務模式各項法律、法規的完善，也能強化人事檔案管理人員的職責，為用人單位人事檔案管理工作開展提供指導，防止任何組織或個人通過人事檔案來限制人才流動。

3.人才流動背景下建立人事檔案管理團隊

檔案管理人員是開展檔案管理工作的主體，在人事檔案中發揮著重要的作用。檔案管理人員的綜合素質直接關系檔案管理質量，在人才流動的背景下構建檔案人才服務團隊，致力于提高管理人員的專業素養和專業技能，能夠促進檔案管理工作效率的提升，對規范檔案工作的開展有重要意義。第一，要致力于提高檔案管理人員專業素養和工作能力。檔案人員要依規依法、恪守自身職責，不可隨意涂抹、更改他人的檔案信息，避免檔案資料發生丟失和損壞。第二，檔案人員除了需要用簡單精練的語言來總結檔案內容，還要具備專業的檔案管理知識，要對圖書館學、情報學等有一定了解，從而提高檔案管理的質量。

六、結語

社會經濟的發展和人員流動導致人事檔案管理存在很多問題，在人才流動背景下檔案管理規范性受到極大沖擊，傳統的人事檔案管理模式已經無法滿足新時期人才流動環境對檔案工作的要求。通過合理的檔案管理能夠為社會提供優質的人事資料，從而加強對流動人才規范化管理。在經濟社會大環境下，人事檔案管理發展就是秉承“以人為本”的原則，將人作為一種資源進行管理，在人才流動頻繁的環境下，人事檔案管理要重視人才發展，通過轉變傳統人事檔案管理的不足，保證檔案真正為人才發展奠定基礎，同時，也能夠更加符合國家的人才強國戰略需求，在人才流動背景下，也能提高我國的檔案管理水平。由此可知，要加強各檔案管理部門之間的協調與溝通，調動各部門的積極性，保證檔案管理工作更加順利、有序開展。

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作者簡介：楊建偉（1976—），男，漢族，山東嘉祥人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。