關于做好檔案管理工作的思考

摘 要：無論什么行業，檔案管理工作都是非常重要的工作任務。各行各業在檔案管理工作中仍存在不少的問題，需要不斷完善和提升檔案管理工作的職能水平，才能更好地為企事業單位做出貢獻。本文將主要分析如何做好檔案管理工作，并提出幾點可行性意見和建議。

關鍵詞：檔案；管理工作；思考；建議

檔案管理工作在企事業單位中承擔著越來越重要的作用，扮演著越來越重要的角色。隨著我國經濟不斷發展，相應的檔案管理工作機制也得到進一步的發展和完善。然而，在龐大的檔案管理工作中也存在許多無法避免的問題，只有不斷提升檔案管理水平，加大檔案管理的資金投入力度，不斷引進檔案管理的專業技術人才，廣泛學習先進的檔案管理機制，才能更好地推動我國企事業單位的檔案管理工作，才能為我國的檔案管理工作作出更大的貢獻。

一、檔案管理工作的重要意義

檔案管理工作是一項非常重要的工作，它對于一個組織或機構的發展和穩定起著至關重要的作用。檔案管理工作可以確保組織的各項業務活動和管理制度符合法律法規的規定，避免組織因為違法違規而受到處罰或損失。檔案管理工作還可以為組織提供證據，以維護組織的合法權益，保障組織的聲譽和利益。檔案是組織和企業的歷史記載，它們記錄了組織和企業的成長歷程、發展歷程、經驗和教訓等，不僅可以為人們提供有用的信息，還可以幫助人們了解組織和企業的文化、價值觀和發展方向等，可以方便查找和利用這些信息，從而幫助組織和企業更好地開展工作。檔案中記錄了大量的機密信息和個人信息，例如，企業的財務報表、員工的薪資信息、客戶的隱私等，這些信息一旦泄露將會對組織和企業造成巨大的損失，因此，檔案管理需要做好信息保密工作，制定相應的保密制度和安全措施，防止檔案被非法獲取或利用。檔案中記錄了組織和企業的重要知識和經驗，這些知識和經驗對組織和企業的發展至關重要，可以將這些知識和經驗集中起來，形成有機的知識庫，為組織和企業的決策和創新提供有力的支持。檔案記錄了組織和企業的文化傳統和歷史文化，例如，企業的品牌形象、企業的精神文化等，這些文化元素是組織和企業的核心競爭力，可以將這些文化元素傳承下去，讓員工和社會了解并認同組織和企業的文化，從而增強組織和企業的凝聚力和影響力。因此，我們應該高度重視檔案管理工作，不斷完善檔案管理制度和方法，為組織和企業的發展提供有力的支持。

二、我國當前的檔案管理現狀與特點

檔案管理工作是各企事業單位一項重要的工作內容，但常常因為對其不重視而遭到各部門的忽視，造成了一些檔案管理問題十分嚴重。在檔案管理工作中，要加強對檔案管理工作的集中統一領導，不斷發揮統籌管理的重大優勢。檔案管理工作不能夠經常照搬和抄襲，檔案資料的重大意義就在于其作為歷史性的文字記錄，使企事業單位能夠以此對各項工作做出審核和評比，不斷提升單位的工作效率。隨著檔案工作的發展，要不斷全面提升檔案的服務水準，不能違反法律法規以及企事業單位的相關條例，要在合法合規的條件下進行檔案管理工作。在日常的檔案管理工作中，需要注意檔案管理的工作標準等重要問題。

首先，檔案管理工作事項主要包含工作權限、工作標準以及工作程序三方面的內容。第一，檔案管理的工作權限，就是要保護好企事業單位的檔案資料，要根據相關部門的重要指示，認真負責，恪盡職守，負責好檔案的查閱和利用工作。此外，要不斷發揚統一的優勢，統一調度，為有需要檔案內容的主體做好服務，更為重要的是要不斷強化檔案資料的安全工作，要落實到具體的人，才能夠為檔案管理工作做出貢獻。第二，檔案管理的整理工作。要收集、整理好企事業單位相關的重要文件及材料內容，依法依規做好檔案的鑒別和立卷工作，為檔案資料的安全保密工作、清理清退工作做出貢獻。

其次，檔案管理的工作標準。檔案管理工作同樣作為企事業單位重要的工作內容，只有依照法律規定，按照相應的公司管理條例和章程，堅持管理原則，按制度、按法律辦事，才能更好地推動檔案管理工作。要根據檔案資料的內容和形式，分門別類做好檔案資料的儲存和保管工作，要準確登記已經采集和整理的各種檔案資料，為檔案使用者提供安全、高效的管理服務。在檔案管理過程中，要堅持具體問題具體分析，不要害怕問題，遇到問題要主動解決問題，更要善于斗爭，才能在龐大的檔案資料管理過程中取得優異的成效。

最后，檔案管理的工作程序。檔案資料管理的工作程序，不僅包括檔案資料的管理程序，還包含檔案管理及服務人員的工作程序。首先，檔案管理工作程序要沒有任何錯誤，將檔案文件資料進行加工整理。其次，檔案資料查閱和對外開放有其自身的相關細則和規定，不要嘗試去打破檔案管理工作的常態性和穩定性。在檔案資料對外借閱時，要做好手續登記工作和安全保密工作。需要借用檔案資料的相關部門必須開具上級部門批準的文件，有相關領導的簽字，以此確保檔案資料的安全性及防范性，查閱人須持單位介紹信或檔案查閱審批表。經檔案管理人員審查并符合規定，按名單提取檔案。這樣既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮了計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率。此外，查閱人須在閱檔室進行查閱。如果需抄寫檔案內容，須經檔案管理人員同意。因特殊情況需借閱檔案的，需要由借檔單位寫出申請，辦理有關借閱手續。查、借閱檔案完畢后，檔案管理人員對所查、借閱的檔案要進行審查，確認無誤后，放回原處。

三、新時代檔案管理工作的策略

1.更新檔案管理理念

各級部門要加強對檔案管理的認識，并為其提供人力、物力、資金以及政策支撐?；鶎訖n案館對海量的信息資源進行管理，是提高工作效能的一個關鍵手段，因此，各級政府及相關部門要高度重視，將其列入政府規劃議程，提升檔案管理工作人員的使命感和責任感，使其積極投入工作，用先進的理念為農村基層檔案工作提供信息化服務。首先，要有專門的人才，建立一個信息化的檔案管理體系，其次，通過培訓提升檔案管理人員的專業化程度，從而為用戶提供更好的服務。

2.不斷促進檔案管理工作改革與創新

改革開放后，我國的經濟實力和綜合國力得到不斷提升。在40多年的經濟建設和發展的過程中，我國社會主義市場經濟不斷發揮制度和體制優勢，社會主義市場經濟取得了一片大好局面。然而，在40多年的發展過程中，仍有一些不可避免和需要正視的問題，那就是檔案資料管理在現代化企事業單位工作中處于相對薄弱的局面，不被重視的問題亟須解決。只有不斷引入先進的檔案管理技術，才能使檔案管理工作得到根本變化。各部門要充分認識到檔案管理工作的重要作用和價值，才能在具體的檔案管理工作中更好地施展拳腳，才能游刃有余，不被各種條條框框限制。要不斷加強檔案資料管理人員的監管，檔案管理工作人員要定期向相關領導匯報工作中的問題，以及實際檔案管理中取得的成效。同時，要尊重客觀規律，不斷發揮人的主觀能動性，通過不斷創新和改革服務機制，促進檔案資料管理人員的綜合能力和水平的提高。各部門還要解決檔案資料管理中的歷史和現實問題，最根本的就是要堅持創新，不斷求變，不斷運用現代的管理技術和工作手法，推動檔案管理工作進一步發展。

隨著辦公系統信息化與網絡技術的提高，檔案管理模式也在逐步現代化，檔案歸檔形式必須更新。只有不斷加大資金投入力度，引進高端人才，才能使檔案管理工作發揮充分的作用。沒有調查就沒有發言權，調查是做出布局的重要方面和環節，要不斷加強對檔案資料管理基礎設備設施建設的調研，滿足不同主體對檔案資料的要求，為檔案資料的專項建設做出鋪墊，才能更好地為檔案資料管理及其工作者提供管理條件。因此，要不斷提高檔案資料管理者的自主性和主動性，要引起相關領導和上級部門的足夠重視，還要具有長遠的眼光，堅持學以致用的工作原則，不斷提升管理者自身的素養和工作水平，這樣在檔案資料的管理過程中，才能提高效率，才能贏得行業內的尊重，為其他檔案資料管理的相關企事業單位做出行業規范及表率作用。檔案資料管理人員要提升自覺意識和服務意識，要定期或不定期開展相關的職業技能培訓和專業知識學習。此外，要不斷通過實地調研來拓展認知領域，增長見識。還要善于抓住典型，總結典型，利用典型，做好相關的檔案管理工作典型人物的先進事跡，為其他從業人員做好榜樣。同時，就檔案管理工作而言，要科學經營，不斷提高企事業單位的管理水平，要有認真細致的工作態度，不斷建立健全相關的制度及法律條例，避免不必要的人工失誤等問題。要不斷加強創新建設，實施創新驅動發展戰略，不斷引進先進的高科技技術，向具有檔案管理工作先進經驗的單位學習，依托現代化設備和手段，實現創新，真實反映單位整體發展狀況和經營成果。檔案服務對于檔案管理工作人員和行業主體來說是最為根本的衡量尺度，服務措施要與時俱進，不斷適應新的形勢，學習先進的管理技術和經驗，進一步完善檔案資料的責任意識和主體意識，不斷滿足人民群眾對于檔案資料的需求。檔案管理部門要更加高瞻遠矚，從現代化的事業中認識和探究檔案資料管理的一系列重大問題。檔案管理人員要具有崇高的道德標準以及良好的職業道德，抵制外界的誘惑和干擾，要一心一意地做好檔案管理工作，干一行愛一行，為檔案管理工作作出前所未有的創新。總而言之，各部門單位要廣泛吸納先進的高端管理及技術人才，不斷加強投資和創新，為我國檔案管理工作建設成為一流的管理隊伍。因此，為了提高檔案管理水平，相關人員必須要學習現代化知識，堅持改革創新和不斷發展的理念。

3.建設現代化檔案管理機制

檔案管理工作離不開現代化的管理機制，尤其在人才的聘用方面要嚴把質量關，要根據檔案管理工作的需要聘用一些既有豐富的檔案管理知識，又能夠熟練應用計算機的人才，企事業單位建設現代化檔案管理機制要先完善人才選用機制。首先，要遵循檔案管理從業和應聘人員的摸底工作，做好充分的調研工作，對于管理工作人員的信息要認真分析和核查，選出真正有用的人才，還要符合親屬回避原則。因工作調動轉入的檔案，由干部科提供檔案，還要進行相應的管理和審查工作，在人才檔案資料的歸存過程中，要符合章程辦理交接手續，然后交由檔案處管理。其次，要按照相應的準則，進一步發揮用人制度的優勢。檔案的使用必須按照相應的規定認真核對和辦理，要經過上級領導部門的同意，并且，要在規定的日期內歸還。在借用過程中，不得擅自復制或泄露檔案信息，不能因為牟取個人私利而出賣單位的檔案信息。

4.加強宣傳工作，強化監督

檔案管理工作不斷改革，要加強宣傳工作，轉變固化思想，加大對使用設備的投入力度，對管理人員定期開展相關的管理工作培訓。檔案管理人員要堅持學習相關的法律法規，對檔案用戶負責，也要對單位全體員工負責，最重要的是要對企事業單位的經濟安全秘密保守負責。同時，要認真貫徹黨中央的決策部署和指示精神，不斷提高自身的工作質量和工作效率，堅持保密原則，定期做好檢查，不得私自在檔案資料室里存放雜物，避免引起火災、潮濕、腐爛、蟲咬的問題。各級管理人員要不斷從思想上重視檔案資料保管的重大意義，及時和上級領導及單位溝通檔案資料室的情況。檔案資料管理工作者要制訂相應的計劃和工作安排，進一步推動檔案管理的基礎設備設施，為有需要的檔案資料管理工作者提供支持和妥善安排。此外，還要不斷提升檔案管理工作者的專業技能和道德素養，使其能夠勝任檔案管理工作。只有建立健全檔案管理的現代化機制，才能在今后企事業單位的競爭中取得重要成效，還要不斷加強基礎設備設施的投入，對檔案的收集、整理和匯總要認真負責，定期或不定期進行保密、防火、防盜和衛生培訓工作。加強檔案管理人員的責任意識和自覺意識的培養，不斷完善檔案資料的整理及查閱工作。隨著人們對檔案管理工作的日益重視，需要配備專職檔案人員負責收集、整理、匯總檔案信息，還要不斷更新知識儲備，嚴格采用檔案管理的國家標準來提升工作的質量。需要借用檔案的部門或個人要嚴格執行檔案的審批制度，要經過上級領導部門的簽字后，才能進行檔案查閱。檔案管理工作最主要的就是要有現代化意識，只有不斷改革創新，不斷地完善相應的制度建設，才能更好地推動檔案管理工作良性發展。企事業單位才能更好利用檔案輔助社會效益與經濟效益的發展，單位的投入反過來也將對檔案管理工作的開展具有重要的促進作用。

5.構建檔案管理安全體系

在信息技術發展的今天，網絡入侵等諸多問題對檔案的安全造成了極大的威脅。檔案管理部門要確保檔案資料的安全性，必須建立健全檔案管理安全體系。

一是，安裝專業的防病毒軟件，強化各級的檔案管理體系建設。

二是，建立健全檔案管理制度，強化數據管理和數據資源管理。

三是，對鄉鎮檔案資料實行歸檔存儲后，進入備份中心執行異構備份和存儲，確保數據資源的安全。新時期，我國鄉鎮政府的檔案工作要與時俱進，可以運用大數據和云計算技術，構建一個現代化的檔案管理體系。

四、總結

檔案管理工作越來越成為一項重要的工作，相關部門要不斷加大投入，完善基礎設備設施建設，吸引高素質人才，積極主動地向先進的檔案資料管理模式學習，尤其要不斷完善檔案管理機制，為我國檔案管理工作的發展做出更大的貢獻。

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作者簡介：宋玲（1974—），女，漢族，山東棗莊人，本科，館員，研究方向：檔案管理。