應(yīng)收賬款管理及績效評價系統(tǒng)設(shè)計

馮 濤 上海海事大學

近半個世紀，隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展和數(shù)據(jù)的爆炸式增長，人們迫切需要把一些雜亂無章的數(shù)據(jù)進行整合，進行有效的分析，根據(jù)自己的需要隨時隨地搜索出相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，并加以利用或作為決策的基礎(chǔ)，能夠?qū)ζ髽I(yè)之后一段時間業(yè)務(wù)拓展的方向趨勢、對客戶需求的掌握及市場發(fā)展的去向作出預(yù)測。同時信息化管理對外能夠提升公司在業(yè)界的形象，建立起一套完整的信息管理體制，設(shè)置相對應(yīng)的應(yīng)收賬款績效評價體系。對內(nèi)規(guī)范和優(yōu)化各部門之前的業(yè)務(wù)流程，協(xié)同合作，無紙化辦公，明確每個人的使用權(quán)限，從而杜絕出現(xiàn)問題時互相推諉的現(xiàn)象。能全面降低企業(yè)的運行成本，整體的運作效率也會大幅提高，爭取企業(yè)利潤的最大化，進一步提升企業(yè)在市場中的競爭能力，對企業(yè)內(nèi)部及外部運營進行更好的掌控。因此，企業(yè)的管理思想和理念也隨之不斷的更新和創(chuàng)新，朝著系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化、集成化和智能化迅速發(fā)展。

一、研究意義

在日益激烈的競爭環(huán)境中，如果手中握住了一把高效的信息化利劍，企業(yè)往后的發(fā)展道路必將會走得更加快速穩(wěn)重扎實。為了適應(yīng)企業(yè)的飛速發(fā)展，也為了更合理做好企業(yè)的往來項目賬款的管理和到款信息的管理，淘汰現(xiàn)有的手工記錄模式，開發(fā)一個應(yīng)收賬款管理與績效評價系統(tǒng)就顯得十分必要。除部分企業(yè)當下面臨仍然使用手工記錄的模式進行項目管理的問題外，企業(yè)對項目管理沒有績效評價的標準，也存在項目信息不互通、應(yīng)收款項到賬不及時、查詢統(tǒng)計困難等問題，制約著企業(yè)前進的步伐，急需要開發(fā)一套為提高企業(yè)操作人員的工作效率及管理員的管理決策依據(jù)的應(yīng)收賬款績效評價管理系統(tǒng)，減少發(fā)票管理人員的工作量，提高工作效率，企業(yè)管理員應(yīng)該可以實時了解本單位的項目基本管理情況、項目的合同金額、目前項目的進展情況、發(fā)票的開具情況、項目的到款情況和部門的績效評價情況，對于企業(yè)管理者可以通過直觀的數(shù)據(jù)對本企業(yè)的各個部門采取不同的管理策略，實時地制定出企業(yè)的發(fā)展走向，促進企業(yè)可持續(xù)有效地發(fā)展。

近年來，隨著會計制度完善，企業(yè)對往來款項的重視程度及管理水平有了顯著提高。但是企業(yè)仍存在大量往來款長期掛賬未及時清理、客戶應(yīng)收賬款績效考核制度不完善等問題，因此，加強應(yīng)收賬款管理仍然是各事業(yè)單位財務(wù)管理工作的重難點之一。2017年10 月24日財政部印發(fā)《政府會計制度》，其對企業(yè)往來款中應(yīng)收及暫付款項提出：每年期末要全面梳理，如有跡象表明其可能難以收回，應(yīng)當計提壞賬準備的要求。為確保新舊制度順利銜接過渡，財政部又指出：要全方位展開對往來款項的清理以及賬齡梳理工作，為壞賬準備計提奠定基礎(chǔ)。由此可見做好應(yīng)收賬款的管理與清理已是迫在眉睫。基于此，本文從企業(yè)的財務(wù)實踐出發(fā)，分析基于應(yīng)收賬款管理過程中應(yīng)收賬款績效評價指標體系，提出相應(yīng)的應(yīng)收賬款系統(tǒng)設(shè)計建議，從而促進績效深度融合應(yīng)收賬款管理，助力實現(xiàn)應(yīng)收賬款績效評價的改革發(fā)展。

二、研究現(xiàn)狀

績效評價方法近年來越來越受到重視。張瑋(2022)認為績效評價是以項目目標為前提、以指標體系為手段、以評估效果為結(jié)果的一種管理體系[1]。朱清香(2021)認為企業(yè)績效評價是加強財務(wù)監(jiān)管，優(yōu)化經(jīng)營管理,引領(lǐng)企業(yè)高質(zhì)量創(chuàng)新發(fā)展的重要方式[2]。杜瑛(2020)認為績效評價應(yīng)該發(fā)揮其引導和激勵的作用，就像是一個努力的方向，通過此績效評價體系可以較好地識別和掌握員工工作中不足的方面，從而在制定相關(guān)措施方面會更加有針對性[3]。付樹林(2022)認為績效評價的基本目的就是推動企業(yè)和員工的績效不斷改進，從而實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標的過程[4]。于暢(2022)認為高校績效評價是貫徹落實國家教育法規(guī)政策的客觀要求，同時也是提升大學治理能力和推進高等教育內(nèi)涵式發(fā)展的重要手段[5]。

還有一些行業(yè)運用了比較簡單的量化、積分制績效評價方法進行考核。劉建麗(2020)提出針對鐵路職工實行工作質(zhì)量和工作量積分，通過積分計算應(yīng)得工資[6]。李世國(2010)在工商所推行了積分評價制度管理，每年年末將制定的各分項積分匯總，折算成個人積分，進行排名，通過排名進行獎懲和任免[7]。顧麗麗(2015)將積分績效評價引入了高校人才管理，通過制定的評價指標，對教師專業(yè)素質(zhì)與能力水平進行量化績效評價[8]。孫凌峰(2022)通過對國家治理現(xiàn)代化和高校績效評價概念的梳理，完善績效評價指標體系，構(gòu)建績效評價共享平臺，并將結(jié)果應(yīng)用于管理者決策[9]。

三、應(yīng)收賬款績效評價模型

本文結(jié)合目前企業(yè)的現(xiàn)狀和需求，為提高企業(yè)操作人員的工作效率，也為管理員的管理決策提供依據(jù)而開發(fā)的應(yīng)收賬款績效評價管理系統(tǒng)。在系統(tǒng)開發(fā)之前，我們對一些公司進行了調(diào)研，發(fā)現(xiàn)大部分公司都有預(yù)開發(fā)票墊稅的情況，應(yīng)收賬款收回困難、不及時，在大量發(fā)票開具之后，會給公司的資金流帶來嚴峻的考驗，結(jié)合一些企業(yè)情況，對公司的預(yù)開票墊資情況進行調(diào)查和研究，并提出以下應(yīng)收賬款績效評價管理制度。

本文的應(yīng)收賬款績效評價主要是通過對相應(yīng)項目的應(yīng)收款項發(fā)票進行積分實現(xiàn)的，根據(jù)積分情況收取一定的保證金來提高收款率，進而對企業(yè)各部門或個人進行績效評價。模型的建立首先需要確定積分范圍，哪些項目發(fā)票需要統(tǒng)計在內(nèi)，其次是積分標準，最后是通過指標建立模型進行評價。

(一)積分范圍的確定

選擇一個時間段(開始日期，結(jié)束日期)，點擊查詢以后，對積分應(yīng)該包含哪些發(fā)票進行積分計算統(tǒng)計，遵循的規(guī)則主要有兩點：

(1)保證在這個區(qū)間內(nèi)所開發(fā)票在積分統(tǒng)計范圍；

(2)長期未到賬要進行累計時間統(tǒng)計，一直到到賬為止。

根據(jù)上述范圍選定方法，具體當期所要選取積分發(fā)票按如下方法進行：

(1)開票日期在開始日期和結(jié)束日期之間的發(fā)票；

(2)開票日期在開始日期之前，到目前還未到賬的發(fā)票；

(3)開票日期在開始日期之前，已經(jīng)到賬且到賬日期在開始日期和結(jié)束日期之間的發(fā)票。具體的篩選流程如圖1所示：

圖1 積分范圍確定流程圖

(二)積分標準的確立

由上述算法確定所要進行積分的發(fā)票之后，如何進行積分最合理，首先考慮三個方面：平均發(fā)票積分比率、先到款后開票發(fā)票金額比例、已到賬發(fā)票金額比例。

1.平均發(fā)票積分比例

所開發(fā)票總積分/所開發(fā)票張數(shù)，這主要是體現(xiàn)了一個項目發(fā)票到款的總體比例。

(1)項目開具增值稅發(fā)票前，公司已收到款項，每筆經(jīng)費加1 分。

(2)項目經(jīng)費開具增值稅發(fā)票后：

a.在三個月內(nèi)收到款項，每筆加0.5 分；

b.收款期限超過三個月不到六個月的，每筆經(jīng)費扣0.5分；

c.收款期限超過六個月的，每筆經(jīng)費扣1 分，每個項目總扣分不設(shè)下限；

d.到統(tǒng)計日還沒到賬的，按統(tǒng)計日為結(jié)束日期進行區(qū)間規(guī)則計算積分。

以上在統(tǒng)計期間內(nèi)所得的累積積分，除以所開發(fā)票筆數(shù)，按照比例分值計分。

2.先到款后開票發(fā)票金額比例

統(tǒng)計在積分范圍內(nèi)先到賬后開票的金額，除以積分范圍內(nèi)所有發(fā)票的總金額，按比例分值計分。此標準主要為了防止單張大額發(fā)票未到賬，到賬的發(fā)票都是小額的情況發(fā)生。

3.已到賬發(fā)票金額比例

統(tǒng)計在確定的積分范圍內(nèi)的發(fā)票已到賬發(fā)票金額占所有發(fā)票金額比率：此指標為鼓勵發(fā)票的到款率，可能由于某種原因，開發(fā)票的時候款項沒有到賬，開發(fā)票之后便很快到賬。

4.績效評價模型建立

由上面主要指標可建立一個績效評價模型如下：

指標一(A1)：平均每筆發(fā)票積分比率(所開發(fā)票總積分/所開發(fā)票張數(shù))；

指標二(A2)：先到款后開票比率(先到賬后開票的金額/所開發(fā)票總金額)；

指標三(A3)：已到賬發(fā)票金額比率(已到賬開票的金額/所開發(fā)票總金額)。

績效評價結(jié)果：A1+A2+A3。

積分績效評價是針對部門而進行的，前期測試過針對個人進行積分績效評價，但是由于人員較多，不便于管理，所以對于績效評價結(jié)果，針對部門展開，在最終環(huán)節(jié)企業(yè)以針對積分排名最后三位的部門收取開票保證金的形式得以實現(xiàn)，排名靠后的這三個部門，再次申請開票前，需要繳納開票金額百分之十的現(xiàn)金保證金，在這項發(fā)票到賬后再將保證金返還給對方，一方面收取保證金可以保證企業(yè)資金的充裕，另一方面也是促進收款率的一種手段。

四、系統(tǒng)需求功能設(shè)計

(一)系統(tǒng)主要功能模塊

系統(tǒng)主要劃分四塊功能：

系統(tǒng)用戶管理模塊：包含管理員和操作員，不同用戶給予不同的操作權(quán)限；

項目及發(fā)票信息管理模塊：針對項目信息不互通而設(shè)計，每個部門把所掌握的情況進行錄入，主要是為操作員設(shè)立的模塊，功能是對項目和發(fā)票的錄入，對到賬信息的錄入及保證金退回等；

導入導出模塊：對所需的信息數(shù)據(jù)進行導入和導出；

綜合查詢模塊：主要針對各部門對本公司項目都有完整的了解，通過綜合查詢可提高自身的工作效率，主要有項目查詢、發(fā)票查詢、到賬信息查詢、保證金查詢以及績效評價結(jié)果查詢。

企業(yè)根據(jù)績效評價結(jié)果作出正確的獎懲措施，通過評價結(jié)果對公司項目開票進賬情況有所了解，以便公司健康高效發(fā)展。

1.項目及發(fā)票信息管理

該模塊主要功能是對部門和員工的信息管理，對項目和發(fā)票以及發(fā)票的到賬、保證金繳納情況和結(jié)算情況進行管理以及對發(fā)票作廢和開具紅字發(fā)票。該模塊是本系統(tǒng)的主要核心部分，數(shù)據(jù)的來源以及后一模塊的查詢功能都是建立在此模塊的基礎(chǔ)之上的，主要是為項目管理的過程建立一整套電子化管理方案，減少項目管理人員的工作量，減少工作中的重復(fù)勞動量，在一定程度上提高項目管理人員的工作效率。

2.綜合查詢

該模塊為操作員和項目管理員提供各樣的查詢信息，例如，項目負責人的詳細信息，項目部門的信息，項目的名稱、項目號、項目日期等查詢，發(fā)票的發(fā)票號、到賬情況、保證金情況的查詢以及對最終績效評價積分情況的查詢，用戶可以根據(jù)自己的需要進行組合篩選查詢，系統(tǒng)的查詢模塊包含所有的數(shù)據(jù)庫表的單表查詢以及各種組合的聯(lián)表查詢。

(二)數(shù)據(jù)庫設(shè)計

數(shù)據(jù)庫的設(shè)計對信息管理系統(tǒng)的執(zhí)行效率和使用性能有著直接影響,本系統(tǒng)中主要存在的信息實體有以下幾個方面：管理員、項目信息、發(fā)票信息、部門和人員信息、保證金信息、到賬信息。E-R 圖如圖2 所示：

圖2 概念設(shè)計E-R圖

五、系統(tǒng)架構(gòu)與部署

系統(tǒng)的開發(fā)、 測試、 調(diào)試、 運行都是在WAMP(windows+apache+mysql+php)環(huán)境下操作完成，前端顯示用html、css 完成，與用戶的交互利用Javascript 完成，后臺利用Php 在Apache 服務(wù)上完成與數(shù)據(jù)庫的交互操作。

該系統(tǒng)是在Windows 操作系統(tǒng)下，采用傳統(tǒng)B/S 架構(gòu)模式，用Php 框架Thinkphp 和Mysql 開發(fā)，開發(fā)工具editplus，系統(tǒng)的數(shù)據(jù)實現(xiàn)流程為客戶端的用戶通過瀏覽器發(fā)送請求對Web 服務(wù)器進行訪問，Web 服務(wù)器進而對數(shù)據(jù)庫服務(wù)器進行訪問到服務(wù)器端，服務(wù)器端做出響應(yīng)，調(diào)用相應(yīng)程序讀取數(shù)據(jù)庫，把用戶所需要的數(shù)據(jù)通過HTML 形式反饋至瀏覽器[10]。

六、結(jié)語

本文系統(tǒng)建立了一個應(yīng)收賬款績效評價管理的模型，引入發(fā)票平均積分、先到款后開票金額比率、已到賬發(fā)票金額比率三個參數(shù)，對企業(yè)的績效進行評價。通過三個月的試運行，系統(tǒng)處理結(jié)果與預(yù)期總體一致。不僅對系統(tǒng)的主要功能進行了測試，結(jié)果證明本文開發(fā)的應(yīng)收賬款績效評價管理系統(tǒng)能滿足企業(yè)的需求，對于客戶的相關(guān)操作也能夠快速響應(yīng)。還對系統(tǒng)的績效評價結(jié)果進行測試，將選擇2020年8 月1 號到2021年8 月1 號作為測試區(qū)間，輸入80 張發(fā)票進行測試，由績效評價結(jié)果看出來，先到賬后開票金額比重越高，積分越高；先開票后到賬時間越短，積分越高；測試結(jié)果符合之前設(shè)計的模型期望的效果。企業(yè)管理者可以通過直觀的數(shù)據(jù)對企業(yè)的各個部門采取不同的管理策略，實時地制定出企業(yè)的發(fā)展目標，促進企業(yè)可持續(xù)有效地發(fā)展。■