基層醫療機構檔案利用服務方式研究

陳婧婧 張美玲

摘 要：目前我國經濟正處于高速發展的階段，信息傳播速度越來越快，已經進入大數據時代。檔案管理工作作為事業單位發展及運行的關鍵環節，利用現代化的管理方式來提高工作效率成為了主流趨勢。大數據發展為醫院檔案管理帶來很大便利，本文針對目前醫療機構檔案管理利用的方式進行歸類及分析，進而提出醫療機構檔案利用的拓展服務方式，對醫療機構檔案管理中的現代化方式的利用方法做出了初探。

關鍵詞：醫療機構；檔案管理；利用方式；現代化

醫療機構檔案是在各項醫療機構行政和業務工作中形成的，具有一定保存和利用價值，以文字、音像、實物等形式留存下來的記載醫療機構職能活動的第一手信息資料，是記錄醫療機構全面發展的重要文獻。醫療機構檔案是醫療機構及國家檔案資源的重要組成部分，真實記錄了我國醫療機構建設的歷史，反映了民生需求。醫療機構檔案的開發和利用，能為醫療工作提供基礎資料。

醫療機構檔案的含義很廣泛，不僅包括患者的病歷檔案，還包括醫院的文書檔案、會計檔案以及醫療設備、醫學研究、醫療保險、科研成果以及醫療事故記錄等方面的檔案資料。醫療機構檔案管理包含檔案資料的收集、整理、歸檔立卷、保管、鑒定、利用與編研等工作內容。醫療機構檔案管理通過技術手段主動為各個相關部門及人員提供統一有序、權威全面、高效快捷的檔案資源利用服務，可有效促進醫療事業健康有序發展。

1 醫療機構檔案的分類

醫療機構檔案的分類，主要參照衛生部、國家檔案局頒發的《中華人民共和國檔案法》《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》等法律法規，可分為通用和專業兩個大的門類共計七個類目。

通用檔案是指各個機關事業單位普遍存在、可以使用通用名稱的檔案。通用類檔案分為六個類目，即文書檔案、設備檔案、會計檔案、聲像檔案、基建檔案和實物檔案。專業檔案是指各機關事業單位在其專業職能活動中形成，具有特定名稱、格式、內容和構成規律，如醫院病歷檔案。病歷檔案是醫療機構最為專業、最為重要的檔案類型。現將各門類檔案的分類內容及管理事項簡要介紹如下：

1.1 內部檔案類型

在七大檔案類型中，文書檔案、會計檔案、實物檔案、基建檔案、聲像檔案、設備檔案屬于醫療機構內部流轉資源，分別記錄了醫療機構在行政管理事務、醫療活動、基建工程實施等事務處理中的過程信息。這些檔案類型，由于記錄了大量醫療機構相關的職能活動和發展歷程，關聯了醫療機構內部眾多的職能部門和相關單位，主要提供醫療機構內部利用，在本文中統稱為內部檔案類型。

醫院內部檔案管理信息是醫療機構大數據的重要基礎，通過建立高效的醫療機構內部利用機制，并輔以一定的信息化手段，利用好信息化手段能有效減少物理空間資源，提升檔案管理工作效率，在醫療機構內部形成上述類型檔案的利用渠道（如利用原有醫療檔案資料形成某項工作的專題資料等），將使醫療機構內部工作更具有針對性和可行性。

1.2 外部檔案類型

病歷檔案是醫療部門記載患者健康狀況，在疾病診療過程中形成的具有查考、利用、保存價值的信息資料。它不僅是病人就醫期間身體狀況和心理情況的真實反映，而且還是醫療機構臨床、教學、科研的寶貴財富以及綜合評價醫療質量、技術水平、管理水平的依據之一。病歷檔案是醫院檔案中利用率最高，利用者最廣，利用價值最高的檔案。病歷檔案包括醫院曾就診和正在治療中患者的醫療檔案，這些檔案由醫務部門進行統一整理和保存，能夠及時為患者的主治醫師提供案例查驗，對患者的病情有基本了解，為后續的醫治提供幫助，也能為患者本人了解病情和就醫看診等提供便利，以此來更好地服務患者。

因此，病歷檔案部分信息內容將對患者、上級主管部門等提供公開利用，本文中歸為外部檔案類型。通過現代化、信息化手段，搭建合理化外部利用平臺，形成對外利用長效機制，可使醫療機構的病案檔案等檔案管理工作更加公開、透明、公益，體現醫療機構的“公益性”。

2 醫療機構檔案傳統利用方式

由于醫療機構檔案具有保密性和原始性，其利用服務方式相對單一。傳統的醫療檔案利用服務一般通過開設閱覽室、檔案借閱、制發檔案復制本等方式進行，醫療檔案的共享利用存在一定的局限性。

2.1 現場閱覽

傳統的現場閱覽方式，查檔人員需赴醫療機構檔案管理部門，通過相關工作人員審批之后，由工作人員獲取實體檔案資源，再提供給查檔人員現場閱覽。整個過程需不斷翻閱檔案，不利于紙質檔案的保存，且查檔效率不高。

通過信息化和基礎配套設施建設，比如建設電子閱覽室系統，查檔人員可在公共的電子閱覽室區域進行電腦終端自助式查閱，無需工作人員協助便可獲取相關信息。目前部分醫療機構已經探索會計檔案信息化。

2.2 檔案借閱

傳統檔案信息服務模式是封閉的，并不向大眾開放。在為大眾提供利用服務時，是被動的，一般不和信息的利用者溝通，滿足不了利用者的利用需求。醫療機構檔案管理同樣如此，即使開通檔案借閱相關功能，傳統的檔案借閱方式，如借閱人員不能實時去現場，便無法知悉檔案在庫情況，更無法進行檔案借閱。而檔案信息化之后，查檔人員可在門戶網站進行查檔預約登記，工作人員收到預約申請內容后，先在內部網站查看待借閱檔案資源庫存狀態，再批準查檔人員的預約申請。查檔人員在預約審批通過之后便可赴現場辦理借閱手續，節省了借閱時間，同時提高了工作人員的辦事效率。

2.3 檔案復制

檔案復制包括印刷檔案的復制、聲像型檔案的復制和電子數字型檔案的復制。檔案復制主要有兩大目的：保護檔案原件和提供利用。檔案的復制手段很多，早期運用抄寫、復寫、譽印、鉛印，其后使用翻拍攝影、膠印、靜電復印、縮微攝影、光盤復制、電傳傳真等。檔案復制的手段是隨著社會的技術進步而不斷發展的。隨著數字化技術的廣泛應用，檔案復制的手段變得新穎、多樣，同時也帶來了許多新的問題。例如在醫療機構，對于某些不能外借的醫療檔案，如果查檔人員需要相關內容，可進行檔案復制。傳統的檔案復制工作，首先由查檔者指出需獲取內容，再由醫療機構工作人員進行手工復印，耗時耗力。完成信息化建設后，查檔終端提供在線打印功能，瀏覽到需要的檔案內容，在權限允許的范圍內可即時打印，完成檔案復制。

綜合以上醫療機構檔案的傳統利用方式，筆者認為，這些方式存在以下幾點局限性：從管理上看，檔案利用者為了得到檔案材料，必須親自到檔案室查閱，從利用途徑上受到了限制；從提供方式上看，檔案管理員始終處于一種被動地位，不能發現利用者的需求，以至于無法主動地提供服務；從利用方式上看，檔案利用過程沒有評價機制，沒有意見反饋，檔案管理員與檔案利用者之間缺少溝通和互動的平臺。所以，傳統檔案利用管理方式是一種被動封閉的模式，導致檔案利用率不高，檔案的作用不能充分有效地發揮。

3 醫療機構檔案拓展利用方式

顯然，傳統的利用服務方式已逐漸被以信息化為手段的多形式利用方式所取代。在計算機技術和網絡化逐漸覆蓋全世界和全社會的時代當中，擁有高科技的管理和工作方式才更加具有競爭性，也才能夠更加贏得人們的青睞，對于檔案工作來說也是如此。

通過實施信息化檔案管理措施，可以幫助醫院實現集中的醫療機構檔案管理目標，最終實現權力的集中監控、資源的集中配置以及信息集中共享。醫院只有將信息技術結合到檔案隊伍建設中，才能充分發揮醫療機構檔案信息技術的價值，最終實現檔案管理隊伍人員優化配置，顯著提高醫院的核心競爭力。在醫院醫療機構檔案信息化建設項目實施過程中，我們分別按照內部利用和外部利用提供了不同的檔案利用服務方式，下面分別進行介紹。

3.1 內部利用服務方式

3.1.1跨院檔案協同查詢服務。醫療機構的跨院檔案協同查詢通過區域醫療機構檔案管理系統中提供的檔案共享利用服務平臺來實現。區域醫療機構檔案管理系統中搭建了一個聯通各基層醫療機構的檔案共享利用服務平臺，實現醫療機構各單位之間的互聯互通，保證基層醫療機構檔案信息資源的長效利用，真正實現醫療檔案信息協同服務和一站式跨院信息查詢。

3.1.2多媒體資源管理利用服務。針對多媒體資源的查閱利用，醫療機構通過搭建多媒體資源管理平臺，可有效收集、管理和利用聲像檔案，使重要、珍貴的聲像檔案在醫療機構中成為可以被方便利用的信息資源，系統集成了多種瀏覽器，各種格式的多媒體資源均可以在線瀏覽、播放。

3.1.3檔案安全利用保障服務。為了確保醫療機構內部流轉文件和利用檔案的安全性，在醫院醫療機構檔案信息化建設項目中采用了身份認證、權限管理、訪問控制、日志審計等應用安全技術。身份認證可以確認用戶的身份，限制用戶的非法登錄；權限管理可以控制利用范圍、防止越權訪問；訪問控制可以限制利用檔案的物理終端；日志審計記錄用戶的所有操作行為，包括系統登錄、查詢目錄、調閱全文等操作，便于事后審計。

3.2 外部利用服務方式

3.2.1光盤利用服務。醫療機構檔案收集了豐富的宣傳資料光盤，通過多媒體檔案的多路視頻同步播放，實現便捷高效的多媒體檔案查詢利用，提高光盤的利用率。部分多媒體檔案需要對外提供利用查看，為了方便利用并確保安全，醫療機構在多媒體檔案管理系統中可提供多媒體檔案光盤刻錄程序，制成脫機光盤之后再對外提供利用。這樣，只需要在電子閱覽室中放置閱覽終端，利用者在閱覽終端上瀏覽光盤時可啟動脫機瀏覽程序，實現對光盤文件內容的查詢和瀏覽，不需要系統的支持，大大方便了利用者操作。

3.2.2門戶發布服務。目前基層醫療機構的門戶網站相互獨立，特別是網上辦事渠道，社會公眾必須考慮在哪個醫療機構的網站上提交申請辦理信息。在醫院檔案信息化建設過程中，通過搭建門戶網站統一管理平臺，實現社會公眾在市級醫療機構門戶網站主頁上的信息提交和統一查詢，并由后臺管理系統自動轉發給各部門。各基層醫療機構的對外公開檔案信息也可以發布到各自的網站上，社會公眾可以通過市級醫療機構門戶網站進行一站式查詢利用。

總結

提供檔案資源的共享利用服務是檔案工作的根本出發點和落腳點，也是檔案價值的重要體現。總體來看，目前我國基層醫療機構的檔案利用方式比較傳統，也相對單一。但我們也欣喜地看到，部分發達地區的醫療機構已經開始多形式的醫療檔案利用服務系統建設，大數據時代醫院檔案信息化建設，需要加大數字轉型宣傳力度，引入多方力量參與轉型，創新網絡化業務流程，加快檔案信息化平臺建設，以及通過加強管理人員培養等多種方式，促進醫院長期穩定發展。通過借助先進的信息技術和網絡技術，打破醫療檔案資源在時間和空間上的割裂，實現跨院檔案資源整合，并對內、對外提供靈活多樣的檔案信息資源利用服務，這必將成為醫療檔案利用服務的創新發展趨勢。

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作者簡介：陳婧婧，碩士學位，研究生學歷，上海市眼病防治中心副研究館員，專業方向：檔案管理。