規范科研院所會議費管理

張馨元

隨著國家對科研經費投入比例增加，科研經費管理備受關注，而會議作為科研經費使用中不可或缺的業務活動，會議費的管理顯得尤為重要。執行中央八項規定以來，科研院所除嚴格控制三公經費開支的情況，也需加強會議費的管理。

一、科研院所會議費管理的意義

科研院所會議費是行政與科研支出的重要組成部分，規范會議費管理、使用與報銷具有重大意義：

一是貫徹落實中央八項規定、推進厲行節約、反對鋪張浪費制度建設的有力措施。嚴格經費使用，規范開支管理，促進廉潔高效研究所建設，是中央“八項規定”的重要要求。實事求是，厲行節約，精簡會議活動，切實改進會風，有效促進科研經費的高效使用。

二是落實國家關于推進科技領域簡政放權、放管結合、優化服務的要求。國務院印發的《關于改進加強中央財政科研項目和資金管理的若干意見》制度中，對科研院所的會議費管理“松綁”是貫徹落實相關制度的有力措施，加強科研經費管理的重要部分，激發科技創新活力的重要舉措，精簡會議費審批手續，簡化報銷流程，優化財務報銷管理方式，切實解決“報銷繁”等問題，讓科研人員把更多精力放在科研工作上。

三是強化正確的價值理念。管住“錢袋子”，更深層次的是要解決價值觀、風氣問題。價值觀出現了偏移，錢就不會花到正道上，管好會議費用是引領價值觀問題的一個抓手。

二、科研院所會議費管理存在的問題

近年來，國家強調精簡會議數量，會議支出卻有增不減，已然成為科研院所公用經費與科研項目經費重要的組成部分。由于科研院所會議費支出具有彈性大、隱蔽性強等特點，容易鉆空子出紕漏，科研院所會議費管理存在的問題主要包括以下幾方面：

（一）預算編制不到位，執行監管不嚴格。在預算編制過程中，往往將會議費預算放入公用經費或科研業務費中，未單獨列入單位預算；對于會議中的人數、次數、時間等沒有進行合理預估，未將當年的會議計劃全部納入預算編制，使其會議費預算不準確。

在預算執行過程中，列支未納入年初計劃的會議費、超預算列支會議費，沒有從源頭上控制會議費的開支；對于未納入年初計劃或預算金額不足的項目，在執行過程中未進行預算調劑，導致會議費在預算執行中失去約束；同時，缺乏會議費預算管理監督機制，違反預算開支范圍，虛報冒領會議費沒有明確的懲罰和責任追究機制。

（二）會議召開形式多樣，未進行分類管理。科研院所的會議形式多樣，涉及面廣，種類繁雜。科研院所經常召開的會議有以所務會、職代會、黨務會、安全工作會、政府采購招投標會等為主的行政管理性會議，還有以科學研究、學術交流、決策咨詢、成果轉移轉化及科研項目與經費管理等為主要內容的科研業務性會議，如學術會議、項目洽談交流會、研究生論文開題答辯會、課題開題、中期、驗收評審會等。此外，還有在我國境內舉辦的國際會議，如包括研討交流會、年會、例會、座談會、評審會、學術評審、評估會或培訓班等。科研院所發生的會議由于實質內容不同，如不進行分類管理，容易造成混亂。

（三）超范圍、超標準列支會議費。現階段，科研院所舉辦的會議類型較多，除了制作布標，購置與會議無關的設備資產，發放文件袋、會議資料，還會發放紀念品、當地土特產等物品和禮品；有的會議不僅承擔了參會人員的食宿費，還組織參會人員到名勝地區考察；有的會議超標準列支，承擔參會人員住宿費標準超國家規定的各城市住宿費最高限額，還發放高額的咨詢費及會議補貼。此外，在會議費中列支培訓費、公務接待費、活動費等支出，用會議費組織用餐或安排宴請、旅游等，以會議費的名義由賓館、酒店代為發放消費券、購物卡等職工福利，混淆會議費的開支范圍。

（四）會議費報銷不規范。問題包括：一是報銷附件不齊全，在費用報銷中，存在所需的票據和材料不齊全，報銷附件不能對會議事項進行充分說明，無會議計劃與預算審批表、會議通知及日程、實際參會人員簽到表等材料；二是報銷程序不完善，簽字審批不到位，有的未履行事前審批制度，存在事后審批現象。有的審批手續不齊全，報銷單上經辦人、相關部門負責人、分管領導簽字手續不全；三是報銷票據不規范，有的將個人或其他單位抬頭的發票放入會議費中列支，開具的發票內容與會議實際不符，或開具不能在會議費中不能列支的品目；四是報銷事項填寫不準確，存在參會人數、天數，標準與實際情況不符等問題。

同時，由于對會議費報銷審核不嚴，有時會出現缺少會議通知、參會人員簽到表及餐飲結算單據的情況，致使會議費存在缺少真實性和合理性問題。

三、科研院所會議費存在問題的原因

（一）內部控制執行不到位

目前很多科研院所未制定符合本單位實際情況的內部控制制度，未形成一套完整的、可操作的會議費管理內部控制體系，對會議費支出標準的范圍沒有明確界定，支出隨意性大，超標準、超范圍、超預算、超計劃等一系列問題存在。缺少相關管理機制對會議費進行全過程監管，對會議召開原因、時間和地點、人數、內容、所需經費和支付渠道未進行監督審批，缺乏有效的約束機制。此外，科研院所對會議費用的審計通常發生在活動之后，由于會議費用管理的制度不完善和實施不到位，會議費報銷附件不齊全，若事后審計往往對會議費事件的真實性和合理性取證較為困難，增加了審計的風險和效率，事后審計不能對違規支出進行事前干預，制約了審計在會議費管理中的作用。

（二）缺少會議費管理相關的規章制度

針對科研院所會議具有形式多樣、內容繁雜、開支范圍廣等特點，原有的《中央和國家機關會議費管理辦法》可能不適用于科研活動，這需要科研院所結合自身情況制定不同的會議費管理辦法，在嚴格遵守中央八項規定的基礎上，將行政類會議與科研類會議進行分類管理。

（三）未進行全過程預算管理

我國大部分科研院所實行“課題制”管理模式，科研人員的大部分精力投入到科學研究中，對財務管理方面的知識普遍了解較少，特別是對于會議費管理，容易造成會議預算編制過于籠統，對開支的會議費未進行合理預測，沒有細化到會議費具體天數、金額等。而預算執行中沒有嚴格按照預算批復的項目、內容、金額進行支出，導致預算在收支執行過程中缺乏約束力。項目結題驗收階段對無預算、超預算的會議費調賬較多，沒有從源頭上對會議費進行管控。

（四）規避三公經費的控制，虛假列支會議費

目前，各單位的公務支出，特別是三公經費支出控制較為嚴格，致使一些科研院所為了降低三公經費開支，本應屬于接待費和出國（境）費用等費用調整為會議費，未按照實際經濟業務實質進行財務核算。而會議費支出與其他經費支出相比較，支出內容有較大的彈性，容易與招待費、培訓費等費用混淆使用。

四、加強科研院所會議費管理的對策

（一）健全、完善會議費的管理制度，明確會議費的開支范圍

會議費管理要想落到實處，必須建立健全會議費管理的各項規章制度，從制度上明確會議的類型、會議費開支范圍、標準和報銷管理等相關事項，從標準上減少不合理支出，從手段上強化開支預算、審批、報銷等內控措施，會議全過程監管，保證科研院所各會議都按統一的標準執行，避免執行混亂、監督乏力、問責困難等情況。

會議費的開支范圍包括伙食費、住宿費、其他費用（其他費用包括場地租用費、交通費、醫藥費、印刷費等），不得超其范圍支出。針對不同類型的會議活動，確定標準，避免超標或標準過高造成浪費。明確公務接待費、培訓費、活動費等管理辦法，劃分開支范疇，嚴禁在會議費中列支鮮花及水果、制作背景板、紀念品、禮品、消費卡等費用。文件執行過程中要根據單位實際情況不斷修改、補充、完善會議費規章制度。

（二）合理編制會議費預算，加強預算執行管理

辦會部門應據會議地點、時間、參會人數及支出需求等編制下一年度會議費計劃與預算，對于科研項目支出預算應細化到會議費科目，詳細列明擬召開會議的類型、名稱、時間、地點、期限、會議費開支范圍等。在會議費實際發生時嚴格按照預算科目與金額執行，嚴禁列支未預算或超預算的項目。

業務歸口管理部門應該充分發揮會議費用管理職能，有力防止會議費預算流于形式。指導和監督辦會部門從預算審查、流程控制到預算調整等對會議費進行事前審批，對事項的真實性、合理性、合規性進行審核；密切關注各會議費的執行進度，及時找到預算執行過程中的偏差及存在的問題，定期通報公示預算執行情況。加大預算評價獎懲力度，調動會議費預算管理的積極性，有效促進會議費的良性管理。

財務部門對預算編制與執行嚴格把關，加強財務人員的責任監督，明確財務人員的主體責任。強化預算編制細化至明細科目，在報銷時對會議費進行嚴格審核，不符合規定、超支預算的支出不予報銷。

（三）規范會議費報銷流程，創新財務審核手段

制定會議費報銷流程，簡化報賬手續，按照流程辦事，確保原始單據齊全。財務人員加強會議支出的審核把關，聯合財務票據、會議通知及日程、簽到表、會議審批表等進行真實性、合理性審查，重點關注是否有未列入年度會議和預算、超預算、超標準、超范圍開支會議費的問題，對于附件不全，不合理的支出不予報銷。

加強會議費用審批的流程控制，采用表格等形式逐一列出會議費的范圍和標準，有利于經辦人員比較和執行，也便于財務人員報銷審核，全面提高會議費用報銷的工作效率。

通過網上報銷、銀企直連等方式，與銀行系統連接，有效查詢公務卡支付記錄，確保會議費開支金額的準確性，與各地稅務系統連接，自動驗證發票真偽，規范會議費票據管理，杜絕虛報、冒領手段騙取會議費。充分運用大數據和信息技術手段，對會議費的支出標準、涉及敏感報銷內容等重要風險進行監管，實時監控預警，提醒可能發生的不合規支出，及時進行檢查整改。

（四）強化會議費管理意識，加大會議費的培訓宣傳力度

因會議費報銷管理較為嚴格，常為審計監督的重點，在單位內部應加大制度宣講力度，加強對違紀違規案例的警示教育，讓會議組織者、科研財務助理等了解會議支出的管理流程，將會議費管理辦法中涉及的規章制度、報銷附件、標準、注意事項等匯編成冊，在單位管理網站或宣傳欄內供大家查閱。同時，也應不定期召開宣傳會、研討會、培訓會，充分利用信息化交流平臺，及時發布會議費管理辦法和報銷規定，讓會議舉辦者知曉會議召開的各種手續，支出的定額標準，報銷的具體要求等規定。著力解決職工對會議費認識片面、報銷困難等問題。

定期組織財務人員學習最新的財經法規及報銷制度也是必要手段。依照最新的會議費制度更新會議費報銷流程，規范會議費財務核算，加強財務人員培訓教育，提升專業能力和專業素養。

（五）強化監督機制，增強管理效能

從源頭上加強會議費的監督管理是推進厲行節約，從根本上預防違紀違規行為的有力措施，如果沒有監督管理，所有的制度和規定將流于形式。首先，應加強財務會計監督，更好發揮財會監督作用。有效推動會議費的公務與專項項目監督、線上報銷與線下單據審核監督、事前事中事后監督相結合，切實有效防范化解會議費存在的風險隱患。

其次，進一步加強單位內部和中介機構監督，一方面，開展會議費專項審計，對會議的資金管理使用、會議的真實性合理性起到監督作用。對審計中發現的傾向性、苗頭性問題，要做到及時整改、防范風險；另一方面加大懲處力度和警示教育，對于會議費中的違規違紀行為，應嚴肅問責追責。同時應加強違紀違規案例的宣傳，帶動科研人員增強紀律規矩意識，知敬畏、存戒懼、守底線，筑牢拒腐防變的作風“防火墻”。

再次，發揮公眾監督作用，設立會議公示專欄，定期公示會議費的開支情況，讓會議接受廣大群眾監督，讓權利在陽光下行使，預防腐敗行為發生。

結語：

加強科研院所的會議費管理，有利于肅清奢靡之風，端正科研作風。科研院所會議費的管理是系統化、精細化的工作，需要各部門高度重視協同合作，切實將會議費使用好、管理好。通過一系列的改進措施，進一步改善科研院所工作作風，規范會議費管理，精簡會議、節約資金、改進會議作風，提高會議的質量和效率，為科研院所的可持續發展保駕護航。

（作者單位：中國科學院昆明植物研究所）