高校財務網絡報銷實踐關鍵問題及優化對策

閆玉峰

近年來，隨著互聯網建設的日益完善，財務信息化水平的不斷提升，高校掀起了引進財務網絡報銷模式的熱潮，向高質量、高水平發展又邁出了堅實的一步。但是，在財務網報模式運行之初，問題頻頻出現，極大降低了報銷效率和使用滿意度，致使該模式的積極作用無法彰顯。筆者結合工作實際，總結出掣肘財務網報效率提升的關鍵問題，如有關財務網絡報銷的培訓與推廣缺乏精細化和持續性；報銷經辦人報銷等待的時間過長；報銷雙方信息不對稱，溝通成本高；線下簽批與提交公務卡紙質消費記錄降低網報效率；財務網絡報銷渠道單一化等。而后，根據梳理的財務網報流程，從網絡報銷培訓、反饋機制、財務網絡報銷系統智能化提示和校驗、線上簽批、報銷渠道等五個方面提出改進對策，逐步優化報銷流程，以期能夠促進財務網報模式朝著質量更好、效率更高的方向發展。

高校財務部門是高校經濟運行的中心，聯結著教學管理、科研管理、人事管理、資產管理、后勤管理等諸多部門，是高校事業發展的重要支撐和保障。而財務報銷是財務部門的核心職能，發揮著基礎而關鍵的作用。在傳統的報銷模式中，報銷經辦人無論是在報銷大廳排隊等待報銷，還是通過財務網絡平臺預約報銷，都需要線下前往財務部門提交紙質報銷單據，面對面報銷。報銷經辦人不僅需要等待較長時間，而且需要反復修改報銷單據，才能完成報銷工作。尤其是在財務年終結賬前，“排長隊”“報賬難”成了財務報銷備受關注的問題。此外，高校經費類型呈現多元化且逐年增長的態勢，師生總體報銷需求逐年遞增，導致報銷效率亟待提升。總而言之，傳統報銷模式已無法滿足高校師生對財務報銷的迫切需求。

一、高校網絡報銷模式概述

財務網報模式發端于高等教育事業迅速發展、高校在校學生持續增多、事業經費逐年增長的20世紀90年代。當時全國高校普遍存在財務報銷工作量急劇增長、經費來源日益增多且類型多元化的現象，而財務人員配置相對不變，傳統報銷模式的劣勢開始凸顯。2007年1月16日，財政部、教育部印發的《關于“十一五”期間進一步加強高等學校財務管理工作的若干意見》中規定，高等學校應全面推進財務管理的信息化和網絡化，充分利用現代信息技術，實現統一核算和實時監控，提高財務管理水平和會計信息質量。

在上述背景下，高校開始引進互聯網技術，逐漸取代傳統報銷模式。高校財務網報模式即是基于互聯網技術的財務報銷模式，報銷經辦人可以在網報系統開放的任何時間和地點提交報銷申請，簽批人員可用電子簽名方式在任何時間和地點進行報銷審批。財務工作人員對報銷單據審核無誤后，自動生成記賬憑證，資金管理人員根據已審核的記賬憑證下達支付指令。該模式具有高度的時空靈活性和程序自由度，因此，財務網報模式的引進，能夠顯著提高報銷效率，對于助力高校完成事業發展目標、提升廣大師生報銷滿意度，具有傳統報銷模式無法媲美的優勢。

二、高校財務網絡報銷流程、存在的問題及原因分析

較為成熟的財務網報流程如下：（1）報銷經辦人根據確定的報銷類型填寫報銷單據，經相關人員審批同意后打印報銷單據，然后將報銷單據投遞到自助投單機；（2）財務工作人員收取報銷單據并進行分配、審核、復核；（3）資金管理人員根據已復核的報銷單據，發出資金支付指令。其中，報銷經辦人填寫報銷單據是整個報銷工作的開始，報銷經辦人可以使用微信端或PC端登錄。因網報系統涉及資金安全，報銷涉及的相關人員需要實名認證。學校簽批領導主要使用微信審批，首次審批前，必須在網頁端上傳數字簽名，以實現網報線上審批。報銷經辦人確定報銷類型，如日常報銷、借款、差旅報銷、勞務費報銷等等，在財務網報系統上進行填報，填報之前可以利用網報教學視頻學習填報方法，在填寫過程中也會有智能化提示和校驗幫助填報。填報完成后，電子報銷單據進行網上流轉，報銷單據所涉及的相關人員進行審批，并在財務網報系統上留有審批記錄。同時，財務網報系統也會實時顯示流轉狀態。報銷相關人員審批后，報銷經辦人打印報銷單據，后將完整的報銷材料轉移到自助投單機。報銷經辦人掃描報銷單據中的二維碼，即可將報銷材料投入到機器里，點擊結束送單，自動打印送單編號二維碼，完成送單工作。財務工作人員打開投單機取出報銷單據，進行分配審核復核，最后發出資金支付指令。

然而，在財務網報模式運行的初期，問題大量出現，如：（1）關于財務網絡報銷模式的系列培訓缺乏持續性和靈活性；（2）報銷經辦人等待報銷的時間過長；（3）報銷雙方信息不對稱，溝通成本高；（4）報銷相關人員線下簽批降低網報效率；（5）財務網絡報銷渠道單一化。以上問題的出現極大降低了財務報銷的效率，致使新模式的積極作用無法彰顯。導致上述問題的原因主要有：

1.有關財務網絡報銷的培訓與推廣缺乏精細化和持續性。財務網報模式運行之初，無論是財務工作人員還是財務報銷經辦人都會接受系統的培訓，一般由財務部門負責牽頭實施，旨在幫助參培人員迅速認識和使用財務網報系統，促進財務網報模式推廣。但是隨著時間推移，財務網報模式運行的逐步深入，問題頻頻發生，而能夠幫助解決報銷雙方填報和審核過程中持續產生的疑問的答疑或培訓難以及時跟進，導致網報模式服務效能降低，“報銷難”的現狀沒有得到根本改善。

2.報銷經辦人報銷等待的時間過長。財務網報模式施行之初，當報銷經辦人將紙質網報單據提交到財務處，就處于被動等待狀態。他們無法實時了解網報單據處于何種狀態。對于審批未通過的網報單據，只能被動等待財務人員通知。報銷經辦人無法跟進審批流程，無效等待時間過長，報銷效率未得到明顯提升。

3.報銷雙方信息不對稱，溝通成本高。報銷經辦人并非專業的財務工作人員，他們大都是教師和學生，精力大部分投入到科研與專業學習上，對于財務報銷政策、制度、規定知之甚少。對于他們來說，需要花費大量的時間和精力去學習、適應新模式，這無疑在短時間內增加了他們的額外負擔，內心十分抵觸其推行，因此在實際報銷中，報銷材料經常出現遺漏、涂改等問題，報銷單據屢遭存疑甚至退回重批，造成相當程度的低效率，溝通成本較高。

4.線下簽批與提交公務卡紙質消費記錄降低網報效率。網報施行之初，報銷經辦人通過微信端或者PC端線上預約，然后親臨報銷現場報銷。該模式與傳統報銷模式一致，報銷經辦人要找相關領導簽批，完成后返回財務部門進行報銷，因此簽批受空間和時間的約束極大。該過程涉及諸多簽批環節，中間若有一個無法完成簽批，則該報銷就會被擱置，導致網報的優勢無法發揮出來。此外，財務部門依然要求報銷經辦人提交公務卡紙質消費記錄，用于審核資金支付，由于他們一向容易忽視該環節，經常發生報銷材料缺失現象，導致存疑退單率增高。

5.財務網絡報銷渠道單一化。網報模式施行之初，報銷經辦人受系統不完善的影響只能實現在PC端進行填報操作，而移動端只能進行上傳報銷材料圖像信息的操作，因而存在移動性差、報銷渠道單一的弊端，不能很好地滿足移動性報銷需求。

三、應對高校財務網絡報銷問題的思路與建議

為應對以上問題，筆者梳理了財務網報的一般流程，從網絡報銷培訓、反饋機制、財務網絡報銷系統智能化提示和校驗、線上簽批、報銷渠道等五個方面提出對策，逐步優化報銷流程：

1.在網報模式推廣的不同時期，財務部門應做好針對不同主體、能夠解決實際問題、具備不同時期不同特色的精細化培訓工作，以及靈活運用其他推廣手段。比如，在推廣初期，就要面向全校各單位的財務網報推廣接口人進行大規模、多頻次的培訓，使參訓人員能夠迅速了解推廣財務網絡報銷的意義和操作流程。在推廣中期和后期，就要面向有需求的單位舉辦有針對性的主題培訓，以解決在推廣中報銷經辦人遇到的具體問題。另外，財務網絡報銷推廣手段應該多樣化。財務部門應充分利用各種受眾較廣的主流網絡平臺，比如微信、QQ等，建設財務綜合服務平臺，持續推送關于財務網絡報銷的攻略、指南、注意事項等等，幫助廣大報銷經辦人及時更新報銷知識，了解最新報銷動向。最后，財務工作人員的日常工作內容之一是審核和復核網絡報銷單據，因為很少有機會進行報銷信息錄入，導致缺乏報銷實操經驗，對于報銷經辦人遇到的復雜問題通常無法給予及時幫助。因此，財務工作人員需要進行有計劃的實操培訓，要有邊工作邊學習的意識，不斷提升技能熟練程度。

2.梳理網絡報銷環節及報銷單據傳遞路徑，形成問題及時反饋機制，財務網報系統應添加報銷單據流轉及審批反饋功能。報銷經辦人填寫并打印報銷單據—投遞到自助投單機—財務報銷工作人員收取報銷單據—分配報銷單據—審核報銷單據—復核報銷單據—資金管理人員下達資金支付指令。以上是財務單據流轉所涉及的所有關鍵環節，無論是哪個環節出現問題，都無法流轉到下一環節，財務網報系統能及時自動將信息反饋給報銷經辦人，報銷經辦人可以針對不同情況，及時修正報銷單據，這樣能夠顯著縮短報銷經辦人的無效等待時間，大大提高財務報銷效率。

3.利用財務網絡報銷系統智能化提示和校驗，提升財務報銷的規范性、準確率，降低溝通成本。通常，報銷經辦人出于科研和專業學習對經費支持的依賴性而不得不選擇報銷，他們往往疏于學習有關財務的政策、制度、規定，從而導致了雙方信息的不對稱。財務部門引入網報模式，就要解決或很大程度上緩解雙方信息不對稱的問題。這個問題是制約高校財務報銷質量與效率提升的關鍵問題。如將財務報銷的政策、制度、規定以報銷經辦人容易理解的方式嵌入系統，則報銷經辦人在網報系統上填寫財務信息時就能看到提示，做到及時學習。

另外，還可以在財務網報系統上嵌入智能檢驗功能。報銷經辦人完成報銷信息的填寫后，財務網報系統會根據預設規則對填寫的信息進行校驗，判斷是否超過標準。若超過標準，報銷經辦人將無法填寫信息，更無法完成報銷單據的提交。經過系統檢驗后的報銷單據，下一步才會流轉到財務工作人員的工作區域，這樣財務報銷的規范性、準確率大大提升，極大地降低了溝通成本。對于資金支付失敗退回的情況，財務網報系統的檢驗功能可以及時核驗報銷單據支付信息中戶名、卡號、開戶行等銀行賬戶信息，大大提高資金支付成功率，減少資金支付失敗后的溝通成本。

4.財務部門應在網絡報銷系統上設置網上報銷簽批功能。在推廣財務網報模式之時，財務部門可以在全校范圍內通知簽批領導在網報系統上設置電子簽名。網上簽批功能能夠幫助簽批領導解決簽批時空受限的問題，大大縮短了報銷等待簽批的時間，極大地提高了財務報銷效率。

網報系統還能夠集成公務卡信息錄入功能，可以直接查詢消費信息，無需再登錄網上銀行查詢。系統將自動獲取消費金額、消費時間及銷售方信息，只需選擇用于報銷的刷卡記錄，即可自動完成公務卡消費記錄信息的錄入。通過網報系統直接選取的公務卡消費記錄，刷卡POS單、銀行消費記錄無需拍照上傳至網報系統，紙質附件也不需要提交公務卡記錄材料。

5.財務網絡報銷渠道應多元化，將移動端報銷渠道作為PC端的重要補充。利用PC端登錄財務網報系統報銷是目前最主要的形式，但是存在移動性差的弊端，不能很好地滿足隨時隨地報銷的移動性業務需求。因此，加入移動端報銷渠道——智能手機渠道進行財務報銷，可以很好地解決上述問題。財務部門根據報銷經辦人的需求，研發具有PC端相同功能的手機報銷APP。報銷經辦人通過手機端上傳報銷文字信息和圖像文件，就可以實現隨時隨地進行網上財務報銷。

結語：

在國家層面大力推行財務信息化和“放管服”的大背景下，傳統報銷模式作為曾經主要的財務報銷模式，已無法滿足當下高校日益增長且多元化的報銷需求，而財務網報模式是新時代下高校財務管理的必然選擇。盡管網報模式在推行之初存在諸多問題，但從長遠看，報銷經辦人能夠擺脫“排長隊”“報銷難”的困境，為其教學與科研工作注入強有力的支撐；財務工作人員能夠從繁重的工作中解脫出來，提高工作效率，改善工作環境；高校能夠將財務管理水平提升至更高層次，實現事業高質量、可持續發展。相信通過多方面多角度協同優化財務網絡報銷實踐關鍵問題，將會使財務網報模式建設這一具有重大意義的工程日趨完善，更好地服務于廣大師生，為高校建設添磚加瓦。

（作者單位：安徽理工大學 財務處）