淺談高校學生檔案數字化外包工作的可行性

鮑玲莉

學生檔案作為干部人事檔案的前身和基礎，在高校是非永久保管的，它伴隨著學生個人學籍的變化而流轉，是高校檔案中最特殊的一類檔案。隨著教育事業的發展，大部分高校招生數量與日俱增，因此，高校學生檔案電子化建設愈發重要。高校學生檔案數字化建設是當下高校檔案電子化工作的重要組成，高校學生檔案全面數字化勢在必行。

一、高校學生檔案數字化建設勢在必行

高校檔案數字化是高校檔案事業發展的大趨勢。新修訂的《中華人民共和國檔案法》（簡稱《檔案法》）從法律層面對檔案數字化提出了要求和支持，高校檔案館的檔案數字化工作正在全面推進，地方出臺的相應政策直接為推動學生檔案數字化工作助力。

（一）《檔案法》鼓勵、支持傳統載體檔案數字化

2020年6月20日，第十三屆全國人大常委會第十九次會議審議通過了最新修訂的《檔案法》，于2021年1月1日起實施。新增“檔案信息化建設”章節，明確指出符合規范和標準的電子檔案的效力等同于傳統的其他載體檔案，同時明確規定了各級政府要將檔案信息化納入信息化發展規劃，并且鼓勵、支持各級檔案館推進傳統載體檔案數字化，為推動和實現學生檔案全面數字化提供了法律依據和保障。

（二）夯實高校檔案數字化實踐基礎

隨著信息技術的不斷發展，掃描硬件設備不斷更新，高校檔案數字化工作開展得如火如荼。考慮到教學檔案在日常的對外提供利用中使用非常頻繁，為了更好地做好檔案利用服務，2014年，安徽大學檔案館集中力量優先對教學檔案進行數字化掃描。教學檔案的數字化不僅需要對紙質檔案進行圖片掃描，還需要對部分檔案內容進行數字化著錄。安徽大學檔案館在教學檔案數字化開展過程中經歷了僅本單位參與、本單位和檔案數字化外包協同參與、數字化外包單獨參與等幾種模式，在實踐中摸索前進，最終得出由數字化外包單獨參與教學檔案數字化工作是效率最高的一種模式。截止2021年年底，安徽大學檔案館已完成館藏教學檔案包括本/專科學生的新生錄取表、學籍表、畢業證書發放登記表和學位證書發放登記表等的數字化工作，同時，還組織完成了“安徽大學檔案館網上服務大廳”“安徽大學學籍檔案管理系統”和“安徽大學檔案庫房監控系統”的設計、開發、運行與驗收工作以及“安徽大學數字記憶網——照片檔案開發與利用專題網站”建設。此外，安徽大學檔案館進一步完善了檔案庫房監控系統和門禁系統，切實做好檔案安全防護工作，為建設智慧檔案館和學生檔案數字化打下了堅實的基礎。學生檔案作為高校檔案的重要組成部分，其數字化工作勢在必行。

（三）地方政策要求進一步完善學生檔案管理工作

2020年9月，安徽省教育廳發布了《關于做好2020年普通高等學校新生入學資格復查和進一步完善學生檔案管理工作的通知》（皖教秘學〔2020〕24號），文件中指出：建立新生入學資格長效追蹤機制，明確學校檔案管理部門要對學生入學全部檔案材料進行電子掃描存檔，學生在校期間所有檔案材料實施學校學生雙套制存檔，電子紙質雙重備份。同時也強調了要運用信息化技術大力開展學生檔案電子化建設，推進學生檔案管理工作規范化、制度化，進一步提升高校學生檔案建設和管理水平。這個文件的實施為安徽省各個高校推行學生檔案電子化建設提供了強有效的助力。

安徽大學檔案館根據通知要求，于2020年11月4日組織校內外專家對“安徽大學2020年學生檔案數字化掃描加工項目”進行了論證，論證通過。

二、高校學生檔案數字化外包的可行性

檔案數字化工作主要包含但不限于制定數字化實施方案、檔案掃描、圖像加工、文件命名、著錄、掛接等內容，而高校自身的檔案管理人員日常的工作已飽和，在一定程度上缺少獨立完成檔案數字化的能力和時間，因此，檔案數字化外包行業的興起為高校學生檔案數字化工作提供了新的思路。

（一）檔案服務外包標準的推行

2020年5月18日，國家檔案局發布了《檔案服務工作外包規范第1部分：總則》《檔案服務工作外包規范 第2部分：檔案數字化服務》《檔案服務外包工作規范 第3部分：檔案管理咨詢服務》（以下簡稱《規范》）檔案行業標準，于2020年6月1日起實施。這項檔案工作標準的正式發布，為檔案外包工作提供了依據、指明了方向。

（二）高校學生檔案管理工作壓力突出

安徽大學檔案館現有11位專職工作人員負責管理全校包括文書類、學生類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、財會類、招投標類、聲像類、出版物類、實物類、專題類和保密檔案等各門類檔案，其中學生檔案管理工作由2位老師負責，管理在校生包括本科生、專科生、研究生（包含碩士和博士）和遺留在校的學生檔案，約39000余份，工作量巨大。根據檔案的生命周期，學生檔案工作分為：接收和審核新生檔案；學生在校期間形成的材料歸檔；畢業生檔案郵寄；其他日常工作。

1.接收和審核新生檔案

新生入學資格復查是高校依法實施的招生和學籍管理行為，是保證教育公平公正的重要舉措。新生檔案的接收和審查工作一般集中于每年的9-11月，檔案館與學生所在院系配合完成新生檔案的審核工作，并且由檔案館對所有審核無誤的新生檔案歸檔保管，對審核有問題的學生檔案需及時與院系聯系，反饋問題，并督促院系盡快解決。據統計，安徽大學2020年本科新生4000余人，研究生3000余人；2021年本科新生8000余人，研究生4200余人；2022年本科新生8500余人，研究生4700余人，近三年新招收的學生人數是增長趨勢，尤其是2021年本科新生人數翻倍增長，對于學生檔案管理工作來說，數量激增，接收和審核新生檔案的工作量可見一斑。

2.學生在校期間形成的材料歸檔

安徽大學學生在校期間形成的材料包括學生登記表、學年考核表、學籍表、畢業生登記表、黨團材料、表彰獎勵和處分材料等，研究生還包括碩士學位申請書、論文答辯決議、授予碩士學位決議等碩士學位材料，除了黨團材料和獎勵處分材料，其他材料是每一個正常畢業的學生檔案中都需要歸檔的材料。這些材料的生成時間與學生在校學習的時間一致，其中學生登記表是學生入學時填交的表格，學年考核表、學籍表、畢業生登記表和研究生碩士學位材料、在校培養學生黨員的材料等均是畢業季才能形成的材料，黨團材料和獎勵處分材料根據情況適時生成，相關部門和學院將這些材料移交給檔案館后，檔案館要學生檔案開始郵寄之前及時歸檔。

值得注意的一點是，為進一步擴大本科學生專業選擇權，安徽大學研究決定，在學校辦學條件允許的情況下，本科一年級學生可根據個人學習能力、專業興趣、愛好特長、身體條件等因素，在全校范圍申請調整主修專業。根據統計，2019級至2021級本科新生中分別有277、283、303名學生調整了主修專業，其中分別有8、12、10名學生降級調主修專業。為了方便管理，調整主修專業學生的學號、校園卡等信息不變。這部分學生的檔案材料在接收和歸檔的時候尤其需要注意其原來的歸檔位置，特別是降級的同學，需要將其檔案調出并入到降級到的年級專業的學生檔案中去。

3.畢業生檔案郵寄

畢業生檔案郵寄是學生檔案管理中最重要的環節。畢業生檔案最終是經由本校轉遞到學生的下一個學習或者工作單位去，這是學生檔案在高校檔案事業中不同于其他門類檔案的所在，其他館藏檔案的數字化工作開展可以推后，但是學生檔案一旦寄出就沒有“館藏”，無法開展數字化掃描工作。這也對學生檔案數字化工作在完成時間上提出了要求——應屆畢業生學生檔案數字化掃描工作必須要在畢業郵寄之前完成。

畢業生檔案郵寄工作包括但不限于，核對學生檔案內容、檔案不全的學生檔案不能郵寄、核對學生郵寄信息、檔案接收單位和地址明顯不一致的需要反饋、打包學生檔案并清點統計數量等。對于有特殊需求的學生群體檔案，譬如延期畢業的學生，檔案申請了緩派的學生，要求走自帶或者機要途徑流轉檔案的學生等等，還要做相應的梳理工作，以防誤寄。由此可見，畢業生檔案郵寄工作本身就工作量巨大，時間緊任務重，檔案館確實無暇抽身兼顧學生檔案數字化工作。

4.學生檔案其他日常工作

學生檔案其他日常管理工作包括接待單位政審，遺留學生檔案的日常調檔，開具檔案存放、檔案緩派等相關證明，接待查詢學生檔案去向等。安徽大學檔案館隨機對學生檔案的其他日常工作進行了統計。2021年2-4月，僅本科生學生檔案工作，接待單位政審35次，查閱43份學生檔案；辦理遺留學生檔案日常調檔工作46人次；開具檔案存放、緩派等證明29人次；接待查詢學生檔案去向和咨詢調檔事宜日均9次。學生檔案以服務學生為目標，安徽大學檔案館一直以嚴謹和積極的態度認真做好每一位查檔用戶的接待工作。

（三）安徽大學學生檔案數字化初步成果

2021年11月25日，安徽大學檔案館組織專家組對“安徽大學學生檔案數字化掃描加工項目”（第一階段和第二階段）進行驗收。第一階段完成掃描2021年畢業生檔案共8196份共計339102頁，其中本科生和專科生檔案5527份合計240093頁，研究生檔案2669份合計99009頁；第二階段完成掃描在校學生檔案12525份共計248929頁（畢業季材料暫未進館），其中2018級本科生和2019級專業生檔案5599份合計80678頁，部分2019級本科生檔案2646份合計36846頁，2019級研究生2288份合計79195頁，部分2020級研究生1992份合計52220頁。經過專家組審閱項目順利通過驗收，安徽大學學生檔案數字化取得階段成果，為繼續開展學生檔案數字化工作奠定了堅固的基石。

三、結語

《關于做好2020年普通高等學校新生入學資格復查和進一步完善學生檔案管理工作的通知》等從法律和政策層面為高校學生檔案檔案數字化工作提供了助力。安徽大學檔案館在教學檔案數字化工作開展中積累了很多經驗，結合《檔案服務工作外包規范》行業標準的指導，為高校學生檔案的數字化工作開辟了檔案數字化外包路徑。同時，學生檔案的特殊性又必須要求在畢業季郵寄之前完成數字化掃描工作，檔案館在現階段若僅依靠檔案工作人員開展學生檔案數字化困難重重。所以，采用檔案數字化外包形式開展高校學生檔案數字化工作確實可行。安徽大學檔案館現階段已通過數字化外包形式完成了20721份學生檔案共計558041頁的數字化掃描工作，學生檔案數字化外包工作循序漸進，不斷完善。

高校學生檔案是非常活潑的一類檔案，每一年畢業生的檔案根據學生的動向寄出，新生入學又接收新入校的學生檔案，館藏的學生檔案的數量和內容是實時變動的，這要求數字化外包工作要不斷適應動態的學生檔案管理，做到“不漏掃、不重復”，全方面、高質量完成學生檔案的數字化工作。

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作者單位：安徽大學檔案館