新形勢(shì)下創(chuàng)新干部人事檔案管理模式的探討

鞏曉玲

摘?要：創(chuàng)新干部人事檔案管理模式是深化干部人事體制改革的重要組成，關(guān)系著干部隊(duì)伍治理體系和治理能力現(xiàn)代化水平的提升。該文論述了干部人事檔案與管理，探討了干部人事檔案管理效率提升的意義與作用，分析了我國(guó)傳統(tǒng)干部人事檔案管理的局限性，研究了干部人事檔案管理模式創(chuàng)新實(shí)現(xiàn)的保障，提出了新形勢(shì)下建立干部人事檔案管理模式的策略。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案???創(chuàng)新措施???管理????新形勢(shì)

中圖分類號(hào)：G275.9??????文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

Discussion?on?Innovating?the?Cadres'?Personnel?Archives?Management?Mode?Under?the?New?Situation

GONG?Xiaoling

（Personnel?Archives?Service?Center?for?Cadres?of?Zhangqiu?District，?Jinan，?Shandong?Province，Jinan，?Shandong?Province，250200?China）

Abstract：?The?innovation?of?the?cadres'?personnel?file?management?mode?is?an?important?part?of?deepening?the?reform?of?the?cadres'?personnel?system，?which?is?related?to?the?improvement?of?the?modernization?level?of?the?governance?system?and?governance?ability?of?contingents of?cadres.?This?paper?discusses?cadres'?personnel?files?and?management，?discusses?the?significance?and?role?of?improving?the?efficiency?of?cadres'?personnel?file?management，?analyzes?the?limitations?of?traditional?cadres'?personnel?file?management?in?China，?studies?the?guarantee?of?the?innovation?and?realization?of?the?cadres'?personnel?archives?management?mode，?and?puts?forward?the?strategy?to?establish?the?cadres'?personnel?archives?management?mode?under?the?new?situation.

Key?Words：Cadres'?personnel?files;?Innovative?measures;?Management;?New?situation

干部人事檔案是人力資源信息的主要載體，是對(duì)人力資源知識(shí)進(jìn)行歷史性、全面性調(diào)查和認(rèn)識(shí)的重要工具，也是知人善任、選賢舉能的重要依據(jù)。干部人事檔案要為人才服務(wù)，為人事工作服務(wù)。長(zhǎng)期以來，查閱干部人事檔案一直是干部任免、考察、調(diào)整、審查等工作的一個(gè)重要程序。干部人事檔案是否能保證工作的質(zhì)量和數(shù)量，主要取決于模型和機(jī)制的人事檔案管理和人事檔案的整體質(zhì)量和水平。不墨守成規(guī)，學(xué)會(huì)推陳出新，采用先進(jìn)的管理方法，全面提升干部人事檔案管理質(zhì)量[1]。

1?干部人事檔案與管理

干部人事檔案涵蓋信息全面、功能型腔，能夠在黨的干部培養(yǎng)和任命過程中，記載干部個(gè)人的人生經(jīng)歷、政治思想面貌、工作能力以及在工作過程中所獲獎(jiǎng)懲等信息，經(jīng)過收集、鑒別、整理、裝訂、編目形成的個(gè)人卷宗，能夠幫助國(guó)家和黨組織公開、公平、公正地考核國(guó)家干部并對(duì)干部進(jìn)行合理任命，是目前國(guó)家人事檔案當(dāng)中的關(guān)鍵部分[2-3]。為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，應(yīng)推進(jìn)干部人事檔案管理，優(yōu)化干部人事檔案管理制度，要擴(kuò)大目前人力資源管理和干部檔案管理工作的管理功能，使干部人事檔案管理合理化，提高維護(hù)效率，利用創(chuàng)新的、科學(xué)的方式對(duì)干部人事檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化。

2?干部人事檔案管理效率提升的意義與作用

干部人事檔案是國(guó)家對(duì)工作人員進(jìn)行管理的關(guān)鍵部分，因此要?jiǎng)?chuàng)新干部人事檔案管理工作，提高工作效率。在日常工作中，干部人事檔案的管理部門不僅要加強(qiáng)干部人事檔案的管理效率，還要不斷豐富和完善個(gè)人教育、工作經(jīng)驗(yàn)相關(guān)信息。從干部考核的角度看，干部人事檔案管理工作在國(guó)家人事管理工作中占據(jù)著重要地位，能夠有效提高目前干部人事管理的工作效率，可以從微觀層面保證發(fā)現(xiàn)、任用干部和人才的科學(xué)有效性和合理性，大大提高政府的管理能力。干部人事檔案管理與組織、員工密切相關(guān)，它在以下領(lǐng)域發(fā)揮著重要作用。

2.1在組織內(nèi)部構(gòu)建良好、積極的風(fēng)氣

在干部人事檔案管理的過程中，履行干部人事檔案特定階段的審核、監(jiān)督和管理的職能，讓管檔人員更加重視自己的技能，及時(shí)糾正和改進(jìn)自己的不足，建立起底線性自信，共謀事業(yè)發(fā)展[4]。

2.2引領(lǐng)促進(jìn)干部人才建設(shè)

人才的成長(zhǎng)是不斷進(jìn)行的，數(shù)據(jù)是多樣的，需要詳細(xì)和準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和跟蹤。干部人事檔案不不僅體現(xiàn)了每個(gè)崗位的精神形態(tài)和作風(fēng)，同時(shí)也是對(duì)干部人員進(jìn)行公正的考核和評(píng)價(jià)的關(guān)鍵，在此基礎(chǔ)上決定干部人員的任命問題。要積極推動(dòng)干部人事檔案的“建設(shè)”、“管理”、“利用”，充分發(fā)揮干部人事檔案在高技能人才構(gòu)成中的重要作用，才能使真正優(yōu)秀的人才去到真正合適的崗位，服務(wù)發(fā)展，從而建立人才儲(chǔ)備系統(tǒng)。

2.3?是人事決策的有力依據(jù)，為個(gè)人權(quán)益提供保障

干部人事檔案是人力資源工作的重要信息來源，除了傳統(tǒng)的人事安排外，還需要通過對(duì)人事檔案和歷史資料的綜合分析和統(tǒng)計(jì)，充分發(fā)揮和調(diào)動(dòng)人事人員的積極性和主動(dòng)性。干部人事檔案記錄了人才的工作經(jīng)歷和政治、經(jīng)濟(jì)、文化活動(dòng)，真實(shí)、詳細(xì)地反映了他們的行為和思想。在當(dāng)前中國(guó)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，干部人事檔案是一個(gè)真實(shí)的形勢(shì)警示，客觀、全面地反映了人類的歷史政治形象和工作能力。包括歷史水平、薪酬水平、激勵(lì)和制裁等因素，為組織人員的管理提供了可靠的依據(jù)，為個(gè)人利益提供了充分的保護(hù)。

3我國(guó)傳統(tǒng)干部人事檔案管理的局限性

3.1檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，檔案材料收集不及時(shí)

在許多領(lǐng)域，干部人事檔案管理問題都忽視了基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、制度完善和檔案模式的更新。片面認(rèn)為人事檔案工作只是收收管管、查查看看，思想上不夠重視。同時(shí)在日常工作中，檔案材料不能及時(shí)轉(zhuǎn)交、材料手續(xù)不完整。有些檔案材料雖然收集上來了，但明顯存在涂改、內(nèi)容與實(shí)際不符、格式不規(guī)范等問題，給材料歸檔造成一定問題[5]。

3.2?檔案管理人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平不能滿足現(xiàn)實(shí)的需要

干部人事檔案管理要求管理人員具有一定的專業(yè)性和專業(yè)性，具備收集、識(shí)別、處理、提供和使用文件、保護(hù)和儲(chǔ)存文件的知識(shí)和技能。一卷干部人事檔案，涉及方方面面的內(nèi)容，履歷、學(xué)歷、入黨、干部身份、參加工作時(shí)間及工齡等等，都需要準(zhǔn)確而過硬的專業(yè)知識(shí)。但干部人事檔案管理人員大多是從其它單位和部門抽調(diào)而來，并非專業(yè)出身，所經(jīng)歷的專業(yè)培訓(xùn)也有限，業(yè)務(wù)上往往是師傅帶徒弟，難以發(fā)展和創(chuàng)新，這就容易導(dǎo)致管理人員“知識(shí)面廣但不精深”，不能適應(yīng)新形勢(shì)下干部人事檔案管理的需要。

4干部人事檔案管理模式創(chuàng)新實(shí)現(xiàn)的保障

4.1管理理念保障

管理者和所有參與干部檔案管理的人員首先要改變舊觀念。各級(jí)人事服務(wù)部門要密切監(jiān)控人事文件管理的變化和要求，積極更新管理理念。干部人事檔案的數(shù)字化變得越來越迫切。要引入新的干部人事檔案管理，有效培訓(xùn)檔案審核員，了解技術(shù)操作，了解高級(jí)管理知識(shí)，了解檔案管理創(chuàng)新。同時(shí)，檔案工作者要更新管理理念，積極參與數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，利用自身專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備和工作經(jīng)驗(yàn)促進(jìn)人事檔案管理工作模式創(chuàng)新。

4.2統(tǒng)一平臺(tái)保障

單一平臺(tái)的安全性意味著機(jī)構(gòu)完善了程序，實(shí)現(xiàn)了干部人事檔案管理模式。要保持統(tǒng)一的服務(wù)平臺(tái)，增加完整的數(shù)字化管理流程，建立干部人事檔案管理新模式，推動(dòng)建立單一的人事檔案管理，堅(jiān)持綜合平臺(tái)自動(dòng)化管理系統(tǒng)來管理人事檔案，并共同推動(dòng)干部人事檔案管理辦法的進(jìn)一步發(fā)展。積極開發(fā)軟件管理所有人事檔案流程，全面落實(shí)審批流程，提高檔案效率[6]。

4.3業(yè)務(wù)流程保障

要想科學(xué)地對(duì)人事資源進(jìn)行管理，就需要對(duì)干部人事檔案進(jìn)行系統(tǒng)地分類整理。干部人事檔案管理的科學(xué)化改革旨在使人事檔案的原則、制度和管理方法適應(yīng)人事檔案的發(fā)展和適應(yīng)。隨著人事改革的深入，數(shù)字化技術(shù)在人力信息管理工作中的作用越來越高，要利用數(shù)字化技術(shù)推動(dòng)企業(yè)改革進(jìn)程，轉(zhuǎn)變干部人事檔案管理模式。因此，在保障干部人事檔案管理工作順利進(jìn)行并有效發(fā)揮其作用的基礎(chǔ)上，推動(dòng)人事檔案管理工作模式的現(xiàn)代化發(fā)展。特別是文件的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)體系的指導(dǎo)下，充分整合干部人事檔案和信息資源，充分發(fā)揮資源的統(tǒng)一作用，確保干部人事檔案管理的信息化。因此，干部人事檔案管理要提高業(yè)務(wù)流程的安全性，充分整合歸檔信息資源，充分利用標(biāo)準(zhǔn)體系的單一資源管理效果，加強(qiáng)人事與信息管理的一體化，建立網(wǎng)絡(luò)化檔案，方便查閱檔案，完善人事檔案的使用。

4.4信息技術(shù)保障

在信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的時(shí)代，利用新技術(shù)對(duì)干部人事檔案進(jìn)行有效、快速、方便的管理，幫助干部人事檔案管理向現(xiàn)代化、數(shù)字化的方向發(fā)展。保證干部人事檔案管理工作模式的信息化和數(shù)字化是工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)，要利用想現(xiàn)代化的技術(shù)和手段幫助人事檔案能夠被合理利用，延長(zhǎng)干部人事檔案的使用壽命。利用RFID技術(shù)和安全管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)存取、智能統(tǒng)計(jì)、安全監(jiān)控等功能，有效提高工作效率和干部人事檔案管理質(zhì)量；對(duì)接短信平臺(tái)，管理、實(shí)現(xiàn)、歸檔兼職工作，收發(fā)短信；利用現(xiàn)代信息技術(shù)，與其他部門之間建立有效、安全的聯(lián)系。使用現(xiàn)代信息技術(shù)能夠?qū)θ耸聶n案進(jìn)行科學(xué)化地管理，對(duì)其進(jìn)行全面系統(tǒng)地分類規(guī)劃，使干部檔案體系具有結(jié)構(gòu)合理、功能齊全、可擴(kuò)展性強(qiáng)、靈活性強(qiáng)的特點(diǎn)。需要建立一個(gè)大型的本地計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，為公共網(wǎng)絡(luò)與互聯(lián)網(wǎng)安全的融合提供大量的支持[7]。

4.5人才隊(duì)伍保障

人才隊(duì)伍保障就是從檔案管理現(xiàn)代化的角度來審視干部人事檔案管理。人才是人力資源管理創(chuàng)新的重要保障。一是加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案管理人員的培訓(xùn)，特別是要培養(yǎng)新時(shí)代檔案數(shù)字化管理的方法和技能，使干部人事檔案管理人員掌握數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化所需的知識(shí)和技能。二是引進(jìn)高素質(zhì)的綜合性檔案管理人才，提高其職業(yè)道德、專業(yè)素質(zhì)和技術(shù)水平，采用檔案管理信息系統(tǒng)和各種現(xiàn)代計(jì)算機(jī)、電子手段，以及對(duì)數(shù)據(jù)管理的完善，將更加注重對(duì)檔案數(shù)據(jù)分析、預(yù)測(cè)和管理領(lǐng)域的培訓(xùn)，包括檔案資料的使用。三是制定考核和激勵(lì)方式，通過對(duì)檔案工作的評(píng)價(jià)，結(jié)合檔案工作人員向服務(wù)單位提供服務(wù)的細(xì)節(jié)和效率，以及檔案工作人員的滿意度，激勵(lì)檔案工作人員不斷提高服務(wù)水平和質(zhì)量。

5新形勢(shì)下建立干部人事檔案管理模式的策略

5.1加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案管理的重視

人事檔案信息包括干部的個(gè)人人生經(jīng)歷，因此要加強(qiáng)對(duì)其檔案的管理。加強(qiáng)對(duì)日常管理工作的監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)，提高對(duì)干部人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。提高對(duì)干部人事檔案管理部門的了解，提高對(duì)檔案管理規(guī)章制度的認(rèn)識(shí)，明確檔案管理的相應(yīng)職責(zé)，將干部人事檔案管理納入日常事務(wù)，提高檔案權(quán)威性[8]。

5.2增強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)之間的融合

要實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理的現(xiàn)代化，必須建立各級(jí)檔案管理制度，積極消除檔案材料收集過程中的不銜接、信息不暢通問題。干部人事檔案管理是站在檔案視角為政府機(jī)構(gòu)及事業(yè)單位提供建設(shè)發(fā)展服務(wù)的綜合性、政治性工作。為積極克服收集和實(shí)際使用干部人事檔案的障礙，每個(gè)流程都要與數(shù)據(jù)利用部門緊密相連，形成完整的干部人事檔案管理體系，將干部人事檔案管理體系的功能有機(jī)結(jié)合。因此，有必要建立干部人事檔案管理部門和有歸檔需求的其它部門之間的聯(lián)系和信息交流，確保內(nèi)部干部人事檔案管理系統(tǒng)的一體化。干部人事檔案的收集需要各級(jí)相關(guān)部門的理解和支持，需要各部門與其他相關(guān)組織之間的協(xié)調(diào)和聯(lián)系。

5.3注重對(duì)干部人事檔案管理人員的培訓(xùn)

建立新形勢(shì)下干部人事檔案管理的新模式，提高干部人事數(shù)據(jù)管理的效率，首先要嚴(yán)把入口關(guān)，考察干部人事管理人員的政治面貌、日常工作作風(fēng)、對(duì)待社會(huì)和集體的責(zé)任感以及專業(yè)能力等方面，判斷新入員工是否能夠完成干部人事檔案管理工作。其次必須用科學(xué)的方法對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，用最科學(xué)、最準(zhǔn)確的干部人事檔案管理方法對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，增強(qiáng)對(duì)檔案材料的甄別力，提高入檔材料的質(zhì)量。最后要保持檔案管理人員的相對(duì)穩(wěn)定。

5.4在堅(jiān)持保密機(jī)制的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)合理的開放

在現(xiàn)行法律法規(guī)允許的前提下，一定程度上需要實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理"開放"模式，充分挖掘和利用干部人事檔案。要正確處理干部人事檔案中“開”與“合”的辯證關(guān)系。一方面，各級(jí)組織部門要定期檢查干部人事檔案的使用情況，嚴(yán)格規(guī)范檔案管理人員權(quán)限范圍，如有不符合規(guī)定的行為，要及時(shí)制止、規(guī)范，確保干部人事檔案的保密性和安全性；另一方面，要充分利用、挖掘干部人事檔案的潛在價(jià)值，適當(dāng)開放干部人事檔案相關(guān)信息條目，加強(qiáng)檔案在干部管理中的利用率[9]。

5.5優(yōu)化干部人事檔案信息化管理運(yùn)行環(huán)境

全面有效的人事檔案管理，需要改善原有的干部人事管理工作環(huán)境，創(chuàng)新管理工作模式。在干部人事檔案管理工作中包括人事檔案管理和收集工作，工作系統(tǒng)中廣泛、全面的信息來自有大量文書材料，干部人事檔案管理人員不僅要做好本職工作，還要?jiǎng)?chuàng)新，提供更有效的管理方法。因此，需要工作環(huán)境及配套功能獨(dú)立完整，即需要一定面積的管理空間、完善的辦公配套設(shè)備、兼顧內(nèi)外的管理軟件和辦公軟件支撐。

5.6加強(qiáng)管理，確保檔案的安全性

干部人事檔案是干部的私人信息，記錄了所有干部的人生經(jīng)歷。只有在明確的權(quán)利要求下才能夠查看，其其情況要對(duì)其檔案信息嚴(yán)格保密。要求要建立嚴(yán)格的檔案管理制度，確保其內(nèi)容不被泄露、不被更改。為了保證干部人事檔案的安全，干部人事檔案管理人員必須采用現(xiàn)代化的控制設(shè)備，正確記錄檔案的動(dòng)態(tài)，確保所有檔案的安全。在這個(gè)階段，提高對(duì)檔案安全的認(rèn)識(shí)是檔案管理的重要組成部分，只有保證檔案的安全，檔案管理才能真正有效。

5.7努力實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

傳統(tǒng)的檔案信息管理方式下，檔案很容易在傳遞過程中丟失，因此將信息技術(shù)運(yùn)用在檔案管理工作中的重要性日漸明確。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，社會(huì)開始接受信息技術(shù)。計(jì)算機(jī)已進(jìn)入千家萬戶，極大地改善了人們的生活、工作和學(xué)習(xí)。干部人事檔案管理信息化需要大量的人力資源，相關(guān)部門應(yīng)積極配合各部門促進(jìn)干部人事檔案管理信息化發(fā)展。

5.8落實(shí)制度監(jiān)督

干部人事管理工作的制度制定是指導(dǎo)管理工作的重要標(biāo)準(zhǔn)和方向，工作人員必須及時(shí)適應(yīng)新環(huán)境和新要求，完善日常管理制度。同時(shí)，隨著人事檔案的廣泛應(yīng)用，檔案信息的安全性變得越來越重要，除了使用特殊的網(wǎng)絡(luò)和安全的存儲(chǔ)設(shè)備外，還需要完善使用系統(tǒng)、軟硬件和測(cè)量系統(tǒng)，及時(shí)創(chuàng)建相關(guān)數(shù)據(jù)，并嚴(yán)格按照人員管理權(quán)限分配用戶權(quán)限，防止不可逆損失，如信息泄露、數(shù)據(jù)丟失、數(shù)字文件超出允許范圍等。

5.9對(duì)檔案進(jìn)行定期整理和檢查

檔案的順序決定了檔案的準(zhǔn)確性，檔案必須分類歸檔、規(guī)范，保持清潔統(tǒng)一。確保正確環(huán)節(jié)，及時(shí)糾正錯(cuò)誤，確保錯(cuò)誤不被隱藏在檔案中。如發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤要及時(shí)聯(lián)系相關(guān)部門，不斷改進(jìn)數(shù)據(jù)以滿足實(shí)際情況。

5.10拓寬檔案資料的收集渠道

在人事檔案管理創(chuàng)新的時(shí)代，首先要拓展信息收集的領(lǐng)域，了解和掌握檔案數(shù)據(jù)收集的一些特點(diǎn)，定期總結(jié)，提高數(shù)據(jù)處理的速度，間接提高對(duì)檔案分類的認(rèn)識(shí)。面對(duì)信息爆炸的時(shí)代，檔案管理人員必須學(xué)會(huì)瀏覽信息，從大量的信息中選擇自己需要的，除了通過互聯(lián)網(wǎng)向干部所在單位和其它相關(guān)業(yè)務(wù)部門，如教育、戶籍等部門收集數(shù)據(jù)外，還可以進(jìn)行公民調(diào)查和互聯(lián)網(wǎng)普查，例如核實(shí)學(xué)歷信息的真實(shí)性和報(bào)考資格的審核。另外，在信息爆炸的時(shí)代，各色各樣的信息充滿著不確定性、風(fēng)險(xiǎn)性，要提高信息篩選與風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別能力。

6結(jié)語

一般來說，每個(gè)人的檔案都是學(xué)習(xí)、工作和生活的記錄，個(gè)人檔案的存放保管非常重要。因此，為了保證信息的準(zhǔn)確性，所有的檔案都必須仔細(xì)檢查，以適應(yīng)新時(shí)代的特點(diǎn)。干部人事檔案管理部門和從業(yè)人員要認(rèn)真對(duì)待每一卷檔案、每一份材料，既要讓干部人事檔案為人才工作服務(wù)，為黨和人民選用好干部服務(wù)，保證干部人事資源管理工作中所有歸納的材料必須是完整且真實(shí)的，保障后續(xù)的干部選拔與任命工作能夠更加公開透明，真正發(fā)揮干部人事檔案管理工作的作用，在人力資源部門的早期管理中體現(xiàn)創(chuàng)新，為實(shí)現(xiàn)各方面的發(fā)展做好充分準(zhǔn)備。

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