基于多元數據的工會檔案信息管理系統與智能應用分析

摘要：本研究基于數據四層級架構體系、標準化信息管理系統，搭建一體化的工會檔案資源管理和共享利用信息化平臺，以實現工作規章、管理制度、業務規范固化和多樣化智慧服務應用，提高檔案管理的效率以及檔案服務的質量與價值。研究結果表明，基于大數據的工會檔案管理系統架構體系，包括底層數據、語義描述及內容特征、數據關聯、知識應用四個層級?；跀底只D型和智能化升級，可促進集團級企業工會檔案管理業務流程化、管控集中化、管理網絡化、資源共享化、服務智慧化，充分發揮工會檔案的憑證、業務、情報、文化、知識、降本提效等價值。工會檔案管理從傳統的文檔管理逐漸轉型為數據、信息、知識的管理與應用，基于工會檔案數據資源的收集、處理、存儲、挖掘和利用，進而轉型為智能型工會檔案管理。

關鍵詞：工會檔案；檔案管理系統；智能應用；智慧檔案服務；知識服務；多源異構數據

中圖分類號：G270.7 文獻標志碼：A 文章編號：1674-8883（2023）05-0153-03

一、引言

工會是維護工人合法權益的組織，工會檔案真實記載著工會工作的狀況，體現了傳承、憑據、服務、激勵、制約、指導等價值[1-2]。企業檔案管理工作與企業治理結構、決策指導、運營創效、監督檢查等工作息息相關[3-4]。傳統的工會檔案管理采用紙質模式，停留在被動服務、簡單展示和存儲的淺層次狀態，檔案收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、統計、利用等工作效率低下，且缺少數據化開發，檔案的價值未能充分發揮[5-7]。由于檔案管理專業人員配置不足或崗位人員變動性大，導致檔案管理制度流于形式，管理出現漏洞，檔案中有價值的信息并未能廣泛傳播、利用與共享[8]。因此，有必要利用物聯網、大數據、人工智能等技術改造升級工會檔案管理，實現管理流程化、流程標準化、標準數字化、數據智能化、應用智慧化，通過數字化轉型實現檔案管理價值再創造，深度服務職工，推動企業發展。

本研究擬分析工會檔案信息管理平臺的搭建、功能等，以期實現工會檔案的無紙化管理、數據資源整合、高效協同與信息共享，提高檔案管理水平和對外服務的能力。對工會檔案信息管理平臺的分析，有助于了解基于工會檔案的統一信息平臺，通過對檔案進行數字化、語義化、關聯化、可視化、智能化等技術加工，實現數據快速檢索調用，使管理更加順暢、高效，促進工會檔案價值鏈從被動管理向主動服務延伸。

簡言之，工會檔案管理數字化轉型是企業治理現代化的必然選擇。通過一體化、信息化平臺建設與管理理念、流程內嵌信息系統，創新檔案管理方式，能夠實現檔案資源的有效整合與價值創造。

二、工會檔案管理信息化系統

檔案管理的要求包括：資料齊全、真實，分門別類，快速查找，數據安全等[9-10]。檔案管理應遵守國家檔案法、保密法等相關法律法規，制定企業檔案管理制度、困難職工檔案管理辦法、檔案信息管理系統管理辦法等配套制度，實現檔案資料的規范化管理[11]。

檔案管理的體系架構一般分為四個層次：數據收集層、語義描述層、數據關聯層、數據應用層。數據收集層是物理層，包括數據庫、數字化圖像、檔案數字化標準、元數據標準等；語義描述為內容特征層，一般采用RDF格式完成語義描述，形成圖像元數據；數據關聯層是高層級的語義數據層，利用檔案資源，實現內部數據的物理特征和語義特征，外部歷史背景、語音、文字等數據的關聯；知識應用層包括大數據分析、知識發現、知識挖掘和智能檢索等，為用戶提供更加智慧的服務。

基于檔案管理的要求，工會檔案信息化管理系統的功能設計包括：

統一的數據庫。一般采用關系型數據庫（Oracle、DB2、My SQL等）與非關系型數據庫（Mongo DB等）結合的形式建設數字底座，進行檔案電子文檔的編號與分類存儲，實現數據倉儲。針對數據的入庫格式，制定規范和標準，通過技術工具實現數據存儲格式的通用化和一致性，以便后期調用[12-13]。為了消除數據提供者元數據標準或數據模型差異，可以根據映射規則，將不同的數據轉換成統一的元數據標準，將知識單元聚合成知識網絡。為了兼容半結構化XML格式元數據，圖片、視頻等非結構化數據，可將關系型數據庫升級為大數據庫Hadoop，以適應鍵值、列簇、圖譜等不同場景[14]。

紙版文件轉換成電子版文件。針對同一份文件，在歸檔保存紙質資料的同時，通過掃描等方式將紙版資料轉化為電子資料，保存對應的電子版文件。隨著網絡利用程度不斷加深，業務對電子版文件的依賴也在加深，采用圖像掃描、快速錄入等物聯網工具提高文件的數字化轉換效率，很有必要。

歸檔與標簽。按照電子檔案管理辦法，對電子版文件按照標準化流程進行接收、登記、記錄、分類、存儲、保管，形成標準化的電子檔案入庫。電子檔案與紙質檔案具有同等法律效力。為了方便后期檔案檢索，需要對入庫電子檔案進行命名，并提供數個關聯度較高的關鍵詞，形成檔案標簽。

RDF格式。為了進一步挖掘工會檔案的價值，可采用RDF格式，對檔案的底層數據進行快速關聯，形成序化、熵減、成體系的網絡結構知識[15-16]。讓數據深度關聯的主要方式為采用RDF格式。RDF是關聯數據的底層數據模型，包括主體、謂語、客體三大要素。RDF具有強大的語義描述能力，尤其擅長著作文檔與圖像視頻之間的緊密聯系，能夠將圖像知識描述統一化、標準化。為了實現圖像語義特征描述，采用底層特征、對象層、場景層、空間層、行為層、情感層進行分層描述?；赗DF格式，方便實現RDF知識關聯、鏈接、資源應用與服務。RDF主謂賓表現為URI，通過URI將圖像、文檔等異構分散數據資源統一標識，形成語義互聯網絡，推動數字檔案資源知識網絡體系的形成。

微服務。集團級的工會檔案管理平臺具有微服務、云共享的功能，與基層工會檔案管理共用一套信息管理系統，實現上下數據貫通、共享。微服務架構能夠促進組織形態扁平化、去中心化、信息共享和上下協同。

檢索。系統具有采用關鍵詞進行檔案檢索的功能，能通過文檔標題、語義關聯、主題類型、關系編目及頁面遍歷的方式，快速查找關聯度較高的檔案。通過檔案管理標準化、規范化，通過各種模型將多源異構數據的語義及數據進行關聯，以方便檢索、知識發現。

查閱。信息系統能夠兼容各種格式的電子文檔，包括PDF、WORD、圖片、視頻、音頻等格式文檔，實現在線閱讀、數據查詢、分類瀏覽、下載和可視化展示等服務。

電子簽章與數字水印技術。應用電子簽字、簽章等技術，提高查檔的便捷度和滿意度。應用數字水印技術，以保障知識產權。

ORC檢測與識別。通過ORC識別技術，將重要的圖片中的文字和數據轉化為文檔格式，便于信息整理與分析引用[17]。ORC檢測技術對名人手稿、口述記錄、日記、照片等較為實用，用于實現散落碎片化資源的收集整合與知識序化。

大數據分析、知識圖譜及人工智能算法。應用決策樹、神經網絡等大數據分析技術，專家知識圖譜等數據挖掘技術，對工會檔案數據進行組織、清洗、分析、挖掘、揭示和價值提煉，產生智能檢索推薦、知識聚合和語義化重組，以輔助改進工會服務和政策制定。通過智能化技術，確定用戶行為和信息需求，可將隱性知識顯性化，從而為用戶提供個性的服務。

備份。對于同一份電子版文件，不僅要在本地服務器存儲，還要上傳至備份服務器，實現雙保險，規避數據丟失的風險。

網絡安全配置。在檔案管理系統中增加指紋識別、身份核對、防火墻、殺毒軟件、流量監測、攻擊阻斷、攻擊溯源等配置，防止因信息網絡風險導致電子檔案外泄或被盜。

檢索數據的統計?；赨GC（用戶生產內容）和PGC（專業生產內容）的理念，在檢索、調用工會檔案數據過程中，分析調用檔案的類型、點擊量、下載量、檢索所用關鍵詞頻次等，產生推薦排名，增加信息管理系統與用戶的互動。通過檔案百科詞條、檢索大數據排名、用戶畫像等，突出實時動態、熱點話題，并針對性地進行內容推送，提高檔案資源的利用效率。

三、信息系統的應用管理

人工智能時代的工會檔案管理，應主動適應網絡數據資源大量生產的主流趨勢，純文字版本的資料占比逐漸下降，多源異構的圖像、音頻、視頻數據大量產生。檔案管理系統應主動融合多種新型數據，主動適應來源多樣、分布廣泛、數據巨大、結構迥異的基礎數據、業務數據、行業數據等[18]。

由于檔案信息數據量日益增大和智能化發展，檔案管理人員的工作重心逐漸從日常事務性工作向文件管理、數據管理和知識服務延伸，逐漸形成檔案資源共享、業務智能的數字檔案生態系統。以用戶需求為導向，工會檔案信息系統可提供個性化推薦、知識分析、沉浸式體驗等多元化、差異化的服務。

工會檔案信息管理系統與實際業務場景深度融合的應用包括：

困難職工的檔案。做到一戶一檔，將個人情況、家庭情況、獎懲情況、參加活動信息、慰問補貼情況、職工訴求調研情況等納入個人檔案。通過設置幫扶頻次、金額等統計信息，積極推動工會下沉工作重心，深入職工生活，了解職工需求，摸清貧困職工實情，將集團內部困難職工檔案管理與關懷幫扶工作一體化融合。

困難職工管理服務客戶端。發揮信息管理平臺的數據庫優勢，開辟脫貧脫困數據庫和貧困職工服務客戶端，適時公開幫扶的頻次和金額數量等，引導企業內部資源主動幫扶困難職工。同時通過困難職工管理服務客戶端，保護困難職工的隱私，以個性、多元、便捷、精準的方式，為貧困職工提供智能化、場景化的幫扶服務。

重要扶貧活動。做到一戶一檔，動態管理，將工會檔案管理與工會慰問、宣傳等工作融合。工會檔案管理可利用多種新媒體平臺開展檔案宣傳、扶貧活動及創意文化傳播，弘揚正能量。

勞動模范及以勞動模范名字命名的職工創新工作室。做到一戶一檔，總結和宣傳先進模范人物的基本情況、先進事跡，以帶動和啟發廣大職工向榜樣學習，爭創先進，提高榜樣精神的感召力；詳細記錄職工創新工作室的工作開展情況，包括對外接待、外出參會演講、經費申請情況、QC活動、五小創新、成果獎勵、知識產權、重要榮譽等；關心勞模健康，每年定期提示勞模參與制度規定的休假療養。

重要文體活動及節日活動。做到一戶一檔，總結廣大職工的參與情況。通過配備文化體育設施、定期組織活動等，加強員工對企業的認同感。

職工健康服務活動。做到一戶一檔，通過提供醫療設備、免費專項體檢、心理咨詢等醫療健康服務，提高職工身心健康水平。

維權管理。運用工會檔案維護權利時，由歸檔部門負責收集維權受理、維權調查取證及維權調解仲裁等相關信息。

非涉密檔案公開共享。積極推動非涉密檔案開放和二次開發利用，提高工會檔案的公開程度，為企業經營決策提供數據支撐。

檔案統計與展覽。定期對檔案數據進行梳理匯總，包括活動次數、慰問困難職工次數、扶貧金額、文體活動開展次數及參與人數等。

四、結語

本研究分析了工會檔案信息管理系統的搭建、功能設計與智慧應用等，期望通過利用物聯網、大數據、人工智能等技術，改造升級工會檔案管理，實現工會檔案管理的高效運轉、合規運行，提高工會檔案服務的范圍、效率和質量。研究結果表明：

第一，工會檔案信息管理系統的功能設計包括：統一的數據庫，電子版文件，規范歸檔與標簽化，RDF格式，微服務，快速檢索，無障礙查閱，電子簽章，ORC檢測與識別，備份，大數據分析、知識圖譜及人工智能算法，網絡安全配置，檢索數據的統計。

第二，工會檔案信息管理系統的業務應用包括：困難職工的檔案、困難職工管理服務客戶端、重要扶貧活動、勞模及勞模創新工作室、重要文體及節日活動、職工健康服務活動、非涉密檔案公開共享、檔案統計與展覽。

第三，工會檔案管理模式從模擬態逐漸升級到數字態、數據態。基于信息治理、物聯網工具、ORC識別、數據關聯、語義組織等技術，對工會檔案數據進行深度挖掘，可提高檔案資源數據化開發利用的價值和服務能力。

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作者簡介 周潔，檔案館員，研究方向：黨的建設與工會檔案管理。