淺析現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

摘 要：在現(xiàn)代化社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的時(shí)代背景之下，信息化技術(shù)的發(fā)展也正處于迅猛階段，并且在各行各業(yè)當(dāng)中都實(shí)現(xiàn)了更為廣泛的應(yīng)用，尤其是對(duì)于各單位在開(kāi)展檔案管理相關(guān)工作的過(guò)程當(dāng)中，更是發(fā)揮了重要的作用。對(duì)于單位的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，范圍比較廣泛，檔案的數(shù)量比較多，并且所涉及到的不僅檔案的內(nèi)容具有多樣性，同時(shí)在開(kāi)展相關(guān)管理工作時(shí)，也具有復(fù)雜性等特點(diǎn)。因此，單位在制定相關(guān)管理方案時(shí)，必須要結(jié)合實(shí)際情況，制定具有規(guī)范性的管理方案，以促使檔案管理工作水平和效率得以全面能提升。鑒手此，本文對(duì)信息技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中存在的一些問(wèn)題作出了簡(jiǎn)要的說(shuō)明，并分析了其實(shí)際應(yīng)用策略。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；檔案管理；存在問(wèn)題；應(yīng)用策略

一、引言

現(xiàn)階段我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷快速發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中，各項(xiàng)科學(xué)技術(shù)的改革創(chuàng)新發(fā)展速度也逐漸有所加快。就目前來(lái)看互聯(lián)網(wǎng)以及信息技術(shù)已經(jīng)與人們的日常生活之間有著非常密切的關(guān)聯(lián)，并且也己經(jīng)逐漸良好地融入到生活、工作中的各個(gè)方面，不僅為其日常生活工作的開(kāi)展提供了更加便利性的條件，同時(shí)也為其工作生活增添了很多色彩。然而，對(duì)于各單位和企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案管理工作一直以來(lái)都是非常重要的環(huán)節(jié)，所以說(shuō)在開(kāi)展該項(xiàng)工作時(shí)，也必須要促使其能夠更加良好的順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，使其重要作用得以充分發(fā)揮出來(lái)，從而使得單位能夠得以更加良好的發(fā)展。

二、信息技術(shù)在檔案管理當(dāng)中應(yīng)用存在的問(wèn)題

（一）信息化認(rèn)識(shí)程度不高

在企業(yè)和單位的實(shí)際發(fā)展過(guò)程當(dāng)中，要想促使檔案管理相關(guān)工作效率和質(zhì)量得以有效提升，就必須要科學(xué)、合理的運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，將計(jì)算機(jī)重要的功能作用充分發(fā)揮出來(lái)，逐漸將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理進(jìn)行管理，并對(duì)其做好檔案的備份工作，從而促使相關(guān)工作人員對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)程度有進(jìn)一步的提升。但是在現(xiàn)階段看來(lái)，由于信息技術(shù)的應(yīng)用在我國(guó)企業(yè)和單位當(dāng)中起步比較晚，尤其是一些中小微企業(yè)，所以有很多工作人員對(duì)其重要性并沒(méi)有產(chǎn)生充分認(rèn)知，這就導(dǎo)致信息檔案管理工作存在一定的制約性。

（二）信息化檔案管理制度不完善

就目前來(lái)看，電子檔案管理的方式雖然在各單位和企業(yè)當(dāng)中實(shí)現(xiàn)了普遍的應(yīng)用，但是其實(shí)際的應(yīng)用時(shí)間還是比較短，再加上普及的范圍也不夠廣泛，關(guān)于信息化檔案管理的系統(tǒng)還不夠健全和完善，而相關(guān)規(guī)章制度和工作流程也并沒(méi)有實(shí)施規(guī)范性的管理手段。所以就促使在實(shí)際工作過(guò)程當(dāng)中，非常容易造成電子檔案丟失或者損壞的情況，導(dǎo)致信息化檔案管理的工作效率低下，管理水平很難得以有效提升。

（三）管理工作人員的綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)水平有待提升

對(duì)于信息化檔案管理工作來(lái)說(shuō)，相關(guān)工作人員的專(zhuān)業(yè)性要求是非常高的。管理工作者專(zhuān)業(yè)水平足夠高，才能夠促使信息技術(shù)在檔案管理工作當(dāng)中實(shí)現(xiàn)科學(xué)合理的應(yīng)用，并促使其重要作用能夠充分發(fā)擇出來(lái)，以促使企業(yè)和單位整體的發(fā)展更加健康和穩(wěn)定。在實(shí)際開(kāi)展檔案管理相關(guān)工作時(shí)，所涉及到的知識(shí)面和技術(shù)比較廣泛，各個(gè)工作環(huán)節(jié)不僅繁多還具有一定的復(fù)雜性，所以管理起來(lái)存在一定的困難。由此可見(jiàn)，想要做好檔案管理工作，提高檔案管理效率，管理人員的綜合素質(zhì)、能力以及專(zhuān)業(yè)水平是有著相當(dāng)高的要求的。檔案管理員只有具備了這些素質(zhì)，才能夠確保檔案管理工作的效率性、完整性和準(zhǔn)確性。

三、信息技術(shù)在檔案管理中的實(shí)際應(yīng)用策略

（一）提升檔案管理信息化的使用效率

在企業(yè)和單位的實(shí)際發(fā)展過(guò)程當(dāng)中，相關(guān)工作人員必須要將信息化技術(shù)的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)予以高度重視，促使其重要作用能夠得以充分發(fā)揮出來(lái)，并加強(qiáng)人員對(duì)信息化檔案管理工作的重要性予以充分明確了解，以有效提升使用效率，以此促使其管理水平也能夠?qū)崿F(xiàn)進(jìn)一步的提升。在信息化的實(shí)際應(yīng)用當(dāng)中，必須要注重相關(guān)檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)防護(hù)功能，以有效避免黑客人侵現(xiàn)象發(fā)生，從而促使企業(yè)和單位的各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息能夠得以良好的保護(hù)。

（二）建立并完善信息化檔案管理體系

對(duì)于任何工作來(lái)說(shuō)，都是需要構(gòu)建起相對(duì)完善的體系作為支持的，而檔案管理工作也并不例外。相關(guān)單位需要根據(jù)自身實(shí)際發(fā)展情況來(lái)制定出完善、具有較強(qiáng)規(guī)范性及科學(xué)合理性的信息化檔案管理體系，以促使該項(xiàng)工作能夠更加順利的開(kāi)展，并取得良好成效。與此同時(shí)，企業(yè)事業(yè)單位也能夠促使在實(shí)際工作當(dāng)中的各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范性得以有效增強(qiáng)，從一定程度上將工作流程予以簡(jiǎn)化，并對(duì)工作的邏輯性予以強(qiáng)有力的保障，繼而促使相關(guān)工作效率和質(zhì)量得以有效提升。

（三）加強(qiáng)相關(guān)工作人員專(zhuān)業(yè)性培訓(xùn)

一個(gè)企業(yè)和單位的良好發(fā)展是離不開(kāi)人才的大力支持的，所以為了促使信息技術(shù)能夠更加良好的應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中來(lái)，就必須要對(duì)相關(guān)工作人員的專(zhuān)業(yè)性培訓(xùn)工作加以高度重視。通過(guò)加強(qiáng)相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，一方面能夠有效提升其專(zhuān)業(yè)水平，促使其在實(shí)際工作過(guò)程當(dāng)中能夠更好地應(yīng)用信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作，提高管理效率；另一方面，也能夠促使管理工作者綜合素質(zhì)和管理能力得以有效提升，并且能夠?qū)ψ陨淼娜粘Ｐ袨槠鸬搅己玫囊?guī)范性約束作用，以確保在開(kāi)展工作時(shí)，能夠形成非常規(guī)范的操作，從而促使信息化檔案管理工作水平能夠得以有效提升，也能夠?qū)n案的安全性特征給予強(qiáng)有力的保障作用。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在當(dāng)前社會(huì)的時(shí)代背景之下，信息技術(shù)的快速發(fā)展促使檔案管理工作也逐漸朝著信息化方向快速發(fā)展。檔案管理工作的開(kāi)展對(duì)于企業(yè)和單位的穩(wěn)定長(zhǎng)期發(fā)展有著非常重要的促進(jìn)性作用。因此，企業(yè)事業(yè)單位必須要結(jié)合自身實(shí)際發(fā)展情況，制定出完善并且具有規(guī)范、科學(xué)、合理性的信息化檔案管理策略，并將其應(yīng)用到實(shí)際工作中來(lái)，促使其強(qiáng)大的功能作用得以充分發(fā)揮。與此同時(shí)，對(duì)于電子檔案的安全性也需要加以高度重視，注重工作人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，以促使信息化技術(shù)能夠更加良好的運(yùn)用到檔案管理工作當(dāng)中。