電氣公司采購業務的內部控制評價及優化研究

摘要：隨著社會經濟的飛速發展，企業規模日益壯大，同時所面臨的經營和投資風險也隨之增加。在全球市場經濟競爭激烈的今天，企業由于虧損嚴重而破產的事件頻繁發生，舞弊和違規事件常有發生，這些企業內部管理中存在著諸多問題，內部控制是否完善會直接對企業的生存造成影響。采購是企業生產經營活動的起點，也是成本控制的關鍵環節，與企業發展有著密不可分的關系。目前我國在內部控制理論建設與實施方面仍處于相對落后狀態，現有的內部控制機制無法充分發揮作用，阻礙了企業的快速發展。本文以ABC電氣公司采購業務為研究對象，對其采購內部控制現狀及存在的問題展開分析研究，希望能夠為其他電氣公司提供有效參考。

關鍵詞：電氣公司；采購；內部控制；優化

近年來，經濟全球化進程加快，企業的數量日益增多，市場競爭力逐漸增加，需要面臨的經營和投資風險日益增大，盡管現階段已經有許多大型企業實施了內部控制體系，但是內部控制體系的建設存在著諸多的問題，運行情況也不容樂觀。從內部控制體系評價和運行評價方面而言，內部控制體系建設和運行仍舊處于欠缺狀態，需要作出優化和改進。采購是生產經營活動的重要環節，同時也是日常管理所不可或缺的部分，是成本控制的關鍵，與經濟效益有著一定的關聯性。由于企業內部控制體系建設和運行不夠完善，導致采購活動受到限制，不利于經濟效益的增長。因此，只有加強采購業務流程的內部控制，管理采購風險，才能夠確保企業穩定發展。本文選擇ABC電氣公司作為研究對象，該公司屬于制造業，但是在實際運營中，采購業務占據著重要位置，目前內部缺乏控制制度和監督，直接阻礙了公司的發展。

一、采購業務內部控制理論概述

（一）采購業務內部控制概念

采購業務內部控制指的是企業對生產需要的原材料、物資等進行采購，同時在制定業務具體流程時，需要充分考慮日常經營活動特點，保證流程的科學性和合理性，按照制定的采購流程，開展對應的內部控制活動。

（二）采購業務內部控制目標

在采購業務中需要加強內部控制工作，主要目的在于：確保其與生產和銷售業務相符合；采購業務的各項流程不僅需要確保通暢，還需要保證高效率；應當及時做好會計記錄，并確保記錄信息的準確性；保證能夠享有應得的采購折讓；開展的采購業務活動不能與相關法律法規相違背。

二、ABC電氣公司采購業務內部控制現狀

（一）ABC電氣公司采購業務概述

ABC電氣公司在生產經營活動中，需要采購的生產材料類型較為繁多，主要經營業務為輸電變電類產品銷售，產品的主要原材料有多種類型，涵蓋鑄鐵、鋁銅類、鋼板、硅鋼片等。在公司的生產經營中，成本占比最大的是原材料成本，而原材料的價格變動直接對生產成本造成影響，2020～2021年間，銅鋁等原材料每噸的價格變動在一個月內超過一萬，成本升降非常明顯，對盈利造成影響。

公司在采購時首先需要考慮原材料的價格和質量，綜合評估后選擇性價比最高且具有綜合實力的供應商簽訂采購合同。若是原材料需要經過遠途運輸，則由供應商負責采購貨物的配送，提供材料上門服務。ABC電氣公司的采購成本根據采購原材料的購進價格來定，輸電變電產品原材料的購買費用明顯高于其他原材料，對采購成本進行分析得知，輸電變電產品在其中的占比最重，采購原材料的價格在很大程度上影響公司的利潤，針對此特點，可以采取對應的措施，降低采購成本。例如，進行集中采購，提高采購的信息化水平；供應商的選擇做好詳細調查；對生產需要的主要原材料期貨價格實施跟蹤，并作出全面分析和評估，對未來的價格趨勢有更加準確的預測等。

（二）ABC電氣公司采購業務內部控制現狀

ABC電氣公司的采購業務處理主要是由相關部門負責，采購業務的內容較為復雜，通常分為請購審批、采購運輸、驗收入庫以及貨款結算四個環節。

1.請購審批

在制定采購計劃時，由物資部進行管理，然后由采購經理對采購計劃審批，審批完成后將其報至分公司物資部審核，將采購計劃匯總制作為匯總表格報送至領導，由領導對表格內容仔細審核，將匯總的采購計劃發至物資部再次審核。兩次審核后能夠確定采購計劃，將采購資料歸檔保存，以便隨時查閱。

2.采購運輸

公司的采購方式并不局限于一種，而是根據公司的采購需求，選擇對應的采購方式，一般情況下，采購分為招標、非招標和集中采購。采購部列出各類供應商名單，結合供應商的特點以及公司實際需求，與供應商進行價格談判，確定選擇何種方式、以何種價格采購。

3.驗收入庫

在采購結束后，需要對采購物資進行驗收，確定無誤即可將物資入庫，在此過程中，需要由專人負責驗收，而ABC電氣公司沒有滿足這一要求，并沒有設置專門的質檢人員。在選定供應商、確定物資的采購價格之后，供應商根據采購合同在規定時間內將物資送到指定地點，然后由物資部門對貨物進行檢查，在確定無誤后將物資送進物資庫，而ABC電氣公司并沒有再次核查，導致物資數量出現誤差。

4.貨款結算

物資驗收合格后，財務人員需對憑證附帶的單據進行審查，對采購合同、采購單、驗收報告等信息審核，在確定沒有錯誤的情況下，即可按照合同的價格付款。

三、ABC電氣公司業務內部控制存在的問題

（一）供應商選擇機制有待完善

公司在經營活動的實際開展中，供應商選擇并不嚴謹，沒有對其資質嚴格考察，評分體系尚未建立完善，對供應商的評估缺乏準確性，無法準確分級。供應商選擇制度不完善會導致采購管理難度增加，出現采購人員利用職務之便從供應商處拿取回扣或者數量少報、多報等現象，導致采購物資的質量得不到保障。

（二）采購成本管理風險

公司采購管理流程不嚴謹，采購流程審批簡單，輸電變電產品原材料是重點采購物資，而在小規模物資采購時并未經過嚴格的審批流程，直接購進物資，且物資采購的方式較為單一，致使采購議價能力較差。

（三）采購驗收監督不足

公司在物資驗收過程中沒有配置專門的驗收人員，僅由倉庫管理員對物資的數量進行核實，由于缺乏專業知識，對物資的質量審查不到位，且員工的職責混亂，使采購的原材料質量得不到保證。

四、ABC電氣公司采購業務內部控制優化建議

（一）改善公司內部控制環境

1.建立健全完善的組織結構

公司按產品分為不同的車間，但各車間對公司設置的內部控制制度缺乏足夠的重視。內部審計時應當適當放權，保證審計部門在嚴格遵守職業道德的情況下，可以不受限制。與此同時，在設置采購業務內部結構時，應當明確劃分員工的職責，防止出現職務交叉，盡可能減少舞弊事件的發生。

2.建立良好的人力資源政策

公司對理論培訓的重視程度不足，員工的專業能力得不到提升，常會出現員工崗位與能力并不符合的情況。而采購業務作為公司的重點環節，需要對員工進行科學、合理的安排，崗位人員設置結合該崗位的專業要求，選擇具備良好專業能力的人員。與此同時，采購人員應當做到專人專事，切忌出現員工兼任的情況，物資采購不僅需要嚴格按照合同執行，還需要由專業人員操作。

（二）構建風險評估體系

1.采購業務目標設定

公司在經營活動中，需要承擔一定的經營風險，為了減少風險帶來的負面影響，需要做好風險評估，關鍵在于目標設定。根據公司的實際情況，對采購業務內部控制目標進行了明確，重點在于完善采購業務流程，讓工作人員嚴格按照流程執行工作，保證流程的規范性，并對采購成本加以控制，提高采購業務的會計信息質量，確保會計核算的準確性和真實性，避免出現舞弊等現象。

2.采購業務風險識別

風險識別是風險評估不可或缺的部分，在此過程中需要展開全面的調查，結合實際情況進行科學分析，針對內部控制目標實現中的不利因素展開準確識別。采購業務開展過程中的主要風險包括原材料質量不達標、金額舞弊、未嚴格對原材料驗收等。公司應當加強對采購業務成本的重視，采取不定期抽查方式，對采購業務情況了解；嚴格審核供應商的資質，對其背景展開深入調查；各個部門之間應當定期組織集中探討，及時發現存在的風險因素，以便及時采取整改措施。

3.采購業務風險分析

電氣公司在風險分析過程中，按照風險因素的類型進行劃分，準確評估風險等級，各個部門負責人之間應當加強溝通交流，分析哪些風險因素會影響到生產經營；嚴格把控采購業務的內部控制點，不僅需要對外部進行監督，還需要加強內部監督，做好全方位的監督管理工作，有效規避采購業務中可能發生的風險。

4.采購業務風險應對

公司在完成風險識別后，針對能夠對目標產生影響的因素深入分析，并根據所處的業務對風險程度加以確定，商討風險解決方案，制定針對性措施。在采購業務中，采購人員的職責劃分不明確，出現兼任、職責較差等現象，在一定程度上增加了內部控制風險，故必須明確采購人員的職責，嚴格遵守崗位不兼容制度。在物資驗收過程中，需要安排專業的驗收人員進行物資驗收，并設置質檢人員對物資質量進行把控。

（三）建立高效的信息溝通系統

在公司的內部控制中，保持信息溝通暢通是必要條件，各項經營活動的開展均需要依靠信息系統提供的信息來完成。目前，ABC電氣公司的信息系統處于初期建設階段，工作人員缺乏經驗，使得信息溝通不暢，容易出現混亂現象。因此，應當重視信息化系統的構建，確保信息管理更加規范；定期舉行會議，加強信息共享，如對不同業務員向同一供應商議價時的采購價格相差過大進行分析；采購業務部門應當積極及時反映問題。

五、結語

隨著制造業的不斷發展，新狀況層出不窮，為了更好地適應當前時代的發展，企業應當不斷增強內部管理力量，實現可持續發展。可以通過加強采購業務管理內控改革，對采購業務的管理和工作流程進行優化，使其更具規范性，從而降低采購成本，預防風險事件的發生，實現企業利潤的提升。

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作者簡介：龐媛媛（1985），女，湖北省武漢市人，本科，中級會計師，主要研究方向為預算成本、內控。