“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下血站檔案規(guī)范化管理模式研究

摘 要：隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，信息化建設(shè)已經(jīng)成為現(xiàn)代化管理的必備手段。在此背景下，血站檔案管理也需要跟隨時代步伐，采用先進的信息化技術(shù)開展檔案管理，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，為血站的發(fā)展提供有力的支持和保障。血站檔案管理是指對血站所有檔案資料開展統(tǒng)一管理和保管，包括獻血者檔案、采供血者檔案以及檢測結(jié)果檔案等各類檔案。檔案管理的規(guī)范化與科學(xué)化程度直接影響血站的管理水平和服務(wù)質(zhì)量，因此，建立一個高效的檔案管理系統(tǒng)至關(guān)重要。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”；數(shù)字化；血站檔案管理

本文將結(jié)合信息化條件下的“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的背景，探討血站檔案規(guī)范化管理模式，旨在探索一種更加高效、科學(xué)與先進的檔案管理模式，為血站信息化建設(shè)提供有益的借鑒和參考。血站的血液管理信息系統(tǒng)作為業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的載體和信息化發(fā)展的核心，信息化項目建設(shè)都以此為基礎(chǔ)或關(guān)系密切，其地位和作用在信息化建設(shè)的過程中極為重要。整個采供血業(yè)務(wù)對信息系統(tǒng)高度依賴。管理信息系統(tǒng)是血站信息化發(fā)展的優(yōu)先發(fā)展對象，是基礎(chǔ)和核心，信息化條件下的血站檔案管理建設(shè)也和血液管理系統(tǒng)密切相關(guān)。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案管理在血站日常管理工作中的實際需求分析

互聯(lián)網(wǎng)條件下的檔案管理是指將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，并通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行管理和共享。在血站日常管理工作中，信息化檔案管理能夠滿足以下實際需求：

1.無紙化辦公下的文書檔案管理。從管理模式看，無紙化辦公將原本分散于各職能部門，如獻血招募服務(wù)系統(tǒng)、采供血安全管理控制系統(tǒng)、質(zhì)量管理系統(tǒng)、實驗室管理系統(tǒng)、核酸檢測管理系統(tǒng)和物料管理系統(tǒng)以及設(shè)備管理系統(tǒng)的文檔資料整合到統(tǒng)一的平臺中，形成一個完整而又高效的管理體系。無紙化辦公的實施使檔案管理流程規(guī)范化和系統(tǒng)化。無紙化文檔管理使檔案管理變得更科學(xué)、合理和高效。無紙化辦公為檔案的立卷、分類、存檔以及檢索奠定了堅實基礎(chǔ)，從而實現(xiàn)了各類文件的數(shù)字化管理。血站各職能部門的文書處理和檔案管理需實現(xiàn)有機融合，從而推動其一體化發(fā)展。通過運用計算機檔案管理技術(shù)，為信息的二次利用提供了強有力的支持。同時，無紙化辦公也為檔案的二次利用和儲存提供了先進的技術(shù)和平臺。

2.快速查詢和管理獻血者檔案。通過數(shù)字化檔案，可以快速查詢和管理獻血者的相關(guān)信息，包括獻血史、獻血量、獻血時間、個人檔案查詢、血液檢測結(jié)果、用血返還情況、血液流向以及獲獎榮譽等，可以提高獻血者的信息安全和隱私保護，并能更加高效地管理獻血者檔案。

3.實時監(jiān)測血液庫存情況。通過數(shù)字化檔案管理，可以實時監(jiān)測血液庫存，并及時預(yù)警血液庫存不足的情況。能夠更加精準地管理血液庫存，及時調(diào)整血液偏型，提高血液的供需匹配度，從而更好地滿足臨床用血的需求。

4.提高獻血者服務(wù)質(zhì)量。通過數(shù)字化檔案管理，可準確查詢每位獻血者既往的獻血檔案，包括獻血的時間、次數(shù)、地點、獻血量以及獻血者的基本信息和聯(lián)系方式，為再次招募獻血者提供信息支持。同時，可以實時記錄和分析獻血者的信息，了解獻血者的偏好和需求，并據(jù)此提供更加個性化和貼心的服務(wù)，如檢驗結(jié)果回告、淡季關(guān)愛、生日祝福和節(jié)日問候等，還可以提前提醒獻血者下次獻血時間，為獻血者提供方便、快捷的獻血服務(wù)。

5.準確查詢血液檢測結(jié)果。通過數(shù)字化檔案，血站管理人員在血液管理系統(tǒng)中可以準確、快速查詢到獻血者的血液檢測結(jié)果，包括乙肝、丙肝、艾滋病以及梅毒等血清學(xué)結(jié)果、核酸檢測結(jié)果以及谷丙轉(zhuǎn)氨酶數(shù)值等精準的查詢，為獻血者追溯屏蔽提供支撐。獻血者在血液管理系統(tǒng)微信端，可以實時查詢自己捐獻血液的檢測情況，掌握自己捐獻血的使用情況，為獻血者提供便捷的服務(wù)。

6.血液成分制備結(jié)果可控。通過數(shù)字化檔案，可以實時記錄每袋血液的制備情況。血站管理人員在血液管理系統(tǒng)、可準確查詢每袋血液的制備流程、制備時間、制備溫度、制備人員及使用儀器等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的情況，可對每次血液的制備開展精準的監(jiān)控，并根據(jù)檔案數(shù)據(jù)分析解決制備過程中存在的問題，確保血液的質(zhì)量。

7.加強信息共享和協(xié)作。通過數(shù)字化檔案管理，可以實現(xiàn)信息的共享和協(xié)作。例如，可以將獻血者的信息共享給相關(guān)醫(yī)療機構(gòu)，從而更好地為患者提供血液輸血服務(wù)。同時，將血液庫存信息共享給其他血站，從而實現(xiàn)血液資源的共享和合理利用。

綜上所述，“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理在血站日常管理工作中具有重要的實際需求。通過數(shù)字化檔案管理，可以提高管理效率，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量，加強信息共享和協(xié)作，從而更好地為患者提供優(yōu)質(zhì)的血液輸血服務(wù)。

二、目前的工作現(xiàn)狀和瓶頸

1.目前的工作現(xiàn)狀。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和普及，各行各業(yè)都在探索信息化條件下的檔案管理“互聯(lián)網(wǎng)+”的新型服務(wù)模式，檔案管理也不例外。在血站的日常管理工作中，“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理已經(jīng)逐漸應(yīng)用，并取得了一些成效。

首先，信息化檔案管理提高了檔案管理的效率和準確性。傳統(tǒng)的檔案管理方式需要大量人力、物力和時間來維護檔案的存儲、分類、整理和檢索等工作，而數(shù)字化檔案管理則可以實現(xiàn)檔案的電子化存儲和管理，可以通過互聯(lián)網(wǎng)快速查詢和查看檔案，節(jié)約了人力和時間成本，提高了檔案管理的效率和準確性。

其次，數(shù)字化檔案管理增強了檔案管理的安全性和保密性。傳統(tǒng)的檔案管理方式容易造成檔案的遺漏、損壞或泄露等問題，而互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理可以采用多層次的安全措施，包括用戶認證、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)備份和加密等，保障檔案的安全和保密。

再次，數(shù)字化檔案管理實現(xiàn)了檔案管理信息化和智能化。傳統(tǒng)的檔案管理方式主要依靠人工進行檔案的維護和管理，而信息化檔案管理可以實現(xiàn)檔案的數(shù)字化、自動化和智能化管理，通過人工智能與大數(shù)據(jù)等技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息的高效提取、分析和利用，幫助血站更好地了解獻血者的獻血史和獻血情況，提高獻血率和獻血者的體驗。但是，信息化檔案管理在血站日常管理工作中也存在一些問題和挑戰(zhàn)，比如，檔案管理軟件的選擇和使用、檔案的準確性和完整性、網(wǎng)絡(luò)安全和保密問題等，需要血站加強管理和控制。總之，信息化條件下互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理已經(jīng)成為血站日常管理工作中的一項重要舉措，通過科技手段的應(yīng)用，可以提高檔案管理的效率、安全性和智能化水平，為血站獻血工作的開展提供更好的支持和保障。

2.瓶頸與難點。在血站日常管理工作中，信息化條件下檔案管理雖然可以提高檔案管理的效率、安全性和智能化水平，但仍然存在一些瓶頸和難點。

第一，信息化條件下檔案管理需要滿足法律法規(guī)和標準的要求。在檔案管理中，涉及許多敏感信息和隱私數(shù)據(jù)，需要保證檔案管理的合法性、規(guī)范性和保密性，同時滿足相關(guān)法律法規(guī)和標準的要求，這對于血站來說是一項非常重要的挑戰(zhàn)。第二，信息化檔案管理需要解決數(shù)據(jù)安全和網(wǎng)絡(luò)安全問題。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，由于網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管技術(shù)的不成熟，加之網(wǎng)絡(luò)覆蓋范圍過大，在一定程度上增加了檔案管理工作的安全隱患。信息的傳輸和存儲面臨著各種安全威脅，如網(wǎng)絡(luò)攻擊、黑客入侵和數(shù)據(jù)泄露等，血站及與用血相關(guān)的患者或獻血者個人的信息有可能會受到侵犯，造成嚴重不良后果。因此，需要采取一系列的安全措施來保護檔案信息的安全和保密。第三，信息化檔案管理需要解決數(shù)據(jù)質(zhì)量和準確性問題。在檔案管理中，檔案信息的錄入和整理需要遵循一定的標準和規(guī)范，否則可能會導(dǎo)致數(shù)據(jù)質(zhì)量和準確性問題，影響檔案管理的效果。第四，信息化檔案管理需要解決檔案管理軟件的選擇和使用問題。在選擇和使用檔案管理軟件時，需要考慮到軟件的功能、易用性以及安全性等方面的問題，否則可能會影響檔案管理的效率和準確性。第五，信息化檔案管理需要解決人員素質(zhì)和培訓(xùn)問題。檔案管理的效果不僅取決于檔案管理軟件和技術(shù)手段，還取決于檔案管理人員的素質(zhì)和能力，因此需要加強人員培訓(xùn)和素質(zhì)提升，提高檔案管理人員的專業(yè)水平和能力。綜上所述，信息化檔案管理在血站日常管理工作中仍面臨一些瓶頸和難點，需要采取一系列措施來解決相關(guān)問題，提高檔案管理的效率、安全性和準確性。

三、構(gòu)建“信息化條件下互聯(lián)網(wǎng)+”血站檔案管理新模式路徑探索

血站檔案管理是血站行政管理的一個重要組成部分，也是血站無償獻血事業(yè)的核心支撐。構(gòu)建信息化條件下“互聯(lián)網(wǎng)+”血站檔案管理新模式是當前血站檔案管理工作的重要任務(wù)，其路徑探索應(yīng)該包括以下幾個方面：

1.制定檔案管理標準和規(guī)范

為了保證血站檔案管理的合法性、規(guī)范性和保密性，需要制定檔案管理的標準和規(guī)范，明確檔案管理的流程和要求，規(guī)范檔案信息的錄入、整理、存儲和使用，保障檔案信息的完整性、準確性和安全性。

2.制定方案并確定檔案數(shù)字化的具體內(nèi)容

數(shù)字化檔案建設(shè)需要根據(jù)血站的實際情況，制定具體的實施方案，明確檔案數(shù)字化所需的具體內(nèi)容和數(shù)量，這是一個漫長而復(fù)雜的過程。要想實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，首先要建立一套適合血站自身特點和發(fā)展規(guī)律的管理辦法。在考慮單位規(guī)模、檔案價值、利用率、預(yù)算經(jīng)費、人力和物力甚至場地等多方面因素時，必須全面考慮各種因素的綜合影響。同時也要根據(jù)各科室需求制定不同類型的數(shù)字化方案。通過對原有紙質(zhì)檔案資料和電子文件進行分析整理，以達到更高效、更便捷的信息管理和利用。在此基礎(chǔ)上還需建立一個包括電子文檔以及聲像資料在內(nèi)的數(shù)字資源體系。對軟件和硬件展開升級改造，建立檔案信息化平臺。實現(xiàn)檔案信息資源共建共享和開發(fā)利用，為社會提供服務(wù)。

3.提升檔案管理軟件和硬件設(shè)施水平。檔案管理軟件和硬件設(shè)施是數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)，需要根據(jù)血站的實際情況，選擇適合的檔案管理軟件和硬件設(shè)施，搭建檔案信息化平臺，提升檔案管理的智能化和自動化水平，加快檔案信息的處理速度和精度。

4.加強人員培訓(xùn)和素質(zhì)提升。檔案管理人員是數(shù)字化檔案管理的關(guān)鍵因素，需要加強人員培訓(xùn)和素質(zhì)提升，提高檔案管理人員的專業(yè)水平和能力，掌握數(shù)字化檔案管理技能和技術(shù)，不斷完善和優(yōu)化檔案管理工作。在數(shù)字檔案建設(shè)初期，可邀請檔案館相關(guān)處室的專家到血站開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，為檔案數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范化和專業(yè)化保駕護航。或者派出檔案管理人員去檔案數(shù)字化建設(shè)工作比較先進的單位開展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)先進的工作經(jīng)驗，以提高自身的業(yè)務(wù)能力。

5.擬定檔案數(shù)字化建設(shè)的方式。應(yīng)根據(jù)單位的實際情況采取適合本單位發(fā)展的數(shù)字化建設(shè)方式，如根據(jù)經(jīng)費是否充足等情況，采取外包服務(wù)或者自行完成數(shù)字化建設(shè)。

6.開展調(diào)研工作。調(diào)研工作包含血站內(nèi)部調(diào)研和市場調(diào)研。通過調(diào)研，有助于把控全局并幫助有效開展數(shù)字化建設(shè)工作。通過與本單位各部門充分溝通，聽取其對數(shù)字化建設(shè)的意見，以便及時調(diào)整建設(shè)方案。尤其是信息管理部門，必須讓信息管理員參與其中，可使其全面了解整個方案，以便高效找到檔案數(shù)字化建設(shè)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)融合的最優(yōu)方案。

7.建立檔案信息共享和交流機制。數(shù)字化檔案管理可以實現(xiàn)檔案信息的共享和交流，促進血站間的信息互通和共享，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。血站可以建立檔案信息共享和交流機制，推廣數(shù)字化檔案管理的理念和技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息的跨區(qū)域、跨部門和跨單位的共享和交流。

綜上所述，構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+”下的血站檔案管理新模式需要采取多種措施，包括制定標準和規(guī)范、制定方案并確定檔案數(shù)字化的具體內(nèi)容、推行數(shù)字化檔案管理、提升檔案管理軟件和硬件設(shè)備設(shè)施水平、加強人員培訓(xùn)和素質(zhì)提升、擬定檔案數(shù)字化建設(shè)的方式、開展調(diào)研工作、建立檔案信息共享和交流機制等方式。

四、結(jié)語

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，數(shù)字化檔案管理已成為血站檔案管理的必然趨勢。通過采用現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)、云計算以及大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段，可以實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的全面推行，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，促進血站間的信息互通和共享。同時，為了保證血站檔案管理的合法性、規(guī)范性和保密性，需要制定檔案管理的標準和規(guī)范，明確檔案管理的流程和要求，規(guī)范檔案信息的錄入、整理、存儲和使用，保障檔案信息的完整性、準確性和安全性。

信息化條件下，血站檔案管理不能由單個血站去嘗試與建設(shè)，省級的血液中心或國家衛(wèi)生健康行政部門，應(yīng)加強血站檔案管理，從更高的層面制定血站檔案管理的規(guī)章制度，明確各層級血站的工作標準以及目標任務(wù)、長遠規(guī)劃，使血站檔案管理建設(shè)有方向、有目標、有任務(wù)、有時間節(jié)點。目前，血站檔案管理在各層級都做了許多有益的探索，取得了一些有價值、有研究意義的重大突破，使得血站檔案管理建設(shè)取得明顯成效，促進了血站以業(yè)務(wù)為中心的工作高質(zhì)量的開展。

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，血站檔案規(guī)范化管理過程中，還需要加強人員培訓(xùn)和素質(zhì)提升，提高檔案管理人員的專業(yè)水平和能力，掌握數(shù)字化檔案管理技能和技術(shù)，不斷完善和優(yōu)化檔案管理工作。同時，建立檔案信息共享和交流機制，推廣數(shù)字化檔案管理的理念和技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息的跨區(qū)域、跨部門和跨單位的共享和交流，也是構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+”血站檔案管理新模式的關(guān)鍵因素。

總之，建立“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下血站檔案規(guī)范化管理模式是血站檔案管理工作的必然選擇，將為血站管理工作帶來更高效、更安全和更便捷的管理體驗。同時，也是血站信息化建設(shè)的重要組成部分。完善血站檔案管理制度和加強血站采供血業(yè)務(wù)管理、推進血站檔案數(shù)字化建設(shè)、拓展血站檔案服務(wù)功能，以確保血站高質(zhì)量健康發(fā)展，最終實現(xiàn)智慧型血站的發(fā)展目標。

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（作者單位：淄博市中心血站）

基金項目：淄博地區(qū)初篩RhD陰性無償獻血者D基因多態(tài)性的研究（項目編號：20230200004）；淄博市區(qū)域血液管理信息化平臺建設(shè)研究（項目編號：20232102148）。

作者簡介：李艷麗（1965—），女，漢族，遼寧大連人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。