高校畢業生檔案信息化管理的具體策略探究

摘 要：高校大學生是我國重要的人才后備資源，針對其開展管理本身就是一項重要的工作內容，而在眾多的高校學生管理工作當中，畢業生檔案管理是非常重要的部分，也是諸多工作的重要基礎。其中，高校畢業生檔案資料記錄著學生成長過程中思想道德、政治覺悟、學習能力、專業水平等方面的原始記錄資料，其對于學生未來的就業、創業等方面具有不可代替的重要作用和價值。伴隨著時間的推移，傳統的高校畢業生檔案管理工作模式已經顯現滯后性，難以滿足當代高校畢業生相關要求和需求，在這種情況下，采取信息化管理方式和對策，提升高校畢業生檔案管理工作效率和質量，對于高校大學生的學習、專業發展、就業和創業等多方面都具有重要現實意義和價值。因此，本文針對高校畢業生檔案信息化管理的優化策略展開系統研究和分析，主要目標在于促進高校畢業生檔案管理水平的提升。

關鍵詞：高校教育；高校管理；畢業生檔案；信息化管理；管理措施

隨著時間的推移，國內各階段不同學科、專業教育水平都得到了較大的提升，其中，自然也包含高校教育。同時，不論是社會環境還是高校大學生主體，本質上對于檔案管理工作都提出了嶄新且更高的要求，這是時代不斷發展下的必然結果。并且，對于高校來說，畢業生檔案管理關系著自身教育水平評判和未來教育工作優化方向；對于學生來說，這是學生未來學習、參加工作的必要材料；而對于相關用人企業來說，畢業生檔案資料是最直接、最直觀的資料。因此，在新時期高校教育事業發展過程中，需要重視畢業生檔案資料管理工作，并順應時代發展的大趨勢，實現高校畢業生檔案信息化管理，這也是檔案管理工作的必然趨勢。所以，文章介紹了高校畢業生檔案管理工作內容，分析了高校畢業生檔案管理工作中存在的問題，以及高校畢業生檔案信息化管理的優勢，并提出具有針對性和建設性的意見，以期對新時期高校畢業生檔案管理工作起到一定的借鑒和指導作用。

一、關于高校畢業生檔案管理工作的概述

在高校的工作結構體系當中，檔案管理工作本身就是一個重要的組成部分，畢業生檔案資料管理又是檔案管理中的一部分，其記錄了一個高校學生接受教育過程中各類重要節點信息，而且是全過程記錄，是一份十分重要的原始記錄材料。一份高質量的高校畢業生檔案資料，可以直接、清晰地體現出該畢業生在學校期間的思想道德、學習能力、專業水平、行為特點和政治覺悟等。與其他資料相比較，高校畢業生檔案資料可以全面展現畢業生的能力、素養、潛力等，因此，畢業生檔案資料當下已經成為相關用人單位的一塊非常重要的“敲門磚”。同時，對高校畢業生所收集整理的檔案資料當中也可以發現，這份資料還可以為應聘人員后續升職加薪、轉正定級、職稱評定提供重要依據。

因此，對于高校畢業生來說，檔案資料十分重要，更像是一種推介“名片”。目前來看，國內高校畢業生的檔案管理方面采取的是“檔隨人走”的模式，理論上來說，當高校畢業生找到用人單位并且離開學校之后，其檔案資料也會相應地從高校轉出到相關的用人單位，或者是所在的人才市場，而一旦畢業生在離校之際尚未能找到工作單位，則畢業生的檔案將會被轉回原籍。然而，這種管理模式本質上還存在著一定的弊端，在轉遞和落實兩個方面均存在著比較大的不確定性，已經逐漸難以滿足現代社會發展的要求。

二、高校畢業生檔案信息化管理工作的優勢分析

目前，全社會都處于快速發展的信息時代背景之下，信息技術已經成功融入不同領域、行業當中。縱觀檔案管理工作，諸多企業、機構和組織中的檔案管理工作均已經實現信息化發展，極大提升了檔案管理工作質量和效率，高校畢業生檔案管理工作亦是如此，綜合來看，高校畢業生檔案信息化管理的優勢如下：

1.保障檔案資料的完整性

在高校畢業生檔案資料管理工作當中，相關工作人員需要對畢業生檔案資料事實立卷管理。然而，由于檔案管理工作人員綜合素養水平各不相同，導致檔案資料的完整性容易受到一定的影響。而在采取信息細化管理方式和對策之后，可以將畢業生的檔案資料輸入網絡系統、計算機系統當中，從而方便相關崗位工作人員對檔案資料實施統一的管理和保存，進而保障高校畢業生檔案資料的完整性，這本身就是畢業生檔案資料管理工作過程中非常重要的基本原則。

2.提升檔案管理工作效率和質量

在傳統的高校畢業生檔案資料管理工作當中，由于工作方式、時間和空間上的影響和制約，導致檔案管理工作效率和質量并不理想。例如，在傳統的手工為主的畢業生檔案管理工作當中，使得檔案資料的查閱比較困難，效率較低。而在高校畢業生的檔案管理工作實現信息化之后，對于檔案資料的分類、歸檔和排序等流程都可以得到比較大的提升，無論是畢業生檔案資料的保存還是查閱，都會相對簡單和便捷。在這一過程中，檔案管理信息化系統也會得到不斷優化和完善，從而使得高校畢業生檔案資料管理工作變得更加高效。

3.減少人力支出

目前來看，部分高校在畢業生檔案資料管理工作過程中，對于信息化管理的接受程度不高，在建設方面的積極性也明顯不足，主要原因就是認為高校畢業生檔案資料管理工作過程中，實現信息化建設是一筆非常大的支出。然而，從長遠角度上來看，高校畢業生檔案信息化管理模式的實現，可以減少其中很大一部分的人力成本支出。同時，在現代社會快速發展的背景下，人力成本的價格還在不斷提升，實現高校畢業生檔案信息化管理，從長遠方面是具有較高的性價比。除此之外，人工為主的高校畢業生檔案資料管理已經逐漸難以滿足相關要求和需求，也不利于高校大學生的就業和創業。

三、傳統高校畢業生檔案管理工作中存在的問題和不足

高校每年的招生規模都在不斷提升，這使得每一年的高校畢業生檔案資料管理工作任務相對繁重，高校檔案管理部門和工作人員都面臨著較大的挑戰，具體來看，傳統高校畢業生檔案管理工作中還存在著一定的問題和不足，具體表現在以下幾個方面；

1.檔案管理權限比較模糊

其中，高校畢業生的檔案資料詳細記錄學生在校期間的各項行為表現，可以準確地將高校畢業生在政治、專業和能力方面的表現展示出來，學生畢業之后進入用人單位，在畢業生檔案資料比較完善和準確的情況下，可以作為用人單位入職員工的人事檔案。目前來看，在高校畢業生檔案資料管理工作過程中，在“萬眾創新、大眾創業”政策指引之下，諸多大學生在畢業后會選擇自主創業，在這種情況下，其檔案管理制度會受到一定的影響，畢業生的檔案資料無法及時轉化為獨立的人事檔案。

換而言之，高校畢業生是自身檔案資料的重要主體，但并未依照高校畢業生的需求為其提供相應的管理和服務，在這種情況下，畢業階段的檔案資料管理工作就會出現比較大的不穩定性，甚至部分高校中未及時就業的畢業生檔案存在“死檔”“棄檔”等現象，而這一現象和問題，對于高校畢業生的學習和就業都會造成一定的負面影響。

2.檔案質量下降

在現階段的高校畢業生檔案資料當中，存在著完整性和詳細度方面不足的問題和現象，多數檔案資料往往單一關注學生的學籍關系、獎懲記錄、入團入黨情況等，這些只是基礎的數據和信息，忽視了對于畢業生的細節信息、資料的整理和歸納存在不足。例如，學生參與實踐活動、志愿活動等方面的記錄不足，這些檔案信息資料體現著學生的主觀能動性、創新思維能力等，因此，目前的高校畢業生檔案資料管理工作，在一定程度上限制了畢業生檔案資料的“記事本”職能的完備性。此外，對高校畢業生檔案資料管理工作現狀進行調查和了解之后可以發現，高校畢業生檔案資料具備明顯的同質化現象和問題，而這種千篇一律的高校畢業生檔案資料對于畢業生、對于用人單位來說，其參考價值其實并不高。

3.檔案管理工作機制不完善

高校畢業生檔案管理工作內容比較多、流程復雜，建立健全檔案管理工作機制是十分重要和必要的。目前，高校畢業生檔案管理機制主要分為兩個部分，一是檔案在校管理機制，二是畢業生檔案轉遞機制，這兩部分共同組成檔案管理工作機制。

而目前來看，在校管理機制當中，高校所采取的管理方式不盡相同，部分學校將畢業生檔案資料與教職員工的檔案統一管理，部分學校則針對其展開管理。然而，在具體的檔案管理工作過程中，不同檔案資料所采取的管理方式也不能“一概而論”，在這種混亂的管理方式之下，導致畢業生檔案轉遞工作效率受到了較大的影響，進而影響的是高校畢業生后續的就業。同時，還會在一定程度上影響畢業生檔案的真實性與嚴肅性。

四、高校畢業生檔案信息化管理的有效方式和對策

1.轉變檔案管理工作理念

任何工作本質上都是理念先行，這一點毋庸置疑，之所以現階段仍舊有部分高校在畢業生檔案管理工作中采取傳統工作方式和對策，主要原因就是工作理念滯后，未能意識到信息化管理的優勢和價值，單一認為檔案管理信息化建設成本比較大，未能體會信息化管理的優勢。

因此，在新時期高校畢業生檔案信息化管理工作過程中，需要及時轉變檔案管理工作理念，樹立人才檔案管理理念，深刻意識到高校畢業生是國內大量的人才資源，在檔案信息化管理過程中，主動將畢業生的主體角色轉化成為人才角色，從而為用人單位后續接管檔案、運用檔案提供完備齊全的資料，這也是新時期高校畢業生檔案管理工作必須要注重優化的一部分。為了實現這一點，在高校畢業生檔案信息化管理工作過程中，可以同時在校內外開展相關宣傳和宣教工作，進一步推動全社會對檔案管理信息化重要性的認識，提升高校畢業生檔案管理信息化服務水平。

2.強化高校大學生的主體地位

從所屬權的角度上來說，高校畢業生檔案資料的主體是大學生自身。目前，諸多高校畢業生檔案管理工作水平之所以難以提升，主要原因就是忽視了大學生這一主體。同時，在大學生創新創業的大背景之下，檔案管理忽視大學生主體地位所造成的問題更加明顯。因此，在日后的高校畢業生檔案信息化管理優化過程中，需要意識到高校大學生的主體地位，使得學生具備個人檔案的所有權，有利于加強學生在檔案管理工作中的積極性和主動性。在這一過程中，高校畢業生檔案管理工作模式也會更加切合實際，且符合時代要求，對于高校教育工作的開展也是極為重要的。

3.強化檔案管理信息化建設

依據相關的研究和調查來看，國內高等教育學歷證書電子注冊管理系統已經比較成熟，可以在這一重要基礎上，對優化的過程，建立高校畢業生檔案資料管理系統，增強檔案管理工作針對性，提升工作效率。另外，在優化的過程中，還可以促使高校畢業生檔案管理與轉遞機制結合，使得后續畢業生檔案資料的投遞更加精準化，相關機構在審核之后，可以將其納入數據庫中存檔，使得相關的檔案資料更加全面和細致。除此之外，還可以使得高校畢業生檔案資料更具權威性，受到國家的認證和保護。

4.強化檔案管理工作人員綜合素養

新時期，高校大學生的管理服務工作對高校管理提出了更高要求，本質上也是對高校畢業生檔案管理工作提出了更高的要求。為此，在信息化管理優化工作的過程，需要注重檔案管理工作人員綜合素養的提升。一方面，學校作為重要的主導者，可以定時加強相關從業人員的培訓和再教育工作，尤其要注重檔案管理工作人員信息化素養的提升。另一方面，地區中不同學校之間可以積極主動開展溝通和交流，邀請具有成功工作經驗、案例的檔案信息化管理工作人員，開展相關的講座和座談會，從而加強檔案管理從業者的綜合素養，促進高校畢業生檔案信息化管理水平的提升。

5.加強數據安全和隱私保護

高校畢業生檔案信息化管理需要加強數據安全和隱私保護，以確保畢業生的個人信息不被泄露和濫用。高校畢業生檔案信息伴隨著學生自身的進一步發展會出現流動現象，因此，加強對數據傳輸的加密保護。在數據傳輸過程中，高?？梢圆捎眉用芗夹g，如SSL、VPN等，確保數據在傳輸過程中不被竊取或篡改。同時，要定期更新和升級加密算法和密鑰，以應對不斷演變的安全威脅。另外針對高校畢業生檔案信息管理部門，需要注重建立健全的數據安全管理制度。高校可以建立專門的數據安全管理部門或委托專業機構進行數據安全管理。該部門或機構負責制定和實施相關的數據安全政策和標準，包括數據加密、備份、存儲和傳輸等方面的規定。并通過定期的安全演練和檢查，確保數據安全管理制度的有效執行。只有通過制定合適的安全管理制度，加強權限控制和加密保護，建立數據備份和災備機制，并提高相關人員的安全意識和技能，才能確保畢業生檔案信息的安全性和隱私保護。

五、結語

高校畢業生檔案信息化管理是必然的發展趨勢，對于服務高校畢業生的就業、創業等多方面具有重要的作用。但目前來看，在國內高校畢業生檔案信息化管理工作當中，存在的問題還相對明顯，不利于高校教育的發展。為此，不同高校需要注重自身檔案信息化管理的優化，加強相關從業人員業務素質和能力的培養，實現高校畢業生檔案信息化管理工作的可持續性開展，這也是新時期高校教育管理工作的必然選擇之一。

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作者簡介：孫柏國（1972—），男，山東棗莊人，理學碩士，副研究館員，研究方向：干部人事檔案、流動人員人事檔案及高校畢業生檔案。