機關事業單位檔案管理的重要性分析

摘 要：檔案管理是對信息進行綜合處理的工作，提高檔案管理工作的質效，可以幫助有關人員更好地對材料分類、總結，從而獲得所需的信息。機關事業單位檔案工作的管理是從工作的內部需要出發，推進檔案管理工作的改革與發展，有利于提高機關事業單位檔案工作的效能。文章通過對機關事業單位檔案工作重要性的論述，分析機關事業單位檔案管理工作中出現的一些問題，并提出相應的解決措施，以資參考。

關鍵詞：檔案管理；機關事業單位；重要性

一、機關事業單位檔案管理的重要性

1.有利于促進機關事業單位發展

在機關事業單位中，檔案管理工作已成為一項十分重要的工作，它既是記錄單位人員的信息資料，也是事業單位發展的依據。檔案工作的規范化是評價一個單位管理水平的重要指標。機關事業單位檔案管理工作的好壞，關系到上級領導對機關事業單位實際工作的了解，關系到決策的正確性。為此，必須加強對機關事業單位檔案的管理，提高其管理標準化水平。

2.檔案存放載體越來越便捷

目前，大多數單位還是以紙質檔案為主要的保存方式，會形成大量的檔案信息，必須要有專門的地方來存放，為了方便查詢通常都會將檔案室安排在機關大樓內。在工作過程中，每天都會有新的文件生成，而檔案文件的存儲空間是有限的，如果再加上文件的轉移、運輸等，很可能會造成檔案文件的遺失和損壞，從而給單位造成巨大的損失，這種保存方法明顯存在著許多缺陷。伴隨著科技的發展和信息時代的來臨，一些單位已經開始采用電子文檔的形式來保存檔案資源，將檔案轉換成電子數據，使用光盤、U盤等載體，這樣不但操作方便，分類簡單，還可以長期保存。

3.提高了檔案資源信息的利用率

整理一疊一疊的紙張，不僅是一件很麻煩的事情，更是一件很耗費時間的事情。所以，運用現代化的信息技術，將檔案分類，并運用密碼等方法，可以使文獻的檢索速度大幅加快。構建一個信息化的管理模型，整合各個部門的檔案信息，統一管理，以達到資源共享的目的。查詢新的檔案時，不同的使用者能夠在任何時候、任何地點，隨時查找到他們想要的信息，既能節省時間，又能確保檔案信息的完整性。

4.為工作查考提供依據

檔案的管理是一個漫長而又系統化的過程，一個完備的檔案數據庫，可以為政府和事業單位的數據檢索和查詢奠定基礎。首先，檔案記載了機關事業單位的人員建設、改革和發展等方面的情況。它既可以記載歷史狀況，又可以為單位工作的革新提供數據基礎；其次，檔案材料是各部門在實際工作中所形成的成果，包括了各部門的簽名、批示和手抄本等，它們都可以成為各部門的證明材料，為調查工作提供依據；最后，由于機關事業單位工作的系統性和復雜性，需要對其進行檔案管理，對其工作的情況和成果等展開歸檔和整理，從而更好地反映出該單位的實際情況。因此，檔案管理工作就顯得尤為重要，必須制定一套健全的工作機制，以保證檔案工作長效、高效地進行。

5.深化內控改革重點內容

首先，實現機關事業單位檔案工作信息化，可以促進檔案工作的現代化管理，為機關事業單位內部制度的變革創造有利的條件；其次，文件管理是內部控制制度變革的基礎，是制定和推動制度變革的工作方式，也是內部控制制度變革的保證；最后，以檔案為載體，為開展工作、推動改革提供了一個很好的宣傳平臺。所以，在目前的體制機制改革中，我們必須把檔案管理工作做得更好，并逐步向檔案工作信息化方向邁進。

6.為文書資料管理工作創造內在條件

文件材料的管理在機關事業單位檔案管理工作中占有舉足輕重的地位。加強文件材料的管理，是提高文件工作效率的重要保證。首先，整理檔案文件，可以使文件得到充分利用，從而提升內部控制的品質和效率；其次，檔案信息資源是重要的基礎，必須保證文件材料的正確性；最后，機關事業單位檔案管理信息化，為文件材料的管理工作提供了更加方便以及準確的信息材料，并優化了檔案管理工作的環境。

二、機關事業單位檔案管理存在的問題

1.管理體制不健全，管理效率低下

根據資料顯示，當前機關事業單位所制定的檔案管理體系還不夠健全，檔案管理工作沒有得到合理的配置，管理流程和管理標準也沒有明確的規定，這就造成管理人員的工作效率不高，還存在著一定的管理風險。首先，從管理制度上看，各單位所制定的管理制度過于粗放，沒有具體的細則，造成檔案管理制度沒有得到很好的落實，加大了檔案文件管理的風險。此外，在制定管理制度時，沒有有效界定管理流程和管理人員所要承擔的職責，造成檔案管理工作的隨意性，在實際工作中，管理人員缺少了對職責的正確認識，導致檔案管理工作不夠規范。

2.事業單位不夠重視檔案管理

從當前的形勢來看，大多數機關事業單位的檔案工作實際上就是各類數據的堆積過程。正是由于機關事業單位對檔案管理不關注，導致工作人員的工作效率低下，為了尋找和查閱文件，耗費了大量時間，也使機關工作人員的工作熱情受到極大的打擊。有些檔案管理工作人員認為，檔案管理只是一種機械式的工作，工作成就感不高，其檔案管理工作極其不規范。同時，由于缺少人力、物力等方面的支持，各類檔案文件雜亂無章地堆砌在一起，更加影響檔案管理工作的質效。此外，由于領導層的不重視，對其開展相關培訓也較少，管理知識和技能無法與時俱進，也很難具有創新的檔案管理理念和思維意識。

3.檔案管理技術有待提高

很多人都會認為檔案管理工作枯燥無味、沒有技術含量，但這是一個誤區，檔案工作涉及很多方面，要想使檔案能夠得到更好的管理，檔案管理者還需要掌握一些文件管理技巧，以確保檔案工作順利開展。近幾年，隨著信息技術在檔案管理工作中的廣泛應用，為提升管理工作質效提供了有力的保障。然而，在某些事業單位，因為對檔案管理工作不夠重視，在工作中沒有采用與之對應的信息化管理技術。有的事業單位雖然引進了一定的信息化技術手段，但在實際的管理過程中卻沒有對有關技術和設備設施施行有效的利用，造成信息化管理手段只停留在表層，有的信息化設備設施因為很久沒有使用而造成浪費，信息系統也存在著一定的漏洞，這些都會導致檔案管理工作的效率低下。

4.事業單位檔案管理手段落后

目前，在許多事業單位的檔案管理工作中，不但管理設備設施落后，而且缺少先進的管理方法，很難適應機關事業單位檔案管理工作的需要。有些單位領導對檔案管理工作不夠重視，人力、物力以及資金投入較少，有的單位僅僅是將一間極為簡陋的倉庫當作檔案管理室，再加上傳統落后的管理方法，極大地束縛了檔案管理工作的創新發展。在科技快速發展的時代，各種先進技術層出不窮，然而，在機關事業單位的檔案管理工作中，其整理檔案資料的方式仍然是傳統的手工作業，工作人員思想觀念固化，這也是導致事業單位檔案管理工作存在許多問題的主要原因。此外，檔案管理工作人員的業務不強，缺少對檔案內容的識別，僅僅是對檔案進行保存，這種簡單粗暴的工作方式極大影響了事業單位檔案的安全性。

三、加強機關事業單位檔案管理工作的措施

1.加強檔案管理重視程度

在思想層面，各有關部門的領導都要高度關注，充分認識檔案管理的重要作用。有關部門應該結合單位的實際情況，完善相應的制度，明確工作目標和任務，并將其列入員工的工作考評中。還應該加大對檔案管理工作的檢查力度，要求每個部門的檔案資料都要按時整理，并要給予檔案管理員相應權利，以調動他們的工作積極性。同時，還可以建立檔案管理的專業部門，對單位的工作情況開展評估并提出意見，劃出專款來投入檔案管理，如為確保檔案的保密性，可修建檔案管理專用場所。管理人員在思想上必須要對這項工作給予足夠的重視，要意識到此項工作的重要意義，對自己提出更高的要求，及時整理所收集到的文件，在出門的時候要將門窗鎖好，對來訪查閱的人員做好登記工作。

2.制定切實可行的管理機制

機關事業單位的檔案工作必須注重檔案工作的標準化，只有建立健全管理體制，才能使檔案工作更好地發揮作用。在機關事業單位的檔案管理中，要根據本單位實際情況，建立一套科學、切實可行的檔案管理體系，并在檔案管理的具體工作中不斷改進，能夠按照制度執行，為檔案資源的標準化、科學化利用營造良好的環境。機關事業單位檔案管理應結合實際狀況，掌握檔案管理的總體要求，制定出有針對性的檔案管理工作制度，為各項工作的開展提供制度基礎，以達到提高機關事業單位檔案管理效果的目的。

3.推進檔案管理信息化建設

在新的時代，信息技術的發展非常迅速，并在社會各個領域得到廣泛應用。為此，機關事業單位要注重對檔案管理的改革和創新，在檔案管理工作中合理引入信息技術。首先，對機關事業單位進行信息化和一體化的文件管理工作，展開系統的建設。其次，要加大對本單位信息化管理的開發力度。在建立信息化管理體系的時候，機關事業單位可以合理參考其他單位的優秀管理經驗，結合本單位檔案管理的具體要求，制定與機關事業單位改革發展相適應的信息化管理體系。除此之外，機關事業單位還應該以檔案管理工作的需要為依據，定期對信息化管理體系展開更新和完善，強化信息化管理軟件安全系統的建設，以全面提升機關事業單位檔案管理的安全性和可靠性。

4.引入現代化管理方法

伴隨著國家信息化程度的不斷提升，信息技術憑借其諸多優點，逐步進入各行各業的管理之中。在機關單位的檔案管理中，傳統的管理方式已經不能適應單位發展的需求，必須要引入現代的管理方式，以提升檔案的管理水平。信息化技術的應用具有諸多優勢，如信息傳輸快、資料收集全面、容易存儲和查閱等，這些都與創新檔案管理工作要求相吻合，所以，可以將網絡信息技術應用到機關事業單位檔案管理中，充分發揮網絡信息技術的諸多優勢，有針對性地開展檔案管理工作，從而使網絡信息技術與檔案管理工作相結合，大幅提升檔案管理的質量和效率。

5.強化檔案管理服務

如何進一步做好檔案管理工作，提高服務效能是各機關事業單位必須在思想意識上高度重視的問題。首先，要改變機關事業單位的服務觀念，注重在檔案管理工作中服務職能的發揮，加強對文件資料的改進和更新，使文件資料的處理工作向全方位方向發展。其次，各機關、部門要注重對檔案信息的安全保障，做好對檔案真實性的核查與監管，以防止由于管理疏忽造成檔案的丟失與泄露。同時，各機關事業單位要注重對檔案的利用，并與內部的服務工作相結合，進一步提高檔案信息資料的利用率。檔案管理者要經常與其他部門的職員交流，了解各部門的整體數據資料，使檔案的服務價值最大化。

四、結語

綜上所述，我國機關事業單位在檔案管理工作方面還存在很多缺陷，在時代發展的今天，檔案管理工作應該不斷改革和創新，革新現有的管理理念，積極應用網絡信息技術，提升檔案管理工作人員的職業素養，建立完善的管理機制。只有這樣才能夠保證檔案管理工作契合時代的發展，進一步推動我國機關事業單位工作效率的提升。

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作者簡介：劉秀巖（1974—），男，漢族，山東乳山人，本科，副高，研究方向：檔案管理。