醫院檔案管理信息化建設的必要性及策略探討

2023-04-29 00:00:00王斌

蘭臺內外 2023年20期

摘要：檔案管理是醫院的一項重要工作，檔案信息對臨床、科研工作具有參考價值。但目前，我國醫院檔案管理信息化建設依舊存在較多問題，如信息化系統維護力量薄弱、缺乏充足的檔案信息化人才、信息化系統應用缺乏規范性、對大數據等先進的信息技術應用不到位等，從而對醫院檔案管理信息化建設造成不利影響。因此，本文針對醫院檔案管理信息化建設的必要性及策略展開探討，以期為醫院檔案管理信息化建設指明方向。

關鍵詞：醫院檔案管理；信息化建設；信息化系統；信息化共享

隨著時代的發展，信息技術逐漸應用在金融、醫療和建筑等各行各業，使人們的生產生活發生了深刻變化。醫院檔案管理工作也應緊跟新時代的發展步伐，將信息技術融入實際工作中，及時構建檔案管理信息化建設平臺，制定有關的信息化制度，通過大數據提升檔案管理工作的效率。但目前，醫院檔案管理信息化系統維護力量薄弱、缺乏充足的檔案信息化人才、信息化系統應用缺乏規范性以及對大數據等先進的信息技術應用不到位等問題依舊存在，在這些問題的影響下，醫院檔案管理信息化建設的效率偏低、效果不佳。

一、醫院檔案管理信息化建設的必要性

1.提高醫院檔案管理的效率與質量

21世紀，醫院檔案管理的重要性更加突出，此項工作具有煩瑣、專業的特點，相關人員的工作量不斷加大，檔案信息內容的涉及范圍更廣，如果僅采用傳統檔案管理方式存在明顯不足，不僅無法高效地完成檔案管理工作，還會出現工作失誤的情況，對檔案信息的處理效果造成不利影響。同時，人工檔案管理模式容易發生檔案資料信息遺失、錯位的情況，無法實現真正的規范化管理，從而導致檔案信息無法全面彰顯其價值。醫院檔案管理信息化建設憑借自身優勢在該領域備受矚目，是解決上述問題的重要措施，因為信息技術體現出高效、便捷的特點，能夠在較短時間內處理復雜的信息數據，并根據預先設定的規范控制好檔案信息數據，促使醫院檔案管理工作朝著更高效的方向發展，提高醫院檔案管理的質量。

2.促進醫院檔案共享，充分發揮檔案價值

醫院檔案管理涉及諸多因素，比較明顯的價值有兩點。一是記錄性的歷史文化價值，能夠將醫院醫療衛生事業發展關系到的諸多內容詳細記錄下來；二是具有現實利用價值，無論是臨床工作，還是科研工作，都可以通過檔案中的相關內容獲得參考。特別是在健康中國的戰略背景下，我國越來越提倡智慧醫療的建設，要求醫院高度重視檔案信息，將多樣化的檔案信息數據利用起來，構建健康檔案云，從而為智慧醫療的建設提供支持，確保社會的醫療衛生服務水平保持上升趨勢。但是，傳統的檔案管理方式已無法滿足當今社會的發展要求，想要實現上述目標十分困難，無法將相應的檔案資源共享到不同醫院，部分檔案資源形同虛設，多以紙質形式保存，查詢和調閱的過程煩瑣，導致醫院檔案無法最大程度上發揮作用。隨著信息化建設融入，為醫院檔案管理增添新的生機，使數據的儲存、調閱和查詢等均彰顯現代化的特點，通過信息技術降低了此項工作的難度，及時實現了醫院檔案的共享，全面彰顯檔案的價值。

3.減輕檔案管理人員的工作壓力

在醫院的各項工作中，檔案管理占據著關鍵位置，此項工作的復雜程度較高，工作量較大，導致有些檔案管理人員疲于應對。雖然他們了解檔案管理、掌握了檔案管理的技能，但由于此項工作的步驟多，內容也具有多而雜的特點，無法保障工作完全不出錯誤。在醫院檔案管理工作中引進信息技術后，有效解決了機械化工作的問題，很多枯燥的工作都可通過信息技術完成，很大程度上減輕了檔案管理人員的工作壓力，對其保持積極的工作態度具有重要意義。

4.滿足醫院管理的要求

在整個醫療健康服務中，公立醫院占據著重要位置，也是醫療保險和工傷保險辦理時涉及的基層單位。所以，公立醫院必須高度重視檔案管理，將患者的年齡、病情、購買藥物種類等完整記錄，確保后續治療工作獲得參考數據。

5.明確責任要求

醫療機構面對的患者來自不同領域，患者的流動性比較明顯，不同患者和不同科室息息相關。所以，做好患者檔案收集整理工作極為關鍵。通過全面、規范的檔案管理工作，可以清晰認識到各個檢查治療環節的責任主體，使其保持嚴謹認真的工作態度，這是提升醫療工作質量的重要措施，也可以避免醫保報銷工作無法順利實施，有效解決不法分子騙保、貪污腐敗等情況。

二、醫院檔案管理信息化建設中存在的問題

1.檔案管理信息化系統維護力量薄弱

目前，諸多醫院的發展有了新突破，很多工作中的信息化特點逐漸突出，也意識到信息化管理系統對實際工作的幫助，于是紛紛建立該系統，并在該系統建設中投入一定的人力、物力和財力。但當系統運行到一定程度后，很多問題隨之出現，如忽略了維護信息化系統的必要性，該系統在運行的過程中出現了技術故障，從而導致檔案信息化管理系統的開展效果受到影響。現實中，很多醫院沒有圍繞信息化系統維護制定規章制度，通常是發現問題后才想到要維護該系統，沒有做到提前檢查、維修，再加上系統的實際使用過程極為復雜，且信息化的發展呈現日新月異的狀態，可能醫院檔案管理工作人員才剛剛了解某個模塊是如何運行的，學會使用該模塊，但模塊又升級了，此時工作人員難以繼續按照原有形式使用，導致很多醫院陷入了前期開展如火如荼，后期檔案信息化管理系統閑置的尷尬局面。

2.信息化系統應用缺乏規范性

對于醫院而言，檔案管理是一項復雜、重要且綜合性的工作，信息化系統與該工作的關聯性密切，如若想避免信息化系統在此項工作中形同虛設，那么，離不開健全的規章制度，且規章制度內容的合理性和系統運作的有效性要成正比。但在實際應用中，部分員工對信息化系統的重視度不足，未意識到規范化操作系統的必要性，沒有全面掌握系統的使用方法，從而對檔案信息化建設工作造成一定干擾。并且，部分員工不了解使用信息化系統的注意事項，在實際工作中容易出現失誤情況，導致醫院檔案信息化管理系統的應用受到阻礙。

3.缺乏充足的檔案信息化人才

在傳統檔案管理工作中，相關人員的信息素養不足，對信息化系統地掌握程度偏低，沒有深入了解技術原理和使用技巧，無法貫徹落實醫院檔案信息化建設工作的要求。而對于醫院來講，在短時間內招聘了解檔案管理工作、信息化水平偏高的優秀人才難度極大，不利于醫院檔案管理信息化建設的順利實施。

4.對大數據等先進的信息技術應用不到位

雖然很多醫院認識到檔案管理信息化建設的必要性，將此項工作真正落實，但沒有廣泛應用多種信息技術，往往停留在醫院檔案信息化錄入、信息化存儲等一般技術層次上，忽略了大數據技術的重要性，或者對大數據的認知程度偏低，從而導致自身的檔案管理信息化建設質量不佳。

5.醫院檔案管理沒有做到充分的信息化共享

針對現階段來講，不同單位的發展現狀各不相同，檔案信息數據技術標準也體現出差異性，導致檔案共享和利用的范圍不廣，難以形成高效、先進、優質的醫院檔案管理信息化建設。

三、醫院檔案管理信息化建設的策略

1.全面構建醫院檔案信息化系統維護機制

首先，醫院需針對信息化系統的特點、功能展開全面分析，及時制定科學、合理的維護機制。醫院在檔案信息化建設環節，必須以完善的維護機制為前提。在此過程中，需判斷信息化系統在運行中容易發生的問題，了解醫院檔案信息系統的運行規律、特征，制定出具有針對性的運行規則，通過規則對工作人員形成約束。其次，加大對系統運行狀況的監測力度，遵循客觀公正的原則進行評價，構建完善的系統維護管理制度，認識到系統評價機制的積極影響，將該機制的構建工作真正落實，避免系統維護人員的工作出現無章可循的情況。最后，以《中華人民共和國檔案法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等為指導，站在不同角度分析醫院檔案管理工作有無進步，著眼于各類檔案的實際情況，明確其需求和現狀產生。此外，注重對檔案管理工作的優化，轉變之前經驗主義、隨意性的局面，避免醫院檔案管理信息化建設在實施的環節困難重重。

2.重視醫院檔案管理信息化建設力度，打造健全的檔案管理信息化平臺

首先，醫院要轉變早期的發展思路和模式，以現代化的視角看待檔案管理工作，從不同層面分析該工作的需求，分析此項工作需要引進哪些硬件設備設施，如終端計算機、檔案管理服務器、專用數據存儲設備、掃描儀等；其次，醫院需將平臺軟件建設納入重要事程，搭建比較適宜的檔案管理信息化平臺，將檔案錄入在平臺中，并通過該平臺整理、編撰相關檔案，使檔案以現代化的方式保存；再次，著眼于檔案管理信息化平臺系統，加大對該系統的開發力度，利用信息技術避免人員面臨繁重的工作任務，如通過信息技術檢查檔案信息內容是否完整；最后，要深刻認識到對檔案進行加密保護的必要性，將此項工作提上日程，如需傳輸檔案，要以虛擬專用網絡（VPN）為主，建立私密的數據通道，以檔案信息數據為操作對象，結合實際情況展開備份，以異地備份為主要手段，防止物理性的損壞無法找到備份數據，使醫院檔案管理信息化的容災能力更強。

3.提高醫院檔案管理人員的信息素養以及技能

首先，醫院需明確人才和檔案管理工作的關聯性，意識到人才引進的種種益處，重新調整人才引進的目標和模式，在選拔檔案管理人才的過程中要做到全面、科學，綜合考察應聘者的各方面能力，特別是檔案管理能力和信息技術應用能力。其次，醫院需從人才培養入手，針對檔案管理人員開展面談、調查問卷等，了解其對檔案管理掌握比較薄弱的地方，將這些內容整理好，保障培訓的針對性，邀請專業人士為其講解檔案管理信息化建設的內涵、流程、要點，提出檔案管理信息化建設的法律法規、注意事項等，引導相關人員以正確積極的態度看待醫院檔案管理信息化建設，著重培養他們的檔案管理信息化技能。

4.加強對大數據的合理應用，提高醫院檔案管理信息技術水平

在今后的實際工作中，醫院需以長遠發展的立場開展檔案管理信息化建設，順應大數據的發展熱潮，提升大數據技術的利用率，使大數據和檔案管理有機融合，利用大數據增強檔案管理的先進性。在具體實踐中，醫院需摒棄落后、單一的檔案管理，提高對大數據存儲技術的關注度，了解該技術的功能、涵蓋類型等，依據大數據的發展現狀可知，存儲技術主要包括 New SQL、No SQL 以及分布式文件系統等。醫院需積極使用上述技術，并需選擇專門人員開展大數據分析技術的建設工作，這是大數據應用的重中之重。目前，大數據分析技術涵蓋數理統計分析、機器學習以及可視化分析等諸多技術，醫院要進行針對性選擇，為醫院臨床工作提供一定參考。

5.建立統一的檔案管理信息技術標準，促進醫院檔案共享、利用

醫院開展檔案管理信息化建設時，要積極與其他醫院、衛生院、社區衛生服務中心、疾控中心、科研單位等建立檔案共享信息化體系。首先，在不干擾雙方檔案保密內容的基礎上，可以使對方在需要的情況下，通過信息平臺訪問相應的檔案內容。其次，共同建立云端檔案數據庫，各單位需做到與時俱進，著眼于檔案共享，通過相應操作，使其處在云端檔案數據庫中，使合作單位可以隨時隨地進行訪問。需注意的是，在各個單位相互間應建立統一的檔案管理信息技術標準，防止無法順利實現檔案共享。

四、結論

綜上所述，在今后的檔案管理信息化建設中，醫院要樹立較強的責任意識，以現代化的視角看待檔案管理工作，加大信息化建設力度，提高大數據技術的利用率，及時構建高效、穩定的檔案管理信息化平臺，將檔案管理的相關數據信息錄入該平臺，通過該平臺進行數據的查閱、儲存。并且，醫院的檔案管理信息化建設還要體現出制度保障，在立足自身發展的基礎上制定相關的規章制度，明確開展此項工作時的原則、注意事項等，還要制定獎懲機制，從而調動相關人員對檔案管理信息化建設的積極性，為醫院檔案管理信息化建設助力。

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