自然資源部門檔案管理現狀分析及其改進策略研究

摘 要：自然資源部門檔案主要記錄業務活動開展過程中，具有長期利用以及保存價值的文字、圖片、視頻和電子文件等信息。做好檔案管理工作，能夠保障自然資源檔案信息的完整性與真實性，為自然資源部門領導的后續決策提供數據支持，進一步保障自然資源部門的穩定運行與發展。此外，自然資源檔案管理工作作為自然資源管理中重要的組成部分，相關管理人員必須提高對自然資源檔案管理工作的重視，為各類自然資源的合理利用提供保障?；诖?，文章主要從自然資源部門檔案的特點，自然資源檔案管理的發展現狀以及其改進措施三方面展開論述，旨在為自然資源部門檔案管理人員提供理論指導，以提高自然資源部門的檔案管理水平。

關鍵詞：自然資源部門；檔案管理；現狀；改進策略；研究

自然資源檔案是由各地方自然資源行政部門主管，在長期工作中逐漸建立起來的檔案形式，檔案記錄自然資源部門的發展歷史和工作重點，對自然資源部門的長遠發展起著不可替代的指導作用。在自然資源部門開展業務活動時，檔案能夠準確記錄工作過程中的重要影像資料，因此，如何切實保護自然資源的檔案信息，是自然資源部門領導人員需要重視的問題。

一、自然資源檔案的特點概述

1.自然資源檔案具有豐富性的特點

由于自然資源檔案涉及的范圍較廣，檔案內容較復雜，按照不同的劃分標準可以分成多種多樣的檔案類型，使自然資源檔案具有豐富性的特點。例如，檔案門類可以分為科技類、電子類、會計類、圖片類以及文書類等類型。并且，不同的檔案類型之間還是相互融合、相互交叉的，如建設用地檔案中的用地申請資料，既屬于文書檔案，又屬于科技檔案。

2.自然資源檔案具有保密性的特點

由于自然資源檔案包含的信息范圍比較寬泛，且重要程度較高，一部分檔案信息涉及國家的利益與安全，因此，檔案管理人員必須提高對自然資源檔案的監管力度，保證自然資源檔案的安全性與保密性。目前，隨著信息技術的發展與應用，各類信息逐漸實現資源共享，在網絡時代，信息被泄露現象嚴重，若想保證自然資源的安全性與完整性，檔案管理人員必須加強檔案管理的保密性。

3.自然資源檔案具有完整性的特點

自然資源檔案的完整性主要體現在土地資源或水資源在利用過程中的完整記錄。例如，某塊土地從利用的最初階段到完成階段，都要在自然資源檔案中完整地體現出來，自然資源檔案的完整性為部門和國家的穩定發展奠定了良好的基礎。

4.自然資源檔案具有動態性的特點

由于自然資源檔案能夠完整地記錄自然資源部門的發展歷史，導致自然資源檔案具有周期性的特點，再加上人類活動以及環境變化等客觀因素的影響，導致土地資源、礦產資源等自然資源會發生較大的變化，因此，要對自然資源檔案展開動態化管理。

二、自然資源部門檔案管理的發展現狀概述

現階段，隨著我國經濟水平的持續發展，自然資源相關的管理工作范圍逐漸擴大，導致自然資源檔案管理的工作量和難度不斷加大，再加上網絡化與信息化的全面覆蓋，對自然資源檔案管理工作提出更高的要求。但是，從實際管理現狀來看，自然資源部門檔案管理工作中仍存在部分不足和問題。

1.檔案管理人員缺乏法律意識

目前，隨著市場經濟的不斷沖擊，一部分檔案管理人員的價值取向出現偏差，某些檔案管理人員為了追求經濟利益，做出違法犯罪的事。從檔案管理隊伍的整體來看，檔案管理人員普遍缺乏法律意識，部分人員不經主管的同意，隨意復印或拷貝檔案信息給其他組織或個人，導致土地擁有者與相鄰土地之間權屬糾紛問題頻繁出現。

2.檔案資源管理人員綜合能力不高

從實際情況來看，自然資源檔案管理人員整體素質不高，且缺乏相關的培訓，一定程度上限制了檔案管理水平的提高。自然資源部門的檔案管理人員老齡化問題嚴重，在檔案管理過程中仍然沿用傳統的管理理念和管理模式，不利于從根本上提高檔案管理的效率和質量。并且，電子檔案的應用范圍越來越廣泛，檔案管理人員在面對新型檔案時，由于缺乏計算機技術，難以科學地對電子檔案歸納與整理，影響檔案信息的完整性與真實性。另外，由于績效制度和獎罰制度不完善，檔案管理人員的工作態度比較散漫，工作流程不夠規范，無法滿足新時代自然資源檔案管理的需求，對自然資源部門的發展造成不利影響。

3.檔案管理的業務形式單一

目前，自然資源檔案管理工作的業務形式主要是基礎的借閱服務，由于工作人員的資料編研能力以及二次開發不足，導致電子檔案沒有參與到實際的業務工作中，無法提高自然資源檔案對社會的貢獻。

4.檔案管理現代化水平不足

現階段，大部分自然資源檔案是紙質檔案的形式，檔案管理部門沒有建立網絡查詢服務平臺，現代化水平不足。利用紙質檔案進行保存和封閉式查閱和檢索，查閱流程比較煩瑣，且紙質檔案保存受外界因素影響較大，很難保證檔案信息的有效性與完整性，無法滿足時代發展的需求。

5.自然資源檔案管理制度不夠完善

在現代化的時代背景下，原職責部門檔案與自然資源檔案之間的差異性較大，相關管理人員沒有建立完善的自然資源檔案管理制度，工作過程中仍然沿用傳統的檔案管理制度，無法保證檔案管理工作順利開展。

三、自然資源部門檔案管理的改進措施

在自然資源部門的業務開展過程中，做好部門檔案管理工作是十分必要的。為了提高檔案管理的質量與效率，發揮檔案資源的作用與價值，需要運用科學、合理的措施改進檔案管理工作，從而推動自然資源部門的健康發展。

1.加大檔案法律法規宣傳力度

一方面，要全面提升人們的自然資源檔案管理意識，提高法律法規的宣傳力度，進一步鞏固自然資源檔案管理的地位，增強人們的檔案法制意識和自然資源法治觀念。另一方面，自然資源部門負責人要加強檔案管理意識，將工作重點置于檔案管理當中，加強檔案管理相關的人力、物力以及財力的落實效果，進一步加強檔案管理人員的工作規范性，杜絕一切違法犯罪行為，保障檔案資源信息的安全性。

2.提高檔案管理人員綜合素養

對任何部門來說，工作人員的整體素質直接決定著相關業務水平和工作質量，自然資源檔案管理工作也不例外。因此，自然資源部門必須提高對檔案管理工作的重視，充分意識到檔案管理人員綜合實力的重要性，積極開展培訓工作，建設高素質檔案管理隊伍。首先，自然資源管理部門必須關注檔案管理工作，完善相關管理制度，使檔案管理人員工作有章可循，并更新與優化檔案管理設備設施，進一步提升檔案管理的質量。其次，自然資源部門要加強對檔案管理人員的培訓與教育，幫助檔案管理人員學習先進的專業知識和管理方式，從整體上提高檔案管理隊伍的綜合素質。由于檔案管理工作的業務性較強，要求管理人員在工作過程中不斷總結工作經驗，轉變管理理念，更新管理模式，提高自身專業能力的同時學習信息化技術，保證檔案管理人員的水平滿足時代發展的需求。最后，自然資源管理部門還要完善檔案管理隊伍結構。結合實際工作需求和管理人員的年齡、能力、工作時間等信息，合理配置部門內的檔案管理人員，保證人員分布的科學性。同時，利用招聘吸引高質量人才，提高管理隊伍的專業水平。除此之外，自然資源管理部門還可以健全福利制度、獎勵制度等激勵措施，提高檔案管理人員的工作積極性和責任意識，有效促進工作人員主動學習，為自然資源檔案管理部門營造良好的競爭氛圍。與此同時，部門領導人員要及時關心檔案管理人員，提升其幸福感和歸屬感，及時發現工作過程中的不足，并及時提出解決措施，從整體上提高自然資源檔案管理的工作質量和效率。

3.加強對基礎業務建設的重視

為解決檔案管理業務形式單一的問題，要求檔案管理工作過程中必須根據自然資源檔案管理目標明確業務建設的需求，探尋電子檔案管理的新方法，拓寬電子檔案的適用范圍，加強檔案管理相關基礎業務的建設。在具體的工作環節中，形成檔案時需要更加規范，整理檔案時要更加系統，對檔案的保護方式要更合理，檔案管理模式需要更現代化。同時，提高對各項業務工作的監管力度，規避業務工作中的潛在風險，確保檔案管理質量、效率穩定提升。

4.提升檔案管理的現代化水平

近年來，隨著信息化技術在各企業、各部門中的應用越來越廣泛，大部分企業的業務活動呈現出現代化的特點，自然資源部分檔案管理工作的現代化水平還有很大的發展空間。所以，在自然資源部門檔案管理工作過程中，必須完善網絡檔案信息系統，學習先進的信息化技術，利用計算機大量存儲功能和高速計算功能，完成對電子檔案的妥善管理。首先，自然資源部門可以建立電子影像檔案數據平臺，加大對電子影像檔案的管理力度，實現自然資源檔案與地籍檔案的結合與銜接，記錄土地申請材料，生成相關的電子影像檔案，并對其妥善處理。其次，自然資源部門還需要大量購入現代化辦公設備，如掃描儀等。同時，對檔案管理庫房實時監控，利用現代化技術和設備設施，提高檔案管理的質量與效率。另外，大數據技術和CIS技術對檔案管理效率的提高也發揮著不容小覷的作用。在大數據技術的幫助下，能夠隨時查詢工作人員所需的檔案信息，挖掘有價值的檔案信息；在GIS技術的幫助下，能夠建立合理的數據存儲空間，對檔案信息統一管理，提高了檔案管理的效率和質量。最后，自然資源部門要構建完整的信息化檔案管理系統，提高檔案管理的信息化水平。在自然資源部門檔案管理的具體工作中，自然資源部門管理人員要結合檔案管理的發展現狀，建立科學的信息化檔案管理系統，利用先進的信息化技術，提高檔案資源信息收集、處理及歸納等環節的完整性和精確性，并能按需轉化電子檔案與紙質檔案，保證自然資源檔案信息的完整性，發揮自然資源檔案的作用和價值。

5.建立健全檔案管理機制

對自然資源部門檔案管理工作來說，管理機制與業務標準體系是檔案管理工作順利進行的基礎保障，完善的管理機制應該包括檔案管理的工作原則、業務標準以及相關考核制度和績效制度等，各種制度的落實和監督，能夠有效提升自然資源檔案管理效果。所以，在具體的工作環節中，自然資源部門必須建立健全檔案管理機制，對業務活動做出具體的規劃，深入調查并分析水利、國土、農業及工業等部門檔案管理的發展狀況，剖析自然資源檔案的特點和內容范疇，在國家法律法規的基礎上，建立有效的管理機制和業務標準體系。此外，還要統籌考慮各地區的發展特點，考量地方政府部門的改革和資源擴展，在保證自然資源合理利用的同時，為當地政府預留出一部分自主操作的機會，提高當地政府的自主性，并利用管理機制規范各項業務活動。

6.完善保密制度和備份保管制度

自然資源部門檔案具有一定的機密性，信息被泄露會嚴重影響國家的發展。因此，必須完善檔案信息保密制度與備份保管制度，維護檔案信息的安全性與完整性。由于自然資源部門機密檔案的數量多且載體形式多樣，使用的頻率較高，管理難度相對來說比較大。對機密性業務檔案的管理來講，必須遵照國家的保密法規，嚴格防止信息被泄露現象的發生，從根本上保障國家機密性檔案信息的安全性。自然資源檔案的保密性是十分必要的，機密性檔案一般包括國家、組織的重要信息，其安全性直接影響著國家、單位或個人的利益，這就要求自然資源部門積極開展保密培訓，幫助檔案管理人員充分認識到檔案管理保密工作的必要性，根據自然資源檔案的保密制度，嚴以律己，提高自身的自覺性和責任感，杜絕隨意翻閱和復制檔案信息的現象，保證檔案信息的私密性。從具體工作環節來講，一方面，在自然資源檔案管理過程中，要建立完善的檔案管理保密機制，增強檔案管理人員的保密意識，使保密管理工作落實到位；另一方面，在自然資源部門檔案管理過程中，要豐富傳統的檔案存儲方式，解決存儲方式單一的限制，優化與調整檔案管理模式，提高檔案存儲的水平和質量。例如，在整理檔案資料歸類時，除了傳統的紙質儲存載體外，還需要結合數字資料、影像資源、圖片資料等，有效保證檔案信息的完整性。除此之外，為防止自然資源檔案的破壞和損毀，對重要檔案信息可以應用檔案備份保管機制。在實際檔案管理過程中，要對重點業務檔案實施異地備份，防止因自然因素或人為因素造成的檔案丟失或損壞等問題，還能有效解決因黑客入侵或網絡缺口造成的信息失真和被篡改，最大限度地上保障檔案信息的真實性與完整性，進一步提高自然資源部門檔案管理水平。

四、結語

綜上所述，對自然資源部門管理來說，提高檔案管理力度是十分必要的。通過分析自然資源檔案發展現狀，可以發現目前檔案管理過程中仍存在部分缺陷和不足，如檔案管理人員綜合能力不高、檔案管理的現代化水平不足以及自然資源檔案管理制度不夠完善等，這就要求自然資源部門必須轉變檔案管理理念和方式，加大檔案法律宣傳力度，加大對檔案管理隊伍的監管力度，提升檔案管理人員綜合素養，加強對基礎業務建設的重視，完善保密制度和備份保管制度，提升檔案管理的現代化水平，提高自然資源部門檔案管理工作質量，為自然資源的可持續發展奠定良好的基礎。

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作者簡介：鄭燕杰（1987—），女，漢族，山東臨沂人，本科，中級館員，研究方向：檔案。