“互聯網+”背景下，行政事業單位檔案管理信息化建設路徑思考

摘 要：在新時期的發展環境下，“互聯網+”發展給各個行業帶來了新的契機。行政事業單位要與時俱進，重視檔案管理，圍繞其工作要點加以革新。依托互聯網、信息技術等創建更加完善且智能的管理體系，提高單位整體的檔案管理成效。對此，本文立足于“互聯網+”背景，以行政事業單位為主要對象，圍繞檔案管理信息化建設，解讀開展這一工作的價值，分析當前的不足之處，并重點探討如何推進此項工作。

關鍵詞：“互聯網+”；行政事業單位；檔案管理；信息化建設

在行政事業單位日常管理中，檔案管理占據重要的組成部分。從內部管理來說，作為基礎性工作有利于提高整體效率，可以更好地提供公共服務。“互聯網+”時代的到來，為行政事業單位檔案管理模式的優化與變革創造有利條件，信息化建設成為檔案管理改革的必然選擇。加強檔案信息化建設，能有效拓展行政事業單位檔案管理工作范圍，以增強各部門間在檔案信息方面的對接和共享，從而明確檔案管理工作目標，以有效發揮檔案資源的統籌規劃與分析功能，結合數據展開系統分析，確定管理工作方向，助力行政事業單位實現長遠發展。

一、“互聯網+”背景下，行政事業單位檔案管理信息化建設的價值

1.提高檔案利用效率

在行政事業單位中，檔案資料信息應用價值較高。特別是在服務型政府建設的目標導向下，行政事業單位的公共服務職能日益強化。但是，隨之產生的檔案信息資料也呈現逐漸增加的態勢，無形之中增加了檔案調取使用難度。在這一環節中，如果沒有及時查閱、有效使用檔案信息，很容易影響檔案價值的真正發揮。在“互聯網+”環境下，以信息技術為載體，加強檔案管理信息化建設，圍繞檔案數據對其開展有效管理，提高其管理高效性和便捷性，讓相關工作順利推進，包括信息錄入、檔案使用以及資料存儲等。例如，在城市管理中，行政事業單位可以利用信息化手段獲取與城市規劃、城市發展有關的數據，借助表格、圖片和視頻等方式更為全面地了解城市面貌，所形成的方案更加科學、合理，提高了檔案資源整體利用效率。

2.降低管理成本

通過信息技術，構建相應的管理模式，應用全新的檔案管理模式，可實現檔案管理工作的轉型升級，對優化行政事業單位檔案管理流程、減輕人員工作量以及控制成本支出，具有至關重要的現實意義。具體來說，大數據、信息化技術、互聯網具有自動化和智能化的鮮明特征，可以增加行政事業單位檔案管理模式中的智能化含量。通過信息化系統、計算機等軟硬件設備設施，即可獲取所需要的檔案信息，便于查閱、瀏覽和使用，有效減少了行政事業單位在人力、物力方面的成本支出。

3.保證檔案信息安全

傳統的紙質檔案管理方式，對存儲環境、保存條件均提出了相對較高的要求。如果外在條件不理想，或者不符合實際要求，很容易導致檔案資料出現破損、丟失的情況，不利于行政事業單位的長遠穩定發展。在“互聯網+”環境下，行政事業單位在應用紙質檔案的同時，也可以利用信息技術開展檔案管理工作，實現紙質檔案與電子檔案的協同發展，這對體現檔案資料信息的完整性具有積極的推動與促進作用。同時，電子檔案的存儲類型也具有多樣性的特征，如文字、影音、圖片等，能夠將外在環境對使用檔案資料所造成的負面影響控制在最小范圍。此外，防火墻技術、數據信息恢復系統的應用，可以進一步增加電子檔案管理的安全性，管控用戶使用權限，防止黑客、病毒等對信息網絡系統造成的侵害，維護好行政事業單位的切身利益和合法權益，保證檔案信息的安全。例如，行政事業單位相關人員可登錄信息系統，查找與行政執法有關的檔案信息，梳理近年來所在地區或者行業的行政執法情況，及時發現其中的不足之處，采取有效措施完善行政執法體系。

二、“互聯網+”背景下，行政事業單位檔案管理信息化建設的不足之處

1.對檔案管理信息化建設認識淺顯

在“互聯網+”環境下，行政事業單位檔案管理信息化建設期間存在認識淺顯的問題，在一定程度上弱化了信息化建設效果，不利于檔案管理與信息技術的深度融合。特別是深入基層行政事業單位實際工作中可以發現，人員結構方面較為簡單，所形成的檔案資料具有瑣碎的鮮明特征，部分人員及領導沒有意識到檔案管理信息化建設的重要性，甚至有的人員認為信息化建設無非就是利用計算機錄入、提取、利用檔案信息，處于“口頭重視，實際輕視”的尷尬境地，不僅不利于行政事業單位的穩定發展，還會降低其檔案信息服務水平。

2.人員信息化素養有待提高

部分行政事業單位檔案管理人員未接受過系統、專門的信息化技術教育培訓。加之日常工作內容煩瑣復雜，不少檔案管理人員無暇利用業余時間學習現代信息技術。

同時，對于一些年齡較大的檔案管理人員而言，信息技術認識理解水平及實際操作能力都處于相對較低的狀態。部分人員的信息化技術能力停留在較為淺顯的層面，如文本簡單編輯、電子表格應用及圖像圖片處理等，而對于數字化處理、網絡化查閱和一體化平臺操作等信息技術含量相對較高的工作，難以有效完成。由此可見，行政事業單位開展檔案管理信息化建設，存在人員素養有待提高的問題。

3.檔案資料全文數據庫建設緩慢

在內外部、主客觀等多種因素的影響之下，部分行政事業單位在利用信息技術推進檔案管理工作期間，存在檔案資料全文數據庫建設緩慢的問題，具體表現在以下幾個方面：

第一，對于紙質檔案資料而言，與之相承接的電子介質文件處于配備不完善的狀態，導致在存儲紙質檔案資料時，難以有效應用電子信息技術，制約了“紙質+電子”的文件存儲方式的形成。

第二，對于一些基層行政事業單位來說，在資金投入不足、掃描儀、打印機等硬件設備設施不完備等因素的影響之下，很難將紙質檔案資料有效轉化為數字檔案資料。

第三，在檔案資料數據庫建設時面臨不規范的問題，包括檔案文件數據庫、目錄數據庫、機讀目錄庫等。在這一情況的影響之下，可能會出現電子檔案與原始資料難以有效匹配，在電子資料轉換期間，很容易出現分類管理邏輯混亂的現象。

4.電子檔案資源安全防護不到位

行政事業單位檔案信息涉及的領域及內容較多，不僅包括人事檔案資料，還包括公共服務、經濟建設及社會發展等方面的數據資料，其中不乏涉密性的資料。因此，在檔案管理信息化建設時，要注重對檔案管理安全性水平的提升，避免出現檔案資料泄露的情況。但是，在現實中，個別單位仍存在電子檔案資源安全防護不到位的問題。有的行政事業單位此前所形成的紙質檔案管理制度不完善，在經過信息化建設之后，沒有根據現狀及時有效地調整，難以有效保障電子檔案資源的信息安全，如防火墻密碼加密系數較低、殺毒軟件沒有及時更新等。

三、“互聯網+”背景下，行政事業單位檔案管理信息化建設路徑分析

1.增強檔案管理信息化建設意識

思想觀念是行為活動的先導。在“互聯網+”環境下，行政事業單位針對檔案管理工作開展信息化建設時，要先從思想觀念入手，轉變人員檔案管理理念，重視信息化技術手段的應用。

首先，行政事業單位要做好頂層設計工作，在現有組織框架的基礎上，結合檔案管理及信息化建設的實際情況，設置領導機構，由單位領導、科室骨干成員和檔案管理專職人員等構成。基于全局視野下，對各項要素加以統籌和整合，圍繞信息化建設，精準定位，促使此項工作朝著目標化、規范化、科學化的方向發展。其次，行政事業單位要加強對現有員工的教育培訓，在單位內部大力宣傳與檔案管理信息化建設有關的內容，營造積極向上的良好氛圍，以潛移默化的方式增強全體員工的信息化建設意識。最后，鼓勵員工參與其中，為信息化建設建言獻策，確保行政事業單位所提供的檔案信息服務與員工的內在需求，處于有效承接的狀態。

2.提高人員檔案管理信息化素養

在“互聯網+”環境下，行政事業單位要提高人員檔案管理信息化素養，為信息技術與檔案管理的深度融合提供專業人才支持，確保信息化技術的作用得到最大限度的發揮，通過檔案管理使單位的整體效能得到提升和強化。

第一，圍繞現有人員，做好教育培訓工作，側重于提高檔案管理人員的信息化素養。結合單位檔案管理信息化建設的現狀，制定短期和中長期培訓規劃方案，形成系統、全面的培訓管理機制。不僅如此，為更好地調動員工參與信息化培訓的主動性和積極性，還需要將培訓結果應用于績效考核環節，增設業務學習、信息化能力等指標。員工在這樣的氛圍下，會積極主動學習，形成良好的學習意識，也會將其落實在具體工作中。

第二，行政事業單位開展檔案管理信息化建設專題講座活動，提高檔案管理人員的信息技術應用能力，包括計算機操作能力、電子檔案轉換能力、網絡數據開發利用能力及電子檔案維護管理能力等。

第三，行政事業單位要加強與高校、兄弟單位之間的聯系，建立合作伙伴關系，為檔案管理人員提供前往高校進行脫產進修的機會，使其樹立現代化檔案管理理念，掌握更為先進的信息技術。

第四，善于利用網絡平臺引導檔案管理人員業務自修，增強終身學習意識，并將所掌握的信息技術靈活應用于檔案管理工作中。

3.加快檔案資料全文數據庫建設

在“互聯網+”環境下，行政事業單位不僅要意識到檔案管理的重要性，還需要妥善處理好其與信息技術之間的關系。加快檔案資料全文數據庫建設步伐，提高檔案管理效率，減輕相關人員工作負擔。

第一，上級部門要發揮組織領導作用，在檔案管理方面加大資金投入，為檔案管理信息化建設提供穩定的資源支持。在符合國家法律法規、政策文件要求的前提下，設置專項資金，主要用于購買硬件設備設施，以穩定性較強、安全系數較高、功能齊全、性價比較高的軟硬件設備設施為主，包括掃描儀、打印機等，還有信息系統、應用軟件等，并要確保兩者處于同步更新的狀態。

第二，重視電子技術運用，形成電子檔案，助力檔案模式轉型升級，推進檔案管理信息化建設工作。以行政執法工作為例，在匯總相關資料期間，不僅需要相關單位提供紙質檔案資料，還需要借助計算機上傳電子版文件。通過這樣的方式，可以減輕檔案管理人員的工作負擔，確保兩種形式的檔案在信息內容方面處于一致性。

第三，對于已經形成的電子檔案材料，在歸檔時要將其存儲于信息化系統、電子硬盤中，在此基礎上組建檔案資料全文數據庫，設置檔案文件級目錄、機讀目錄，促使檔案信息檢索體系朝著規范化和科學化的方向發展。

4.科學制定并落實安全防護措施

行政事業單位檔案資源信息具有知識產權性、涉密性的鮮明特征。在“互聯網+”環境下，雖然互聯網、大數據等新技術的運用可以讓行政事業單位檔案管理工作效率得到提升，但需要說明的是，網絡平臺本身的共享性和開放性，也在某種程度上增加了數據庫檔案信息泄露的風險，這點需要行政事業單位予以關注。

因此，行政事業單位要增強檔案管理信息化安全意識，結合檔案管理信息化建設現狀，在發揮互聯網手段、信息化技術優勢的同時，科學制定并落實安全防護措施，增強信息化系統的安全性含量，切實有效保障行政事業單位電子檔案信息資料的安全。

例如，在讀取或使用電子檔案信息時，可設置申請審核，對用戶開展實名認證，并做好密匙管理工作。與此同時，要在現有信息數據庫的基礎上，對于內部使用和外部使用實行相應的安全管理。在單位內部獲取、使用檔案信息時，要內部隔離，增設外部遠程訪問權限，并借助局域網防護墻、殺毒軟件的安裝，營造穩定安全的系統環境。此外，行政事業單位要建立健全監管體系，增設專門的監管崗位，明確工作人員的權責，細分監督責任，將其落實到員工個人身上，加快檔案管理信息化建設進程。

四、結論

綜上所述，“互聯網+”時代的到來，對于行政事業單位檔案管理工作模式和工作方式提出了更高的要求。在此種情況下，單位要增強檔案管理人員的信息化意識，加快信息化建設，做好檔案管理信息化工作。現階段，行政事業單位在檔案管理信息化建設方面面臨一些問題，突出表現為認識淺顯、人員信息化素養有待提高、檔案資料全文數據庫建設緩慢、安全防護不到位等。因此，行政事業單位應把握住“互聯網+”機遇，針對現存問題生成優化方案，從增強信息化建設意識、提高人員信息化素養、加快檔案資料全文數據庫建設、科學制定并落實安全防護措施幾個維度著手，圍繞檔案管理，做好信息化建設工作。此外，還需要借助完善管理制度、規范管理流程以及科學制定建設規劃等策略，鞏固信息化建設成果，提升檔案資源的利用價值，服務于行政事業單位發展。

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（作者單位：山東省東營市利津縣綜合行政執法局）

作者簡介：王宇（1975—），女，漢族，山東菏澤人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理及信息化應用探析。