淺析鎮級財務檔案數字化管理高效服務經濟社會發展

摘要：隨著經濟的發展和信息技術的日益進步，鎮級財務檔案管理面臨新的挑戰和機遇。現有的紙質檔案管理方式，受限于信息化水平低下和效率不足，已難以滿足當前管理需求，特別是在確保檔案安全性和完整性方面存在明顯短板。數字化管理的引入，不僅解決了傳統方法中數據重復錄入等問題，還大幅提高了管理效率。因此，走向數字化，成為提升鎮級財務檔案管理效能，更好服務于經濟社會發展的關鍵步驟。

關鍵詞：鎮級財務；數字化管理；檔案管理

DOI：10.12433/zgkjtz.20232606

加強鎮級財務檔案數字化管理有助于提高檔案管理效率，保障財務數據安全，促進信息共享。數字化管理可有效保證財務數據的完整性、真實性、可靠性和可用性，提高財務檔案的檢索和利用率，為鎮級財務工作的高效運轉提供支撐。

一、鎮級財務檔案的特征和作用

（一）鄉鎮財務檔案管理的特征

1.包括多種資料

鄉鎮財務檔案管理包括各種類型的財務資料，如會計憑證、會計賬簿、財務報表、票據、存根等，記錄了鄉鎮的財務收支情況和相關業務活動。

2.具有永久性

鄉鎮財務檔案記錄的是鄉鎮的財務信息，這些信息具有永久性，對鄉鎮的歷史記錄、未來決策、稅務審計等具有重要作用。

3.具有真實性和可靠性

鄉鎮財務檔案必須記錄真實、準確、可靠的財務信息，是鄉鎮財務信息的重要來源。同時，為了保證財務信息的真實性和可靠性，鄉鎮財務檔案還會開展保密、備份、防篡改等工作。

（二）鄉鎮財務檔案的主要表現

1.維護鄉鎮財務安全

鄉鎮財務檔案是鄉鎮財務信息的真實記錄，是鄉鎮財務安全的重要保障。保持財務檔案的真實性和完整性，對于維護鄉鎮的財務安全具有重要作用。

2.提供財務決策參考

鄉鎮財務檔案中記錄了鄉鎮的財務狀況、業務活動等重要信息，可以為鄉鎮領導提供重要的財務決策參考，幫助鄉鎮更好地了解財務狀況，制定合理的財務預算和管理策略。

3.糾正和預防財務風險

鄉鎮財務檔案對于發現和糾正鄉鎮存在的財務風險具有重要作用。通過對財務檔案進行分析，可以及時發現財務問題，制定解決方案，防止財務風險。

4.促進財務管理效率

鄉鎮財務檔案作為鄉鎮財務管理的重要組成部分，對于提高財務管理效率具有重要作用。通過對財務檔案進行管理和分析，鄉鎮可以更好地了解財務狀況，及時發現問題，并采取有效措施，提高鄉鎮的經濟效益。

二、鎮級財務檔案管理中存在的問題及影響

（一）檔案記錄不完整或不準確

鄉鎮財務檔案涉及多種類型的財務資料，如果管理不當或記錄不完整、不準確，就可能導致財務信息的失真或缺失，從而影響鄉鎮的財務管理，具體如下：

1.難以了解鄉鎮的財務狀況

如果鄉鎮財務檔案記錄不完整或不準確，就會導致鄉鎮難以了解自身的財務狀況。這種情況可能會影響鄉鎮的決策，使鄉鎮管理層做出錯誤的財務決策，進而影響鄉鎮經濟發展。

2.加大審計難度

如果鄉鎮財務檔案記錄不完整或不準確，將會給審計工作帶來困難。審計人員需要花費更多的時間和精力才能了解和確認鄉鎮的財務狀況和業務活動。

3.增加法律風險

如果鄉鎮財務檔案記錄不完整或不準確，易導致一些不必要的法律風險。例如，稅務機關在稅收審核中可能會發現鄉鎮存在的一些財務問題，從而給鄉鎮帶來稅收風險、罰款等問題。

4.降低財務管理效率

如果鄉鎮財務檔案記錄不完整或不準確，會導致財務信息失真或缺失，從而降低鄉鎮的財務管理效率。鄉鎮管理層需要花費更多的時間和精力處理財務問題，從而影響鄉鎮經濟發展。

（二）安全保密措施不足

鄉鎮財務檔案中包含著重要的財務信息，如會計憑證、會計賬簿、財務報表、票據、存根等，如果安全保密措施不足，易導致財務信息泄露，給鄉鎮帶來經濟或信譽損失，具體如下：

1.財務信息泄露

若鄉鎮財務檔案中的財務信息被泄露，可能會被不法分子用于非法活動，給鄉鎮的經濟和財務安全帶來威脅。

2.經濟損失

如果鄉鎮財務信息被泄露，可能會給鄉鎮的經濟造成損失。例如，不法分子可能會利用泄露的財務信息進行欺詐、騙取貸款等活動。

3.信譽損失

如果鄉鎮的財務信息被泄露，將會給鄉鎮的信譽造成損失，從而影響鄉鎮的社會形象。

（三）管理流程不規范

鄉鎮財務檔案管理需要遵循一定的管理流程，如果管理流程不規范或不合理，可能導致檔案的丟失或遺漏，甚至引發不必要的糾紛，具體如下：

1.檔案丟失或遺漏

如果鄉鎮財務檔案管理流程不規范或不合理，可能會導致檔案的丟失或遺漏，進而影響鄉鎮對財務信息的了解和使用。

2.檔案管理效率低下

如果鄉鎮財務檔案管理流程不規范或不合理，將會使檔案管理效率低下，浪費鄉鎮管理人員的時間和精力，從而影響鄉鎮的財務管理和經濟發展。

3.難以查證財務信息

如果鄉鎮財務檔案管理流程不規范或不合理，將會導致財務信息難以查證，影響鄉鎮管理層對財務信息的了解和使用，甚至可能影響鄉鎮的決策和經濟發展。

（四）檔案存儲設備老化

鄉鎮財務檔案需要長期保存，如果存儲設備老化或容量不足，可能導致數據丟失或無法恢復，從而給鄉鎮的財務管理帶來影響，具體如下：

1.數據丟失或無法恢復

如果存儲設備老化或容量不足，可能會導致鄉鎮的財務檔案數據丟失或無法恢復，對鄉鎮的財務管理和經濟發展帶來不良影響。

2.財務信息不準確

如果存儲設備老化或容量不足，可能會導致財務信息不準確。例如，財務數據可能會因為存儲設備的老化而出現錯誤，導致財務信息失真，從而影響決策。

3.維護成本增加

如果存儲設備老化或容量不足，維護和修理成本也會隨之增加，鄉鎮需要花費更多的時間和精力維護和修理存儲設備，從而增加財務管理的成本。

（五）人員技能不足

鄉鎮財務檔案管理需要專業的技能和知識，如果人員技能不足，就難以處理檔案管理過程中出現的各種問題，甚至會給鄉鎮帶來經濟損失，具體如下：

1.檔案處理不當

鄉鎮財務檔案管理涉及多種類型的財務資料，如果人員處理不當，可能導致檔案分類、編碼、歸檔等環節出現錯誤或混淆，造成財務信息失真或缺失，進而影響鄉鎮的財務管理和經濟決策，甚至可能會引發不必要的糾紛。

2.財務信息處理不準確

鄉鎮財務檔案管理人員技能不足，會影響財務信息的處理準確性。例如，相關人員可能無法正確處理財務信息。

3.經濟損失

如果人員技能不足，可能會因為無法正確處理財務信息，給鄉鎮造成經濟損失。例如，相關人員沒能及時發現財務問題，使得問題進一步擴大，進而可能會給鄉鎮帶來更大的經濟損失。

三、鎮級財務檔案管理數字化管理的必要性

鎮級財務檔案管理是鎮級政府日常工作中非常重要的一環，是財政部門對財務收支進行監管和審計的重要依據，也是鎮級政府公開透明的重要體現。傳統的財務檔案管理存在很多問題，如管理方式陳舊、效率低下、數據存儲不規范等。很多鎮級政府采用陳舊的財務收支憑證、賬簿、報表等紙質檔案管理的方式，不利于檔案的長期保存和查詢。紙質檔案管理需要大量的人力物力，往往需要在較長時間內查找特定的檔案資料，效率低下。而且紙質檔案管理方式還面臨著數據存儲不規范、易丟失、易損壞等問題，導致檔案材料的準確性和真實性受到影響。這些問題都制約了鎮級財務檔案管理的發展，而數字化管理客觀上成為必然趨勢。

數字化管理是指將傳統的紙質檔案、手工操作等傳統管理方式轉變為數字化管理，通過計算機技術和信息化手段對管理流程進行優化和升級，以提高效率、降低成本、提升信息安全等目的的管理方式。在數字化管理中，重要的數據和信息將被轉化為數字形式，便于存儲、傳輸、分析和使用，以提高數據的可靠性、實時性和準確性。財務檔案數字化管理具有以下優點：

（一）提高工作效率

數字化管理可以實現財務檔案的電子化、自動化處理，使得財務檔案的整理、存儲、查詢等工作更加便捷高效。數字化管理可以大大減少繁瑣的手工操作，提高檔案整理和處理的速度和準確性，并降低人力成本。

（二）管理信息共享化

數字化管理可以將財務檔案電子化，并通過云平臺、局域網等方式實現檔案信息的共享化，方便不同部門之間的信息交流和共享，同時還可以避免信息的重復收集和處理，從而提高信息利用的效率和準確性。

（三）增強數據安全性

數字化管理可以通過技術手段加密數據，保護檔案信息的安全性。一旦出現檔案丟失或損壞，也可以快速恢復，避免數據丟失或泄露。

（四）促進信息化協同辦公

數字化管理可以將各部門的工作整合起來，實現信息的互通和協同辦公。通過數字化管理，可以將檔案信息與其他業務信息結合起來，實現一站式服務，提高工作效率和管理水平。

（五）便于監管和評估

數字化管理可以實現數據的分類、整理和分析，提供各種財務數據的統計和分析報表。這些報表可以被用于財務監管和評估，以幫助領導層做出更準確的決策。

（六）推動財務管理現代化

數字化管理可以實現財務管理的現代化，促進財務管理與其他管理方式融合，增強財務管理的科學性和系統性，提高財務管理水平，更好地服務于經濟社會發展。

數字化管理可以提高鎮級財務檔案管理的效率、安全性和準確性，降低管理成本，同時方便財務信息的查詢和分析。因此，鎮級財務檔案管理數字化管理是必要的，對于提高鎮級財務管理水平、推動經濟發展具有積極意義。

四、加強鎮級財務檔案數字化管理的對策

（一）制定數字化管理方案

鎮級政府部門應根據自身的實際情況，制定詳細的數字化管理方案。方案應包括數字化管理的目標、范圍、時間表、實施步驟、負責人、預算等內容，以確保數字化管理順利實施。

制定詳細的數字化管理方案是數字化管理的第一步，方案應充分考慮鎮級的實際情況，以確保數字化管理順利實施。而制定數字化管理方案的第一步則是明確數字化管理的目標，如提高管理效率、加強安全保密、降低管理成本等，以確保數字化管理符合鎮級的實際需求。制定數字化管理方案的第二步是明確數字化管理范圍，包括數字化檔案的采集、存儲、處理、傳輸、檢索等，以確保數字化管理的全面性和系統性。制定數字化管理方案的第三步是明確數字化管理的時間表，具體包括時間節點、完成時間、交付時間等，以確保數字化管理的進度和質量。制定數字化管理方案的第四步是明確數字化管理的實施步驟，包括具體工作、責任人、時間要求、關鍵節點等，以確保數字化管理的實施質量。

（二）選擇適合的數字化工具和系統

鎮級政府部門應選擇適合自身的數字化工具和系統。數字化工具和系統應滿足鎮級財務檔案管理的實際需求，如數字化檔案的采集、存儲、檢索、備份、還原等功能。同時，數字化工具和系統應具有易用性、安全性、穩定性等特點。

（三）加強人員培訓

鎮級政府部門應加強數字化管理的人員培訓。人員應具備相關的技能和知識，如數字化檔案的采集、處理、存儲和管理等。培訓內容應貼近實際需求，以提高數字化管理的效率和質量。

（四）加強數字化安全管理

鎮級政府部門應確保數字化管理的安全。數字化檔案的存儲和傳輸應采取安全措施，如備份、加密、權限控制等，以確保數字化檔案的安全性和完整性。

（五）加強對數字化管理的監管

鎮級政府部門應加對強數字化管理的監管。監管應涵蓋數字化管理的各個方面，如數字化檔案的采集、存儲、處理、傳輸、檢索等。監管可以通過檢查、審核、考核等方式，以確保數字化管理的質量和效果。

（六）宣傳和推廣數字化管理

鎮級政府部門應加強數字化管理的宣傳和推廣，提高管理人員和群眾對數字化管理的認識和理解，同時鼓勵更多的單位和個人加入數字化管理行列，以提高鎮級財務管理的水平和效率。

五、結束語

數字化檔案管理可以促進鎮級經濟發展，提高政府管理的水平和效率，為企業和市民提供更高質量的服務，從而為經濟社會發展提供更好的支持。鎮級財務檔案數字化管理對于高效服務經濟社會發展有著不可替代的作用。數字化檔案管理不僅可以提高財務管理效率和數據質量，還可以促進信息共享和跨部門、跨機構協作，為經濟社會發展提供強有力的支持。

參考文獻：

[1]崔麗.面向服務的高校檔案數字化轉型研究[J].蘭臺內外，2022（36）：49-51.

[2]李昕.人事檔案數字化建設策略探討[J].陜西檔案，2022（06）：35-37.

[3]劉鈞.企業檔案數字化建設實踐與思考[J].陜西檔案，2022（06）：44-45.

[4]林偉娟.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].文化產業，2022（33）：16-18.

[5]覃柯.檔案數字化安全問題及對策研究[J].蘭臺內外，2022（33）：26-28.