關于加強生產(chǎn)材料管控的研究

史亞連

定州市中誠水務有限公司

一、引言

生產(chǎn)材料管理作為企業(yè)生產(chǎn)鏈中的前端基礎環(huán)節(jié)，直接關系著產(chǎn)品的質量和成本，有些企業(yè)在管理過程中存在弄虛作假、管理混亂、無法查漏補缺等現(xiàn)象，使構成產(chǎn)品主體的生產(chǎn)材料質量下滑、成本增加，直接導致企業(yè)喪失競爭能力，嚴重的還會面臨破產(chǎn)的風險。企業(yè)要改變這種狀況，就需要充分發(fā)揮業(yè)財融合的作用，將財務控制穿插到生產(chǎn)材料管理中，通過發(fā)揮財務事前預測、事中控制、事后監(jiān)督的職能，對生產(chǎn)材料采購、倉儲、出庫各環(huán)節(jié)進行管控，保障生產(chǎn)材料管理的實效性。

二、加強生產(chǎn)材料管理的必要性

(一)企業(yè)實現(xiàn)成本領先戰(zhàn)略的重要手段

企業(yè)實施成本領先戰(zhàn)略，旨在使單位成本低于競爭對手，生產(chǎn)材料作為產(chǎn)品成本中最基礎、最重要的直接構成成本，其質量好壞、價格高低直接影響著成本領先戰(zhàn)略的實現(xiàn)。生產(chǎn)材料成本不會自動下降，也不會偶然下降，而是通過實施有效的管理途徑循序漸進實現(xiàn)的。企業(yè)將財務控制嵌入生產(chǎn)材料管理，就可以作為降低生產(chǎn)材料成本的一種有效管理途徑。

在生產(chǎn)材料管理過程中實施財務控制，可動態(tài)地監(jiān)控每一個成本動作，及時發(fā)現(xiàn)存在的漏洞與問題，消除或避免不必要的資源耗費。通過財務控制，可以及時有效地向企業(yè)管理者進行信息反饋，根據(jù)反饋結果，制定有效的管控措施，并持續(xù)改進與優(yōu)化，進而將生產(chǎn)材料進行從嚴、從細的動態(tài)管理，引導企業(yè)走向成本最低化，最終實現(xiàn)成本領先戰(zhàn)略的目標，達到成本領先戰(zhàn)略的最高境界。

(二)企業(yè)實施業(yè)財融合的重要組成部分

業(yè)財融合，是提高企業(yè)經(jīng)濟效益的必要手段。企業(yè)實施業(yè)財融合不是簡單地在某個業(yè)務環(huán)節(jié)嵌入財務，而是要把財務系統(tǒng)與整個業(yè)務流程緊密地結合起來，利用財務管理與控制職能對企業(yè)的資源進行高效配置和使用。生產(chǎn)材料作為生產(chǎn)流程中的重要組成部分，是實施業(yè)財融合的重點對象。

正所謂“良好的開端是成功的一半”,生產(chǎn)材料管理作為業(yè)務流程中的前端環(huán)節(jié)，高效的管理質量更有利于資源的優(yōu)化配置和企業(yè)經(jīng)濟效益的實現(xiàn)。在生產(chǎn)材料管理中有效的融入財務管控，可以深入挖掘數(shù)據(jù)背后反映的管理漏洞，及時找出管理中存在的異常狀況，搭建起問題監(jiān)控及解決平臺，幫助企業(yè)對癥下藥，從而為企業(yè)生產(chǎn)材料進一步開展規(guī)范化管理提供更加科學、有效的建議，最終實現(xiàn)企業(yè)既定的目標。

三、生產(chǎn)材料管控過程中存在的問題

(一)生產(chǎn)材料采購環(huán)節(jié)

1.采購缺少計劃性

在現(xiàn)代動態(tài)經(jīng)濟環(huán)境下，生產(chǎn)材料的價格、性能市場波動性比較強，有計劃性的采購，可以使采購管理者增強市場靈敏度，及時掌握市場動態(tài)，從而為企業(yè)尋找到質優(yōu)價廉的生產(chǎn)材料。企業(yè)在實際操作中，采購往往缺少計劃性，或者計劃性不強，這就缺乏了必要的嚴謹性，比如采購管理者沒有足夠的時間和空間了解所需采購生產(chǎn)材料的性能，極大地降低了對市場的了解度，要么在規(guī)定的時間內不能按時按質完成采購，要么為了完成任務而盲目采購，直接影響了使用部門的工作效率，導致產(chǎn)品生產(chǎn)周期延長、質量下滑，最終造成企業(yè)經(jīng)濟效益降低。

2.材料采購價格與市場脫節(jié)

生產(chǎn)材料的采購價格是總成本的核心構成，占主導地位。生產(chǎn)材料的價格受市場變化影響，會出現(xiàn)曲線波動，但是企業(yè)在實際操作中，存在著價格長期居高不下、供應商固定不變的現(xiàn)象，無法反映出市場價格水平，甚至企業(yè)在單次和批量采購、即時付款和延期付款情況下，采購價格也沒有體現(xiàn)出明顯的價格差異。采購管理者對市場行情靈敏度不高，信息收集不準確，使生產(chǎn)材料采購價格與市場脫節(jié)，背離市場變動規(guī)律，甚至被某個不良供應商“綁架”，由其主導價格，出現(xiàn)采購價格隨意性較強的狀況。企業(yè)過度依賴單一供應商，沒有可替代者，缺乏對供應商的評價機制，無法突破采購價格高低、質量好壞對供應商來說無關緊要、對采購管理者來說無關痛癢的現(xiàn)狀。

3.采購次品率高

生產(chǎn)材料在采購過程中，受運輸、裝卸等內外因素影響，會產(chǎn)生次品，次品率應控制在一個合理的范圍之內，但是有些企業(yè)在實際采購時，為了產(chǎn)品生產(chǎn)周期，不愿意浪費更多的時間，對次品進行更換或退貨，而是對次品持有一種“寬大處理”的態(tài)度，甚至出現(xiàn)“以次充好”的現(xiàn)象,這種管理理念使供應商和采購管理者放松對生產(chǎn)材料采購過程的控制。企業(yè)缺少了對次品率進行嚴格監(jiān)督控制的機制，使次品率居高不下，“得過且過”的態(tài)勢在企業(yè)蔓延，不僅影響了產(chǎn)品質量，也是企業(yè)文化的一種反面行為，長此以往，只會對企業(yè)帶來毀滅性的打擊。

(二)生產(chǎn)材料倉儲環(huán)節(jié)

1.庫存積壓

所謂庫存積壓，是指因各類原因造成生產(chǎn)材料停滯在倉庫中，不能及時或重新轉化成現(xiàn)金流的一種不良狀態(tài)。企業(yè)在實際經(jīng)營中，普遍存在庫存積壓，沒有定期對積壓的物資進行核算和清理的現(xiàn)象，比如生產(chǎn)工藝調整或超計劃的采購等，都會造成生產(chǎn)材料不能及時進入到下一個環(huán)節(jié)。

庫存積壓，有些是正常原因所致，有些則是非正常原因，原因正常與否，如果不及時處理，結果都一樣，占用大量資金，增加倉儲費用，讓企業(yè)資產(chǎn)處于非良性狀態(tài)，給企業(yè)帶來經(jīng)濟損失。

2.賬實不符

生產(chǎn)材料倉儲，盤點必不可少，盤點的結果將作為采購、生產(chǎn)部門的決策資料。企業(yè)在實地盤點過程中，往往會出現(xiàn)賬實不符的情況，不論盤盈還是盤虧，都表示庫存存在問題，原因有很多種，如人工記賬、手工操作、隨意涂改出入庫單據(jù)等。

生產(chǎn)材料倉儲賬實不符，不會憑白無故地出現(xiàn)差錯，需查找原因，對癥下藥，但是查找原因的過程需“抽絲剝繭”，耗時耗力，極大地影響了各部門的工作效率，如放任不管，直接按實際盤點結果修改庫存，則無法精確地計算出產(chǎn)品的實際成本，久而久之，只會影響領導層的決策。

3.保管員素質較低

有些企業(yè)為了節(jié)省成本，往往選擇的倉庫保管員綜合素質較低，沒有一定的業(yè)務和財務功底，僅單純地認為，保管員就是看物資、拿物資。而實際操作中，保管員不但要將物資分門別類地整理好，還要認真準確地記錄物資出入庫手續(xù)，登記物資庫存臺帳，按時向其他部門反映收發(fā)存情況，并定期與財務對賬、盤點，做到賬賬相符、賬實相符。

倉庫保管員的綜合素質較低，會帶來一系列問題，比如生產(chǎn)材料雜亂無章地堆放，無法快速、準確地對所需物資進行定位，不能對生產(chǎn)材料進行實時有效跟蹤，造成出庫時間延長，違背企業(yè)“在時間里要效率”的經(jīng)營理念，還會給盤庫工作帶來難度，不利于企業(yè)的長遠發(fā)展。

(三)生產(chǎn)材料出庫環(huán)節(jié)

1.出庫隨意性較大

生產(chǎn)材料出庫意味著將流轉到生產(chǎn)環(huán)節(jié)，加工成產(chǎn)品，直接構成產(chǎn)品成本。正常合理的出庫，可以準確地核算出產(chǎn)品真正的構成成本，但在實際出庫環(huán)節(jié)，存在把控不嚴、出庫隨意的現(xiàn)象，比如沒有領用部門負責人的簽字，倉庫保管員直接辦理出庫手續(xù)，有的甚至沒有任何單據(jù)，僅憑領用人一張嘴，就輕而易舉地領出了生產(chǎn)材料，且過后不及時補辦出庫手續(xù)。在實地盤庫出現(xiàn)虧損時，倉庫保管員為了不承擔責任，開始“亡羊補牢”，找相關人員簽字補手續(xù)，出現(xiàn)了領用部門相關人員被“綁架”簽字的情況。出庫隨意性不加以控制，會使企業(yè)管理層得到錯誤的產(chǎn)品成本信息，誤導其產(chǎn)生錯誤的判斷與決策。

2.出庫單據(jù)交財務入賬時間滯后

生產(chǎn)材料出庫單據(jù)即時交財務入賬，能準確地核算出當期產(chǎn)品實際成本，這是一種很理想的狀態(tài)，但是實際操作中，會碰到這樣那樣的問題，比如單據(jù)開具不及時、手續(xù)缺少步驟、統(tǒng)計不及時等，都可能引起財務入賬滯后的情況。出庫單據(jù)交財務入賬時間滯后，就如同報銷費用滯后一樣，都會產(chǎn)生負面影響，比如造成企業(yè)稅款提前流出，不利于當期成本核算等，雖然最終都能交予財務入賬，但是也違背了“日清月結”的管理理念。

四、加強生產(chǎn)材料管控的措施

(一)生產(chǎn)材料采購環(huán)節(jié)

1.多部門聯(lián)合制定采購計劃

生產(chǎn)材料采購依據(jù)采購計劃開展，合理的采購計劃可以有效地規(guī)避風險，實現(xiàn)資源優(yōu)化配置，減少企業(yè)經(jīng)濟損失。合理的采購計劃需要財務部門與生產(chǎn)部門、采購部門等多部門聯(lián)合，根據(jù)企業(yè)往期經(jīng)營數(shù)據(jù)、庫存情況及生產(chǎn)需求，從采購的成本性、合理性與規(guī)范性出發(fā)，制定出最佳采購計劃，這樣既能防止生產(chǎn)材料供應中斷、避免庫存積壓，又能給采購部門提供足夠的時間和空間了解市場、掌握行情，確保生產(chǎn)材料能夠在滿足企業(yè)生產(chǎn)需求的同時，最大程度地降低成本，真正起到“未雨綢繆”的作用。

2.財務部門參與價格控制

控制生產(chǎn)材料價格的關鍵，也是降低產(chǎn)品成本、提高企業(yè)經(jīng)濟效益的重點。財務部門要做好主要生產(chǎn)材料價格的調查和測算，不僅是單件購買的價格，還要有批量購買優(yōu)惠幅度以及支付時間對價格的影響。財務部門要密切關注主要生產(chǎn)材料的市場供求和價格變動情況，做好趨勢預測，做到“耳聰目明”，并逐步滲透到生產(chǎn)材料招標管理中，同時財務部門要協(xié)助相關部門建立有效的供應商評價體系，定期完成對供應商優(yōu)勝劣汰篩選的考核。財務部門負責監(jiān)督生產(chǎn)材料實際采購質量及價格執(zhí)行情況，執(zhí)行結果與相關責任人的利益掛鉤，逐漸打破采購質量好壞、價格高低“無關痛癢”的現(xiàn)狀。

3.橫縱對標控制次品率

次品是質量比標準產(chǎn)品低但仍能使用的產(chǎn)品，企業(yè)生產(chǎn)材料采購存在次品是很正常的現(xiàn)象，但是次品控制在多少比率內屬于正常范圍以及企業(yè)的承受能力、責任劃定和相關責任人賠償比例等，就需要由財務部門牽頭，會同其他部門，根據(jù)企業(yè)往期購、產(chǎn)、銷情況，計算出采購生產(chǎn)材料次品率的承受范圍，同時與同行業(yè)的其他企業(yè)對標，引進次品率較低企業(yè)的先進管理經(jīng)驗，不斷提升采購管理者的質量意識與責任擔當觀念。另外，財務部門還要監(jiān)督次品率的高低，及時向管理層反映次品率聯(lián)動的經(jīng)濟效益，并提議在企業(yè)內部構建一種激勵競爭機制，促進相關責任人逐步完善自我、提升自我與管理自我，推動采購管控工作高質量地開展。

(二)生產(chǎn)材料倉儲環(huán)節(jié)

1.制定最佳庫存量

生產(chǎn)材料庫存是為了維持生產(chǎn)的穩(wěn)定性和連續(xù)性，但是并不是越多越好，企業(yè)需要制定一個符合自身經(jīng)營業(yè)務的最佳庫存量。最佳庫存量的制定，既能保證生產(chǎn)需要，也能節(jié)省資金占用，而且也不會產(chǎn)生過多庫存成本。最佳庫存量是企業(yè)想要實現(xiàn)的一個最優(yōu)狀態(tài)，能保證經(jīng)濟效益的實現(xiàn)，需要財務部門會同采購、生產(chǎn)部門，根據(jù)往期經(jīng)營資料和管理經(jīng)驗，共同計算推理得出。企業(yè)要建立庫存反饋機制，實時反饋庫存水平，根據(jù)最佳庫存量，及時減少不可用庫存，補足短缺庫存，這樣既能避免庫存過剩，也可以使庫存進行有效周轉。

2.財務部門定期監(jiān)盤庫存情況

為了保障生產(chǎn)材料賬實相符，為企業(yè)管理者提供真實、完整的生產(chǎn)材料信息，財務部門有必要定期對生產(chǎn)材料庫存盤點進行監(jiān)盤，防止倉庫保管員弄虛作假。

生產(chǎn)材料盤點是一項復雜艱巨的任務，財務部門要本著認真、嚴謹、負責的態(tài)度完成監(jiān)盤任務。監(jiān)盤要采取賬物相結合的方式，盤點方法必須科學合理，盡量避免停工盤點。監(jiān)盤不僅是盤點數(shù)量，還要對生產(chǎn)材料毀損或陳舊的狀況摸清底數(shù)，對盤盈、盤虧、毀損、陳舊的生產(chǎn)材料，要查明原因，提出處理方案，對人為因素造成的要追究責任，為企業(yè)后續(xù)管理做好鋪墊，打好基礎。

3.對保管員進行財務培訓

倉庫業(yè)務與財務關聯(lián)性較強，倉庫保管員與出納一樣，都是對企業(yè)財產(chǎn)進行保管，不同的是一個保管實物一個保錢財，所以對倉庫保管員的財務培訓同樣重要。

財務部門要針對倉庫保管員的收、發(fā)、存工作有的放矢地進行財務培訓，使他們熟練掌握報賬、記賬、對賬等相關的財務知識，同時培養(yǎng)他們的責任心和嚴謹度，灌輸優(yōu)獎劣罰的思想，使他們的綜合素質不斷提高，最終能在實際操作過程中，充分利用自身掌握的財務知識，提升分析和解決問題的能力，提高工作效率，滿足企業(yè)發(fā)展的需要。

(三)生產(chǎn)材料出庫環(huán)節(jié)

1.財務監(jiān)督出庫質量

財務部門根據(jù)材料出庫單據(jù)歸集計算產(chǎn)品成本，把控出庫環(huán)節(jié)質量至關重要。財務部門要嚴審出庫業(yè)務，實現(xiàn)對出庫環(huán)節(jié)的管理和控制。財務部門在收到出庫單據(jù)時，不僅要審核出庫材料的數(shù)量、單價、出庫方法是否合理、正確，還要審核出庫單據(jù)中相關人員簽批手續(xù)的完整度和真實性，杜絕出庫單據(jù)“帶病”入賬。

2.提高財務人員生產(chǎn)業(yè)務水平

財務人員不能單純地坐在辦公室，根據(jù)原始單據(jù)記載的數(shù)據(jù)進行事后記賬，而是要主動與業(yè)務部門對接，深入生產(chǎn)一線，掌握業(yè)務流程，對各流程中涉及的生產(chǎn)材料名稱、規(guī)格型號、使用性能等，都要進行深入的了解和掌握，爭取做到比業(yè)務人員更了解業(yè)務，這樣才能及時發(fā)現(xiàn)、糾正生產(chǎn)材料在管理過程中出現(xiàn)的偏差、錯位。

3.通過考核同步業(yè)財入賬時間

多數(shù)企業(yè)制定了出入庫管理制度，明確了具體操作流程和考核辦法，但是在業(yè)財同步方面約束較少。財務部門要強調倉庫業(yè)務單據(jù)流轉財務時間的重要性，并會同制度制定部門，將流轉財務單據(jù)的時間性問題列入考核項目，由財務部門監(jiān)督實施。

財務部門在接收倉庫業(yè)務單據(jù)時，將單據(jù)時間和接收時間進行對比，對超出規(guī)定時限的，要按照制度進行嚴肅處理，以此激發(fā)倉庫保管員的工作主動性和時效性，達到同步業(yè)財入賬時間的目的。

五、結束語

生產(chǎn)材料管理是企業(yè)管理體系中的重要組成部分，關系到成本領先戰(zhàn)略和業(yè)財融合的實現(xiàn)，企業(yè)要借助財務控制的力量，夯實生產(chǎn)材料管理基礎工作，建立嚴謹?shù)墓芾砜己酥贫龋页鰧嶋H操作過程中存在的漏洞和問題，保證各個作業(yè)環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)輸入的時效性和準確性，為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展提供完整、真實的生產(chǎn)材料數(shù)據(jù)，保障企業(yè)可持續(xù)穩(wěn)健發(fā)展與經(jīng)濟效益最大化的實現(xiàn)。