國有企業辦公室管理工作中存在的問題與策略分析

黃妮

（廣西五洲交通股份有限公司，廣西南寧 530006）

0 引言

辦公室作為組織、協調、保障國有企業各項工作正常運轉的中樞，承擔著決策參謀、督辦落實、組織協調、綜合管理、服務保障等多項重要職能，任務繁重，職責重大，在國有企業工作中具有特殊的地位和作用。但是，很多國有企業由于本身的逐利性，更多關注的是經濟效益，弱化了辦公室的地位，使得辦公室的職能沒有得到有效的發揮，不能完全適應高質量發展的新常態。

1 國有企業辦公室管理工作中存在的問題

1.1 對辦公室管理工作的重視程度不足

國有企業作為企業主體，在發展中，對于技術工作者的重視程度較高。在企業進步發展中普遍認為，辦公室主要是起到服務保障、上情下達等作用，并不會對企業的進步發展產生絕對的影響。所以，在很多國有企業內部，普遍存在對辦公室管理工作重視程度不足的問題。例如，辦公室不能參與決策性事項的討論，在管理的過程中也不具有直接管理權，在考核過程中沒有直接的考核權。導致辦公室在管理中威信不足，工作流于文件上沒有體現到落實中。正是對于辦公室工作的重視程度不夠，才出現辦公室人員工作熱情不高，管理效率較低的問題[1]。

1.2 辦公室工作規律性不強

辦公室業務本身十分復雜，包括企業所有對內、對外的生產經營事務，其中很多內容的重復性較高，這使得辦公室工作管理存在一定難度。國有企業辦公室工作人員除了要制定短期的管理目標之外，也要結合市場經濟發展規律收集相關的行業信息，為企業決策者提供重要的數據支持。還要負責上級黨委、政府決策部署的落實，以及協調各部門之間、以及下屬單位之間的關系，同時，辦公室臨時突發的事件也較為頻繁，這對于辦公室管理工作的規律性會產生嚴重的影響。例如，國有企業辦公室工作人員，除了要負責日常的公文處理、檔案管理、綜合事務管理等之外，還經常會面對各種各樣的突發事件，有的國有企業辦公室還負責信訪維穩工作，這很容易擾亂原有辦公室的工作流程。而且，辦公室的工作更多是配合服務類型，工作內容性質就決定了辦公室管理工作的規律性較為薄弱。

1.3 辦公室人員配置不合理問題

在經濟下行和疫情影響的大環境下，很多國有企業提倡節儉辦企業，平衡利潤以及成本之間的關系，采取精簡人員等降本增效的手段。而且，由于辦公室在國有企業中的地位問題，大部分國有企業的辦公室配置屬于“事多人少”狀態。有的國有企業辦公室人員是從其他崗位調配過來的，內心更向往業務部門，不甘心在辦公室工作，導致辦公室人少事多的矛盾日益凸顯，有些工作不得不聘用臨時工作人員完成。另外，在工作任務分配上，存在“以人定事”現象。不管職責分工，不管任務輕重緩急，配置不合理，嚴重地影響了辦公室人員的工作積極性。

1.4 辦公室人員薪資待遇偏低

辦公室的工作內容與業務部門存在差別。但是，辦公室工作人員的管理水平，直接影響企業的管理效率、進步發展速度等。在高質量為主題的發展環境下，想要積極高效地應對國有企業辦公室管理工作，必須具備較高的學歷，還要具有較強的公文寫作能力、綜合管理協調能力和執行能力。這類型的人才普遍對薪資要求較高，也是國有企業辦公室緊缺的人才。在國有企業整體的薪資體系中，辦公室工作人員的薪資待遇較低。但是，在招聘要求較高情況下，使得國有企業辦公室工作人員的招聘難度較大。在國有企業行政事務以及管理工作開展中，辦公室起著重要的作用。如果，辦公室工作人員的薪資待遇較低，必然會造成人才的大量流失，這對于辦公室工作效率以及工作人員的積極性都會產生嚴重影響。

1.5 國有企業辦公室信息化建設不足

在對國有企業辦公室日常工作內容進行分析中可以發現，雖然辦公室只是進行常規的文件傳遞以及命令傳達等相關內容。但是，國有企業的規模較大，隨著國有企業的進步和發展，辦公室也要對不同的業務部門、管理部門進行溝通和協調，還要針對國有企業的發展方向，對業務信息、流程信息等進行收集和整理，為企業的決策者提供重要的數據支持。這也就意味著，辦公室在日常工作中所涉及的工作內容和工作流程也越來越多。但是，在很多國有企業辦公室內卻普遍存在信息化建設不足的問題，嚴重影響了國有企業辦公室的工作效率。而且，21 世紀是信息化的時代，互聯網技術、物聯網技術以及數字化技術都得到了快速的進步和發展，對各個行業起到了巨大的推動作用。但是，在國有企業辦公室日常工作中，卻沒有對這些先進的信息化技術以及信息化設備進行充分應用，導致了很多國有企業辦公室在日常工作中，仍是以工作人員為基礎進行工作內容的開展。

1.6 國有企業辦公室精細化管理不足

在國有企業辦公室日常工作中，單純對業務流程和業務內容進行復制是無法實現能力提升的。國有企業辦公室作為國有企業中一個重要的中樞部門，對于國有企業內外銜接和正常運轉都有著至關重要的作用。所以，不斷提高工作能力和業務水平也成為國有企業辦公室進步和發展的核心要求之一。但是，在很多國有企業辦公室內卻普遍存在精細化管理水平不足的問題，這集中表現在辦公效率低下，決策數據不足以及工作流程煩瑣等方面。以決策數據不足為例，在國有企業進步發展中，需要由辦公室對相關的業務數據、流程數據、管理數據等等進行收集和整理，并且以這些數據為基礎，對國有企業的戰略決策進行支持。但是，很多國有企業辦公室在搜集相關決策數據中普遍存在數量、質量等方面的問題，甚至很多決策數據存在較大偏頗，對國有企業的決策產生了嚴重影響。

2 提高國有企業辦公室管理工作效率的策略

2.1 改進辦公室管理理念，提高辦公室管理地位

在1949 年第一屆全國政協會議上就提出，國營經濟為社會主義性質的經濟。凡屬國有的資源和企業均為全體人民的公共財產，為人民共和國發展生產、繁榮經濟的主要物質基礎和修正社會主義經濟的領導力量。在這樣的背景下，國有企業逐步建立。在國有企業建立初期，就是以繁榮經濟為主題的，這也導致了國有企業在長期的發展中，將主要精力集中于生產、運營等相關活動中，對于內部管理工作的重視程度相對不足[2]。雖然隨著時代的進步和發展，國有企業普遍實現了生產技術的革新以及管理理念的創新。但是，辦公室管理工作仍舊存在很大的滯后性。所以，在新時代的背景下，想要提高國有企業辦公室管理工作效率，就要改進辦公室管理理念，提高辦公室管理地位。在辦公室管理工作開展中，不能一味等待主管領導的命令，要杜絕人情化、面子化思維的影響。在辦公室管理工作中，絕對不能充當老好人，嚴厲杜絕形式化的管理內容。

2.2 強化流程管理，提高辦公室管理工作效率

國有企業的規模較大，辦公室管理工作內容較多，而且管理人員的數量有限。如果辦公室管理工作的規律性不強，會嚴重影響辦公室管理工作效率。所以，在國有企業內部，要強化辦公室流程管理，提高辦公室管理工作效率。首先，在對辦公室工作內容進行規劃中，要以以往辦公室工作經驗為基礎，建立常規化的工作內容體系。每一個辦公室的工作人員在日常工作中，都要以相應的崗位職責為基礎，按照既定流程標準完成相關崗位工作內容。其次，在辦公室日常工作中，不可避免地會涉及突發事件以及臨時事件。辦公室工作人員要制定詳細的突發事件工作流程和工作標準。一旦有臨時管理工作產生，也要按照既定的工作標準逐步開展。這樣才能不斷強化辦公室管理工作的規律性，這對于提高國有企業辦公室管理工作效率有著積極的影響。

2.3 明確崗位職責，建立辦公室工作標準

在國有企業辦公室內部，由于工作量較大，產生了工作積壓嚴重的問題，這與辦公室內部工作人員崗位職責劃分不清有著直接的關系。所以，想要提高國有企業辦公室管理工作效率，要明確辦公室崗位職責，建立辦公室工作標準。例如，要有專門的工作人員負責業務接待、會議管理，也要有專門的工作人員負責業務、考勤以及事務傳達等相關工作內容。這樣，無論是開展任何工作，都有相關的辦公室工作人員直接對接。而且，在長期的工作中，工作人員已經形成了較強的工作意識和工作能力。在特定工作開展中，工作效率較高，工作能力也較強。除此之外，想要提高國有企業辦公室管理工作效率，也要建立辦公室工作標準，絕對不允許相關工作的長期大量積壓，對不同工作人員的工作效率、工作能力進行定期定量考核[3]。

2.4 優化薪資結構，提高工作人員薪資待遇

國有企業大部分都是負責國家的支柱型產業，這也使得國有企業的經濟利潤較高。所以，在國有企業辦公室管理工作開展中，要優先考量工作人員薪資待遇偏低的問題。不斷優化薪資結構，提高辦公室工作人員的薪資待遇。只有這樣，才能充分激發辦公室現有工作人員的工作熱情。而且，在對專業管理人才進行引進中，也可以通過較高的薪資待遇，吸引更加優秀的管理人才。例如，在辦公室管理工作中，可以制定基本工資加績效工資組合的方式，由工作人員的工作能力和工作效率直接決定最終的收入水平。除此之外，在保險、福利等方面也要不斷提高，與業務部門建立較為平衡的薪資標準。

2.5 引進信息化管理系統，提高國有企業辦公室信息化水平

在新時代的背景下，信息化、數字化已經成為最主要的發展方向。在國有企業辦公室進步發展中，要積極引進信息化管理系統，逐步提高辦公室的信息化水平。例如，在互聯網技術快速進步發展的時代背景之下，OA管理系統、CRM 管理系統以及HR 管理系統都得到了廣泛的應用。辦公室可以根據實際需求，對不同的管理系統進行引進。以OA 管理系統為例，在常規辦公室工作中，對不同的業務流程進行協同和管理是最主要的工作內容之一。通過OA 管理系統的應用，所有的業務部門以及管理部門都可以通過該系統進行流程的申請。而且，不同的管理人員根據職權的不同以及業務流程的區別，直接在線上對相關的業務申請進行協同處理，快速提高了業務處理效率。

2.6 建立精細化管理體系，開展國有企業辦公室的精細化管理

在國有企業辦公室管理中，想要提高精細化水平，就要在工作流程、工作效率等方面逐步提高[4]。首先，辦公室要根據實際情況細化崗位職責，對不同的崗位權限以及工作內容進行明確的劃分。要求所有工作人員在日常工作中，必須對工作內容和工作標準進行明確認知，這對于國有企業辦公室開展精細化管理有著積極的促進作用。其次，在國有企業辦公室也要建立健全的管理制度，針對不同的工作流程和工作內容制定嚴格的工作標準，只有這樣才能對國有企業辦公室的各個環節進行嚴格約束。而且，在國有企業辦公室中，想要開展精細化管理，管理制度的完整性以及可行性是重要的前提條件。這就要求，辦公室在制定管理制度的過程中，要以工作流程的完整性和績效考核的標準性為前提條件。

2.7 加強信息化培訓，建立辦公室信息化發展體系

國有企業辦公室是國有企業中的重要部門，對于國有企業的進步和發展也有著重要的作用，甚至可以說，國有企業辦公室和國有企業的進步是一個雙向促進的關系。在國有企業不斷發展的背景下，國有企業辦公室也要實現管理水平的提高。21 世紀是信息化的時代，國有企業在進步發展中與信息化有著密不可分的關系。這就要求，國有企業辦公室要加強信息化培訓，在辦公室內部建立信息化的發展體系，從人員、設備到流程等諸多方面實現良性的信息化循環[5]。例如，在人員架構方面，國有企業辦公室除了要有基礎性的管理人員之外，也要重點關注工作人員的信息化水平以及對信息化的接受程度。而且，在整個人員晉升機制中，也要考量工作人員的信息化水平。可以通過內部培訓等方式，在國有企業辦公室內部建立一個信息化的發展梯隊。這樣，在國有企業進步發展中，即使出現了管理人員的流失，也不會影響國有企業辦公室的信息化建設。

3 結語

綜上所述，在國有企業高質量發展的大環境下，辦公室的重要性日益凸顯。因此，要持續改進辦公室管理理念，強化流程管理，明確崗位職責，引進信息化管理系統，加強精細化管理等方式，提高辦公室工作水平和工作效率，從而更好服務企業高質量發展。