利用分解及重組管理要素的方法提高科研項目管理水平

[摘 要]科研院所是國家科學研究、科技創新的主體，以產出科技創新成果為使命。從管理角度看，每一項科研成果都以若干科研項目為載體，因此，科研項目是科研院所綜合管理的抓手，涉及質量、財務、物資、人力資源、團隊建設、檔案、保密、財務、內控、后勤保障等。項目管理過程和其他管理過程不能很好地耦合，會造成流程重疊、缺失等問題；管理部門間信息的不對稱，會造成管理重點環節不明確、管理要素不明確；風險點和預防措施的不清晰，也會造成管理缺位。基于此，文章分析了科研項目管理涉及的要素，通過對要素的管理優化各管理部門的工作界面和流程，形成圍繞科研項目全周期的管理方法，以期幫助科研院所提高管理效率。

[關鍵詞]科研項目；管理要素；科研院所

中圖分類號：G31 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2023）06-0046-03

黨的二十大報告強調，必須堅持科技是第一生產力、人才是第一資源、創新是第一動力。《習近平關于科技創新論述摘編》一書中提出“實施創新驅動發展戰略，推進以科技創新為核心的全面創新”。

科技創新對國家發展至關重要，而科研院所是科技創新的主體機構，承擔了科技創新的基本職能。科研院所有不同的分類，如國家級和地方科研單位，自然科學和社會科學科研單位，基礎研究、應用基礎研究和應用開發類科研單位等。很多開發類或偏應用的研究所已經或即將改制為企業[1]。

國內的研究院所如中國科學院、中國社會科學院等，其職能主要是科學研究和技術開發的基地，是培養高層次科技人才的基地，是促進高科技產業發展的基地。本研究主要以中國科學院為科研院所的代表。

一、科研院所管理的基本模式

中國科學院的研究所最早以學科建所，如物理所、數學所等，以基礎研究為主；根據國家的需求，在開展科學問題的基礎研究的同時，拓展了應用基礎研究，既解決了原創性的基本科學理論問題，也解決了面向國計民生、國防安全等應用問題。在習近平總書記提出中科院應創建“四個率先”（率先實現科學技術跨越發展、率先建成國家創新人才高地、率先建成國家高水平科技智庫、率先建設國際一流科研機構）總目標后，中科院黨組決定實施“率先行動”計劃，對科研院所實施分類改革，創新性地提出了創新研究院、特色研究所、大科學研究中心、卓越中心四類研究機構（簡稱“四類機構”），調整優化研究所的治理體系。

從宏觀上看，四類機構的治理結構各有不同，但微觀運行和管理模式大同小異。因為本質上，四類機構運行的底層邏輯都是以完成科研項目為目標的。不論項目的性質是國家部委委托的縱向項目、地方企業委托的橫向項目，或是研究所自主部署的科研項目，也不論承擔項目的主體單元大小（可能是一個研究人員，可能是上百人的課題組，也可能是矩陣式的臨時項目團組），只要這個底層邏輯沒有變化，科研院所的組織機構、管理模式就不會有根本差別，均由科研項目的管理要素決定。

（一）科研項目的基本管理要素

項目類型不同，管理要素也不盡相同，基本都可以歸結為人、機、料、法、環、測五類[2]。一個項目完成的質量，取決于這五個方面能否有充足的供給和順暢的配合，只要有一個環節缺失或者供給不足、配合不當，項目完成質量就會大打折扣甚至“爛尾”。隨著項目越來越復雜，這五個要素涉及的范疇也不斷擴展，在管理上，要不斷細化。例如，“人”，找到適合項目團隊的人，需要招聘、培養；個人在團隊中能否很好地發揮作用，需要不斷優化硬環境和軟環境，涉及文化建設和黨團建設；培養研究生則包括招生、培養、就業等系統管理工作；退休后需要提供離退休服務。因此，圍繞項目的五個大類要素，不難看出，相關聯的要素也會對項目的完成度產生重要影響。

（二）科研院所的綜合管理模式

圍繞著完成項目這一底層邏輯，科研院所的管理一般包括科研項目管理、質量體系管理、保密體系管理、財務體系管理、人力資源管理五個管理體系，在這五個體系外圍還有科研條件、基礎建設、產業化、國際交流與合作、新聞宣傳、檔案、黨群、紀監審等。針對這些管理職能，一般會設立對應的職能管理部門，如科技處、綜合辦、質量處、財務處、人事處、物資處等部門。組織機構圖（職能管理部門）見圖1。

職能管理部門一般包括以下職責范圍。綜合辦公室負責綜合行政事務的管理，通常包括一般行政后勤、文書檔案、宣傳、服務等；保密、信息化等可以納入該部門，也可以獨立設置。

黨委辦公室負責黨委日常事務，例如黨建、群團、文化建設等工作。

紀監審辦公室負責紀檢監督審計工作。

人事處/人力資源處負責人才隊伍建設和人力資源管理，離退休人員和研究生管理可以作為獨立職能單設機構。

科技處負責科研項目全過程管理。

物資處負責固定資產投資建設及資產管理。

財務處負責財務管理和會計核算。

質量處負責質量管理及質量相關的各類資質認證。

根據項目需要，科研院所會設置國際合作處、產業化處、重大項目管理辦公室等機構。

二、科研院所項目管理中存在的問題

（一）項目管理“兩極分化”、管理重點不突出

項目從來源、經費、用戶等不同維度可以劃分為不同類型，一般可以分為軍口、民口項目；縱向、橫向項目；基礎研究（基金類）、應用研究類項目。從項目結題的要求來看，軍口的、縱向的、應用類的項目，經費體量相對較大，管理環節相對較多，質量要求相對較高，承擔的風險也相對較大，對項目立項、文檔、進度、評審、經費使用、質量保障、風險控制的要求都很嚴格，還會輔之以簽署“軍令狀”等形式強化項目的管理責任。民口的、橫向的、基礎研究類的項目，各方面要求都比較寬松，甚至往往“應付”交差，這也是造成科研項目出現頂層設計不夠、基礎研究原創性缺乏、學科交叉融合不足、科研平臺缺乏、成果轉化率低、項目質量管理不佳等諸多問題的主要原因之一[3]。

針對第一類管理相對嚴格的項目，由于對項目要素把控不清晰，存在一定程度的重點不突出等問題，比如項目風險分析不足。如何將項目管理中的重點要素剝離出來，對風險點加以分析和把控，做好風險等級劃分和預案，是此類項目管理的一個薄弱環節。比如某個項目已經進入生產階段，那么風險防控的重點就是物料的采購，管理的重點就從科研管理轉向了采購管理，因此為了按期交付保量生產，需要提前選取合格供方，并與其洽商、簽合同，對生產過程要實施現場監督，以控制質量、確保按時供貨等。

（二）管理流程煩瑣，重疊和缺位同時存在

科研院所是依據項目管理涉及的要素建立綜合管理體系的，但由于每一項管理都有其特點和規律，管“人”、管“物”和管“錢”的管理理念和方式肯定是不同的，如果缺乏統一的頂層設計和標準，僅僅依據各自管理中的特點進行管理，

久而久之，各職能管理部門就會出現各自為政的局面。一個承擔項目類型較全面、管理較規范的研究所，制定的管理制度一般有百余項，與制度配套的審批表格則有數百個。審批較多的環節其實并不是項目管理，而是外延的經費使用、保密管理等。規范的管理并不意味著高效，當每個體系都有一套工作流程和標準時，往往意味著這家單位存在著辦事難、多頭重復審批、部門之間不能協同等問題，遇到復雜的項目管理就會“踢皮球”；重復審批和管理“真空”會同時存在。

（三）信息不對稱，對審核要點把握不準確

由于各項管理事務各自為政，沒有頂層設計和一條管理主線，其他部門的管理崗位沒有全面了解辦理審批的事項，不能確認審批事項的事實，部門之間、一線工作人員和審批人之間信息不對稱，就會造成審批流程的“形式主義”，為了流程而流程，為了簽字而簽字，每天都在煩瑣的簽字審核中浪費了大量精力，很多崗位的員工和領導不知道要“審”什么，或依據什么“審”。近年來，中央提出了科研項目“負面清單+包干制”，這對項目的經費管理提出了更高的要求。由于項目管理和科研經費管理的脫節，財務或審計人員不能確認經費預算和實際支出的合理性，而無法在管理環節中充分把控風險點，或缺乏有效的監管措施。

（四）項目管理和實施過程脫節，形成“兩張皮”現象

同經費管理類似，質量體系、保密體系等如果不能與科研項目管理充分耦合，就會在項目實施過程中形成“兩張皮”現象，即文檔是一套、項目實施是另一套。在項目實施過程中不依據“實施方案”和“操作規程”，憑借以往經驗完成工作，事后再補充甚至“制造”體系認證需要的證據，既讓科研活動失去應有的控制，又為了“拿證”（體系證書）增加了管理成本。這種看上去“雙輸”的管理方式，在很多科研院所卻并不鮮見[4]。

研究所綜合管理能力不足，會直接影響科研項目的順利開展，影響科技成果的產出及研究所的核心競爭力。

三、以項目管理要素為基礎建立項目管理體系

由于科研院所運行的底層邏輯是項目的爭取和管理，因此，其他管理措施也應圍繞項目管理進行。簡言之，應根據項目管理的特點和規律，按照項目的不同類別和不同階段，設計管理流程，把控重點環節，重新建立以項目管理要素為基礎的項目管理體系，形成一套完整的研究所綜合管理系統。

（一）科研項目的類型及管理要素

項目類型不同，管理要素也會有不同。文章以軍口項目和民口項目為例進行說明。民口項目管理要素見表1，軍口項目管理要素見表2。

軍口項目包含更為復雜的管理要素，涉及的部門更多，由于篇幅限制，上表中并未將全部要素和部門一一列舉。近年來，由于任務體量不斷增加和任務難度不斷提高而出現的，需要跨學科、跨領域、跨研究所集中攻關完成的總體類/工程類項目，如載人航天、探月、北斗導航、深海探測等，涉及的管理要素更為復雜和精細，通常需要建立指揮系統和控制系統，輔助質量師系統，設立專項管理辦公室，協調不同研究所，以工程化的管理模式進行系統管理。

通過明確一個復雜項目全生命周期的管理要素，再輻射到這些要素涉及的管理部門，細化到部門中的不同崗位，按照項目管理的規律，重新梳理每一個管理環節需要的制度和工作審批的流程，就能夠真正地將每個要素落實到項目管理、崗位職責和部門職能中，既能解決“兩張皮”問題，又能讓每一個相關的管理人員明確流程中的“審核要點”，做到責任清晰、權責對等。可以通過重新梳理管理環節，打破部門間的壁壘，去除重復冗余的審批點，共享部門間信息，精簡辦事流程，提高管理效率。

（二）科研項目的研制階段及管理要素

應根據科研項目全生命周期不同階段涉及的管理要素，設計不同的審批流程。項目預立項階段審批流程見圖2。根據流程圖和相關制度要求，制作工作需要的審批表格，在表格中體現具體要求和審核要點，一目了然、權責清晰。例如，可以設計“科研項目預立項階段審批表”，其他階段的表格可以依此類推。

參考文獻：

[1]周希東.科研院所科研經費管理的問題與對策[J].企業改革與管理，2017（07）：150+156.

[2]王振.科研項目全程質量管理與控制[J].能源技術與管理，2017（03）：191-192.

[3]俞盼盼，盧汝一，李鵬程，等.提升科研項目管理質量和效率的途徑探索辦公室業務[J].辦公室業務，2022（19）：51-54.

[4]邵雪天.以管理要素為基礎的科研院所綜合管理體系建設方法初探[J].中文信息，2018（06）：261-262.