政府電子文件元數據管理及其標準化構建研究

寧燕凌 陳其勝 朱彬 彭文鋒 史根強 鄧頻

摘 要：隨著我國數字化發展進程的不斷加快，全面提升政府電子文件元數據管理水平已經成為政府政務質量的重要抓手。為此，本研究從政府電子文件和元數據的內涵解讀入手，對政府電子文件元數據管理的可行性策略，以及我國政府電子文件元數據標準化構建的路徑加以明確。

關鍵詞：政府電子文件，元數據，管理，標準化

DOI編碼：10.3969/j.issn.1002-5944.2023.20.004

隨著數字時代的全面開啟，“數字化”不僅成為當今時代的熱詞，更是各領域當下和未來發展的努力方向，政府政務的數字化時代也隨之開啟。在這一時代背景之下，全面提升政府政務數字化水平成為日常工作的重點之一，其中政府電子文件元數據管理及其標準化構建也隨之成為廣大學者，以及政府管理部門所關注的焦點。本研究以此為課題進行深入的探索，希望所提出的研究觀點能夠為廣大學者和政府管理部門帶來一定的啟示。

1 政府電子文件和元數據的內涵解讀

1.1 政府電子文件的內涵解讀

所謂的“政府電子文件”，指的就是在政府工作的大環境中，經過計算機生成并處理的數字代碼形式的信息和文件。根據國際檔案理事會電子文件委員會對電子文件所下的定義，可以總結出政府電子文件的內涵，即：在政府機構內部開展、執行、完成過程中所生成和流轉的數據信息。政府電子文件的基本構成則應包括具體內容、續約、上下文關系，同時要作為政府具體活動開展的重要依據[1]。這也充分說明并非所有的政府電子信息都可以稱之為政府電子文件，只有能夠真實記錄政府當時情況、當時意見、當時決定的電子信息才可以稱之為政府電子文件，具有與傳統文件相同的原始性和憑證性兩個重要性質。

1.2 元數據的內涵解讀

“元數據”指的是“數據的數據”，在政府電子文件管理中，元數據要將文件產生的具體時間、地點、功能性、數據建立的具體方式、通信內容和基本結構等相關信息進行全面記錄。在通常情況下，元數據以標準的代碼形式存在，以此來保證每一臺計算機在打開電子文件的一刻起，所呈現出的內容都具有高度的準確性、可靠性、完整性，政府電子文件更是如此。就當前的計算機操作系統而言，自帶的一些操作軟件已經可以向人們提供一些元數據信息，例如數據字典以及系統存儲管理文件分配表等，這些元數據顯然不能滿足人們日常電子文件管理的功能需求，政府電子文件管理單純依靠這些操作軟件顯然也不能達到最終的管理目的。

2 政府電子文件元數據管理的可行性策略

2.1 明確政府電子文件元數據管理的模式

隨著數字化時代的到來，政府電子文件元數據管理工作的高質量開展已經成為全面提升政府工作效率的重要抓手。但是，切實保證政府電子文件元數據管理工作的高效性卻并非易事，其首要條件就是要明確政府電子文件元數據管理的基本模式。在這里，筆者認為最為理想的政府電子文件元數據管理模式應由六個層次構成。

其中，第一層應作為信息的基層，主要的任務就是要將每個獨立的政府電子文件進行識別和記錄。第二層則應作為期限與條件層，主要的工作任務就是明確所識別和記錄的信息是否可以進行查閱，如果可以，需要特定哪些人群查閱和怎樣的授權信息。第三層應作為結構層，其主要的工作任務就是通過標準化的格式編碼，將所記錄的政府文件內容進行說明，并且還要針對文件所經歷過的技術變換情況予以說明。第四層則應作為上下關系層，主要闡述政府文件本身的背景，讓實體整理過程中無法實現的操作能夠得到有效彌補。而第五層則要作為內容層，主要的工作任務包括網頁信息的采集、歸檔、遷移、處置，如文件的正文、圖像、聲音、可執行的形式、與其他系統和數據之間的聯系等，這些都是二進制世界中的具體對象。最后一層則應是政府電子文件元數據的利用歷史層，主要的工作任務就是將文件的利用時間、利用的過程，以及采用怎樣的方式進行歸檔、分析、更新與銷毀進行全面記錄。這一管理模式顯然體現出了對政府電子文件元數據管理的系統性，能夠為全面提升管理質量奠定堅實基礎。

2.2 全面加強政府電子文件元數據的過程性管理

在全面加強政府電子文件元數據管理工作的過程中，有了基本管理模式這一思想前提之后，要制定出該元數據的過程性管理方案，以此來確保政府電子文件元數據管理的系統性、合理性、規范性。在此期間，筆者認為應該從政府電子文件的證據性入手，讓各類政府活動的元數據能夠得到充分提取。

在這里，第一層元數據的基本構成應包括一些具有強制性和選擇性的元數據單元，前者主要體現在能夠直接滿足證據需求的元數據內容，而后者則是由其他元數據內容來組成。需要注意的是，可以滿足一些政府特定業務功能的元數據內容，既可以體現在強制性元數據單元之中，也可以在選擇性元數據單元內[2]。在進入全面實施政府電子文件元數據管理階段后，要確保每一個政府電子文件都能成為獨立的元數據封存對象，并且要確保元數據與政府電子文件內容具有邏輯層面的聯系，杜絕元數據的封存只是體現在物理區域存儲這一現象出現。而在元數據處理、分析、傳遞過程中，要始終保持元數據打開的速度快于政府電子文件內容。另外，在元數據封存環節中，應確保其對象不僅僅局限在某一個元數據，應將某一個元數據單元作為元數據封存的對象選擇。這樣的過程性管理顯然讓政府電子文件元數據管理工作更加細化，并且能夠為提升管理工作的規范性提供理想前提條件，成為全面提升政府工作效率的重要推手。

3 國外政府電子文件元數據標準化構建的重要參考

早在1995年，全世界范圍內的55名圖書館專家和計算機網絡專家開展了一次共同的研究與探索活動，通過深入分析圖書館卡片式目錄的著錄款目，探索出一個適用于記錄數字資源的簡要目錄模式，即：都柏林核心元數據集[3]。在該元數據集的研究與探索期間，專家更是制定出元數據標準，并且在全世界范圍內得到廣泛運用，時至今日依然是各項元數據管理工作開展所普遍選擇的元數據標準。就當前而言，都柏林元數據標準中，主要由15個核心元素構成，這對我國政府有效構建電子文件元數據標準有著重要參考價值，具體核心元素如下：

元素一題名：指由作者提供的資源名稱，在政府電子文件元數據中可以指政府機構提供的文件名稱。元素二作者或創作者：指創作資源內容的主體，在政府電子文件元數據中可以指具體的政府機構。元素三主題詞與關鍵詞：主要指資源的主題，是對資源主題與內容的關鍵性描述，在政府電子文件元數據中可以指具體的關鍵詞、短語、分類號。元素四描述：是指對資源內容的文本闡述，在政府電子文件元數據中可以針對文件摘要和正文內容進行大致描述。元素五出版者：是指發行描述資源的具體組織，在政府電子文件元數據中可以指具體的文件發行機構（如政府辦公室等），以保證政府電子文件發行的有效性。元素六其他參與者：主要指對資源內容形成做出重要貢獻的組織或個人，在政府電子文件元數據中可以指出文件制定部門之外的聯合部門。元素七時間：指資源對外公開的具體日期，在政府電子文件元數據中可以指文件發布的具體日期。元素八類型：指資源本身的類型歸屬，在政府電子文件元數據中可以指具體某一類文件。元素九格式：資源本身的數據格式，在政府電子文件元數據中可以指信息記錄的具體格式規范。元素十資源標識：指唯一能夠標記資源的字符和數字組合，在政府電子文件元數據中可以指文件批號。元素十一來源：指資源提取的出處，在政府電子文件元數據中可以指另一有關資源，或者相關政府部門與機構。元素十二語言：資源內容呈現過程中所使用的語言，在政府電子文件元數據中可以指文件的表述形式。元素十三關聯：指本資源與其他資源之間所存在的關系，在政府電子文件元數據中可以指內容的關聯性。元素十四覆蓋范圍：指資源內容本身所具有的時空特性，在政府電子文件元數據中也是如此，指文件內容的時間性與空間性。元素十五權限管理：指資源本身的所屬權和具體的適用范圍，在政府電子文件元數據中可以指文件所有權的歸屬和內容的適用范圍。這些核心元素在政府電子文件元數據中都可以進行重復選擇和使用，同時每個元素的指代都能為我國政府電子文件元數據標準的制定提供重要參考。

4 我國政府電子文件元數據標準化的構建

就當前我國政府電子文件元數據標準構建的現實情況而言，無論是在學術研究領域，還是在實踐探索領域，雖然不乏研究與實踐成果的出現，但并沒有形成一套完整的政府電子文件元數據標準。放眼未來，我國政府電子文件元數據標準應邁向系統化。其中，切實可行的操作應包括以下兩方面：

首先，在數量上應做到切實增加。結合當前我國現有的政府電子文件元數據標準來看，只有國家層面的政府電子文件元數據標準，并且其數量僅為“1”。除此之外，在音頻、視頻、網頁方面的政府電子文件元數據標準也存在一定缺失，由此導致政府電子文件元數據標準存在嚴重的缺位問題[4]。針對此，未來在政府電子文件元數據標準的構建方面，國家各部門要聯合地方政府，根據其經濟與社會發展的現實需要，出臺更多的政府電子文件元數據標準，以此來彌補各級政府在該領域存在的缺位現象，讓政府開展實際工作的過程中能夠將該空白領域全面規范。

其次，在標準的質量上應實現全面增強。在這里，有關部門需要注重政府電子文件元數據單元之間的關聯性。在元數據標準修訂的過程中，要針對與之相關聯的元數據核心元素加以明確定義，同時還要結合都柏林元數據標準，將相關聯的元數據元素進行具體定義，由此來提高元數據標準本身的實用性。除此之外，還要重視元數據標準本身所具有的互操作性。針對政府電子文件元數據的應用而言，表現較為突出的就是數據轉換過程的簡單和快捷，而這也意味著在該領域元數據標準構建過程中，必須深度思考元數據核心元素語義，以及元素結構本身的準確定義，而都柏林元數據標準恰恰為之提供了明確的示范，可以將其加以借鑒。更重要的是，在政府電子文件元數據標準的制定過程中，還要重點強調該標準本身的可利用性。在此期間，研究人員要結合元數據信息來源模型所固有的特點，將文件利用過程視為元數據的基本來源，并作為政府電子文件元數據的核心元素的重要組成部分，由此確保我國政府電子文件元數據標準不僅具有高度的完善性，同時還有高度的互操作性和可利用性。

5 結 語

綜合以上論述觀點，不難發現在數字時代背景之下，政府全面加強電子文件元數據管理工作，并且元數據標準化構建已經成為當務之急。其中，不僅要全面提升其管理策略的系統性，更要確保元數據標準的完善性和適用性。雖然，其他國家所制定的電子政務元數據標準具有參考價值借鑒意義，但不能將其生搬硬套，還要結合我國政府電子文件元數據管理的切實需要，不斷將其標準化構建的路徑加以深化，而這也正是廣大學者今后研究的主要方向所在。