高校人事檔案管理常見問題及解決策略研究

趙子葉

（西安醫學院）

高校人事檔案資料是在具體的高校各項人事活動中生成的，這些資料的形式比較豐富，常見的有文檔、圖片、音視頻等，在經過高校組織審查后給予認可。隨著“雙一流”大學建設步伐的加快，以及信息技術的快速發展，高校人事檔案中包含的職工信息越來越豐富，同時在人事檔案管理中也暴露出一些問題，如果不及時進行解決，容易導致人事檔案管理風險?；谶@些存在的問題，高校需要有的放矢地采取有效解決措施，從各個維度和層面來對人事檔案管理工作進行優化，從而促進高校人事檔案管理實現可持續發展，為“雙一流”大學的建設和高校的發展奠定一個穩定的基礎。

一、高校人事檔案價值分析

（一）具有較高的憑證價值

高校人事檔案具有較高的憑證價值，具有法律效用，全面、客觀地記錄了人員任職后的成長經歷、工作能力、思想品質，能真實反映高校人員的成長過程，是高校人員能力的合法憑證。高校在選擇和聘用人才的時候，就可根據人事檔案信息對人才進行科學的甄選，完成對人才的選擇，從而為高校人事選拔、干部聘用等提供參考，保證人才資源得到更加有效的開發。

（二）能為人力資源管理積累素材

高校人事檔案記錄了人員的學歷、身份、教學資歷等，匯聚在一起形成“人事信息庫”，是助力人力資源管理工作的重要材料。高校決策者在需要使用人事檔案信息資料的時候，就可以登錄該信息庫，找到相關的人事檔案資料，就能快捷地了解人員的基本情況，快速選擇資質、能力、經驗等各方面條件都符合崗位需求的人才，促進人盡其才，才盡其用，真正優化配置高校內部人力資源。高校人員檔案不僅包括個人簡歷、職業培訓、政黨團體、職稱考核等信息，還包含人員所受到的獎勵和處分、工資待遇等，利用人事檔案可以全方位評價人員的各項能力，促進高校人力資源的開發。

（三）提高高校管理水平

現在，高校人才流動越來越自由和頻繁，加強人事檔案管理，可以幫助高校人事管理者從紛繁的信息中找到有價值的內容，提高人事檔案管理工作的質量，輔助高校人事行政決策。傳統的人事檔案具有較強的身份依附功能、政治功能淡化，通過實施高校人事檔案管理改革，將人事檔案資料的信用憑證功能、信息記錄功能突顯出來。同時，應用現代化信息技術，將人事檔案的靜態文本信息進行動態轉化，使之轉變成數據資源，便于高校統一管理。

（四）調動人員的工作積極性

高校人事檔案能夠評估高校人員在科研、學術、教學以及管理工作當中的綜合表現，反映出教師的工作軌跡，展示了教職工的個人情況，因此人事檔案具有嚴謹性、權威性。人事檔案是最為原始的資料，且檔案的內容會隨著個人履歷的增加而變化，高校人員為了使人事檔案的內容更豐富、更具有價值，就需要認真工作，不斷創新和實現自我突破，提升能力，從而使檔案更具競爭優勢。從此維度來說，高校人事檔案具有一定的激勵作用，教職工為豐富檔案內容，需要進行終身學習，有助于在高校內形成良好的工作氛圍和成長環境。高校也可以根據人事檔案資料，橫向分析教職工的成長、發展情況，給予其針對性的教育培訓機會，使其不斷地實現階段性跨越、成長。

二、高校人事檔案管理常見問題分析

（一）高校人事檔案管理制度與機制還不夠健全

要實現高校人事檔案管理工作的發展和創新，需要高校管理層具備良好的檔案管理相關知識，并在實踐中重視人事檔案管理，然而長期以來，高校領導對教學科研比較重視，相對來說比較輕視人事檔案管理。在此種情況下，高校人事檔案管理方面的相關制度與機制就沒有及時結合實際情況進行更新和完善，使得具體的人事檔案管理實踐工作中，難以有科學的依據作為參考，也在很大程度上制約了人事檔案管理的高效開展。從高校的沿革來看，人事檔案管理機制還存在一定的改進空間，特別是在當今信息時代，人事檔案的存儲、管理、共享等都需要信息技術和軟硬件基礎設施等的支持。然而，目前來看，高校在人事檔案管理工作中的經費投入較少，使得人事檔案管理工作信息化水平不是很高，應用檔案、查詢信息還需要完成復雜的程序，導致整體的管理效率不高，也使得檔案的服務價值難以發揮出來。

（二）人事檔案管理標準化和信息化建設不足

在“雙一流”大學建設背景下，高校的人事檔案管理越來越復雜，而高校人事檔案管理工作本身也面臨著很多新要求和新挑戰。雖然技術層面上，高校已經逐漸開始引入了檔案管理信息化系統，對檔案管理進行標準化和信息化建設，但整體建設水平還比較低，檔案管理的標準化程度不高。此外，隨著高校人事檔案管理中信息化條件的介入，雖然提高了管理的效率和質量，但也難以完全規避因人為因素導致的失誤。在后續人事檔案開發利用中，人事檔案使用者很可能會受到錯誤人事檔案信息的影響，而導致人事檔案資料使用效果降低，而檔案所屬者也會可能因此錯過對其職業生涯影響重大的評比、晉升等。網絡是開放的，電子人事檔案收集、存儲和利用過程中，也可能會因為計算機網絡、病毒以及人為錯誤操作等因素，造成電子人事檔案資料破壞或丟失，使人事檔案面臨較大的風險。此外，人事檔案“雙軌制”+“雙套制”管理也帶來新的挑戰，紙質檔案和電子檔案各有利弊，如何將紙質檔案與電子檔案進行有效融合，也是一個容不得忽視和大意的問題。

（三）人事檔案管理隊伍比較落后

新時期高校人事檔案管理工作對從業人員提出了更高的專業素質要求，然而，實際中受到各種因素的影響，檔案管理隊伍比較落后，隊伍的管理理念也不夠先進。在人才結構上，檔案管理工作者整體年齡偏大，沒有接受過專業化的培訓，優秀的中青年檔案管理專業人才數量相對較少。同時，很多高校的檔案管理工作人員沒有接受過專業的教育，自身專業素質比較差，專業理論知識和實踐技能有限或更新不夠及時，使得人事檔案管理效果和預期目標存在較大差異。此外，高校人事檔案管理崗位人員也不夠穩定，經常出現人員變動的情況，還存在較大的流動性，也給高校人事檔案管理造成很多阻礙。

三、高校人事檔案管理常見問題解決策略

（一）引進先進管理理念，加強人事檔案管理制度與機制建設

高校人事檔案管理工作是內部行政管理工作的重要內容和環節，高校管理層要加強重視，要從戰略管理的高度，從學?？沙掷m發展的高度，對人事檔案管理給予充分的重視，予以資源、資金上的充分支持和保障。同時，還要在內部加強宣傳，使各部門人員都能認識到人事檔案管理的價值意義，積極主動地參與進來，主動協調、配合和共同創新

人事檔案管理這項工作。要動員各方力量，深入和全面地調查分析人事檔案管理問題，針對存在的問題健全和完善現有的人事檔案管理制度與機制?？山梃b國外的人事檔案管理模式，推行人事檔案與本人見面制度，讓人事檔案真正成為個人的標志，讓檔案本人能夠主動參與到其中。要制定與完善人事檔案收集制度，及時、全面收集高校人員基本情況、參加科研與學術資料、榮譽與獲獎情況、誠信資料等，還要包括可以反映個體的現實表現、思想品德、工作能力等內容。要對所收集的材料進行去偽存真，使收集的材料系統成套、有頭有尾，從源頭上確保檔案內容的完整、真實，避免混入虛假消息。只有真實、有效的檔案資料，才能為高校人力資源等各項工作提供準確的資料支持，使人員錄用、干部提拔、政審、退休等都能得到嚴格的把關和控制。對于無法確定的人事檔案資料，進行實地調查，確保結論的精準性。如果是人事檔案個人填寫的資料，需要進行仔細審查，如果發現有錯誤，要第一時間進行糾正。在出現人員工作調動時，要嚴格按照相關制度傳遞人事檔案，列出詳細清單，對檔案進行整理、分類、核對、編號，加蓋人事部門公章，傳遞途徑必須要通過機要渠道來進行。完善檔案收集制度，明確檔案工作人員的紀律，各個部門要按照制度和紀律做好人事檔案材料收集、歸檔的監督工作，確保人事檔案材料的收集、歸檔工作能夠順利進行。對違反規定的檔案工作人員，要根據其違規情節和性質進行相應的嚴肅處理。

（二）完善人事檔案管理內容，創建標準化、信息化建設

高校人事檔案必須要全面、準確，才能確保其功能作用得到充分的發揮。因此，高校檔案管理部門需要重新規劃人事檔案的內容，定期、不定期地根據要求完善補充人事檔案內容，分門別類地將人事檔案的各項內容進行整合和分類，保證人事檔案管理工作的規范性和科學性，充分突顯出人事檔案管理的價值。通過完善人事檔案管理內容，就可以使檔案信息能夠更加全面，檔案管理工作更加規范，為人才的選聘、培養、職稱評定、工資待遇調整等工作奠定堅實基礎。

高校需要建設標準化的管理制度，通過制度來指導檔案管理進行標準化、信息化建設，不斷提高管理流程的科學性、標準性，全面優化高校人事檔案管理質量。檔案管理部門需要建立檔案管理責任制度，明確人事檔案工作人員的責任劃分，優化人力資源配置，確保每個工作人員在專業知識、實踐技能方面都能契合崗位的需求，充分激發人員的工作積極性。立足實際科學制定人事檔案的具體管理程序和管理方法，規范信息識別、信息傳輸、資料保存、檔案分類等工作流程，進一步提高人事檔案管理的科學性。一是收集工作標準化。高校人事檔案信息資料收集工作，是最基礎的工作。工作人員要動態地進行信息收集，并保證信息資料的可靠性，為后續人事檔案管理工作的準確性奠定基礎。檔案信息收集結束后，將人員的實際工作與歷史情況全部體現出來，進行詳細記錄。二是整理工作標準化。人事檔案管理第二個步驟就是信息資料的整理，工作人員需要及時整理所收集的基礎信息資料，及時補充各個數據信息，進行分類管理，確保信息的時效性與科學性。三是保管工作標準化。人事檔案存放要有序化，以避免檔案破壞等問題，提高檔案的使用率。加強對檔案管理的監管，應用先進的管理理念與信息化管理手段進行標準化操作，以此提高管理的質量與效果。

在當今信息化時代，高校人事檔案也正向著信息化方向發展，高校管理層也要具備信息化思維，將人事檔案信息化建設納入到高校管理工作范疇中，增加對人事檔案網絡設施的投入，配置完善的人事檔案信息化管理所需要的各項設施設備，完善檔案信息化管理軟硬件系統，如圖文影像掃描設備、存儲器、數碼攝像機、數據庫服務器等。應用先進的技術手段，根據人事檔案管理要求和信息化建設標準，構建數據庫系統，利用信息技術手段，對高校人事檔案進行分類建檔，以方便進行信息化管理。高校之間也可以進行攜手合作，共同研發統一的大數據云數據庫，實現部分可公開的人事檔案信息資料共享，從而推動人才得到更好的開發利用。在“雙套制”管理模式下，檔案數據庫管理還需要建立一個“文件中心”，避免多頭管理的問題。對各類數據及時進行補充完善，明確設置各層級檔案管理權限，不斷提高人事檔案綜合管理水平。在實現檔案服務信息化的過程中，要對相關流程進行優化，實現在線提供檔案信息、遠程辦理檔案證明等，實現人事檔案資源管理，利用降本增效。

（三）加強人事檔案風險管理，提高人事檔案管理人員綜合素質

高校人事檔案管理人員需要具備較高的信息素養，應用信息技術等手段進行風險控制，保證人事檔案信息的安全。依據檔案管理標準，嚴格把控檔案資料收集，確保資料真實、完整、實效等。在鑒別人事檔案信息真實性的時候，需要應用科學的鑒別方法，進行規范、嚴謹的鑒別。以信息技術進行管理，減少管理者和使用者閱覽過程中，出現的各種信息篡改問題。從流動環節來看，主要的風險是人事檔案資料丟失、缺失等問題，在檔案資源流動期間，應采用多種技術手段加強風險識別，最大程度地降低風險問題，以免導致無法預估的檔案信息損失。對高校人事檔案進行全過程風險管理，根據相應的風險級別對風險進行控制，分別從風險回避、轉移、控制維度進行有效的風險防控，保障檔案資料安全性。電子檔案資料在檔案使用者借閱期間，需要對借閱界面進行相應的安全設計，禁止編輯，以此保障檔案信息安全，保證人事檔案庫安全。

為了提升高校人事檔案管理工作的實效性，必須要加強人才隊伍的建設。高校合理預測人事檔案管理工作所需的人力資源結構與數量，據此擬定人才招聘計劃，保障檔案人員配置合理，數量適宜。全面優化人事檔案管理隊伍，引入復合型的檔案管理人才。在制定人才培訓目標時，需將檔案工作人員納入其中，激勵員工主動學習和掌握先進的人事檔案管理理念與技術。在培訓內容中，要增加信息化、數字化內容比例，提高其信息化技術與技能。通過在職繼續學習、定期和不定期培訓、輪崗交流等多種策略，加快檔案管理工作人員的成長速度。在高校人事檔案管理中，人員是非常重要的執行者，也是提高檔案管理實效的關鍵，要加強職業道德教育，確保人事檔案庫的文字、數據準確無誤。提供充足的人事檔案管理人員學習與進修機會，定期安排檔案工作人員外出調研、參觀，與兄弟院校進行學習和交流，開拓思路，引進先進的經驗和優秀做法，提高檔案工作人員的綜合能力。

四、結語

綜上所述，高校人事檔案是重要的資料，其具有多重價值，是高校檔案的重要組成部分。在高校內部重視和強化人事檔案管理，可以優化人力資源配置，促進我國的教育事業邁向一個更高臺階。但在當今時代，高校的人事檔案管理因為受到多方面因素的影響，還存在很多亟待解決的問題。在實踐中，要針對這些問題，采取有效措施，多管齊下地解決問題，推動創新，不斷提高人事檔案管理效能，為我國高校健康長遠發展提供人才保障。