高校辦公室文秘與檔案管理的緊密聯系淺析

文/長春大學旅游學院 阮靚

高校辦公室文秘與檔案管理的緊密聯系淺析

文/長春大學旅游學院 阮靚

辦公室文秘工作與檔案管理工作是不可分割的，只有將辦公室文秘工作與檔案管理工作進行有效的結合，才能夠提升二者的工作效率。本文主要對高校辦公室文秘與檔案管理工作的聯系性進行分析，進而提升文秘工作以及檔案管理工作的效率。

高校辦公室文秘；檔案管理；緊密型

高校的檔案管理工作與文秘工作本身就是一個具有緊密聯系性的整體，檔案管理工作是文秘工作的基礎，通過文秘工作的整理能夠實現對檔案資源的收集。同時檔案管理工作是文秘工作的延伸和拓展，是對文秘工作資料的再次整理和成果展示，為文秘工作提供了有效的保障，通過這兩個工作有效的結合，能夠提升文秘的工作效率和檔案資料管理的有效性。

一、檔案管理工作是文秘工作的延伸

高校辦公室工作是學校教學、教研和管理的主要部門，同時也是學校信息的收集、整理和利用中心，學校各方面的信息都需要在辦公室內進行匯集，而檔案管理就是對這些信息進行搜集、分類、管理、歸檔，為以后信息的利用奠定基礎。由此可見，檔案管理工作是對文秘工作的延伸。高校的科研、發展以及教學等都會有很多的信息記錄，而這些記錄都需要形成檔案進行保存，這也是檔案管理的重要組成部分。辦公室文秘檔案管理中需要對一些文件資料進行鑒定、整理和編目。所以可以將檔案管理工作視為文秘工作的延伸，而二者都是為社會和學校提供信息服務的。

二、文秘工作是檔案管理質量的保障

高校辦公室主要負責對高校各部門進行服務和協調，同時高校辦公室也具有服務領導以及管理學校公章的職責，以學校或者學校領導的名義發出的一些公文都需要經過辦公室的審核和簽章。同時對于上下級部門文件的下發、傳遞等也都需要經過辦公室的登記和管理。而且高校領導在活動中的文件、聲像材料等也需要交由辦公室管理。由此可見，高校辦公室是一個重要的檔案管理部門。高校辦公室中大量的文件處理成為了高校檔案管理的主體，這些文件需要文秘人員來進行整理、歸類、立卷和歸檔，進而形成檔案。所以文秘人員對這些文件的性質、職能等都非常清楚。因此文秘工作的質量直接影響著文書檔案的質量。辦公室文秘人員必須要具有較強的檔案管理意識，并具有較高的檔案管理技能。這樣才能夠使檔案管理的質量得到有效的保障。

三、文秘工作為檔案管理提供高質量文書檔案

通過辦公室的文秘工作能夠為檔案管理的立卷和歸檔提供一些高質量的文書檔案，同時辦公室文秘工作還需要為高校的重大發展和決策起草文件，為學校制度的完善提供一定的輔助作用，而這些工作都需要去查閱和利用相應的檔案。從檔案管理的角度來看，需要結合辦公室文秘等對檔案利用率較高人群的意見，這樣才能夠把握檔案管理的發展方向，更好地滿足檔案需求者的要求，體現出檔案管理的特色。檔案管理人員需要為檔案利用人員提供一些高價值、高深度的優質化信息服務，將具有較大科技、文化以及經濟的信息資源作為重點的利用和管理對象。同時對于自身信息服務來說，在形式和服務的方式上也需要具備先進的因素，利用計算機網絡來為信息的利用者提供更加先進的服務體現。而這些服務都需要以文秘工作中對信息資源的搜集、分析和整理為依據，所以文秘工作為檔案管理質量的提升提供了重要的作用。

四、注重文檔一體化管理

隨著科技的發展，高校辦公自動化也逐漸普及，文檔一體化管理主要是利用辦公自動化、網絡化等形成的檔案管理系統，同時利用計算機網絡系統與高校各部門的文件檔案管理形成一個整體。這需要辦公室文秘與檔案管理人員進行有效的配合，這樣才能夠保證文檔一體化工作的開展。現代的檔案管理中，需要建立數字檔案館以及局域網，通過局域網以及校園網的連接，使一些檔案信息在網上得以公布，有利于信息使用者利用。學校的O A系統要想穩健運行，必須要經過辦公室文秘以及檔案管理人員的干擾，同時對于這些文件還需要進行全過程的跟蹤，通過對信息的收集以及歸檔形成文件。

五、融通工作制度

從文秘工作與檔案管理工作的緊密型可知，其在工作中必須要在組織制度中進行有效的融合，實現對文檔的科學化和合理化管理。秘書部門與檔案管理部門在很多高校中都屬于同一個部門的兩個獨立運行個體，在工作上由于溝通不到位或者理解存在偏差等，會使檔案的質量難以得到保證，數量也存在缺失，進而使檔案管理面臨一定的困難，或者由于檔案管理的問題使得文秘工作的查閱不便。因此需要將文秘工作與檔案管理工作進行有效的結合，建立一個綜合性的工作制度，以我國相關的法律條例為基礎，制定嚴格的簽發、審核等手續，進而保證公文的質量。同時根據學校管理的實際情況，建立嚴密的檔案收集以及整理人員網絡，使各部門的檔案管理人員做到各個崗位、各個層次都有人負責，形成一個互相配合、左右協調的管理體系，進而推動文秘工作與檔案管理工作的共同發展。

六、結語

綜上所述，檔案工作是辦公室文秘工作的基礎工作，也是對文秘工作的延伸，能夠為文秘工作提供有效的信息資源。但是由于文秘工作與檔案管理工作間本身具有緊密的聯系性，任何一個工作出現失誤都會對另一個工作造成影響，所以還需要二者都要提升檔案管理意識，提升自身的使命感和責任感，在工作中進行更好的配合，實現文檔工作的一體化，進而使高校辦公室工作得到更好的落實。

[1]張慧玉.高校文秘工作與檔案管理工作的關系探討[J].辦公室業務,2014(14):47.

[2]姜玲玲.高校辦公室文秘與檔案管理的緊密型探析[J].辦公室業務,2016(1):110.