辦公自動化環境下檔案管理的必要性與可行性分析

文/漢中市中心醫院 楊曉梅

辦公自動化環境下檔案管理的必要性與可行性分析

文/漢中市中心醫院 楊曉梅

本文基于辦公自動化環境下醫院檔案管理的情況進行了必要性與可行性的探討，文章從闡述醫院檔案辦公自動化的應用價值入手，進一步分析了醫院檔案辦公自動化管理的不足之處，最后探討了做好辦公室自動化環境下醫院檔案管理的措施。

辦公自動化環境；醫院檔案管理；應用價值；不足之處；措施

就當前的辦公室自動化管理發展情況來看，毫無疑問，技術更趨先進，能夠在定期培訓等活動的幫助下，使檔案管理工作的效率更高、操作更為規范，從而提高工作人員的專業程度。當然，參與檔案管理工作的人員需要掌握基本的信息操作技能，同時具備基本的醫學常識。單位還要制定一些可實施性強的制度，使檔案管理工作狀況得到良好發展。

一、醫院檔案辦公自動化管理的應用價值

(一)可以提高檔案管理工作的安全度。紙質檔案的質量極易在外界自然、社會背景的作用下，受到損壞。比如氣溫、空氣濕度、自然災害等要素都會縮短紙質版文件的使用壽命，長時間的保存，可能會影響其完整程度。而與紙質版資料相比，電子版的保存時間更長，質量更高，而且可以在備份等軟件的應用下，快速地實現復制、粘貼、修改等工作。辦公自動化系統的運用下，檔案可以進行電子化存儲，不僅提高了資料的可讀性和儲存性，還能夠按照相關工作人員的不同要求完成不同格式的存儲工作。在辦公自動化技術的幫助下，文檔的傳送、查閱更為便捷，還能有效防止檔案出現遺失問題。

(二)可以提升檔案管理工作的效率。醫院檔案和電子信息技術相配合，科學地協調了文書處理和檔案管理二者的聯系，工作者需要每天按時整理歸納好當天的文件資料，使之變成電子檔案，這有效地防止了檔案丟失的后果，并且使檔案的完整性和可檢索查找性得到了保障。特別是那些病歷檔案，必須得到真實全面連續的記錄和保留，能準確反映病人的治療情況與病情變化過程，提高辦公自動化程度，能夠使醫護工作者快速精確地了解到資料記錄的實際情況。

二、醫院檔案辦公自動化的不足之處

(一)自動化管理制度的不科學。當前社會的許多醫院檔案信息化水平還不夠成熟，軟硬件設施不全，且電子檔案的儲存也得不到保證，致使患者病歷等資料泄露。雖然醫院對檔案管理事業的關注也越來越多，但是自動化系統的不完善，管理機制的缺失，都導致檔案管理走不上科學的軌道，從而造成醫院的資金浪費非常嚴重的問題。

(二)辦公自動化系統不健全。目前，許多醫療機構在辦公自動化設備和軟件的配置上不夠完善，資金供給不足，使辦公自動化水平不高，檔案系統不健全，這些情況最終導致醫院的檔案管理水平較低。鑒于當前的辦公室自動化系統開發商的技術實力高低不一，使許多被開發出的軟件無法滿足檔案管理的工作要求，自動化系統內部也缺少傳送電子資料、歸檔管理資料相結合的電子檔案管理子系統。

(三)檔案管理信息化的專業人才不足。雖然現在許多醫院在購買和配備先進設備方面有了更大幅度的資金投入，但是在人才配備和補充方面還沒有投入必要的重視，導致檔案信息管理工作比較落后。檔案管理工作者總是不具備辦公自動化領域的理論基礎，醫院單位也沒有針對內部工作人員安排專業化的知識和技能培訓，進一步加劇了醫院檔案管理水平低下的嚴重程度。

三、做好辦公室自動化環境下醫院檔案管理的措施

(一)制定規范的管理標準。目前，醫院檔案管理的有關工作流程包含了歸納整合、搜集、保存、編排、統計以及檢索等等步驟，這些保證了檔案管理標準的制定和確認，促使所制定的標準與國家檔案部門法定標準相吻合。如果文件管理和檔案管理是分離的，那么兩者之間就會存在越權問題，尤其是文件歸檔的前期容易發生這樣的情況，因此，工作人員需要嚴格把關，開展標準化的高效率管理工作。其次，在業務流程和技術操作過程中，文件處理、歸檔和一些著錄中都應制定統一的格式和標準，同時確保不同的接口類型中的檔案能順利、安全歸檔。

(二)建設高素質的檔案管理人員團隊。我國的醫療衛生事業正在不斷地發展和壯大，醫院檔案數量也在不斷增加，這就增加了檔案管理人員的工作量，加上現在更多各種各樣的新型技術不斷涌現，檔案管理方法日趨科學化，只有能駕馭這些新技術和方法的工作人員才能做好檔案管理工作。對此，醫院要加大對檔案管理人員的知識培訓力度，為檔案管理工作人員提供更多的學習機會，優化知識結構，提高綜合素質，以便適應辦公自動化環境的需求。

(三)完善檔案管理子系統。醫院需要加強對辦公自動化系統建設工作的研究，不斷在辦公自動化系統建設方面進行資金注入，在辦公自動化系統內建設子系統，使電子文件的調用和運作得到充分保障，電子文檔的高效留存與科學的日常管理，可以使文檔得到正確的分類歸納和快速使用，電子文件傳輸與醫療檔案管理工作結合在一起，為醫生的資料調取與使用帶來了很大的便利。

四、結語

綜上所述，加強辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性與可行性探討十分必要。相關工作人員需要明確醫院檔案辦公自動化的應用價值，包括可以提高檔案管理工作的安全度、可以提升檔案管理工作的效率等等；同時把握醫院檔案辦公自動化管理的不足之處，如自動化管理制度的不科學、辦公自動化系統不健全、檔案管理信息化的專業人才不足；在此基礎上，研究完善辦公室自動化環境下醫院檔案管理的措施，制定規范的管理標準，建設高素質的檔案管理人員團隊，完善檔案管理子系統。

[1]李理.辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性和可行性[J].世界最新醫學信息文摘,2015(09).

[2]王錦輝.辦公自動化環境下醫院檔案管理工作探究[J].臨床醫藥文獻電子雜志,2010(10).