信息時代電子檔案管理研究

文/黑龍江省佳木斯市城建檔案館 張艷華

信息時代電子檔案管理研究

文/黑龍江省佳木斯市城建檔案館 張艷華

城建檔案是城市建設發展的歷史和見證，是城市規劃和建設管理的重要信息資源，記載著每一棟建筑物從立項到竣工驗收的詳細資料，城建檔案收集管理工作要貫穿工程建設的全過程。因此，研究城建檔案電子信息化管理是對城建檔案管理工作提出了新要求，也只有強化信息化管理才能真正使城建檔案發揮其應有的作用，更好地服務于城市建設。

信息；電子；檔案；管理

城建檔案是在城市建設、規劃期間所記錄下來的具有發展價值的文字、圖形等文件材料。隨著新一輪城鎮化建設的推進，城市建設進程不斷加快，佳木斯市城建檔案館館藏各類城建檔案已達4萬卷，涵蓋18大類102屬類，內容涉及城市土地規劃、市政公用設施、建筑工程等各個方面。因此，在信息化時代加強信息網絡建設，著力強化網絡化服務，全面提高城建檔案信息化管理水平就顯得尤為重要。

一、信息時代城建電子檔案與社會活動緊密相連

（一）電子檔案管理已成為檔案館發展的方向。城建檔案真實記載著一個城市發展、變遷的全過程，是城市建設和發展的重要信息資源。在信息化時代，城建檔案館實現以信息化形式存儲和處理信息，即對有高度價值的文本、語言、圖像、影像等檔案資料進行收集，并進行規范型加工、保存和管理，都會使檔案館藏信息以數字化的形式儲存，逐步實現由“收集保管型”向“信息服務型”轉變，實現了庫管數據的查詢、檢索智能化。這已成為檔案館發展的方向。

（二）電子檔案提高了城建檔案管理效率。在信息化時代的今天，紙質檔案模式，顯然已經跟不上時代的步伐。傳統的以手工處理為主的管理方式愈來愈暴露出工作效率低下、信息共享困難、差錯率較高等問題。信息化管理能夠使紙質檔案完成數字化轉換，“無紙化”辦公幾乎已經成了常態。通過數字化檔案管理系統即時查詢利用所需要的電子文檔數據，避免了傳統檔案利用方法對檔案資料實體的查詢方式，實現了館藏檔案微機檢索查閱目錄和原文瀏覽，提高了查檔效率。

（三）電子檔案提高了信息資源利用水平。信息時代實現了實體檔案數字化、檔案管理網絡化，提升了檔案公共服務效能。利用數字化手段，以綜合檔案信息資源為處理核心，對數字檔案信息資源進行收集、管理可以將檔案信息數據錄入掃描和建庫，檔案信息實行前端控制和管理，從而建立一個高質量標準化的大型信息數據庫。現在查閱檔案方便快捷，只需輸入查檔關鍵詞就可以了，通過目錄和全文檢索，很快就能查到相關檔案信息，實現了檔案信息共享和快速檢索，擴大了檔案的利用空間，讓更多的人們來了解檔案，利用檔案，也提高了信息資源利用水平。

二、要扎實推進城建檔案館檔案信息化建設

（一）對館藏城建檔案進行數字處理。嚴格按照數字化加工檔案的規定和流程進行操作，提供專門工作室，加強工作人員管理。要及時做好數字化檔案的格式整理、數據入庫、更新系統、圖查檔案掛接等工作。要校對檔案目錄、核對電子材料，完成初步審核。然后由專人再次對檔案原件及數據進行審核，確認無誤后，完成檔案裝訂還原，對電子數據進行歸檔。要抓緊對館藏檔案、資料進行信息化處理，目前已經錄入電子檔案1.9萬卷，圖紙1.43卷，掃描文件12萬余張。為發揮城建檔案在城市總體規劃、房地產業等諸多方面的利用價值，為政府科學決策提供依據。

（二）加強城建檔案信息化建設。要健全管理制度，建立健全檔案掃描安全管理制度，設置專門的掃描場地，配備防火、防盜等安全防護設施。要積極建立城建檔案資源目錄中心系統，創建檔案信息管理數據庫等專題信息數據庫。規范檔案管理軟件的開發研制和使用，提高計算機檔案管理的標準化水平，確保檔案數據的安全和有效利用。要加強對電子檔案制作、接收、保存的指導和監督，保證電子檔案的真實性、有效性、完整性以及長期可讀。要注重加強對相關設備和軟件的維護，對錄入內容堅持進行定期備份和病毒檢測，確保數據完整安全。

（三）要建立一套系統的進修培訓機制。要積極創造學習、培訓、考察、交流的機會，培養掌握現代化信息技術和檔案專業管理知識的復合型檔案工作人員。要對檔案業務人員加強應用新技術、新設備、新方法的培訓，提高檔案業務人員掌握和提高應用計算機、網絡技術的能力和水平，成為檔案信息化建設的行家能手，實現工作效率化。要將檔案信息化建設相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識等列入指導性教學計劃，

三、結束語

總之，信息資源已經成為人類社會活動和經濟活動的重要戰略資源。城建檔案作為城市規劃、建設管理的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。城建檔案是城市規劃、建設、管理中直接形成的真實記錄，在城建工作中承擔著重要作用，能為城市建筑業監督管理全過程提供真實完整有效的數據。因此，在信息時代，城建電子檔案管理要用新的管理理念，突出重點，講求實效，持續發展，逐步更新改造的過程，更好地為城市建設和經濟發展服務。

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