經財務共享下內部控制問題研究

占海笛

（徐州市銅山區水利機械化施工有限公司，江蘇 徐州 221116）

隨著經濟的高速發展，越來越多大型企業已不滿足于在同一地區發展，而是通過建立分支機構實現跨地區經營，業務單元的增加導致企業的組織機構分散，每增加一處，業務單位都需要配備財務人員，導致財務機構和人員的冗余，在一定程度上影響了企業的財務管理效力，久而久之容易使集團形成機構的臃腫等問題，不利于實現企業的長遠發展。

為了解決大型企業管理效率低、成本高等一系列問題，財務共享模式也應運而生，通過將各業務單元的財務業務集中到共享中心統一處理，為各分支機構提供標準化、高效率的服務。在財務共享模式下，傳統的會計管理模式有了較大的變革，關鍵控制點在改變。因此企業需要思考如何改善財務共享下企業的內部控制水平，以促使財務共享中心健康運作。

一、財務共享中心內部控制存在的問題及成因

（一）內部控制存在的問題

第一，風險管理不合理。很多企業在建立財務共享中心之后，沒有根據財務共享中心的流程梳理各類風險點，也沒有優化風險評估程序，沒有通過定量分析與定性分析相結合的方式實現對風險的有效管控與調整。再加上財務共享中心涉及的業務繁多、流程復雜，若某個環節存在問題將給企業整體帶來較大風險。

第二，財務審核工作不到位。很多共享中心的人員在審核時，對發票內容以及工作的合理性缺乏必要的審核，財務共享中心的人員不清楚業務的具體情況，可能導致財務共享中心內部存在隨意報銷的風險，損害了企業的利益。

（二）內部控制問題的成因

第一，財務共享中心遠離業務單位。在財務共享中心的背景下，一個財務共享中心要面對較多的成員企業，不同成員企業的工作情況有所差異，各成員企業難以實現與財務共享中心及時的信息共享，財務共享中心與成員企業之間還可能存在信息不對稱的問題，信息不對稱會導致企業工作效率下降以及產生風險。

第二，員工的職業發展受限。財務共享中心背景下，員工長期從事同一板塊的工作，工作內容較為單一，重復而枯燥的工作影響了員工工作的積極性，再加上晉升渠道受限，很多集團的財務共享中心工作人員會產生懈怠情緒。同時，財務共享中心的工作人員難以晉升到管理崗位，流水線式的作業容易使財務共享中心工作人員產生心理落差，影響其工作積極性，長此以往產生懈怠心理，無意中引發了各類風險。

第三，跨部門溝通存在障礙。財務共享中心作為企業內部數據的工廠，通過財務共享服務能夠提高集團整體的財務工作效率。但是由于財務共享中心和各業務部門相分離，部分業務人員不了解財務共享中心的財務政策，財務人員也無法感受業務的具體環境，容易產生信息方面的偏差。

二、財務共享中心內部控制優化建議

（一）優化控制環境

第一，拓寬財務共享的服務領域。財務共享中心要結合財務涉及的領域，判斷是否將財務納入財務共享服務范圍內，對決策相關程度和差異性進行分類。例如，對于采購活動等相似度較高，且擁有成本壓縮空間的活動，為了降低企業的總體成本，可以由財務共享中心統一管理，實現集團與供應商的集中談判，提高議價能力，并與核心供應商建立戰略合作伙伴關系。

第二，加強對財務共享中心人員的職業發展規劃。財務共享中心的人員長期從事重復性高的工作，長此以往容易挫傷員工工作的積極性。因此應該加強對財務共享中心人員的激勵管理，通過崗位流動和晉升進行管控。

首先，要重視對企業文化的建設。財務共享中心的人員需要認識到自身的責任并認同企業文化，對財務共享中心的人員要明確職業發展規劃和晉升渠道，并為其做好職業生涯規劃。

其次，需要對財務共享中心的人員采用科學的績效評價指標，使其明確財務共享中心管理的要求，不斷朝著財務共享中心目標前進。企業需要定期考察財務人員的專業知識，并且企業管理層也應該每年對財務人員的專業能力和職業素養進行考評，分析其職業道德是否跟得上企業發展需求，判斷財務人員的專業能力是否在不斷進步，并定期組織財務人員進行學習。

再次，財務共享中心內部的人員需要定期輪崗，掌握不同專業的知識，避免長期在同一崗位工作產生懈怠情緒，形成豐富的知識內容，并注重在日常工作中的培訓工作[1]。

最后，提高財務人員的專業素養。在財務共享平臺建設的背景下，財務人員需要提高自身的專業水平與職業素養。財務共享下的財務會計已經轉型為管理會計，財務人員不僅需要了解如何操作信息系統，還要為企業財務信息系統的升級與優化提供建議，從而達到動態改進企業信息系統的目標。

企業需要提高對財務人員的培訓，通過聘請高校講師、行業專家等人才到企業內部解讀最新的政策，有助于企業內部的成員更好地理解財務共享下的管理目標與管理要求，并結合自身的工作完善管理體系。

（二）健全風險評估

第一，健全風險管理機構。企業要重視風險管理機構的職責，明確各方的責任和義務。財務共享中心要認識到自身的職責，配合風險管理部門對共享中心工作過程中可能存在的各類風險進行檢查，并配合審計部門對內部控制的執行情況進行審計。

第二，完善風險評估體系。首先，要確定風險評估目標。在經營層面，風險評估的目標是確保企業的應收、應付、報銷等各項流程運作符合企業管理的需求，并要求有關預算、決算等方面的報告及時、準確，確保財務信息的質量得到保障。

其次，重視風險識別。在共享服務中心要根據內外環境動態對風險進行識別，對各類風險進行有針對性的調查。例如：變革風險，在財務共享中心推行的過程中，使傳統會計管理模式得到轉變，原有的組織架構和管理流程被打破，容易給財務共享中心的工作帶來一定阻力；制度風險，財務共享中心若操作制度不完善，將給財務共享服務的運作效率帶來影響。

最后，需要針對不同的風險進行分類管理，按照風險發生的可能性和風險的影響程度加強管控，確保各類風險得到有效管理，降低風險的影響。

（三）重視控制活動

第一，優化財務崗位設置。財務共享的模式雖然降低了企業的成本，但也可能導致會計信息質量下降的問題，因此應該在各分支機構設置財務初審崗，財務初審崗與分支機構的業務部門溝通更為便捷，能夠降低溝通成本，規避由于財務共享中心和分支機構分離導致的各類風險。同時，財務與業務隔斷的目的是使分支機構所提交的各類單據隨機分配給財務共享中心的責任人，避免報賬人與審核人串通舞弊的可能性，確保財務共享中心的審核人員在審核單據時具有真實性、合理性，提高財務共享中心的管控水平。

第二，優化憑證的處理效率。財務共享中心在確保自身職能發揮的前提下，應盡可能減少憑證的處理環節，在共享中心內部加強防火墻建設和電子備份，實現各類信息的自動化管控，避免審核效率低下的問題[2]。

第三，加強業財融合。財務共享中心要讓財務與業務實現有效融合，轉變傳統管理模式下財務被動接收數據的弊端，主動收集企業的業務部門信息，了解業務工作流程，第一時間獲取所需要的業務信息并實行業財融合。

首先，改進憑證報銷審核機制。財務共享中心的人員為了有效了解業務的實際，掌握費用報銷工作的要求，需要到一線的崗位定期進行輪崗，熟悉業務的流程，了解前端業務工作的要求，從而加大對費用報銷審核的力度，更加準確地辨識出憑證的真實性與合理性。通過改進財務管控機制，防范財務和業務相分離導致費用報銷工作不合理的風險。

同時在費用報銷的環節，為了避免由于財務共享中心遠離業務發生地，導致不能準確審核各項業務真實性的問題，需要落實各成員企業的首簽責任制。各部門負責人需要對本部門人員費用報銷工作的真實性、合理性、完整性負責，如果報銷之后相關單據被財務共享中心退回需要追責，并納入對部門負責人的考核過程中，以督促其重視票據的審核。通過對費用支出的精細化管理，實現對工作的有效管控，從而提高報銷單據的完整性和真實性，以有效改進企業的會計信息質量以及信息處理速度。

其次，加強財務共享中心和各業務單位的溝通。財務共享中心的目標是高質量地為各業務單位提供服務，各業務單位作為服務對象，財務共享中心需要加強與業務單位的溝通，滿足其工作的要求。財務共享中心可以在內部設置專門的人員與各業務單位進行溝通，在各業務單位工作過程中出現問題時，可以及時與財務共享中心進行交流，并了解財務共享中心的工作制度以及管理要求，鼓勵各業務單位提出自己的工作意見，以提高財務共享中心對各業務單位的服務水平。

第四，加強對各類原始憑證的管理。財務共享中心的銷售與收款、采購與付款、費用報銷等方面的業務在開展的過程中，都必須保障相關票據具有完整性。例如：在采購與付款工作中，要求有效監控各項工作合理性，對采購入庫單、驗收單、采購訂單等方面的憑證進行管理，防范票據遺失的問題；在銷售與收款業務中，銷售部門的人員簽訂合同之后，需要將合同信息及時通過掃描以電子檔的方式傳遞給財務共享中心，財務共享中心分析合同中的單據是否全部收回，是否符合收入確定條件，防范管理過程中的風險。通過確保各項憑證都得到有效管理，能夠最大程度降低風險。

第五，合理控制資金的集權與分權管理。首先，集團對重大資金的事項需要具有直接決策權，集團要控制各業務單位資金使用情況，并加強對資金管理工作的掌握，對各業務單位重大資金使用有直接決策權，實現對貨幣資金的集權管理。

在財務共享中心內部由專業的人員開展資金管理，并負責重大資金使用事項的分析。重大資金使用決策必須由財務共享中心的資金管理小組負責，并且財務共享中心要通過預算系統實現對各單位研發、采購、制造、銷售等方面資金使用的控制，實現對資金運作的一體化管理。同時針對各單位的融資事項需要加強審批控制，要求各單位的融資必須經過共享中心的批準或由集團總部進行統一融資。

其次，適當賦予各業務單位資金自主決策權。集團的財務共享中心若過度干預各單位的資金事項，不利于提高各單位資金管理工作的積極性。集團的財務共享中心應該適當給予各單位一定自主決策權。財務共享中心要設置各單位資金管理權限，額度允許成員單位在額度內使用資金，無須上報集團財務共享中心，實現自主審批。但是對于重大資金事項支出，要經過財務共享中心的審批才可使用。同時一旦各業務單位在經營過程中出現資金短缺的情況，需要及時報告財務共享中心，根據財務共享中心的指示可以自主貸款，也可以由財務共享中心負責資金調度。

（四）改善信息溝通

財務共享中心的人員要加強對財務制度的宣傳，完善對員工的報銷手冊，盡量使用專業的術語增強各類信息的可理解性。同時為了提高財務共享中心獲取的各類信息的準確性，應該加強與外部客戶、供應商、工商稅務等相關部門之間的聯系，因為財務共享中心直接和外部相關部門對接，能夠降低溝通成本。財務共享中心也需要構建多種便捷有效的溝通渠道，在提高溝通效率的同時降低溝通成本[3]。

（五）重視內部監督

第一，設置內部控制自我評價小組。為了確保內部控制評價獨立性，企業可以在審計部下設內部控制的自我評價小組，財務共享中心的工作要接受內部控制自我評價小組的審核。內部控制自我評價小組配合審計部門完善內部控制自我評價報告，并對財務共享中心內部控制的執行情況進行管控。

第二，加強對績效考核的重視。財務共享中心要明確管控目標的具體要求，識別出管理環節中的薄弱點，提高信息的透明度。財務共享中心要側重考核服務滿意度、成本、時效、服務質量等方面的工作，并將財務共享中心的考核與內部成員的績效相掛鉤。

三、結束語

財務共享服務模式作為現代化的企業財務管理模式，世界500強中的企業有一半以上建立了財務共享中心，并且越來越多企業認識到財務共享中心的重要性。未來將會有越來越多的企業集團參與到財務共享中心的建設中，并對傳統的會計流程進行重大改變。但是在財務共享服務的模式下，企業的業務流程發生了重大變革，內部控制的關鍵點在改變，因此有必要對內部控制機制進行優化。本文認為在財務共享中心下企業開展內部控制，需要優化控制環境、健全風險評估機制、優化控制活動、改善信息溝通、重視內部監督。企業在未來開展財務共享中心建設時，也需要認識到內部控制工作的重要性，積極建立與財務共享體系相匹配的內部控制體系，促使企業實現健康發展。