軍工科研單位合同管理信息化系統建設方案

文/中國運載火箭技術研究院 海爾瀚 喬麗莎 王澤群

根據《中華人民共和國民法典》第464條的規定，合同是民事主體之間設立、變更、終止民事法律關系的協議。軍工科研單位作為以承擔軍工型號或項目研制、生產為主要任務的組織，其經營管理主要圍繞科研生產任務進行，其中大多數經濟行為通過合同體現。其中既有作為研制單位與裝備需求部門簽訂的收款合同，也有作為任務分包方與協作配套單位簽訂的付款合同。合同履約情況直接關系科研生產工作的健康運行，合同管理水平也是單位整體管理水平的重要體現。

以付款合同為例，合同管理的全周期包括需求提出、供方選擇、合同起草、合同簽訂、文本管理、節點檢查和付款、驗收、合同變更、尾款結算、供方評價、歸檔、統計分析等多個環節的活動，是型號或項目管理的核心和靈魂。提升合同管理水平，可以有效防范和化解風險，提升工作效率，降低管理成本，提升經費使用效益。隨著軍工科研單位數字化、信息化建設的不斷深入，有必要借助先進的管理平臺，大幅提升合同管理水平。

一、傳統合同管理模式

傳統合同管理模式主要采取紙質載體以及簡單的電子檔案進行，依靠人工進行信息錄入和提取，適合少量合同管理。對于軍工科研單位，合同涉及的類別雜、合同標的種類繁多、履約形式和周期不一、合同相關的部門眾多，業務量非常龐大，很容易因信息不集中、業務分散性強、流程節點多等原因造成簽訂周期長、履約不及時、監管困難等風險和問題。主要體現在以下幾個方面：

（一）簽訂周期長。合同自起草、審批到最后簽字蓋章生效，少則幾個環節，多則十余個審查節點，需要合同承辦人逐個去介紹相關背景情況、報批，周期很長。即便召開相關部門通過會議的形式集中審查，也難以根據合同需要隨時進行，往往會造成簽訂延誤。

（二）過程管控困難。合同承辦人或其所在部門的領導，難以對眾多合同的履約情況充分掌控，尤其是合同量大、節點多的時候，進而影響到對合同進度、經費執行率的把握，對可能出現的研制進度和其他風險，無法提前預警。

（三）合同信息查詢不便。合同相關管理人員，需要經常查詢歷史或執行過程中的合同信息，包括金額、供方、周期等內容，靠人工管理的合同，各類數據存儲形式不統一，管理人員不相同，難以根據需要及時調用相關信息，且存在人員崗位調整造成相關信息丟失的風險。

（四）合同成果共享不充分。對于軍工科研單位而言，應在內部充分共享其出資購買的技術服務產品或技術研究成果。因人工管理的局限性，很多技術合同的成果不能充分被其他部門所及時了解，有時會就相似的技術需求重復外協，造成科研經費的浪費。

二、合同管理信息化系統的組成

合同管理信息化系統必須以合同全生命周期管理為核心進行建設。除具備合同信息的錄入、檢索、統計等基礎功能外，還應包括任務管理、供方管理、合同標準文本擬制、在線審批、合同狀態監控、合同變更管理、統計分析、用戶管理、收付款管理、檔案管理、標的和成果管理等多個模塊。

（一）任務管理。提出任務需求，是簽訂合同的先決條件。任務管理模塊應具備技術要求或其他服務要求的提出功能，由任務需求部門根據模板在線編寫，并由相關負責人進行審批，審批后狀態凍結。填報任務管理內容時，系統應記錄關鍵字，以便后續查詢。

（二）供方管理。供方管理模塊應具備合格供方的準入和剔除功能，根據供方的屬性進行分類，同時可查詢以往合同簽訂和履約情況。合同承辦人可根據任務需求對供方進行篩選，篩選結果可作為后續線下詢比價的候選供方。該模塊還應具備在合同完成后的評價功能，以期為后續合作提供參考。供方數據庫中應包含供方的各類信息，如經營許可證、質量體系認證情況、保密資質、法人信息、聯系方式、銀行賬號等。

（三）合同標準文本擬制。該模塊為系統提供多種類型的合同標準文本，合同承辦人可根據需要在系統數據庫中進行選擇，并完成其他合同信息的編寫。該模塊還需具備從任務管理模塊中自動讀取有關要求的功能，如技術要求、完成時間、檢查節點等。當然，該模塊也應具備非模板合同的擬制功能，需由法務人員審核后定稿。系統需對合同要素的必須項進行確認，不完備的不允許提交。

（四）在線審批。系統自動將提交審批的合同文本按預定流程轉相關人員進行審批，根據審批人的崗位和權限自動流轉，保留審批過程中的意見。對于未通過審批的情況，退回合同承辦人。審批通過后，法人或授權委托人可直接進行簽字，系統同時自動生成合同編號。

（五）合同狀態監控。合同承辦人及其所在部門或單位的領導，可查詢主管范圍內的合同進展，包括合同審批情況、付款情況、驗收情況等。既可從宏觀層面對職責范圍內的所有合同情況進行查看，也可針對具體某一個合同進行檢查。系統可根據進展情況提醒或預警。

（六）合同變更管理。記錄合同變更的原因及變更前后的狀態，實現變更信息的全記錄，供后續審計或查看調用。變更記錄單應以表格對比的形式顯示，以便清晰地反映變更內容。

（七）統計分析。該功能模塊可根據用戶需要，實現多種自定義維度的統計功能，例如某領域方向的合同簽訂數量、合同金額，與某供方單位簽訂的合同數量及具體名稱，合同經費的執行率，合同變更數量等。統計結果可自動輸出，供后續決策參考。

（八）用戶管理。該功能對合同管理全流程涉及的所有人員進行崗位設定、權限配置，并可根據崗位和職務變動情況進行動態調整。

（九）收付款管理。該模塊除了對合同執行過程中的首付款情況進行記錄和統計外，還與財務系統聯通，通過該模塊實現合同的付款和首款功能。相關財務數據也自動作為合同狀態監測的關鍵信息。

（十）檔案管理。將與合同有關的所有文件、審批表單、技術要求、附加協議、變更文本、驗收證明等以電子文檔的形式進行歸檔管理。歸檔的文件可供相關人員在授權范圍內進行查閱。

（十一）標的和成果管理。將合同對應的標的物或成果以電子文檔的形式存儲，可根據需要將成果清單在特定范圍內公示，供有需要的組織或人員調用。在進行新任務申請時，系統應可根據關鍵詞，自動將有關標的或成果的清單推送申請人，避免相似內容重復外協。

三、預期效果

利用信息化手段，加強業務流程化建設，全面提升管理水平，已成為當前的共識。信息化平臺所具有的流程規范、文本標準、審批透明、數據翔實、職責明確、監管全面、權力制衡等特點，在合同管理方面尤其能發揮更大的效益。對于軍工科研單位全面提升工作效率和工作質量，有著重要的意義。上線合同管理信息化系統，預期可以達成如下效果：

（一）增強對工作開展情況的全面掌控。合同管理信息化系統可將合同的簽訂和履約進度、付款情況客觀全面地反映出來，使得各級管理人員直觀、準確地了解各項工作的開展情況，進而實現對外協任務、物資設備采購、經費執行率等工作的全面控制，從根本上提升軍工科研單位的管理水平。

（二）提升管理透明度，有效防控風險。合同管理信息化系統通過網上辦公與信息流轉，可將與合同有關的全部信息全面準確地傳送給相關人員，實時記錄審批信息，并將所有信息自動存檔記錄。上述特點，有利于從源頭進行風險控制，提升監督能力，可以有效地防止暗箱操作，有利于在單位內部營造公開透明規范的良好風氣。

（三）大幅提升工作效率和工作質量。實現在線審批流程，可以極大地減少合同承辦人的工作負擔，僅逐個找相關人員審批簽字一方面，即可大幅壓縮辦理時間，極大提升單位內部的流轉審核效率。系統自帶合同模板等標準化文本，幾乎可以杜絕因填報信息錯誤帶來的問題和風險，促進了工作質量的提高。

（四）便于分析統計，支撐決策參考。合同管理信息化系統同時具備數據庫的功能，可以根據需要提取相關信息，并對數據進行統計分析，實現由傳統的手工經驗式、粗放型的管理模式向以基于數據分析的精細化管理模式的轉變，針對分析發現的問題，及時采取改進措施，避免出現風險隱患，同時可為開展后續其他合同談判、編制經費預算提供參考，有力支撐管理層決策。

（五）檔案記錄翔實，便于隨時參閱。通過合同管理信息化系統管理的合同，其所有文本和審批信息均載入數據庫進行保存，確保合同信息的真實性，拓寬了收集合同信息的渠道，可供管理和監管人員隨時查閱。通過合同管理信息化系統存檔的電子文件，存儲量大、時間長，便于長期保存。