企業存貨管理存在問題及解決對策研究

文/周燦

企業倉儲活動中存貨管理的好壞直接關系到企業經營效益,但往往存貨管理是某些企業相當棘手的問題，本人根據十多年企業工作經驗和具備的計算機、財會、物流等學科知識，分析了存貨管理中存在的典型問題，并提出三條解決思路加以明晰、論證，希望對有類似倉儲過程中存在此類問題的企業有所啟發。存貨是一種有形的具有物資實體的流動資產，它指企業在正常生產經營過程中持有以備出售的產成品或商品，或者為了出售仍然處于生產過程中的在產品，或者將在生產過程或提供勞務過程中消耗的材料、物資等。包括原材料、產成品、自制半成品、外購商品、包裝物、低值易耗品。

一、企業存貨管理之現狀

馬克思講：“商品儲備必須有一定量，才能在一定時期內滿足需要量”。存貨有多少量呢？一般要占企業流動資產總額的大約20%~40%。真可見庫存管理不當不僅會造成大量資金滯留，影響資金的正常周轉，同時還會因庫存過多，造成積壓，貶值，增加市場風險，給企業帶來很大的麻煩。儲存存貨是為了滿足客戶、運輸資源的平衡的需要，更主要是為了滿足生產資源平衡需要。如果庫存過少則會影響生產經營的順利進行。比如某種產品開始生產，中途發現缺了部分原材料就可能不得不停工；產成品方面，客戶要貨沒有庫存就可能失去市場機會。存貨管理就是對企業的存貨進行實物和信息系統性的綜合管理，并在兩者管理的基礎上進行分析和決策，提高生產運營管理水平，達到存貨管理的最終目的提高企業經濟效益。從上可見必須要對存貨進行有效管理，有效的存貨管理可以幫助企業管理人員對庫存商品進行詳盡、全面的控制和管理，幫助會計對庫存商品進行有效核算。真實客觀的各種庫存報表和庫存分析可以為企業的決策提供依據，從而提高庫存周轉率，降低庫存、降低成本，減少資金占用，避免物品積壓或短缺，同時還能保證企業經營活動順利進行。存貨管理核心問題就是既滿足企業對庫存的需要，又保持合理的庫存水平。但由于種種原因，有部分企業存貨管理不很理想，存在一些問題。

二、企業存貨管理中存在問題及原因分析

（一）沒有統一的整合理念。企業存貨從采購在途物資，入材料庫，到生產車間，成品入庫，根據銷售訂單送到用戶手中為止是一個很長的流程。流程中每個節點（即部門）都應該有庫存管理統一的目標。實際上每個部門都是各自獨立的單元，都有各自獨立的目標和使命。有些目標是與庫存整體管理目標不相干，甚至相沖突的，比如高效的庫存管理應該是力圖保持最低的庫存以減少資金占用，節約成本。可是采購部門為了獲得更低的采購價格，想大批量采購以獲得數量折扣，這樣難免增加庫存。銷售部門也希望有高的產品庫存及備件庫存，避免發生缺貨現象，以提高顧客滿意度。自然這些部門是沒有統一的庫存管理目標的。這種各自為政的現象必然導致庫存管理效率的低下。（二）不能合理組織存貨清查，存在較多賬實不符情況。存貨管理機制不健全或形同虛設，管理工作無法做到位，很重要的存貨清查工作沒有按期進行，自然會造成賬實不符情況。企業對所有有形的資產管理，沒有健全的管理流程遵循，沒有專人負責，失去了監督，就沒有人會定期不定期地進行全面或局部的存貨清查，沒人分析賬實不符原因，并加以責任追究和工作改進。沒有有效執行業務流程，倉庫管理員就缺乏行為指導，沒有掌握科學的庫存管理方法，這樣給存貨的不翼而飛造成了隱患。還會出現一些貨物倉庫明明有，但賬上卻無反應，造成重復采購，物資積壓。沒有規矩不成方圓，沒有健全實用的可以嚴格參照執行的相關規章制度，或者是管理流程，就不能確保企業財產物資的安全及數據信息的準確。（三）庫存控制簡單，庫存信息處理不實時。當需要庫存信息時，常常得到的是延遲的，不準確的信息，這使得生產實施也遇到困難，企業正常經營運轉得不到維系。

二、企業存貨管理中存在問題的解決思路

（一）設置獨立存貨管理部門，明確崗位責任制。成立獨立的存貨管理部，由該部門協調各方活動，必能整合好各種資源，達到縮短訂貨、運輸、支付的時間周期，加速庫存周轉，降低成本。同時消除缺貨事件發生，使整個企業存貨物流協調、高速運轉。設置資產部或物流部，設物流經理一名，賬務主管兼內勤一名，規模較大企業可專設內勤一名。下屬倉庫，配倉庫管理員和賬務各一名。物流經理要求具備物流專業知識，一定財務專業知識和管理能力，熟練使用計算機，熟悉存貨管理信息系統或會計電算化，受過高等教育，有很強的責任心，熟悉企業產品優先。此人可從企業內部財務人員中挑選一名合適的人選，或從采購部門挑選一名適合人員。另外，該部所用賬務主管要求有一定財務知識，熟悉企業物資，做事細心，有耐心，有計算機使用基礎。賬務主管可從企業資深的倉庫管理員中選用。賬務主管協助部門經理工作，負責各大倉庫原始單據的收集及處理，每天更新倉庫存貨的收發存數據，并保證賬實相符。每天進行抽查性質的賬賬（倉庫賬務的實物賬本）核對，月末進行較全面的核對，無誤后結賬，結賬后的數據不再更改，最后出具相關報表。部門經理對整個部門負責，負責組成一支盡職盡責的資產管理團隊。制定部門各崗位責任制。培訓考核下屬人員，規范運作部門業務，為采購、銷售、生產等部門提供優質的存貨服務。為財務提供準確的數據出具相應的存貨數據報表，并根據歷史月份資料、上月歷史數據進行分析，出具分析報告，發現問題。本部門的問題馬上解決，涉及其他部門的事情協調解決。重大問題及時向上匯報尋求上級支持解決。總之，部門經理要努力提升團隊素質，提高團隊工作效益，為提高企業整體經營管理水平而努力。例如，常州某廠有五金庫，原材料庫，沖壓庫，流轉庫，磨工庫，滾針庫，半成品庫和產成品庫等八個倉庫。原來這些倉庫五金庫獨立，原材料庫屬財務部管理，產成品庫由銷售部管理，其它分屬各個車間管理，協調非常困難，后這些倉庫統一由物流部管理，效率又很大提高。（二）健全操作性強的存貨清查制度，組織合理的存貨清查。存貨清查一般每月至少要采用抽樣盤查法，每季或每年至少要全盤一次。每年年末要進行徹底的大清查。如企業要上存貨管理信息系統，那么在上之前，務必確保輸入計算機的存貨數據準確無誤，無論是不是年底都要進行徹底的存貨盤點，得出準確的存貨結存數據。企業也要以策略觀點來進行資產清查工作，就是年度資產清查工作是企業進行一次企業經營營運體系的診斷工作，發現企業在營運上的缺失并能對癥下藥進行必要的改善措施。企業及早建立健全的存貨清查制度，或者說是存貨清查流程，還可以收到三個好處：一是可以落實企業存貨資產的保全工作，減少人為的舞弊；二是可以發現企業存貨信息系統運作上種種缺失，進行必要的改善工作，以確保存貨信息的正確性與可信度；三是會計電算化作業更正確。(三)建立存貨管理信息系統、妥善處理存貨清查結果等數據信息。由于企業的五金物資，原材料、在制品、半成品、產成品品種物資有很多，而且出入物資數據量大，計算量也很大，如手工操作，或僅用EXCEL，不但工作量大，而且容易出錯。而存貨數據的準確與否，很大程度影響著采購、生產、銷售部門的工作。同時存貨也是企業重要的流動資產，管理好存貨也涉及企業資產保值和流失問題。因此企業必須建立存貨信息系統。一當上系統，存貨數據每月結賬后不能隨意更改，數據也能真實有效長久留存。歷史資料的比較才能成為可能，并且能快速地進行數據比較與分析。上系統要配置相應的軟件和硬件。軟件有相應的軟件系統，硬件是計算機，對于倉庫也應用了電腦的，應把所有資產部的電腦接入網絡，也就需要配置相應的網絡設備。存貨管理信息系統可以單獨購買相關WMS，也可采用金蝶K3的ERP軟件的中的存貨管理及存貨核算模塊。存貨管理信息系統是企業財產管理的核心，它將進貨管理和銷貨管理鏈接起來，共同組成一個完整的企業購銷鏈管理系統。它能提供存貨庫存信息，存貨出入庫信息及以往的歷史信息，并能進行分析、比較、發現問題，為企業決策提供數據依據，也能簡化存貨管理人員的工作，做到事半功倍。

四、小結

綜上所述存貨管理是一個涉及企業供產銷諸環節的、復雜的綜合管理問題，優秀的存貨管理模式是企業建立長期競爭優勢的戰略武器。采用科學的庫存管理方法，這樣必將會提高企業的運作效率，降低成本費用，增加企業價值。