淺析行政事業(yè)單位財務內部控制存在的問題及對策

張莉

（桃江縣金融事務中心，湖南 益陽 413401）

前言：

我國行政機構具有一定的獨特性，兼具提供公共性服務和監(jiān)管社會事務的雙重作用，在社會經濟發(fā)展中發(fā)揮著關鍵功效。從宏觀層面看行政事業(yè)單位執(zhí)行內部會計控制制度是維護社會主義市場經濟紀律的保障，從外部經濟看健全行政單位內部會計控制制度是提升單位管理水平，完善內部管理的重要舉措。行政單位應建立科學規(guī)范的管理體系，確保各個崗位和環(huán)節(jié)能夠真正落實管理規(guī)范，對內部行政人員進行行為約束。近年來我國社會經濟發(fā)展飛速，市場經濟形勢發(fā)生較大變化，為滿足其對行政事業(yè)單位工作質量的高要求，單位內部管理階層更應結合實際立足本職提高資金利用率，加強內部控制體系建設。由于行政事業(yè)單位內部工作涉及的環(huán)節(jié)多、內容復雜性強，但內部控制管理模式與理念仍停留在傳統模式上，無法適應時代發(fā)展要求，因此需要相關人員圍繞現行管理標準做進一步分析，優(yōu)化改進薄弱環(huán)節(jié)。

一、行政事業(yè)單位財務內部控制的重要性

（一）保障行政事業(yè)單位履行經濟責任，推動單位科學發(fā)展

行政事業(yè)單位肩負行使公共權力職能，內部實行財務控制制度可以在預結算、資金管理、財務分析、監(jiān)管監(jiān)督、財產物資管理等工作中保障單位經濟業(yè)務活動執(zhí)行的可行性和規(guī)范性，扎實推進單位綜合治理水平，從而保證內部管理制度穩(wěn)定運行，降低運行成本提升運行效率，履行基本的經濟職責，強化對各項政策及要求的推進部署以實現我國現代化進程飛速發(fā)展［1］。

（二）有助于建立運行高效、控制嚴密的資金管理體系

保障行政事業(yè)單位資產得到安全管理，有效提升資金使用效率。單位財務內部控制覆蓋資產管理的各個環(huán)節(jié)，能夠有效杜絕因資金管理體系不健全而導致的資產流失和資產使用率不高等問題，為資金的安全性、高使用率提供制度保障。大力推進行政事業(yè)單位財務內部控制體系建設，強化資金管理監(jiān)督機制，能夠確保財務內部控制制度下資金管理的科學性，并提升資金使用率。

（三）保證財務信息真實、合理、合法

合理保證行政單位財務信息真實有效，促進內部資源合理合法分配。財務內部控制系統應確保財務信息的真實性和準確性，嚴格執(zhí)行內部控制相關規(guī)定能夠增強財務資金管理的完整性、可靠性和規(guī)范性。依據行政事業(yè)單位性質要求單位依法履行政府職能，遵守財務公開制度，定期向民眾公開財務信息并接受社會監(jiān)督，以此增強行政事業(yè)單位財務“透明”度。此外，財務內部控制制度能夠規(guī)范財務工作流程，保障財務程序合法合規(guī)，推動有限的財政資源得到科學分配，進一步提升行政事業(yè)單位公信力［2］。

（四）推進落實黨風廉政建設主體責任、構建反腐倡廉長效機制

加強行政事業(yè)單位財務分析與監(jiān)督工作能夠有效杜絕舞弊與腐敗現象。行政事業(yè)單位是國家職能部門，職責履行過程中調控大量社會公共資源，通過優(yōu)化內部控制制度建設能夠有效加強監(jiān)督機制，避免在公共資源分配過程中滋生腐敗。建立健全財務分析與監(jiān)督體系，同時貫穿單位內公職人員履職全過程，對約束人員行為具有重要作用［3］。

二、行政事業(yè)單位財務內部控制中存在的主要問題及原因

（一）財務內控管理意識淡薄，財務標準化業(yè)務流程落實不到位

財務內控管理意識淡薄的根本原因是單位負責人缺乏對財務內部控制制度建設的足夠重視，未深入研究財務管理基本知識，將國家財經法規(guī)和財政部門預算控制視作內部控制制度施行，造成財務內控制度的籠統性，并且與單位內部實際情況不夠貼合，從而引發(fā)人員對內控管理意識的重視度不夠高，且單位存在一人身兼數職狀況，未能營造出全員參與的環(huán)境氛圍。

（二）資產采購審批不嚴謹，資產管理落實不力，且使用人責任意識淡薄

在財政采購預算批復流程中，部分單位出現財政控制僅停留在單位支出總額控制層面，未做進一步的細化和分解，造成單位內部采購預算審批指標很難規(guī)范，而且在資產采購審批環(huán)節(jié)也不夠嚴謹，使得預算管理目標難以實現。盡管有部分單位對采購審批進行內部細化和分解并嚴格按照預算指標進行內部批復，但由于批復結果不受重視造成實際支出與預算批復不匹配，出現審批不嚴、資產管理模糊的現象。同時，由于使用人責任意識淡薄，僅對單一項目做制度規(guī)定，如采購制度、資產管理制度、資金使用制度等，長期缺乏高效的內部制衡，內外部門業(yè)務對接不嚴謹，賬務處理不及時導致資產賬面數與資產實際情況不相符，致使財務內部控制體系建設困難重重。

（三）預算編制主體專業(yè)能力有待提升，執(zhí)行存在偏差，內部考核缺失

事業(yè)單位財務內部控制體系建設的質量水平與預算編制主體專業(yè)能力密切相關。部分事業(yè)行政單位將發(fā)展重點放在經濟業(yè)務方面，對財務人員培養(yǎng)和人才管理缺乏基本的關注。大多數行政事業(yè)單位預算編制主體以財務部門為主，其他業(yè)務部門對預算編制參與度不高，對項目的關注度則相應減少，經濟業(yè)務活動基本由財務部門進行跟蹤與推動。以項目預算為例，在項目執(zhí)行前期，由于預算編制主體對前期預算工作統籌規(guī)劃關注度不足，用款計劃說明和編報準確度有待考證，并且在項目預算編制前期目標不明確，實施計劃未經充分推敲和考證導致預算前期準備不足，引發(fā)預算執(zhí)行偏差。此外，單位內部預算工作績效考核制度不夠健全，相應職權不明確，追蹤問效不到位，難以追溯責任，亟待整合一套行之有效的內部控制制度解決部門溝通不暢、財務部門涉外工作過多等問題。

（四）合同訂立、履行、歸檔等環(huán)節(jié)管理不規(guī)范

一切經濟活動的前提都存在合同的簽訂。目前部分行政事業(yè)單位存在合同管理不夠規(guī)范的情況，主要體現在以下七個方面：一，合同歸口管理部門在合同編制、歸檔等方面存在疏漏，對合同編號與合同變更、解除等相關附件資料未能采取統一規(guī)范管理，合同臺賬建立管理制度不完善；二，合同簽訂要素、要件如收付款方式、驗收條款以及爭議解決方式等，沒有明確規(guī)定；三，采用合同規(guī)定之外的付款方式、業(yè)務活動類型、補償條款等進行履約，未能嚴格按照合同規(guī)定執(zhí)行；四，大額支出經濟活動沒有按照要求簽訂合同；五，合同內容條例與實際情況不符導致服務效果與原定內容存在偏差；六，越權簽訂合同，超出自身權限范圍，合同未經相應委托超權簽署；七，驗收流程不嚴，普遍呈現重指標、重執(zhí)行，輕把關驗收現象。

（五）項目經費與公共經費劃分不明確，項目執(zhí)行進度緩慢，成效不明顯

公共財政框架中行政事業(yè)單位支配和管理社會公共資源并執(zhí)行各項財政收支計劃，但行政事業(yè)單位公共經費與項目經費之間存在劃分不明確問題。公共費用擠占項目費用主要體現在人員經費、會議費等實際支出超標方面，財政內控對于這類費用按照單項核定存在一定隨意性，項目經費使用權主要掌握在單位手中，兩種經費支出界限不清造成預算約束力不強。此外，項目建設中事業(yè)單位往往比較關注建設決策與設計計劃，對項目的實時控制和完工交付關注度不高，立項后即使出具了詳細的可行性報告并簽訂合同，但沒有建立完整的管理小組，對施工計劃，項目分工、監(jiān)管、控制管理不夠充分，財務部門包攬項目跟蹤、調節(jié)和管控工作，這些額外的工作導致財務人員在對資金使用情況進行統計和分析時，缺少充足的時間規(guī)劃安排，工作進度緩慢且被動，從而導致項目在層層制約加碼下潦草收工，沒有發(fā)揮項目本身價值。

三、行政事業(yè)單位加強財務內部控制的對策建議

（一）增強內控管理意識，實現業(yè)務流程標準把控，問責到底

在實際工作中加強內部控制管理體系建設能夠提高單位風險防范能力，有效提升財務工作流程規(guī)范。在具體操作中要增強工作人員內控管理意識，并結合內部工作實際情況建立健全內部控制管理制度，確保工作流程的科學性和完整性。在實際運轉中建立專項監(jiān)督機制，確保執(zhí)行落實到位，以合理的獎懲措施帶動內部員工形成人人參與、人人有責、自我約束、自我管理的良好氛圍。單位責任人是內部控制管理的主要引導者和發(fā)起者，要深入員工內部了解員工需求，促進內部控制體系面向員工和人民群眾。

（二）提高資產保管責任意識，完善監(jiān)管制度，加強日常監(jiān)管

在行政單位的資金結構中資產是重要組成部分，相關人員要立足單位發(fā)展實際建立相應措施加強資產保管，在具體實踐中應從這三方面切入管理革新：首先，在對每年實際資產使用情況進行詳細分析和總結的基礎上再進行資源合理配置，同時通過資產采購計劃對次年采購業(yè)務進行預算，并對現有資產做合理規(guī)劃，以提升使用效率；其次，明確實物資產歸口管理部門，健全管理規(guī)范并落實具體責任人，以確保資產異常情況有章可循，具體到人，同時對資產使用情況做好臺賬記錄，做好審批崗位設置、實物資產驗收、處置環(huán)節(jié)風險控制工作；最后，對資產使用情況結合實際制定使用流程規(guī)范，強化對外投資決策程序，并嚴格執(zhí)行相關規(guī)定。

（三）加強預算各環(huán)節(jié)內部控制監(jiān)管

對預算管理流程與部門預算編制進行明確規(guī)范，遵循國家相關標準加強對財務內部控制的監(jiān)管力度，同時建立健全內部控制獎懲措施方案。一，行政事業(yè)單位的年度預算編制工作要立足單位各科室的主體責任，促進各個主體發(fā)揮能動性，特別是在項目預算工作中應確保項目目標明確、實施規(guī)劃詳細、預算科學合理，同時經過充分的研究論證共同制定具體的審核流程和項目目標，避免出現無預算、超預算等現象，并且要嚴格執(zhí)行項目批復流程，以加強預算管理約束；二，是通過部門現行預算調劑方式解決年度預算活動執(zhí)行過程中臨行性、突發(fā)性、調整性支出問題，做好報批手續(xù)。在執(zhí)行過程中出現項目終止、變更等特殊情況時要嚴格按照相關規(guī)定進行預算調整，項目承擔單位、牽頭單位和職能主管部門在未得到準確批復之前不可擅自調整預算規(guī)劃；三，在預算項目執(zhí)行過程中實時監(jiān)控，及時糾偏，在經濟活動立項時明確支出績效目標和績效考評制度，以推動項目建設目標按期完成。同時多元化運用考評結果，并將考評結果作為次年項目審批和支出預算主要考慮的因素。進一步對績效結果進行分析總結，并實行獎懲措施，對項目完成率較好地施以獎勵，對項目活動中技術層面和人員素養(yǎng)層面所造成的問題和不足進行及時干預，糾錯防錯，杜絕嚴重問題的發(fā)生。

（四）完善合同內控制度，加強合同管理內控監(jiān)管

結合行政事業(yè)單位現行合同管理標準梳理現存問題，并對問題進行分析整合，制定出具體的管理規(guī)范。在實際操作中要做好以下幾方面工作：一，行政事業(yè)單位應嚴格按照合同管理制度對歸口管理部門進行職責明確，落實相關責任，加強歸口部門工作規(guī)范的制定和完善；二，科學規(guī)劃不同部門職權范圍，對不同合同的簽署權進行細化分配，明確簽定具體條件，專業(yè)化領域邀請專業(yè)人員進行指導把關，規(guī)范合同內容，確保合同內容合法有效，合同影響元素全面且完整；三，及時跟蹤合同執(zhí)行進度，建立溝通平臺進行信息互通，對合同執(zhí)行過程中出現的特殊情況、臨時情況、意外情況及時進行溝通協調，確保合同執(zhí)行到位。四，對合同執(zhí)行成果進行質量驗收把控，為確保經濟效益能夠充分發(fā)揮，必須加強對合同成果驗收工作的重視，驗收過程中必須保障施工方嚴格按照合同要求和合同標準、物資、數量以及質量完工，如項目驗收不合格應進行過錯方確認，同時明確過錯方承擔相關損失賠償的義務，以及對后期的修復工作承擔責任，修復費用按合同指定雙方商榷，修復驗收后方可算項目達標，驗收合格基本表示本次合同履約義務完成。

（五）加強項目管理各環(huán)節(jié)內控監(jiān)管

針對項目管理各個環(huán)節(jié)，要明確內部控制程序，規(guī)范各方職權；提升項目質量。一方面加強項目建設規(guī)范程序，重視項目招標、實施、監(jiān)管等流程，在重點項目建設中可依據實際情況建立項目質量管理組以便對項目的進度、調度、組織溝通等工作進行完善；另一方面是在履行職責中，要加強項目管理責任人與財務監(jiān)管部門的溝通，財務監(jiān)管部門對月度、季度項目展開可行性報告的同時要及時了解事實情況，對存在的問題進行反饋并提出相關建議，以加強對項目的監(jiān)督推進。

四、結束語

綜上，在行政單位財務內部控制體系中建立健全內部控制制度，積極推進行政事業(yè)單位黨風廉政建設和經濟業(yè)務開展。協助各行政單位從加強內部建設向優(yōu)化職能轉變，提高事業(yè)單位服務水平和財產使用效率。隨著時代發(fā)展，各單位應不斷加強內控意識，提高風險認識，以確保單位可持續(xù)發(fā)展。