智能化財務共享中心建設分析

沈斌斌 廣東一方制藥有限公司

引言

在當前時代背景下，傳統的財務管理模式無法適應時代發展趨勢，財務共享只有實現智能化，才能有效應對時代發展步伐。智能化轉型不僅是幫助企業適應信息化時代的步驟，更是提高企業管理效率、規范企業工作流程的方式。在當前時代下企業要充分借助財務智能化技術對企業工作流程進行優化，正確認識到財務智能化對企業的影響，從而提高企業的管理水平。

一、相關概念

財務共享服務是20世紀80年代提出的新型管理模式，通過財務共享服務，能夠大幅提高集團的財務管理效率和財務管理水平，借助集中化的管理模式，解決財務資源浪費等問題，將各分支機構重復率高、同質性強的會計活動進行集中管理，主要包括費用與總賬、應收賬款、應付賬款管理。財務共享模式能夠提高財務管理效率和質量，并降低成本，為集團創造更高的價值，并為集團提供更加專業的財務服務，達到降本增效目的。智能化技術是借助人工智能技術，將人員從低附加值的工作中解放出來，根據人類預先設定的規則執行自動化的任務，大幅提高管理效率。

二、財務共享中心建設的問題

第一，管理氛圍不完善。首先，信息系統有待進一步建設。在智能化財務共享的模式下，要求通過建立完善的信息技術平臺為智能化財務共享工作開展提供必要支持。但是部分企業的智能化財務共享體系建設力度有待進一步提高，管理模式還存在著一定的問題和不足。其次，人員管理不完善。智能化財務共享模式下，要求加強人才的建設。但是部分集團的人員專業能力不足，人員能力無法適應財務共享模式的開展。

第二，費用與總賬管理不完善。傳統的財務共享模式下，費用和總賬管理還通過人工方式進行大量處理，人工處理方式不僅導致管理效率低下，還容易產生一系列風險，不利于管理效率的提高。

第三，應收賬款管理不當。在傳統管理模式下，集團對客戶進行授信以及款項催收等環節，還要借助大量的手工開展管理。手工管理存在一定的隨意性，例如在對客戶進行授信時存在隨意性，不利于提高應收賬款管理的規范性，也不利于提高管理效率。

第四，應付賬款管理流程不合理。傳統的應付賬款管理涉及大量的對賬工作，涉及大量的供應商數據錄入、更改等工作，由人工開展相關工作容易導致工作效率低下，還可能產生新的風險，給集團的正常發展帶來不利影響。

三、智能化財務共享中心建設建議

（一）優化管理氛圍

第一，改進信息系統。在當前時代下，集團可以應用先進的信息技術，包括大數據、人工智能等技術構建完善的信息化平臺，讓財務共享體系在滿足可操作性、智能化的背景下，對各項信息系統進行應用[1]。為確保各分支機構的工作能夠得到有序開展，要保證信息技術高效使用。企業在構建信息化平臺之前，要對自身信息技術的應用進行了解和調查，對各分支機構所采用的信息系統進行分析，以確保財務共享中心能夠為各分支機構提供更良好的服務。同時集團要對財務共享中心的員工進行適當培訓和教育，確保其能夠適應信息技術處理能力，充分發揮系統的協同作用。此外，企業要提高信息系統的安全性和規范性，通過改進企業信息系統的可操作信息，建立標準化、統一化的工作流程，在兼顧各分支機構需求的同時，提高信息技術管理的規范性，確保財務共享中心建設得到各分支機構的支持。

第二，重視數據安全。在智能化的財務共享模式下，集團各項數據都在信息系統操作，每天都會產生海量的數據信息，只有確保數據安全，才能保障財務共享中心有序運轉，因此要加強網絡安全防護措施建設。集團要通過改進網絡安全防護措施，避免信息系統遭受黑客攻擊或病毒入侵等方面問題發生的可能性。同時集團要招聘信息技術人員，保障網絡安全，并招聘信息技術方面的人員對集團的信息系統進行殺毒和維護。此外，登錄財務共享中心的人員也要有相應的授權，確保相關人員在權限范圍內才能開展相應的操作。

第三，強化人才管理。為確保財務共享中心實現有序發展，集團要充分發揮人員在財務共享中心的作用。首先，定期對人員進行培訓。為了確保集團的人員能夠適應時代發展的要求，集團要加強對人員的培訓，并定期對關鍵崗位進行輪崗。其次，培養復合型人才[2]。智能化財務共享中心對員工的數據分析能力有較高要求，財務共享中心每天會產生大量的數據，各類數據通過智能化系統進行分析、整理、輸出，要求財務共享中心員工對相關數據進行檢驗。因此，在智能化財務共享中心的背景下，要求人員具有數據分析能力，在集團培養一批復合型人才，避免人員能力僅停留于核算方面的問題。

（二）費用與總賬管理智能化

第一，改進費用報銷流程。在費用報銷流程中，要對費用報銷相關事項進行審批并發放資金。在實際操作中，很多集團的費用報銷事項存在時間集中的情況，在報銷過程中可能會存在報銷效率低下的問題。為了解決人工處理所存在的問題，要對費用報銷流程進行再造，借助影像管理系統獲取發票數據。在費用報銷流程中，很大一部分工作要由人工進行數據化處理。通過將發票數據進行掃描和識別的方式，能夠根據不同類型的發票對發票進行分類，以大幅提高管理效率。通過分類發票對發票的信息內容進行復核，并對復核完成的發票進行報銷。通過這樣的方式由信息系統代替的人工進行處理，大幅提高財務管理工作效率。

第二，優化總賬處理流程。總賬處理流程能夠提高賬務處理效率，保障管理質量。智能化財務共享中心對憑證進行自動識別與錄入，并借助RPA系統對各類數據進行處理。原始憑證獲取之后，各分支機構通過對憑證進行處理，能夠借助影像掃描技術轉化為電子資料，并將相關資料傳遞至財務共享中心，實現憑證的自動化錄入[3]。在憑證完成掃描之后，借助圖像識別技術能夠提取關鍵信息進行分類識別，借助RPA技術獲取發票中的摘要、金額、商品名稱等相關信息，自動生成記賬憑證。

（三）應收賬款管理智能化

在應收賬款管理流程中，要形成從授信到訂單結算、收款全環節的規范管理，以優化管理流程。通過建立端對端的管理流程，能夠對應收賬款流程進行自動化處理，有助于財務共享中心實現對管理流程節點的有效管控。

第一，建立客戶信用管理體系。應收賬款管理的本質目的是提高企業的銷售量和銷售額，企業要優化應收賬款管理，要控制企業呆壞賬，控制收款風險。因此，企業要構建完善的信用風險管理體系，在對客戶進行管理時借助RPA技術在客戶關系管理系統中對基礎數據進行管理。RPA技術能夠對客戶的相關數據進行收集，在客戶關系管理系統中按照預先設定的管理規則，對各類指標進行自動獲取，并合理測算客戶的評分，由RPA系統自動篩選符合企業要求的客戶。對于不符合企業要求的客戶要謹慎合作，同時RPA系統能夠對應收賬款自動進行賬齡分析，當款項即將逾期的由系統提示催收，有利于優化應收賬款的控制模式。

第二，形成跨網絡數據采集機制。在客戶簽訂合同之后生成了應收賬款流程，業務部門與客戶簽訂合同之前，由客戶關系管理系統采集客戶的相關資料，并通過對客戶信用分析，決定是否對客戶進行授信。通過跨系統采集數據，在客戶關系管理系統中對客戶信息進行管理，包括更新客戶的數據以及注銷、新建數據，借助RPA技術的應用能夠讓客戶各類信息在RPA系統中進行更新，降低了人工操作帶來的低效率問題。

第三，優化開票管理流程。在簽訂合同之后，合同通過影像掃描系統進行掃描識別，并針對合同中的關鍵數據進行梳理，完成合同信息的處理，之后通過影像識別系統進行掃描識別。ERP系統導出開票相關數據，并以此進行開票。各分支機構要通過信息系統核對開票信息是否合理，在確認之后將已確認的信息傳遞至財務共享中心，由財務共享中心的人員對開票信息進行初審，并由RPA技術對開票信息以及客戶關系管理系統中的數據進行對比與復核，之后自動完成對賬。

（四）應付賬款管理智能化

在應付賬款管理流程中，要借助RPA技術對財務共享模式進行優化。在應付賬款管理流程中包括采購管理、發票管理。

第一，采購環節的優化。在應付賬款管理流程中，首步環節是企業和供應商之間開展采購的環節。基于業財一體化的理念，財務共享中心要由采購部門對采購業務進行處理。在發生交易之前，企業就已完成了對供應商相關數據的構建，并實現了數據和ERP系統數據之間的銜接。通常而言，集團所涉及的供應商數量較多，企業采購的產品種類多、變化較快，在傳統模式下，采購人員處理各類數據的工作量較大。借助RPA技術能夠在采購環節對供應商的數據進行自動化錄入，僅需要企業在系統中編寫對應的爬蟲程序之后，采購部門在與供應商進行招標、談判過程中，所發生的各類數據都能夠借助爬蟲程序進行采集。在完成對采購數據的采集之后，由RPA系統自動發出編碼指令，并根據相關編碼規則生成對應供應商唯一的編號數據。通過這樣的方式，有效減少了原管理流程中人工更新數據導致更新效率低下、準確性不足的問題。同時在建立了供應商數據基礎上，財務共享中心還能夠根據預設的關聯規則算法對供應商進行評分。若所采集的相關數據表明供應商存在異常，例如供應商偽造業務數據或資質認證，則由人工智能系統自動進行識別并進行提示。通過這一方式能夠有效幫助集團對供應商進行審核，審核通過則由集團與供應商進行合作。在對供應商發出訂單之后，供應商的貨物到達企業，由企業的倉儲部門進行驗收入庫。財務共享中心根據驗收入庫的情況通知供應商發出可開票的對賬信息。另外，在采購環節活動中，對賬環節會產生大量的明細數據，對賬環節的效率和質量在很大程度上決定了后續采購階段的風險。集團可以設置專門的對賬日，在對賬日供應商登錄集團所設定的網站與財務共享中心進行電子對賬，財務共享中心在收到供應商提交的電子對賬單之后，啟用RPA對賬外掛程序，該程序中有人員預設的邏輯判斷函數，對于入庫單、訂單等信息逐一核對，若核對時出現錯誤由RPA系統自動顯示不匹配項目，并由人員進行進一步檢查。只有所有的項目匹配完畢并確認無誤，之后才由供應商開具正式的發票。RPA技術模式與傳統管理模式相比，能夠避免人員錄入大量數據的問題，不僅能夠降低人工更新數據導致偏差，還能夠大幅提高管理效率。借助RPA程序中完成與供應商數據核對，大幅降低了結算環節的風險，切實提高采購管理的質量。

第二，發票管理流程的智能化。發票管理是應付賬款管理環節的中間環節，也是整個業務流程中工作量最大的環節。在這一環節，集團要對供應商的發票數據進行全面審核，眾多的發票數據中，大量紙質發票要求耗費較多時間處理。RPA技術下，通過掃描儀對紙質發票進行掃描，并將發票轉化為電子影像子之后批量采集相關數據。在紙質發票數據采集過程中，通過嵌入RPA技術，利用影像識別技術根據預設的規則對發票關鍵信息進行快速識別，包括識別發票號、發票代碼、單位名稱、賬號、金額等相關信息。對于不符的問題，RPA向人工反饋非通過識別的數據，要求重新掃描識別未通過的發票數據。如果發票數據通過確認規則，則對發票數據進行真偽驗證。RPA系統通過供應商開具的發票信息，批量導出信息，之后按照發票代碼的信息進行關聯管理，并由RPA系統將發票代碼在收集的驗證平臺中進行真偽查驗。若查驗后表明發票信息異常的，要求供應商進行后續處理，通過了真偽查驗的，由財務共享中心的人員根據ERP系統中的采購信息匹配入庫單信息、訂單信息、發票數據等方面信息，RPA技術根據系統中的邏輯判斷函數對入庫單信息、訂單信息、發票數據等進行自動處理，若匹配失敗由供應商對發票信息進行更改，若匹配完成則進入下一個環節。如果供應商提供的發票是增值稅專用發票，還要進行進項稅抵扣。在這一過程中RPA技術能夠模擬人工操作登錄到稅務機關的增值稅發票確認平臺中，將發票自動上傳至發票確認平臺查驗。借助RPA技術的管理，能夠大幅提高發票管理的效率。一方面，在發票識別環節，借助RPA技術能夠有效利用圖像識別技術對發票中的相關信息進行掃描識別，大幅提高了發票信息處理的效率，并提高了發票獲利的準確性。另一方面，在發票的查驗及認證以后，基于邏輯判斷規則對發票數據進行自動識別，人員僅需要處理少量異常狀況的信息，能夠大幅降低人工干預的問題，借助RPA技術完成模擬手工登錄、手工輸入、手工確認的步驟，大幅提高了工作效率，并降低了工作成本。

結語

隨著信息技術高速發展，財務共享中心的模式被越來越多集團所應用。財務共享中心通過將分散的財務管理工作進行系統化處理，有效提高了企業財務數據的準確性和實用性。智能化財務共享中心的建設是財務共享中心發展的趨勢，有助于改進財務共享中心管理水平。在智能化模式下，財務共享中心建設并非一蹴而就，而是循序漸進的過程。在未來開展財務共享中心建設的過程中，企業要進一步優化智能化的管理模式，充分借助RPA、影像掃描、ERP等信息系統，讓財務共享中心為企業各項工作的開展提供支持，從而充分發揮財務共享中心的價值。