高校檔案數字化管理問題及破解手段研究

吳尚諭

摘要：當今社會，已經全面進入到網絡強國的時代當中，此種背景下的高校建設也需要緊追時代步伐，將信息化、數字化的優勢融入到發展建設當中。檔案管理作為高校重要的管理工作，可以積極地引入數字化管理的手段，進一步提升工作效率、質量和安全性。但當前的不少高校都因受到管理制度、技術條件、資金投入以及人才資源的限制，依舊存在著不少問題需要解決，本文重點分析了數字化檔案管理問題的破解手段，旨在進一步強化高校的數字化、智能化管理水平。

關鍵詞：高校；檔案；數字化管理；問題；破解手段

引言

我國已經進入到信息化、數字化的發展時代當中，高校檔案的管理也正朝著數字化的方向發展。數字化的檔案管理不僅利于檔案原件的保護，節省成本與空間，同時也能有效提升檔案管理的效率，豐富管理的手段。此外，數字化檔案管理進一步拓寬信息共享，能夠為高校師生提供更加優質的服務。但在檔案數字化管理的進程當中，不少安全風險以及管理風險也都逐步顯露出來，需要高校強化管理控制與問題破解。

一、高校檔案數字化管理的問題

（一）檔案管理制度不完善

高校在開展各項工作的過程當中，經常會產生不同的數據信息、圖片數據、視頻數據以及文本信息等，這些信息內容都極具豐富性。在信息數據日益增多的背景下，高校檔案數據的來源具有較大的廣泛性，種類也具有一定的復雜性，其中包含著部教研、教學、后勤等多種數據信息，并且不同部門之間的工作內容也存在一定的差異，使得所產生的檔案數據也隨之表現出一定的差異表現[1]。管理制度相關問題是當前各大高校數字化檔案管理中常見問題，不少高校雖然具備一定的檔案管理制度，但是缺乏足夠的完善性與明確性，直接影響到了高校數字化檔案管理工作的順利開展，

（二）基礎設施建設不夠完善

相較于傳統的高校檔案管理模式，數字化檔案管理需要有足夠先進設備與技術支撐，以此作為依據來完善整個高校的數字化管理系統。但從當前的高校檔案管理實際來看，不少高校都忽視了相應的資金投入，比如自動化辦公設備、先進的檔案管理技術等，這些都是實現數字化檔案管理的重要基礎。在現有的數字化檔案管理實踐中，首先需要注意的就是網絡方面的問題，因為不少高校沒有較為穩定的網絡環境，容易產生網絡傳輸不通暢的問題，進而造成信息的丟失；其次需要注意的就是必要的設備與系統設施，比如計算機、掃描儀等，部分高校所使用到的設備都處于老舊的狀態當中，沒有得到及時的更新與維護，甚至是直接缺少先進設備類型，使得數字化檔案管理的工作無法得到順利開展；最后是技術方面的支持，對于數字化檔案管理工作而言，先進的技術是其最為基礎的支撐，但目前的不少高校都未重視到技術引進的重要性，整體手段還處于落后的狀態當中，容易給數字化檔案帶來較大的不便，直接影響到工作的效率與質量[2]。

（三）數字資源共享程度較低

在信息技術高速發展的背景下，我國高校的信息化發展已經迎來相應的發展契機，智慧校園、數字校園的相關建設都方興未艾，不同的管理部門都在陸續采購各種系統化的軟件，包括政務、教務、財務、學生管理、檔案管理等系統數據庫，各種數據庫的標準體現出一定的差異化特性，并且在兼容性方面也存在一定的問題，使得不同系統之間的各種信息數據都無法實現相互聯通與交流，影響到了高校檔案數字化資源的共享[3]。此外，不少高校并未重視數字化資源共享的重要性，校內沒有較為完善的數據庫支撐，無法實現資源的共享，不僅不便于師生工作與學習，同時也會在一定程度上影響到不同高校之間的信息交流與學習。

（四）網絡安全性保障不足

在互聯網技術不斷發展的今天，各種網絡黑客都可以借助網絡攻擊、網站篡改、信息竊取等方式來威脅到高校的網絡信息安全。高校屬于學術性機構，內部存有大量的專業技術與前沿信息，若沒有健全的安全管理體系，會直接影響到信息數據安全性。不少高校都缺乏足夠的安全意識，并且不愿意投入過多的人力、物力來開展數字化建設，未能真正落實到網絡系統的安全防護工作當中。此外，大部分的高校檔案管理工作的實現多與企業合作，由企業開發相應的軟件，若企業出現了技術方面的問題，就會對高校的檔案信息管理的安全性產生直接的影響。

（五）缺乏復合型管理人才

高校檔案的數字化管理屬于一項極具科技含量的項目，但是不少檔案管理人員都缺乏足夠專業的技術基礎，在一定程度上阻礙了管理工作數字化進程。在高校檔案數字化建設的整體進程當中，人才占據到非常重要的地位，不僅需要掌握相應的專業技能，同時要對自動化與網絡化技術的應用進行關注。但是從現有的高校檔案管理人才的應用來看，復合型人才數量較少，檔案管理人員的專業性較差，不少人員為兼職人員[4]。加之信息技術的發展速度較快，不少人員都無法很好地適應當下的數字化發展步伐，在一定程度上影響了數字化檔案工作的順利開展。

二、高校檔案數字化管理問題的破解手段

（一）完善高校檔案數字化管理相關制度體系

想要進一步提升高校檔案管理工作的規范性與科學性，需要制定出檔案數字化管理的相關標準，以堅實的制度標準來形成良好的基礎。一般來說，可以從兩個方面的內容出發：一是要政府及其相關部門來加大管理的力度，制定科學的管理方案與地區的實際發展情況結合在一起，形成數字化的管理模式。針對未達到數字化標準的高校，需要有關部門給予一定的懲罰，進一步促進管理效果的提升；其二，高校需要將高校實際的管理狀態與檔案工作結合在一起，從管理流程出發做出進一步的優化，進一步明確不同工作崗位所需要的制度要求，讓數字化檔案管理工作中的標準與工作得到進一步細化[5]。具體來說，需要針對人員分配、管理方式和管理要求以及設備使用等方面的內容，實施全方位的制度管理，讓相關管理人員可以進一步提升數字檔案管理的重視程度，強化對自身工作的約束，進一步實現數字化檔案管理的效率提升。此外，還要由專人實施指導與質量檢查的相關工作，以工序交接來說，需要將交接登記工作做到位，將工作制度與管理方法有機地銜接在一起，進一步保障好檔案原件的安全性，促進高校數字化檔案的質量提升。

（二）加大基礎設施建設投入力度

高校數字化檔案工作得以實現的重要基礎即資金的投入以及各類硬件設備的建設。在數字化檔案管理的工作實踐中，常用的硬件設備主要包括計算機、網絡系統、應用軟件等，同時還有配套的儀器設備等，上述硬件設備的質量會直接影響到高校數字化檔案管理的綜合效率與質量。政府及其相關部門在出臺各項優惠政策時，可以將高校數字化硬件設備的置辦納入到其中，給予高校一定的政策支撐。針對條件受限的部分高校，相關部門需要給予一定的資金補助，通過校企合作等方式，讓高校的數字化硬件設備可以得到更好的完善。此外，高校需要進一步強化資金管理，從資金預算以及相應的管理工作出發，將建設資金盡可能地投入到先進設備以及技術的應用當中，選擇適合本校發展的數字化檔案管理方案，逐步形成功能齊全、整體完善、水平較高的數字化檔案管理體系。對于信息化、數字化的管理系統而言，專業性和先進性是保證檔案管理質量和安全性的重要保障，相關的管理人員必須熟練使用多種軟件系統，進一步提升數字化檔案管理的安全性[6]。

（三）建設數字化檔案安全管理體系

對于高校數字化檔案管理工作而言，安全性一直是其關注的重點內容，因此需要構建起完善的安全風險評估體系，通過此種方式來明確檔案信息安全威脅的基本誘因。首先，高校檔案管理部門需要明確主要的評估內容與指標，通過動態化的評估來實現對數字化信息資源的有效管理。對于高校數字化檔案管理而言，靈活性是其重要特點，需要在評估階段與高校的基本情況與實際問題結合在一起，形成較為完整且具有針對性的評估體系，讓高校的檔案信息可以得到動態化的管理；其次，高校要進一步強化檔案管理人員的保密意識。在數字化檔案管理工作開展的過程當中，不少數字化項目都是以外包形式完成，因此需要校方與相關單位簽訂保密協議，同時還要著重審核外包公司的資質，避免出現數據泄露的問題。此外，無論是學校內部的檔案管理人員還是合作公司的管理人員，都需要統一認證身份，并且嚴格設置離職人員與非法人員的限制功能，進一步規范化管理高校數字化檔案，降低各類數據的安全風險。在管理過程中，若是由檔案管理人員自身問題所導致的安全風險，需要高校對給予嚴重的處罰；三是要結合先進技術手段形成安全管理方案。高校在開展數字化檔案管理工作時，需要使用專用內網，并且要積極配置相關部門認證過的防火墻與殺毒軟件。對不同保密級別的檔案來說，需要結合技術設置為不同的授權認證，并且要格外注意信息下載過程中的安全控制。此外，還要在校園網的環境中，設置實名注冊的制度，將其應用于相應的查詢與管理系統當中，進一步保證檔案管理工作的溯源性[7]。

（四）實現檔案資源的共享共建

在數字化信息時代的背景之下，高校檔案數字化管理需要以綜合性的應用系統作為主要的依據，將各種信息內容都綜合成為一個整體，由工作人員對其進行收集、錄入、加工、檢索與使用，通過此種方式來實現對各類數據的信息化管理與應用。對于當下的高校信息化、數字化建設工作而言，已經初步獲得一定的成果，大多數的自動化辦公系統都可以在日常的工作中發揮出自身的價值，讓各大高校的教師與學生都可以更加方便地 辦公與學習，將以往傳統的管理模式進行有效創新。高校在開展信息化建設過程中，可以將不同部門的信息化工程都納入到一個整體當中，將現有的檔案管理系統、自動化辦公系統、教學管理系統等融合在一起，打破不同系統之間的數據壁壘，讓各類信息數據都可在線實現相應的歸檔與處理，提升檔案信息化處理的效率與質量。此外，高校的檔案管理相關部門需要進一步實施館藏資源的數字化掃描工作，為全校的師生提供更加方便的檢索與存儲工作，讓圖書館內的各項電子資源都可以實現共享，為師生提供一個更好的工作與學習環境。檔案資源得以共享的前提即信息化與數字化技術的發展，此種共享成果不僅可以為高校的教育活動的豐富開展提供一個良好的基礎，同時也能在最大程度上降低檔案閑置問題的發生率。高校還應借助大數據技術，實現對大量非結構化數據的整合與應用，將分散的結構化與非結構化數據資源有機地關聯在一起，逐漸形成超大規模的數據庫，在此過程中，通過大數據分析的方式來實現數據資源塊的有效提煉與優化，進一步提升檔案數據的規范性、分享性，讓所有的用戶都可以依據需求和搜索引擎來獲得自身所需的資源，進一步提升數字化檔案管理的服務性。

（五）提升檔案管理人員的綜合素質

“人才”是實現高校檔案數字化管理的重要基礎，需要相關的管理人員持續處于提升自我能力的狀態當中，并且要熱愛檔案管理的事業，只有這樣才能促進高校數字化檔案管理工作的有序開展。首先要細化檔案管理人員。高校要逐步建立起專門的檔案管理崗位與部分，并且要在檔案管理部門當中設立更加專業且細致的工作職位，依據工作的內容將不同管理人員按照其自身的優勢與能力劃分為不同的小組，并選出組長帶領組員開展相關的工作內容，進一步細化檔案管理的工作內容，將其分配至不同人員的手中，激發起檔案工作人員工作積極性與責任心，讓所有的工作都可良好的配合中完成，并獲得較好的工作效果；其次要積極引進復合型人才。高校在篩選數字化檔案管理的工作人員時，需要重視專業的對口程度，提升入職的門檻，從人才引進的過程中就重點把關質量，提升新進工作人員的專業化程度與信息化能力。此外，數字化檔案管理人員不僅要具備檔案管理的專業性，同時還要積極吸收一批懂計算機技術與數字媒體技術的人員，為高校的數字化檔案管理工作開展提供一定的人才保障，促進數字化檔案管理工作的有效建設；最后是重視在職工作人員的培訓與教育工作。針對已經在崗的高校檔案管理人員而言，想要更好地適應當下的信息化時代發展，必須采取多種培訓教育方式來提升職員的專業化檔案管理水平以及信息化知識，同時也可將相應的獎懲機制應用于其中，通過定期考核的方式來督促老職工的學習，針對不合格者需給予一定的處罰，給予合格者相應的獎勵，讓檔案工作人員時刻注意綜合能力的提升。

結語

在信息技術不斷發展的大背景下，檔案管理的相關工作也開始緊追其發展步伐。特別是高校檔案管理工作，因受到高校學術性特征的影響，其中的各項學術科研以及前沿性內容，都是保密等級較高的內容，因此必須以科學、安全、有效的措施給予全面的管理。在具體的高校數字化檔案管理當中，不僅要重視相關的制度規范以及基礎設施建設，更是要關注安全保障以及人才任用，促進數字化資源的共建與共享。

參考文獻：

[1]周書英.“互聯網+”環境下高校教學檔案數字化管理研究[J].蘭臺內外，2022，14：1-3.

[2]謝群.高校數字化檔案管理的問題及對策探微[J].貴陽學院學報（社會科學版），2022，1702：75-78.

[3]韓卓泉.高校檔案數字化管理的安全風險評估研究[J].蘭臺內外，2021，20：10-12.

[4]黃曉婷.互聯網背景下高校檔案數字化管理策略分析[J].城建檔案，2021，04：16-18.

[5]韓卓泉.大數據下的高校檔案數字化管理分析[J].蘭臺內外，2021，05：13-15.

[6]邱艷.高校檔案數字化管理的現狀與對策[J].辦公室業務，2020，22：191-192.

[7]黃曉鑫.探討高校檔案管理數字化發展面臨的問題及對策[J].學周刊，2020，32：175-176.

（作者單位：婁底幼兒師范高等專科學校）

（責任編輯：豆瑞超）