大數據對醫院檔案管理發展的影響

■楊萬洋（南京市高淳人民醫院）

21 世紀是信息技術全面普及的時代，先進技術的高速發展讓越來越多的行業開始重視信息化建設，醫院也開始尋求檔案管理多元化儲存模式，希望借助先進技術提高檔案管理水平、優化信息收集與整合路徑。大數據是新時代應用十分廣泛的一項技術，當前，我國醫院都已經展開檔案管理信息化建設，并注重對大數據技術的應用。但在大數據技術的實際應用過程中，依然存在著不足，這些問題不僅制約了檔案管理價值的發揮，還阻礙了醫院檔案管理水平的提高。本文將結合大數據在檔案管理中應用的意義與醫院檔案管理與大數據技術融合存在的問題，探討大數據技術在醫院檔案管理中發揮作用的途徑，希望能使大數據技術更快地得到合理應用，提高醫院檔案管理水平。

醫院檔案數字化管理開展意義

隨著人們對信息的需求量逐漸增加，檔案管理工作的重要意義也逐漸凸顯。傳統檔案管理模式的工作效率與質量已經不能滿足新時代社會的需求，也為醫院的發展帶來了不利影響。因此，新形勢下醫院逐漸落實了數字化檔案管理工作，將大數據技術應用到檔案管理中。這一行為促進了醫院更快速地實現經濟效益的提高，并進一步節約資源，使醫院更好地發揮自身價值。大數據技術可以在檔案管理工作中發揮收集、整理、儲存與利用信息的作用，且能有效避免日常辦公中的重復性工作，從而使辦公效率顯著提升。大數據技術的融入還能實現信息數據庫的構建，使檔案使用者能夠直接找到自己需要的信息，在檔案管理工作人員為查詢者提供信息服務時，也能更快速準確地尋找到需要的檔案或文件，加強檔案數據使用質量，并在一定程度上為信息使用者提供便利。

醫院的檔案資料十分重要，其不僅能夠促進醫院提高經濟效益，還能為醫院的前景發展提供有力保障。因此，如何優化醫院檔案資料管理工作水平成為現階段醫院必須解決的問題。為了能使醫院的信息技術水平大幅度提高，相關部門提出醫院檔案數字化管理理念，要求醫院在檔案管理工作中融入大數據技術，通過大數據手段推動檔案管理工作的開展，發揮檔案信息數據的意義。大數據下的檔案管理不僅能減少人力成本，降低人力需求，還能使檔案數據的查詢處理等工作更加準確便捷。部分部門對檔案資料需求較多，傳統人工查詢的方式會影響其他部門查詢資料，對提高辦公效率十分不利。若能將大數據融入檔案管理，則可以很好地規避這一點，使檔案查詢工作快速便捷。結合目前我國大數據檔案管理工作實際情況來看，大部分醫院的工作人員能夠認識到大數據檔案管理的重要意義，并積極為其建設平臺。但由于實際執行中存在問題，導致大數據下的檔案管理工作開展并不順利，其作用也無法得到充分發揮。因此，醫院必須積極引進現代化設備，對檔案信息管理工作的開展模式進行規劃，全面發揮大數據價值，為醫院的可持續發展提供保障。

醫院檔案管理現階段存在的問題

醫院傳統檔案管理大多是通過人工管理的模式展開的，且檔案內容多為紙質文件，這種管理模式不僅會損耗大量的人工勞動力，還會使檔案保存的穩定性受到影響[1]。部分醫院文件數量眾多，不僅會占用單位空間，還會受到自然環境的影響發生風化與損壞，在進行檔案傳輸過程中也容易出現檔案丟失的現象，若發生火災等自然災害也會使紙質檔案被損毀。大數據下的檔案管理能使這些紙質檔案實現文件儲存，避免數據丟失和損害，使檔案保存的穩定性得到增強。

現階段檔案管理工作已經開始被醫院重視，伴隨時代的發展，醫院內部擁有的檔案信息越來越多，這也使檔案管理的難度不斷增加。若一味采用傳統的檔案管理模式，則會使相關崗位的工作人員工作壓力越來越大，不僅會影響檔案管理工作質量，也會使檔案利用效率大幅度下降。大數據下的檔案管理能使工作人員的工作流程得到簡化，降低其工作壓力的同時減輕管理難度，使相關崗位工作人員的工作效率得到提高，同時大數據技術也能使檔案管理的準確性得到增強。

傳統的檔案管理模式雖然也能在醫院發展過程中起到一定價值，但在進行檔案傳輸過程中會損耗大量的資源。由于醫院檔案具備一定的保密性，在進行檔案傳遞過程中，醫院需要利用大量的資源進行數據信息保護，即便如此，在實際傳輸過程中也可能會受到各種各樣因素的干擾。大數據下的檔案管理能夠實現信息傳遞，雖然這種模式也可能會受到網絡安全的影響，但相較過去紙質檔案傳遞風險管控更加便利，對保證信息傳遞安全具有重要價值。新時代下傳統醫院檔案管理工作模式已經無法滿足社會需求，且已經無法推動醫院的可持續發展，人力模式的檔案管理工作步驟煩瑣，容易出現各種失誤，對檔案的真實有效性造成的影響是十分不利的。

專業人才是支撐檔案管理工作開展的重要依據，當前我國部分醫院檔案管理過程中出現缺乏專業人才的現象[2]。部分醫院檔案管理工作人員并不是修學檔案管理專業的，這導致部分工作人員無法全面理解檔案管理工作的價值，在實際開展工作時也無法將檔案管理的有效性全面發揮。部分醫院檔案管理工作人員是由文職崗位其他員工兼任的，而這些員工自身崗位工作煩瑣，無暇顧及檔案管理工作，造成檔案管理工作質量低下。且非專業人員在進行檔案管理時也會出現眾多疏漏，若專業知識掌握不牢靠或信息技術使用能力低下，也會影響大數據在檔案管理中作用的發揮。

醫院檔案管理與大數據的融合路徑

現如今，我國大多醫院所具備的檔案管理相關制度是建立在傳統檔案管理模式基礎上的，而傳統檔案管理模式并不適用于新時代的發展，大數據時代下必須對檔案管理制度進行完善和整理。

檔案管理制度是影響檔案管理整體工作效率與管理體系的關鍵所在，若醫院缺乏對檔案管理制度的建設，會使工作人員不遵循相關制度的約束，一味為自己謀取私利，工作態度散漫，影響檔案管理工作效率。伴隨著醫院的不斷發展，檔案管理工作的復雜性與難度逐漸增加，若制度建設不健全，則會使大數據下的檔案管理無法發揮價值。因此醫院應不斷結合自身實際情況，為檔案管理崗位人員建立嚴謹的工作制度，使其在進行檔案管理的同時以這些制度要求自身行為，保證大數據下的檔案管理成效。

當前，我國大數據技術在檔案管理方面的應用水平相對滯后，尤其在醫院體現得更加明顯，其引進的信息化技術并不能滿足新時代對檔案管理發展提出的要求。而造成這種現象的主要原因是由于醫院領導人員對檔案管理重視程度不足，導致其并未給先進技術的引入預留充分資金，制約了大數據下的檔案管理工作的開展。部分醫院雖然引進了先進技術，卻并未使其充分發揮價值，不僅使技術引進資金遭到浪費，還使醫院檔案管理工作效率受到損害。

不斷提高檔案管理工作人員自身素養也是大數據下醫院展開檔案管理優化的重要路徑之一[3]。大數據背景下，醫院在開展檔案管理優化工作的過程中，需要認識到工作人員實際水平對檔案管理造成的影響，并通過有效渠道不斷增強其專業能力與素養。首先，醫院應提高檔案管理人員應聘門檻，嚴格遵守醫院所提出的人員聘請要求，聘請具備充足檔案管理理論知識與工作經驗的人員，為其設置上崗前培訓，使其能了解醫院的實際檔案管理需求。其次，還需聘用學習能力較強的工作人員，要求其具備較強的創新思維，在進行檔案管理的過程中不斷學習新技術，更新自身思想。最后，還要為內部員工設置定期培訓，制定考核體系，選擇優秀員工組建人才團隊，調整檔案管理部門人員，提高整體部門素養。

建設完善的管理制度也是保證大數據下醫院檔案管理有效性的重要手段。首先，醫院應針對檔案管理部門領導人員設置培訓機制，要求檔案管理領導人員能積極轉變觀念，提高對檔案管理的重視程度，結合醫院檔案管理實際需求進行制度調整與優化，從而為檔案管理建立更完善的管理體系與相關制度，使管理制度的價值與作用在醫院得到全面發揮。其次，對于檔案管理的相關制度而言，領導干部在進行設置時應注重分工明確，將檔案管理制度與職責落實到個人，使工作人員能認識到自身崗位職責，實現員工互相監督，避免工作人員在進行檔案管理過程中出現工作態度懈怠的現象，提高檔案管理的準確性與穩定性。最后，醫院還可通過有效的激勵制度，提高崗位工作人員工作積極性。

醫院還應不斷提高信息化管理水平，為大數據下的檔案管理安全系統提供保障。醫院檔案管理部門人員應不斷更新自身思想，做到與時俱進，不斷創新檔案管理模式，充分發揮大數據在檔案管理方面的價值，利用大數據技術對檔案進行分類管理，可以借助數字檔案館等形式進行檔案管理，使醫院檔案管理水平得到提高。此外，醫院還應為大數據下的檔案管理構建安全防護體系，在先進技術的飛速發展下，信息傳播速度不斷加快，這也為不法分子提供了更多信息盜用途徑，安全防護體系能使這種現象得到合理防控。首先，醫院需要加強檔案提取身份認證，設置權限管理，防止非法人員訪問檔案庫；其次，還可以對檔案內容進行分級保護，私密信息應加強防護，設立防火墻等技術保護檔案資源；最后，還可設置復雜的密碼進行檔案加密，建設人臉識別與指紋識別安全防護措施，使檔案信息的安全性得到保障。

綜上所述，檔案管理工作對于醫院的發展與建設具有不可忽視的價值，不斷提高檔案管理工作水平是實現醫院經濟效益與社會效益雙提升的重要手段。醫院檔案內容復雜，因此醫院檔案管理人員需提高對檔案管理的重視度，改變傳統檔案管理工作模式，積極發揮大數據技術價值，加大信息建設與資金投入，完善管理制度，利用大數據等先進技術推動檔案管理信息化建設進程，使醫院檔案管理事業實現可持續發展。

[1]裴汝艷.大數據對醫院檔案管理的影響與安全保障[J].黑龍江檔案，2022(06)∶79-81.

[2]宋玲.大數據背景下檔案管理與數字化建設研究[J].黑龍江檔案，2022(06)∶121-123.

[3]肖興賓.大數據對醫院檔案管理發展的影響與建議[J].蘭臺內外，2022(32)∶34-36.