地方科研院所國際合作平臺管理機制研究
——基于PDCA循環理論的視角

2023-02-22 15:25:02北京市科學技術研究院耿楠

辦公室業務 2023年1期

文/北京市科學技術研究院耿楠

地方科研院所作為我國科技創新的重要力量和國際合作不可或缺的主體，打造高質量國際科技合作平臺，開展高效國際交流與合作，是“走出去”和“引進來”、與國際合作伙伴優勢互補、開放發展的有效途徑，對于融入和服務國家開放戰略以及促進自身國際化發展都至關重要。

近年來，運用平臺思維開展國際合作受到越來越多的關注。地方科研院所也大多從戰略層面高度重視國際合作平臺建設。但是受到頂層設計缺乏、制度約束、管理理念滯后等多方因素影響，平臺管理機制有待創新和完善，管理成效亟須提升，應運用PDCA循環理論來探索和實踐完善國際合作平臺質量管理方法和途徑，從而提升平臺管理的規范化和科學化，全面改進管理質量，提升國際科技合作成效。

一、相關文獻回顧

（一）科研院所國際合作及國際合作平臺建設相關研究。近年來，國內針對科研院所開展國際合作的重要性和必要性、模式和路徑、內容和形式、面臨的機遇、挑戰和策略等主題開展了諸多研究，平臺建設和運用平臺思維開展國際合作亦受到越來越多的關注。高吉利對“一帶一路”倡議提出以來，國內國際科技合作研究文章進行了分析，指出相關國際科技合作研究主要從政府視角開展，從企業、高校和科研院所的角度研究的文章數量少之又少；黎貞崇將地方科研院所開展國際合作的原則、方法和策略作為研究對象，提出地方科研院所應該結合地域、資源和自身科技資源特色，結合特色產業需求和政府智囊決策需求，通過共同申報政府間項目、共同主辦或參加國際學術會議、共同主辦期刊欄目或專刊等多種方法和策略全方位開展國際科技交流合作；楊馨偉將“一帶一路”國際科技合作類型分類技術轉移類、聯合研發類以及平臺建設類，并提出當前的合作主要以技術轉移類合作為主，聯合研發類以及平臺建設類比較薄弱。

（二）PDCA循環理論應用相關研究。PDCA循環理論作為全面質量管理的經典理論，得到專家學者的廣泛關注，并在企業的生產管理、項目管理、制度優化，高校的人才培養、實驗室管理，醫院的藥房管理、人力資源管理等多種類型機構多個領域得到廣泛應用。李驍勇等對于PDCA循環理論在船舶制造產業中的應用進行了研究，將PDCA質量管理循環理論比作潤滑油，可以使得船舶制造產業鏈持續性更強，內部連接更加緊密，可以逐步提升產品質量，建立可持續性、可操作性的運行機制；黃谷等認為，PDCA循環管理模式運用于科研項目管理，有助于及時發現問題，通過漸進式管理和動態化監管，能夠改變傳統科研項目“重立項、輕管理”的毛病，構建科研項目循環優化管理的新格局；齊航等對PDCA循環理論在高校創業人才培養的運用進行了研究，通過分析創業人才培養存在的問題，提出PDCA循環理論的運用，有助于提升人才培養質量，構建人才培養閉環模式，優化人才培養路徑，持續改進人才培養的體制和機制，從而實現人才培養質量的可持續提升；黎宇平等對藥房管理中應用PDCA循環管理法的效果進行了深入探析，通過對實際數據進行觀察、對比和分析，得出PDCA循環管理法的應用可以提高藥品管理質量及藥房服務滿意度的結論。現有研究充分肯定了科研院所開展國際合作的重要性，并已有諸多研究對PDCA循環理論的重要性及其在企業、學校和醫院等機構質量管理、人力資源管理等多個領域的應用進行了分析，但是針對地方科研院所國際合作平臺管理尤其是PDCA等先進管理理念運用的相關研究還非常欠缺。

二、地方科研院所國際合作平臺管理中存在的問題

（一）“平臺”思維運用不夠，未將合作項目平臺化管理。地方科研院所開展了包括舉辦國際會議、聯合開展研究、共建實驗室、國際化人才聯合培養等多種形式的國際科技合作，但在運用平臺思維開展國際合作方面還處于起步階段，未將國際論壇、科技組織等具有平臺性質的國際交流合作事項作為“平臺”進行建設、運行和管理，未將“平臺”思維融入開展國際科技合作的全過程。

（二）缺乏現代管理理念的運用，重事項、輕管理。國際合作平臺管理和運行涉及一線科研人員和多個管理部門人員，在國際合作管理、項目管理、科研開發管理、財務管理和人力資源管理等方面受到諸多因素的制約。地方科研院所多為事業單位，由于機構性質的原因，管理體制和機制墨守成規，創新性不夠。通常只重視合作事項本身，很少實施專業化管理，缺乏質量管理、績效評估、矩陣式部門聯動、動態化管理等現代管理理念的運用，因此國際合作平臺對于促進國際合作成效的推動性不足。

（三）缺乏對平臺管理質量的監控和反饋，重過程、輕績效。在實際工作中，地方科研院所多重視國際合作本身的執行過程，質量監控和績效評價不夠。主要表現在：缺少有效的質量管理、過程監控和績效評價機制，通常進行常規性的總結評價，缺乏系統的評價和科學的處理反饋，評價過程欠規范，評價結果運用不夠。對平臺運行過程中遇到的問題缺乏有效的跟蹤落實，在事項完成之后很少進行問題分析以及很少有針對性地提出解決問題的方法，導致問題長期存在。

三、PDCA循環管理理論及其應用

（一）PDCA循環管理理論的含義。PDCA循環理論是由美國質量管理專家休哈特博士首先提出的，由戴明進行學習、采納、改良和宣傳方得以傳播和普及，又稱為“戴明環”。作為一種標準化的全面質量管理模式，PDCA循環理論圍繞計劃（Plan）、執行（Do）、檢查（Check）和處理（Action）四個階段開展管理工作。其特點為大環套小環，小環保大環，相互促進，不斷循環，逐步提高，實現螺旋式上升，不斷提高管理工作質量。“小環是大環的母體和依據，大環是小環的分解和保證。”PDCA循環原本應用于制造業的品質管理和提高生產效率上，如今已經被應用于各個領域。

P：計劃階段。主要是通過多種方式，摸清需求并確定方針、規定、標準，以及工作目標、方案和計劃等。

D：執行階段。主要是具體運作，實施計劃階段的內容。

C：檢查階段。主要是開展實施計劃與目標對比。在執行過程中或執行之后，檢查執行情況是否符合計劃的預期結果。

A：處理階段。總結改進提升階段。主要是對實施結果進行總結分析，針對未完成的計劃或出現的問題找出原因，制定改進措施。把未解決或新出現的問題轉入下一PDCA循環。

A階段作為PDCA循環的關鍵階段，是總結經驗、分析問題、解決問題的階段，也是修訂標準的階段，是循環螺旋上升的基礎。

（二）PDCA循環理論應用于國際合作平臺管理的可行性。國際合作平臺的運行管理過程是一個循序漸進、不斷提高的系統管理過程，這與PDCA循環理論的核心理念不謀而合。將PDCA循環理論引入國際合作平臺質量管理，符合國際科技合作和平臺建設的內在規律，對于地方科研院所國際合作成效具有重要的現實意義。

1.全過程質量管理。PDCA循環理論不是針對單獨的某個階段進行管理，而是包含計劃、執行、處理和檢查全流程全過程質量管理。國際科技合作平臺的建立和運行，包括規劃設立、運行實施、績效評估三個過程，密切相關、環環相扣且具有延續性。加強平臺運行的全過程管理，根據不同的階段制定相應的計劃、實施方案和績效指標，進行全流程監督和績效考核，有助于不斷提升平臺的運行效果，促進國際合作成效。

2.階梯上升式質量管理。PDCA循環不是停留在一個層面的反復循環，而是一個通過不斷解決問題、實現階梯式上升的循環過程。每一個循環結束后，隨著部分問題的解決，工作水平也會隨之提高。通過不斷循環，不斷發現和解決問題，提高工作質量。國際合作平臺的運行管理，原本就是不斷循序的階梯上升過程，通過一次次計劃制定和項目實施，無數個小循環不斷推進，不斷提升平臺的運行成效。

3.系統性質量管理。PDCA循環是一個系統工程，具有全方位的特點，整個過程中大環套小環，小環保大環，多個小環有機結合，所有相關人員都要參與，并且要及時評估和總結實施效果，為下一步的工作改善提供可靠的依據。國際合作平臺管理也同樣具備這樣的特點，管理過程中的各項工作猶如多個小環有機結合，人員高效溝通協作，解決管理過程中的各種問題，促進平臺管理系統化、全面化、精細化。

四、PDCA循環框架下地方科研院所國際合作平臺管理機制和體系構建

（一）計劃階段（P）：前瞻引領，系統策劃。計劃階段是明確需求、確立目標、制定規則和方案的階段。作為我國科技創新的重要力量，地方科研院所應以服務地方經濟和社會發展為首要目標，聚集國際高端創新要素，有針對性地開展國際合作，有效進行國際合作平臺的運作和管理，構建協同發展的科技創新體系。

1.結合資源和需求，增強合作平臺建設的前瞻性。地方科研院所國際合作平臺工作目標和方案的制訂，應充分關注國際形勢，從宏觀層面為國際合作平臺管理提供政策保障。應關注國家和地區相關政策，結合地方熱點、難點問題，圍繞地方中長期規劃和短期重點工作任務，對接區域社會經濟需求，從中觀層面為國際合作平臺的目標和方案提供方向引領。同時，應充分結合自身發展和國際合作伙伴的需求，充分利用各方資源優勢，為國際合作平臺的管理和運行提供關鍵支撐。綜合以上方面，要充分運用“平臺”思維，綜合考量國際形勢、國家和地區政策和自身及國際合作伙伴的資源特色，做好國際合作平臺的頂層設計和前瞻性計劃。

2.問題導向，科學制訂計劃，確保可行性。在制訂計劃和方案時，要堅持問題導向，開展進度、質量、經費和資源等方面的統籌分析，并結合上階段工作中未解決的問題，科學、合理制訂，確保計劃的可行性。在制訂工作進度方面，充分利用“甘特圖”等工具，設置明確的時間節點和交付標準。在制訂經費管理計劃時，要切實考慮平臺運行周期，確保經費執行與工作任務進度相匹配。在制訂人力資源管理計劃時，要充分考慮人員專業領域、科研水平、科研能力和管理水平匹配度。總的來說，要深入分析并充分結合上一循環轉入的問題，預判此次循環可能出現的問題，讓計劃與進度、經費、人力資源等更合理地匹配，保障平臺運行的可行性和科學性。

（二）執行階段（D）：明確重點，規范管理。執行階段要確保計劃階段各項規劃和任務全面落實到位。國際科技合作平臺的管理運營是一項系統工程，地方科研院所應健全組織管理體系，更新管理理念，完善保障措施，明確工作重點，實施科學規范的管理。

1.健全組織管理體系，引入現代管理理念。專業管理部門和人員是國際合作平臺管理運行的制度保障，可為平臺運行成效起到支撐和把關的作用。為保障國際合作平臺的高效運行，應建立健全組織管理體系，設立包括專業管理人員、專職或兼職法務人員在內的管理團隊，協調組織工作，明確人員分工，建立有效的激勵機制，提高參與人員的積極性，通過多項保障措施，使得專業科研人員更有效專注于科研合作本身。同時，摒棄固有的體制機制，引入現代管理理念，加強質量管理、績效評估等，通過科學規范的過程管理，不斷提升國際合作平臺的整體效率。

2.完善保障機制，形成資源合力。完善保障機制，保證人才、經費、設備等資源投入。地方科研院所應加大各項資源投入和扶持力度，開展經費定向投入和支持，保證平臺所需國際科技資金及時足額到位并流暢運轉，選拔或引進高端人才，培育和建設國際科技合作創新團隊。在人員聘用、經費使用等方面探索與國際接軌的靈活方式，出臺配套保障措施，形成人、財、物資源合力，保障國際科技合作成效。

（三）檢查階段（C）：科學監控，加強監督。檢查階段是將執行情況與計劃對比的階段。國際合作平臺運行是一個長期過程，地方科研院所應根據計劃時間節點，在過程中加強監督，并在項目中期和結題等關鍵時間節點進行績效考核，將實際執行結果與預期結果進行比對，實施科學監督與考核。

1.加強過程監督，提升體系運作的科學性。對于平臺的運行來說，過程監督是管理工作的重點之一，任何環節的失誤對最終的合作成效都將產生深刻的影響，加強過程監督也是PDCA環節循環理論的重要體現。應該對運行的各個環節和進度進行實時、高效、科學的監督檢查，結合中期匯報檢查制度，采取自查和管理團隊專項檢查相結合的方式，推進全過程監督。

2.實施績效考核，確保質量管理工作的規范性。引入績效考核機制，實施日常評估和定期評估相結合的方式，加強結果反饋，充分提升質量管理的有效性。由于單位性質，國際合作平臺運行經費中很大比例來源于財政經費，因此開展績效考核，對項目運行結果、經費使用成效等進行全方位評價非常重要。要科學設置考核體系、確定考核指標，規范考核規程，并對發現的問題進行有效跟蹤和整改。

（四）處理階段（A）：持續改進，增強實效。處理階段是總結改進提升的重要階段，是PDCA循環不斷提升的關鍵環節。對于國際合作平臺運行來說，總結本階段運行結果，分析未完成計劃或者已完成計劃過程中出現的問題，并有針對性地進行改進，是保障平臺持續運行、開展長期國際合作的必要手段。

1.開展有效分析，總結經驗教訓。國際科技合作平臺要重視總結和評價。在某個項目完成、論壇結束、共建聯合實驗室階段性完成之后，都要及時進行總結驗收，聘請行業領域內專家進行評估，梳理遇到的問題和困難，并針對發現的問題開展深入有效分析，進一步完善項目策劃，以便平臺下一個階段運行或者更好地進行新一環運行管理。

2.改進管理機制，增強管理實效。提升國際合作平臺運行和管理成效，要注重深化制度改革，完善管理機制、評價機制、協同機制和保障機制。優化管理機制，引入現代管理理念，實現目標、任務、方法和路徑的有機協調，實施靈活的管理制度；完善評價和考核機制，最大限度調動人才工作的積極性和主動性；協同機制創新，推進地方科研院所與政府、高校、企業以及國際合作伙伴的協同，充分發揮各自資源優勢和作用；加強保障機制，從政策、資源、人才等多方面加大投入，保障平臺的運行。

五、結語