紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)化路徑

文/山西省呂梁市規(guī)劃和自然資源局 賈艷尼

《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》明確指出紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性和必要性，也提出一些具有可行性的實(shí)施建議。當(dāng)前我國(guó)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作在實(shí)踐探索中取得顯著成果，但也顯現(xiàn)出一些矛盾和不足。對(duì)此，應(yīng)從實(shí)際情況出發(fā)，依托于先進(jìn)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建數(shù)字檔案資料庫，深化檔案收集及處理中的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，兼顧檔案開發(fā)與檔案保護(hù)一同推進(jìn)，實(shí)施精細(xì)化管理，使之更加提質(zhì)增效。紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期積累和堅(jiān)持的過程，需要理論聯(lián)系實(shí)際，最大化地排除安全隱患，全程深化數(shù)字化各環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制。

一、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)的重要性

（一）有助于節(jié)約管理的成本費(fèi)用。紙質(zhì)檔案管理工作龐大繁瑣，涉及方方面面的內(nèi)容，對(duì)配備的檔案庫房，內(nèi)外環(huán)境要求極高，不僅要配備去濕機(jī)、滅火器等設(shè)施設(shè)備，還要滿足國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)。同時(shí)，為維護(hù)好紙質(zhì)檔案管理，還需要持續(xù)投入大量的人力物力，花費(fèi)高額的成本管理費(fèi)用。紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)，有效彌補(bǔ)和替代傳統(tǒng)紙質(zhì)為載體的不足，將人工讀取的檔案信息，改進(jìn)為機(jī)讀方式，既能節(jié)約空間場(chǎng)所，又能節(jié)省成本費(fèi)用。尤為重要的是，極大地方便人們快捷高效查閱的功能。

（二）有助于對(duì)檔案原始資料的保護(hù)。創(chuàng)建電子檔案系統(tǒng)，采取數(shù)字化錄入的方式，可有效替代原件，更好地保護(hù)原始資料，增加其使用壽命周期。有了電子檔案系統(tǒng)的屏障保護(hù)作用，可有效規(guī)避人為的抽取、撤換、隨意涂改材料等不良行為。同時(shí)，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作模式相比，數(shù)字化的電子檔案在操作中更加安全可靠，特別是一些具有歷史價(jià)值的檔案材料，經(jīng)過專門的數(shù)字化處理，能強(qiáng)化對(duì)檔案材料的妥善管理。此外，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化推進(jìn)中，如編目、查閱等，無須調(diào)動(dòng)或挪用原始材料，避免人為損害，為原始檔案材料提供更加安全的保障體系。

（三）有助于檔案工作的開發(fā)利用。在科學(xué)技術(shù)推動(dòng)下，計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)等優(yōu)勢(shì)在各行業(yè)領(lǐng)域不斷凸顯。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)中將豐富多樣的檔案資源以數(shù)字化的形式來保存和管理，既真正提升檔案的工作效率，又實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共建共享。從本質(zhì)屬性上來看，既推進(jìn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)，又使紙質(zhì)檔案工作從傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式中跳脫出來，切實(shí)打破常規(guī)手段的弊端和缺陷，構(gòu)建檔案材料開發(fā)利用的良好格局。數(shù)字化技術(shù)真正實(shí)現(xiàn)了檔案材料的數(shù)據(jù)共享，也為人們提供了更加快捷優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，其中的檔案查詢功能將各種檔案材料有機(jī)整合，依托于檔案信息資料庫，使人們跨越時(shí)間空間的限制，隨時(shí)隨地汲取和學(xué)習(xí)相關(guān)信息。此外，通過全面構(gòu)建紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)，使檔案管理部門與其他部門相互連接，促進(jìn)無紙化辦公和網(wǎng)絡(luò)信息傳遞，拓寬和延伸檔案信息的管理范圍，更好地發(fā)揮檔案管理高效協(xié)同作用。

二、當(dāng)前紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)問題

（一）數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)不完善。紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)具有高度的綜合性和復(fù)雜性，就目前情況來看，數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)仍有缺失、相對(duì)滯后兩大方面問題。一方面，數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)仍有缺失，主要是指檔案信息管理系統(tǒng)缺乏一些重要程序的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，且各地區(qū)實(shí)施的數(shù)字化情況差異明顯，電子檔案僅僅具備統(tǒng)一的接手標(biāo)準(zhǔn)，在具體實(shí)施上，如數(shù)字化副本和紙質(zhì)檔案的移交、處理等，缺乏詳細(xì)規(guī)定，在數(shù)字化評(píng)估等內(nèi)容上標(biāo)準(zhǔn)也參差不齊；另一方面，數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)滯后，由于數(shù)字化工作眾多，而相應(yīng)工作標(biāo)準(zhǔn)的創(chuàng)建呈現(xiàn)出靜止穩(wěn)定的狀態(tài)，這些標(biāo)準(zhǔn)表現(xiàn)出較高的預(yù)見性，但隨著時(shí)代和科技發(fā)展，需要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和改進(jìn)，否則在實(shí)際應(yīng)用中，其滯后性則會(huì)尤為顯著。

（二）數(shù)字化面臨安全隱患。其中包括檔案實(shí)體安全與信息安全、外包安全問題等。一是檔案實(shí)體安全與信息安全。檔案實(shí)體安全側(cè)重于檔案材料的完整性和安全性，若是保存保護(hù)不當(dāng)，極易出現(xiàn)破損和紙張缺失現(xiàn)象，再加上操作不規(guī)范，質(zhì)量驗(yàn)收欠佳，均會(huì)影響到檔案安全性和效益性；檔案信息安全既涉及紙質(zhì)載體內(nèi)容，又牽連到數(shù)據(jù)內(nèi)容的完整性和存儲(chǔ)狀態(tài)，數(shù)字檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)相較而言，具有高效快捷的優(yōu)越性。然而，也為非法人員的盜取和損害提供了可乘之機(jī)，增加信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，設(shè)備故障、軟件更新升級(jí)等均會(huì)影響到數(shù)字圖像的正常應(yīng)用。二是數(shù)字化外包安全問題，外包機(jī)構(gòu)的工作人員專業(yè)技能及素質(zhì)參差不齊，缺乏檔案安全意識(shí)，加之檔案部門輕視保密資質(zhì)工作，數(shù)字化過程中將安全保密工作拋之腦后，輕視檔案材料的保密操作，隨意連接網(wǎng)絡(luò)，涉密檔案處理不當(dāng)，均會(huì)埋下一系列安全隱患。此外，內(nèi)部監(jiān)督不當(dāng)，內(nèi)控管理體系不完善，都會(huì)造成對(duì)檔案工作的不利影響。

（三）數(shù)字化加工中的質(zhì)量問題。主要表現(xiàn)在目錄數(shù)字化、全文數(shù)字化等。目錄數(shù)字化操作中，著錄信息不規(guī)范、不完整，未能創(chuàng)建多級(jí)著錄等行為，這與《檔案著錄規(guī)則》嚴(yán)重不符，極易降低紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作質(zhì)量。全文數(shù)字化采用掃描、錄入等方式，將紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)化為圖像資料，在數(shù)字化過程中會(huì)有成本因素、環(huán)境因素、工作量因素、人員因素等質(zhì)量影響；其中的成本因素為檔案部門一味地壓縮成本費(fèi)用，無法達(dá)到相應(yīng)的工作成效；人員因素，特指工作人員專業(yè)能力素質(zhì)參差不齊，操作不合乎規(guī)范，難以發(fā)現(xiàn)檔案風(fēng)險(xiǎn)及問題，對(duì)此應(yīng)及時(shí)糾正和加以改進(jìn)，采取修改和加工等舉措，在一定程度上又會(huì)耗費(fèi)大量人力物力。

（四）數(shù)字化中的法律問題。其中包括法律效力、著作權(quán)、隱私權(quán)。首先，法律效力問題是從檔案材料的本質(zhì)屬性來定義，紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)，應(yīng)嚴(yán)格遵循檔案的真實(shí)性和原始性下的法律原則，還要為數(shù)字化檔案管理提供法律保障和決策依據(jù)，兼顧紙質(zhì)檔案數(shù)字化的處理與保存。其次，檔案材料種類繁多，涉及著作權(quán)和隱私權(quán)，檔案部門運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)生產(chǎn)的文獻(xiàn)資料，若是與個(gè)人隱私相關(guān)，需要求得當(dāng)事人同意后才能公開，以此增強(qiáng)檔案工作的安全性和合理性。

三、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

（一）檔案管理。對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼恚⑦M(jìn)行標(biāo)識(shí)，保證數(shù)字化質(zhì)量。規(guī)范檔案目錄內(nèi)容，準(zhǔn)備檔案數(shù)據(jù)，對(duì)不規(guī)范的地方進(jìn)行修改；在保證檔案不受損的前提下拆除文件裝訂物；依照要求區(qū)分同一案卷中的掃描件與非掃描件，剔除無價(jià)值文件；針對(duì)破損嚴(yán)重或褶皺不平影響掃描質(zhì)量的文件進(jìn)行相應(yīng)的修復(fù)處理；制作紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工交接等級(jí)表，將整理好的文件詳細(xì)記錄在案。

（二）檔案掃描。準(zhǔn)備專業(yè)高速掃描儀對(duì)檔案文件進(jìn)行掃描，針對(duì)紙質(zhì)較薄、過厚、附有小頁面紙張的文件利用平板掃描。在掃描模式的選擇上，可根據(jù)檔案文件實(shí)際情況酌情選擇黑白、灰度和彩色三種模式。而針對(duì)掃描的分辨率而言，常選擇的分辨率有200DPI和100DPI，可根據(jù)檔案原件的清晰度進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。

（三）圖像深處理。檔案掃描完成后，將掃描文件保存為TIFF格式，并對(duì)各影像頁面進(jìn)行深處理，保證圖像完整、無扭曲、無暗影、無干擾信息。常見的深處理方式有去污點(diǎn)、黑邊、糾偏等。深處理后的圖像保存為PDF格式。

（四）圖像質(zhì)檢。主要是對(duì)深處理后的圖像進(jìn)行檢查，不符合管理要求的則返回上一環(huán)節(jié)進(jìn)行重新處理。檢查內(nèi)容一般為圖像清晰度、偏斜度、失真度、頁碼順序、是否存在倒置、漏掃、多掃等情況。

（五）圖像存儲(chǔ)。根據(jù)紙質(zhì)檔案的檔號(hào)對(duì)掃描后的圖像文件進(jìn)行命名，并保存至指定路徑，以便掛接入庫，與檔案目錄建立起對(duì)應(yīng)關(guān)系。

（六）目錄建庫。依照相關(guān)要求，采用通用數(shù)據(jù)格式構(gòu)建檔案目錄數(shù)據(jù)庫。

（七）數(shù)據(jù)掛接。一方面，在掛接前對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)檢查，核查圖像文件的名稱是否與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的檔號(hào)保持一致，頁數(shù)和文件總數(shù)是否相同，建立相互對(duì)應(yīng)的關(guān)系；另一方面，在數(shù)字化轉(zhuǎn)化過程中，將形成的目錄數(shù)據(jù)庫和圖像數(shù)據(jù)庫及時(shí)加載至數(shù)據(jù)服務(wù)器端進(jìn)行匯總，從而利用相應(yīng)軟件實(shí)現(xiàn)自動(dòng)檢索、批量、快速掛接。

（八）數(shù)據(jù)驗(yàn)收。紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)要保證驗(yàn)收抽檢的合格率達(dá)到95%以上，若出現(xiàn)掛接錯(cuò)誤、圖像文件不完整、不清晰、存有錯(cuò)誤等情況，則標(biāo)記為不合格。

（九）雙層PDF輸出，數(shù)據(jù)備份。將驗(yàn)收后的圖像文件轉(zhuǎn)化為PDF格式，便于之后對(duì)檔案的利用。同時(shí)，對(duì)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)的備份，保證一式兩份，可利用光盤刻錄或U盤等方式，備份過程中要確保數(shù)據(jù)信息和文件數(shù)量的完整與準(zhǔn)確。

（十）數(shù)字化成果管理。采用在線和離線兩種方式，借助相應(yīng)軟件對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果進(jìn)行管理，保證其安全、完整且長(zhǎng)期可用。

四、優(yōu)化紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的路徑

（一）注重統(tǒng)籌布局和合理規(guī)劃。在開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作前，應(yīng)事先明確價(jià)值取向，做好相關(guān)規(guī)劃工作。一是檔案部門應(yīng)嚴(yán)格遵循相關(guān)法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合國(guó)家檔案局的部署，將檔案工作的落腳點(diǎn)放在“存”與“用”上。二是紙質(zhì)檔案管理人員要全面分析自身檔案工作情況，兼顧好檔案數(shù)字化的掃描、統(tǒng)計(jì)、處理等業(yè)務(wù)工作，注重檔案部門與其他部門的溝通交流，充分規(guī)劃各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)及流程，禁忌一味地追求工作速率，積極推進(jìn)各項(xiàng)工作方案。三是在檔案數(shù)字化工作實(shí)施前后，檔案部門應(yīng)深入調(diào)研工作，借鑒和學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)及技術(shù)，為整個(gè)數(shù)字化形成決策依據(jù)。為充分發(fā)揮規(guī)范性紙質(zhì)檔案文件的作用，可結(jié)合數(shù)字化工作開展動(dòng)態(tài)，豐富實(shí)施細(xì)則及方案，出臺(tái)具有前瞻性和預(yù)見性的指導(dǎo)文件。比如，呂梁市城鄉(xiāng)規(guī)劃局創(chuàng)建的檔案館根據(jù)自身情況，制訂需求導(dǎo)向、分步實(shí)施、本級(jí)為主的策略，既解決了經(jīng)費(fèi)的問題，又對(duì)其他地區(qū)具有示范性的效果。

（二）對(duì)數(shù)字化各環(huán)節(jié)實(shí)施質(zhì)量控制。數(shù)字化中的紙質(zhì)檔案工作不同于其他業(yè)務(wù)工作，有其特殊性，涉及眾多加工流程及環(huán)節(jié)，很多檔案館在職責(zé)職能上差異化明顯，在數(shù)字化加工流程方面應(yīng)因地制宜、不斷改進(jìn)。比如，工程項(xiàng)目的檔案材料，會(huì)應(yīng)用到大量圖紙?jiān)O(shè)計(jì)，對(duì)此應(yīng)準(zhǔn)備好專業(yè)化的圖紙掃描儀；再如歷史檔案材料的處理，涉及許多修復(fù)環(huán)節(jié)，更應(yīng)規(guī)范使用數(shù)字化修復(fù)技術(shù)。與此同時(shí)，在數(shù)字化過程中，要高度重視各個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制，尤其是檔案數(shù)字化質(zhì)量，是推進(jìn)各項(xiàng)工作有序進(jìn)行的前提和基礎(chǔ)，對(duì)此各檔案數(shù)字化部門人員應(yīng)明確職責(zé)，采取責(zé)任落實(shí)到人的方式，使工作人員具備較高的專業(yè)素質(zhì)。最后，數(shù)字化業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的執(zhí)行，需要結(jié)合實(shí)際情況，創(chuàng)建相符的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，明確規(guī)定掃描圖像的完整性、清晰度等。

（三）配備充足的數(shù)字化設(shè)施設(shè)備。針對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)，一方面，要配備充足的硬件系統(tǒng)，這是數(shù)字化開展的首要條件；另一方面，在軟件方面，應(yīng)注重實(shí)際的開發(fā)利用。圍繞相關(guān)工作人員，應(yīng)采取統(tǒng)一專業(yè)化培訓(xùn)方式，真正提升軟件系統(tǒng)的開發(fā)水平。比如，圍繞紙質(zhì)檔案數(shù)字化實(shí)際開發(fā)中，深入探討圖像文件的組織結(jié)構(gòu)、脫機(jī)存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)載體的選擇和管理等，為紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)提供技術(shù)支撐。此外，應(yīng)穩(wěn)步推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，根據(jù)檔案部門的自身情況，明確數(shù)字化的相應(yīng)工作，堅(jiān)持“質(zhì)量為先”原則，科學(xué)準(zhǔn)確地做好機(jī)讀的錄入工作，靈活采用技術(shù)手段，既要做好數(shù)據(jù)儲(chǔ)存、備份和還原等，又要及時(shí)清除數(shù)字垃圾，為檔案信息管理系統(tǒng)創(chuàng)建安全保障。呂梁市城鄉(xiāng)規(guī)劃局檔案館配備防火墻、漏洞掃描等設(shè)施設(shè)備，根據(jù)數(shù)字檔案的類型，采用相應(yīng)的數(shù)字加密技術(shù)，如設(shè)置用戶訪問權(quán)限及范圍等，為數(shù)字化工作推進(jìn)構(gòu)建起長(zhǎng)效的安全屏障。

（四）深入對(duì)數(shù)字化的精細(xì)化管理。為實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的高質(zhì)量發(fā)展，需要?jiǎng)?chuàng)建一套內(nèi)控管理制度，確保將各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作做精做細(xì)，依據(jù)相應(yīng)的管理制度和工作規(guī)范，厘清各部門及人員的工作體系，使紙質(zhì)檔案數(shù)字化具有安全保障。檔案部門應(yīng)采取各項(xiàng)跟蹤監(jiān)管措施，聚焦關(guān)鍵環(huán)節(jié)，運(yùn)用日?qǐng)?bào)、周報(bào)等管理工作，持續(xù)跟進(jìn)和監(jiān)督，及時(shí)糾正各種異常問題，制定具有針對(duì)性的改進(jìn)措施。應(yīng)利用方便快捷的查閱功能，深入推進(jìn)檔案的精細(xì)化管理，堅(jiān)持做到精益求精，不斷追求高質(zhì)量。此外，還要在構(gòu)建紙質(zhì)檔案數(shù)字化平臺(tái)的基礎(chǔ)上，致力于檔案開發(fā)與合作，在原有工作的數(shù)字化體系基礎(chǔ)上，延伸相應(yīng)的數(shù)據(jù)建設(shè)，為檔案大數(shù)據(jù)提供強(qiáng)有力的技術(shù)支持。

五、結(jié)語

紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)工作任重而道遠(yuǎn)，并非一蹴而就。檔案部門要根據(jù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，綜合分析業(yè)務(wù)工作，配置好數(shù)字化軟硬件設(shè)施設(shè)備，穩(wěn)步推進(jìn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化創(chuàng)新改革，持續(xù)改善檔案工作質(zhì)量，為整個(gè)數(shù)字化進(jìn)程提供有利條件。