數字檔案保管模式發展思路分析

文/龍口市檔案館 郝磊

近年來，隨著“放管服”改革事業的全面深化，為強化檔案集中統一管理制度，加快建設數字政府，打造一流的政務環境，山東省檔案局、檔案館嚴格按照國家檔案局部署要求，在省委、省政府的高度重視和政策支持下，著力于以數字檔案館建設為抓手，持續推進檔案信息化建設，構建智能、便捷、高效的政務生態。在此背景下，龍口市檔案館充分發揮檔案服務職能，聯合工信、發改等相關部門深入企業展開相應的檔案業務指導及宣傳工作，針對不同企業的運營發展特點，協助其有序推進檔案室建設、檔案員培訓、檔案科學化管理測評等工作，在提升數字檔案服務規范化和現代化水平的同時，為龍口市經濟高質量發展及優化營商環境創造了有利的先決條件。

一、山東省數字檔案保管模式的發展進程

就目前的情況來看，山東省對檔案信息化建設發展方面的重視程度與日俱增，數字檔案館方面的建設始終處于全國前列，尤其是在系統建設與政策推動層面，均取得了較為突出的優異成績。其中，在系統建設層面，青島市檔案局于2003年率先建成了全國首家數字檔案館；山東省檔案館于2008年建成國內首家省級數字檔案館，并陸續建成了集電子文件中心、數字檔案館、自動化辦公于一體的數字檔案保管服務體系。而在政策推動層面，山東省檔案局是2010年《數字檔案館建設指南》的起草單位之一，且與國家檔案局并列。之后，山東省檔案局先后出臺的《山東省省直單位電子檔案進館辦法》（魯檔發〔2015〕63號）、《關于加快推進縣級國家綜合檔案館建設的意見》《數字山東發展規劃（2018-2022）》等文件明確指出，山東省檔案館認真貫徹落實國家檔案局部署要求，始終堅持“走在前列、全面開創”的發展策略，努力創造出一條具有山東特色的數字檔案館創建之路。由此可見，檔案館要想更好地推進數字檔案保管模式發展，必須充分意識到數字檔案管理建設的必要性，在積極響應本省數字檔案館建設政策號召的同時，積極探索創新優化數字檔案保管模式的發展路徑，從而為廣大人民群眾提供更高水平的檔案利用服務。

二、數字檔案保管模式創新發展的必要性

（一）有利于提升檔案利用服務工作整體水平。數字檔案保管模式的創新發展，一方面，可以通過在數字檔案管理系統中增設復合檢索、二次檢索等模塊，幫助檔案查閱人員快速檢索到具體的檔案資料或原文鏈接，即在系統中輸入相關檔案信息的成文日期、責任者、文件題名等關鍵詞或關鍵信息，便可查詢到全部信息，進一步提升檔案信息的利用效率、查準率和查全率，努力為社會公眾提供更加高效、便捷的檔案檢索服務；另一方面，能夠依托網絡管理平臺，徹底改善傳統檔案管理模式下的“孤本”限制，不斷拓展檔案信息的利用空間，確保檔案信息利用者可以通過廣域網或計算機局域網進行檔案信息的異地查閱和傳輸，有利于檔案利用服務工作整體水平的提升。

（二）有利于確保檔案實體原件的安全和完整。以往的檔案信息保存保管模式普遍以紙質版形式為主，不僅需要檔案管理單位設置專門的檔案室或檔案館，還要指派專業檔案管理人員進行相關檔案信息的采集、整理、歸檔和處理，增加了檔案資源的管理成本，還可能會因檔案室濕度、溫度等因素而出現紙質版檔案發黃、受損等問題，不利于保障紙質檔案信息的完整和真實。通過將紙質版檔案轉變為數字檔案，并對現行的檔案保管模式加以創新，既能夠大大減少對庫存檔案原件的復印次數和調閱次數，有效解決紙質版檔案在反復利用和保存保管方面的矛盾，又能夠在數字檔案加工期間對已破損、易碎、易褪色的檔案進行及時搶救修復，再通過對這類紙質版檔案的數字化轉換，切實保障檔案實體原件的安全和完整。

（三）有利于提高數字檔案的綜合服務能力。在數字檔案保管模式的發展進程中，始終堅持“以人為本”的檔案服務理念，對現行的數字檔案管理系統及服務模式進行優化，能夠在開發利用珍貴檔案信息資源的基礎上，客觀反映城市的發展變遷，進而為處理各類突發或糾紛事件提供一定的合理化建議。不僅如此，利用數字檔案保管模式，可以全面整合現有的檔案信息資源，并通過積極吸納數字化民生檔案信息，創建專題民生檔案數據系統，進而為本市人民群眾解決一系列的民生問題，最大限度地維護廣大人民群眾的合法權益，提高數字檔案的綜合服務能力。

三、推動數字檔案保管模式創新發展的具體思路

（一）構建自上而下的政府引導機制。目前，我國相關部門在實際的數字檔案館建設進程中，數字檔案保管模式的探索普遍呈現出較強的自發性與隨意性，且缺少集中統一的長效化發展規劃及管控，不利于我國數字檔案資源整體管控及發展的體系化和規范化。首先，從地方政府層面講，如果想更好地推動數字檔案保管模式的創新及發展，必須構建自上而下的政府引導機制。對此，龍口市將數字檔案館建設納入信息化建設的總體規劃中，探索適合實施數字檔案管理建設的可行性研究報告，確定數字檔案分布式保管與集中式保管的具體范疇。市檔案局對近年來上級檔案工作會議精神和部署要求加以研究，結合龍口市檔案館的數字檔案保存保管現狀，嚴格按照國家、省、市檔案部門信息化標準要求，加快推動檔案基礎業務建設的提質增效，以促進檔案事業的轉型升級和高質量發展。其次，在政府主管部門的引導下，龍口市檔案館構建了專門的數字檔案管理機制，選派高學歷、高素質的專業檔案管理人員全面負責數字檔案模式創新優化的全部事宜，同時在嚴格遵循相關的法律法規及規章政策下，與有保密資質的數字化專業公司通力合作，構建專業的計算機數字化系統，通過創建多保管場景下的檔案資源互聯機制，實現對各種檔案信息的集成化精細化管理。最后，建立了部門聯動機制。在成立龍口市各部門單位檔案領導小組的基礎上，定期組織相關部門單位召開檔案工作會議，認真落實數字中國建設重大戰略部署，深入學習《“十四五”數字強省建設規劃》《數字山東發展規劃》《數字機關建設工作方案》等政策文件，定期交流協調相關工作，有序推進各級檔案館的數字檔案歸檔及管理工作，進而為數字檔案保管模式發展奠定了堅實的基礎。

（二）強化數字檔案館建設的基礎保障。鑒于數字檔案保管模式的發展本身就是一項兼具復雜性與專業性的系統化工程，除了需要構建完善的機制之外，還應充分考慮到不同發展背景下數字檔案的利用需求、技術環境、檔案室（館）保管能力、政府機構改革、檔案管理體制等多方因素的變革。根據時代發展需要，有針對性地強化數字檔案建設的基礎保障。對此，龍口市檔案館主要從以下幾個方面入手：第一，加大了專項資金支持和軟硬件基礎設施建設。向財政申請專項資金，引入先進的數字掃描儀、服務器、磁盤陣列等硬件設施設備，對現行的數字檔案管理系統進行升級更新，不斷完善數字檔案信息資源數據建設，確保數字檔案館硬件水平得以提升。第二，加強對民生檔案管理的重視程度。龍口市檔案館在具體工作中，圍繞農村房產、職稱評審、單位調動、家庭關系證明等涉及民生且群眾利用率較高的檔案，在系統中設置專題目錄，以方便有需要的群眾對相關檔案進行有針對性的檢索利用。第三，通過現場調研、實地考察等方式，積極汲取周邊縣市的相關經驗，結合自身實際，持續推進數字化檔案的網絡化、一體化建設。

（三）完善檔案信息資源數據庫建設。隨著數字檔案建設的不斷推進和完善，數字檔案管理系統已逐漸演變為挖掘檔案信息價值、提高檔案資源利用效率的重要載體。因此，不僅需要對現行數字檔案管理系統的功能設計和系統架構進行優化，還應不斷完善檔案信息資源數據庫建設。在推動檔案數字化、信息化發展的基礎上，龍口市檔案館利用數據庫技術創建更加高效、便捷的檔案數據信息管理中心，以實現檔案信息資源的高效共享，進而為提高數字檔案服務水平、創新數字檔案保管模式提供強有力的技術支持。首先，龍口市檔案館從健全安全保障體系的角度入手，積極建立和完善涵蓋數字資源管理、機房管理、設備管理、人員管理和安全管理的規章制度，以實現對數字檔案管理系統和數據資源的安全保障，并安排專人對數字檔案信息系統安全等級加以測評，結合實際的考察結果，在現行系統中增設指紋識別、多角度監控等多重防護手段，以達到提高數字檔案安全防范水平的目的，最大限度地防范因數字檔案丟失或被篡改的風險隱患。其次，應用智能化、虛擬化技術手段，將庫房管理、編研開發、開放鑒定等業務納入數字檔案館系統中，實現以往人工管理模式向智能化管理模式的過渡、轉型。同時，還對現有的濕溫度控制系統、門禁系統、監控管理等系統數據進行整合，積極構建高度集成的數字檔案管理平臺，進一步優化系統功能，不斷提高檔案信息的檢索查閱效率及服務效果。最后，深化檔案信息的開發利用，持續推進檔案資源開發和現代化信息技術的深度融合，為各級各部門政務服務應用及輔助決策提供準確、可靠的參考資料，努力開創數字檔案保管與大數據融合發展的新格局。

（四）加強高素質檔案人才隊伍建設。為持續推進數字檔案保管模式發展，僅靠完善相關基礎保障及檔案信息資源數據庫建設顯然是不夠的，還應根據不同時期的數字檔案保管要求，加強高素質檔案人才隊伍建設，從根源上提升各級檔案館的數字化檔案保管水平。一方面，加大宣傳引導。在現代化技術更新迭代的環境下，引導各機關企事業單位檔案管理人員主動轉變陳舊、滯后的管理理念和思維模式，加大對數字檔案保管模式的深入了解，積極探索適合本地本部門數字檔案保管模式的發展路徑。為此，龍口市檔案館根據數字檔案保管需要，加大對計算機網絡等相關專業優秀人才引進力度，廣泛吸納、引入兼具數字檔案保管經驗和現代技術應用能力的復合型人才，持續優化館內的從業人員結構；另一方面，針對全市機關單位和鎮街區現有的檔案管理人員，通過定期組織專業化、系統化的崗前培訓、繼續教育、知識講座等多種活動形式，為檔案相關從業人員傳授最新的檔案管理知識、經驗和技能，進一步強化現有檔案管理人員的職業素養和專項技能，使其更好地完成自身的本職工作。另外，龍口市檔案館還建立健全了責任追究機制及考察機制，鼓勵館內人員積極撰寫相關專業論文和信息報道，參加系統化的數字檔案管理研討會和上級組織的檔案培訓交流活動，持續錘煉館內檔案管理人才隊伍的整體素質。通過加強與其他縣市檔案館的高效溝通及交流，不斷汲取優秀的數字檔案保管模式和管理經驗，并結合本館的實際情況和發展現狀，對現行的工作機制加以優化創新，組建一支符合數字檔案保管模式發展需要的高素質檔案人才隊伍，為后續推動數字檔案發展創新夯實人才根基。

四、結語

綜上所述，數字檔案保管模式的創新發展尤為重要，是新時期全面提升檔案現代化管理水平，持續推進數字檔案建設統一部署的關鍵所在。因此，檔案館必須高度重視數字檔案管理模式的創新優化，正確認識加快數字檔案館建設的現實意義，圍繞本區域社會需求，通過構建自上而下的政府引導機制，強化數字檔案館建設基礎保障，完善檔案信息資源數據庫建設，加強高素質檔案人才隊伍建設等，加快推進數字檔案保管模式的創新變革。在保證數字檔案保管模式與時代發展相契合的同時，助力推動我國檔案事業高質量發展。