如何安排你的待辦清單

☉〔英〕于爾根·沃爾夫

◎朱曼譯

我們日常生活中最常用的清單，是每天的待辦事項清單。這是一個很實用的工具，卻常常被誤用。它不應該是你在未來數天或數個禮拜中要做的所有小事的集合。一定要先做一份下周所有需要注意事項的總清單，但每日清單應該僅包括你在當天需要完成的任務。一天中最多專注6件事情。

如果你發現自己不得不重復地把一張清單上的任務挪到另一張清單上，這說明你對自己在可用時間內所能完成的任務并沒有現實的考慮。每天無法按時完成任務的挫敗感將耗盡你的精力。解決這個問題的方法是將“80/20法則”運用到你的待辦清單中。

首先依照慣例制作你的待辦事項清單。對大多數人而言，這個清單是他們應該做的、想要做的或者能夠在那天做的事，但不是在那天做的所有事情的組合。

然后仔細查看清單，從每10個項目中選擇兩個會給你帶來最大價值的項目。

只有你能夠對“價值”進行定義，因為這只對你適用。

如果你一開始有10件或者更少的事情需要處理，那么現在你首先需要處理的就只有兩件事。如果你開始時有20件事情需要處理，那么現在減少到4件，你還必須重復這一過程：這4件事情中，哪兩件會給你帶來最大的價值？

如果可能的話，先做這兩件事。這可能會需要一點意志力，因為通常最重要的任務都不是最有趣的事。把它們先放在一邊，做一些不那么費神的事情來熱熱身。等到熱身完畢，我們會突然發現還有些其他事情需要花費精力，我們需要再查看一遍郵件，然后接個電話……

處理真正有價值的任務的意思是把這些事情做完。這會讓你這一天的時間富余不少，你將因為這么快就完成這些事而感到壓力減少。有時我們會逃避做那些最有價值的事情，因為這些事看起來很復雜、很難完成。在這種情況下，把大任務分解成小任務，直到形成你可以在45分鐘之內完成的任務塊，然后一點一點向著更大的任務進軍，你很快會意識到自己有很大的進步。

如果你無法先做最重要的任務，那么至少交替做一個容易快速完成的任務，以及一個有些困難卻很重要的任務，以這樣的方式來保持前進。不過最好還是要花一個禮拜的時間先做最重要的任務。到這個禮拜結束時，這么做的好處將會非常明顯，你會覺得更有動力，從此以后你會覺得事情做起來越來越順手了。

如果你喜歡看到每件待辦事項，你可以把每項任務寫在便利貼上，貼到墻上，等這些任務完成之后，再把便利貼取下來。把這些便利貼作為你已完成任務的工作記錄保存起來。

一定要保留那些舊的待辦清單！把它們放在一個文件夾或者文件盒里，至少保存一年。如果你需要回顧一個項目或者確認電話會談的時間，這些清單將會有所幫助。

總是在身邊放一份待辦事項清單。你可以在索引卡上手寫或者打印一份迷你清單，把這份清單放在口袋或者包里。這樣當你參加會議或者外出時，就不會忘記你在當天需要完成的任務了。

最后，在清單中安排一些休息和反思的時間，哪怕一天中只有一到兩次15分鐘的時間。像對待清單中其他任務一樣嚴肅地對待這件事，如果清單上的其他任務花費了比你想象中要長的時間，休息和反思的任務不應該成為首先被刪除的選項。要想在當今世界取得成功，你應該更聰明地工作而不是更費力地工作。更聰明地工作是洞察力和創造性思維的產物，這需要時間和思考。